Работник отправился в командировку на личном авто: как оформить компенсацию расходов

Расходы можно возместить по чекам или выплатить фиксированную сумму — все зависит от содержания дополнительного соглашения к договору. В любом случае сначала оформляют приказ на командировку, затем путевой лист и служебную записку.

Приказ оформляют по форме Т-9. В него добавляют поле «Проезд к месту командировки». Путевой лист подтверждает, что личная машина используется в служебных целях. Форму этого документа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную.

После возвращения из командировки работник отдает работодателю:

• служебную записку;

• путевой лист;

• счета;

• квитанции;

• чеки.

Работодатель обязан возмещать работнику затраты по командировке, также как и стоимость израсходованного бензина. Основанием служат кассовые чеки.

В 1С:Бухгалтерия предприятия не предусмотрено отдельного документа для начисления компенсаций. Можно использовать инструмент «Операции, введенные вручную». Чтобы корректно отразить расходы нужно создать две статьи затрат: «Компенсация за использование личного автомобиля» в пределах и сверх нормы.

Компенсация в пределах норм относится к прочим расходам, поэтому она будет учитываться при исчислении налога на прибыль. Вид расхода для компенсации сверх нормы определен как «Не учитываемые в целях налогообложения».

Читайте подборку по теме расчетов с сотрудниками:

• Предоставление жилья иностранным специалистам по ГПХ: НДФЛ и страховые взносы.

• Командировка выпала на выходные: как оплатить работу

• Можно ли оплатить работнику путевку и не удерживать НДФЛ

• Организация оплачивает будущему работнику проезд: нужно ли исчислять НДФЛ

• Сотрудник совмещает работу в подразделении и обособленной организации: как уплачивать НДФЛ

• Расчетный листок: когда надо выдавать сотрудникам.