Автоматизация складского учета с помощью 1С: как оптимизировать процессы учета товаров, управления запасами и отслеживания движения продукции 

Большинство торговых компаний переходят на системы 1С:ERP для автоматизации управления товарами. Такое решение помогает оптимизировать процессы учета товаров, управления запасами и отслеживания движения продукции. 

В каких случаях не обойтись без 1С:ERP:

• большой ассортимент товара;

• наличие нескольких складских помещений;

• необходимость в аналитике показателей бизнеса;

• необходимость в контроле сотрудников.

Простой учет «на коленке» или внесение данных в электронные таблицы не позволяют вести детализированный учет и автоматизировать отдельные этапы. 

Какие возможности открывает 1С:ERP:

• оптимизация закупок товара;

• инвентаризация;

• контроль перемещений — по складу, между складами разных компаний, между компаниями одной структурной группы;

• сокращение расходов на закупку;

• управление запасами;

• детализированный учет по товарным позициям;

• формирование аналитических данных.

Автоматизация складского учета поможет компании избежать залежавшегося товара или дефицита продукции — закупка будет всегда своевременной. Аналитика позволяет оценить показатели бизнеса и выбрать самые эффективные стратегии. Использование 1С:ERP дает преимущество перед конкурентами, которые не применяют эти системы или используют менее сильные решения.

Нередко компании используют системы учета, которые не охватывают все их потребности. Или наоборот, приобретают продукты с избыточным функционалом. Решения 1С отличаются гибкостью и разнообразием. При внедрении учитывайте нюансы:

1. Определите потребности. Оцените, в каких механизмах нуждается бизнес. Для этого задайте вопросы сотрудникам, которые работают «в полях». Окончательное решение остается за руководителем.

2. Составьте план. Если используете разрозненные системы учета, то подготовьтесь к интеграции с единой системой, какой является 1С:ERP. Необходимо перенести и адаптировать документацию под новую систему.  

3. Протестируйте программу. Подключите сотрудников, которые непосредственно работают в системе товароучета. Потребуется обучить персонал работать в новой программе.

Настройте систему учета, исходя из специфики бизнеса. В будущем конфигурации можно доработать. Например, если бизнес масштабируется, расширяет линию товаров.

Учет товара на складе помогает держать под контролем разные данные — поступления, выбытия, перемещения, списания. Вручную контролировать процессы сложно, особенно если это тысячи товаров с разными условиями хранения и сроками годности. Какие основные этапы отражаются в учете товаров?

• Закупка.

Перед непосредственной закупкой ее нужно планировать, используя данные учета — подсчитать остатки, проверить сроки годности, учесть сезонность и средний уровень продаж. Ошибки в планировании могут привести к накоплению залежалого товара, или, наоборот, создать дефицит продукции на складе. 

Если товар расходится быстро, то запасы нужно чаще и в большем объеме пополнять. Если же товар не пользуется спросом, то, возможно, его закупку пока следует «поставить на паузу».  

• Приемка.

При приемке данные о поступившем товаре необходимо сразу внести в программу. После этого товар можно будет перемещать, отгружать или списывать. Если вовремя не внести данные в систему, то можно потерять время и финансы — у товара истечет срок годности или он потеряется.

• Реализация.

Каждую продажу важно сразу фиксировать в системе учета, чтобы данные всегда были актуальными. Если нет автоматизации учета, то придется регулярно сверять продажи с фактическими остатками. На это уйдет много времени и сил сотрудников.

Программа сразу отражает факт продажи, автоматически списывает проданный товар и показывает, сколько товара осталось. Сотруднику останется только своевременно запланировать закупку заканчивающегося товара.

• Инвентаризация.

При проверке остатков товара может обнаружиться недостача, излишки или пересортица. Внедрение 1С:ERP позволяет минимизировать подобные риски. Программа снижает вероятность закупки неходового товара или дефицита продукции на складе. Например, бизнес «замораживает» деньги на складе, если закупает товар, который долго не пользуется спросом. А можно ускорить оборачиваемость за счет закупки ходовой продукции.  

Существуют разные методы управления запасами — на бумаге, в электронной таблице, в специальной программе.

1. На бумаге. Учет ведется в тетради — сколько товара поступило / продано, какой товар заканчивается / истекает срок годности, доходы и расходы. Такой вид учета подходит небольшим продавцам, у которых не больше десяти товаров.

2. В таблице. Учет ведется в электронной таблице. У такого подхода минимум возможностей — таблица может автоматически «подбить» количество единиц, сумму расходов и т.д. Но чем больше данных, тем выше риск допустить ошибку и негативно повлиять на всю цепочку продаж.

3. В программе. Специальные системы учета товаров оснащены многоуровневым функционалом и охватывают разные этапы — от планирования закупки до формирования отчетных документов.

Системные настройки позволяют детализировать учет на складе:

• Разделить большой склад на отдельные зоны.

• Разграничивать зоны материальной ответственности.

• Формировать отдельные документы по разным участкам.

С помощью 1С:ERP даже можно организовать учет по складским зонам с разной температурой, освещением, влажностью и другим параметрам.

Главное — программа позволяет своевременно обеспечивать потребности предприятия. Для этого нужно установить минимальные или максимальные значения остатков, а система просигнализирует, когда остатки будут близки к этим значениям.

Обеспечение потребностей происходит двумя способами:

1. Упрощенный. Поставщику направляется заказ без анализа складского учета.

2. Расширенный. Заказ формируется с учетом характеристик товара — сроков годности, условий хранения, показателей продаж (пик или спад), планирования закупок в определенных периодах.

В 1С:ERP есть несколько методик, каждая из которых помогает поддерживать нужный уровень товаров и не допускать дефицита или излишков.

• Способ min-max. Запасы поддерживаются на необходимом уровне при достижении минимальных или максимальных значений. Пороговые значения вводятся вручную, а программа следит за ними. Способ подходит продавцам, которые не ведут статистику расхода продукции. 

• Расчет по норме. Здесь устанавливается норма запаса, исходя из потребностей производства, продаж или других факторов. 1С:ERP рассчитывает, сколько товара необходимо заказать, чтобы поддерживать эту норму. Метод подходит компаниям, которые могут рассчитать среднедневную норму потребления товаров. 

• Расчет по статистике. Этот метод использует данные о продажах и движении товара за прошлые периоды. 1С:ERP анализирует средний расход и прогнозирует потребность, что позволяет грамотно формировать заказы. Такой подход помогает учитывать динамику спроса и адаптироваться к изменениям без постоянного ручного контроля.

Выбор способа управления запасами зависит от специфики бизнеса. Методы можно комбинировать, чтобы добиться оптимизации затрат на хранение продукции. 

Автоматизация товародвижения позволяет контролировать перемещение товара как внутри одного склада по корпоративному заказу, так и между разными складами. Программа учитывает и схему товарный операций — однофазная или двухфазная. Это необходимо для ускорения отгрузки и корректного оформления документов.

1. Однофазная схема (без ордера) подходит компаниям с одним складом или расположенными недалеко друг от друга складами. Например, когда клиент направляет заказ и практически сразу забирает товар.

2. Двухфазная схема (с ордером) требует оформления ордеров-распоряжений. Эту систему применяют компании, когда заказ и отгрузка растянуты по времени.

С помощью системы 1С:ERP проще контролировать следующие процессы:

• Перемещение товара. Компании могут отслеживать перемещение продукции между своими складами или обособленными подразделениями. Упрощается процесс товародвижения между складами разных организаций. На основании заказов легче выстроить логистику. Функционал системы 1С:ERP позволяет фиксировать дату отгрузку и указывать, как будет выполнена доставка — сторонним перевозчиком или своими средствами.

• Внутреннее потребление товаров. Товары и материалы списываются на корпоративные нужны или передаются в эксплуатацию. В программе можно сформировать документ на списание — «Внутреннее потребление товаров». Передача в эксплуатацию подходит для инвентаря, спецодежды, которые передаются внутри компании или ее структурной группы на определенный период.

• Инвентаризация. Это процесс сверки товара на складе и учетными данными. Инвентаризация сопровождается различными документами — распоряжениями, отчетами об остатках, отчетами о недостачах. Система 1С:ERP позволяет автоматизировать сложные процессы инвентаризации в едином пространстве. 

С помощью программы можно контролировать и другие процессы движения товаров и материалов — возврат товара после эксплуатации, погашение сроков эксплуатации, списание по определенным позициям ТМЦ, возврат тары. 

Автоматизация складского учета с помощью 1С:ERP позволяет бизнесу навести порядок в товарных запасах, минимизировать ошибки и оптимизировать закупки. Благодаря встроенным инструментам программа помогает:

• поддерживать запасы на нужном уровне с учетом реальных потребностей;

• отслеживать движение товаров между складами;

• упрощать инвентаризацию и снижать вероятность недостач;

• анализировать спрос и принимать взвешенные решения по закупке;

• контролировать работу сотрудников.

Автоматизируйте управленческие и бизнес-процессы в одной системе — «1С:ERP. Управление предприятием» от компании «ТРИО». Продукт разработан на основе лучших методик автоматизации бизнеса. Учитываем пожелания клиента по скорости внедрения — есть ускоренный и поэтапный варианты. Оценим проект, проведем встречу, подберем оптимальное решение, внедрим и протестируем. Собеседование можно провести онлайн или при личной встрече. Но и после внедрения вы не останетесь с системой один на один: возможно постпроектное сопровождение. 

Читайте также:

• Как не упустить важные цифры при планировании бюджета.

• Глубина взаимодействия между поддержкой и специалистами заказчика.

• ERP в облаке: как облачные сервисы облегчают жизнь.

Запишитесь на консультацию по автоматизации бизнес-процессов

Оставьте контакты и наши менеджеры с вами свяжутся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Трио», ИНН: 6322039268, erid: 2W5zFHspBEp