электронный документооборот

Если численность сотрудников превышает 25 человек, то отчетность в ПФР должна предоставляться в электронном виде с ЭЦП. В таком же порядке могут представляться сведения страхователями с численностью менее 25 работающих у них застрахованных лиц.

Для тех страхователей, которые еще не решили для себя вопрос о подключении к электронному документообороту с ПФР, отделение фонда по Ямало-Ненецкому АО напомнило о его преимуществах:

- экономия материальных затрат на приобретение бумаги, картриджей и т.д., трудовых затрат на заверение каждого листа отчетности и распечатку документов;

- отправка в течение 2-3 минут сведения в органы ПФР со своего рабочего места, в любое удобное для работодателя время;

- экономия затрат рабочего времени на поездку в территориальные органы ПФР и пребывание в очереди;

- представление сведений с первого раза без ошибок благодаря встроенной программе проверки;

- возможность представления индивидуальных сведений на застрахованных лиц в ПФР в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Наличие ЭЦП на электронном документе является юридическим аналогом собственноручной подписи руководителя при условии заключения двустороннего соглашения между участниками информационного обмена и имеет адекватную правовую основу. При этом гарантируется целостность, конфиденциальность и защита информации от подмены;

- получение из органов ПФР протоколов проверки представляемых документов на свое рабочее место;

- оперативное получение из ПФР информационных рассылок;

- направление в органы ПФР писем, запросов и другой информации.

Страхователям, подключенным к системе ЭДО ПФР, одновременно с квитанциями о приеме отчетности, протоколами ошибок, содержащихся в файлах отчетности, направляется информация об изменениях действующего законодательства, правилах заполнения платежных документов и т. д.

Состав электронных документов, технология и регламент обмена электронными документами между органом ПФР и абонентами системы электронного документооборота ПФР, в том числе порядок действий при замене ключей и возникновении нештатных ситуаций, регламентируются Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПРФ.

Абонент системы электронного документооборота (страхователь) за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к системе.

Для сдачи отчетности в электронном виде по ТКС страхователю необходимо представить в территориальный орган ПФР по месту регистрации следующие документы, заполненные на бумажных носителях:

- Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР (2 экземпляра);

- заявление о подключении к электронному документообороту.

Страхователь имеет право участия в электронном документообороте ПФР самостоятельно или через своего Уполномоченного представителя. Для страхователей, представляющих отчетность через Уполномоченного представителя, необходимо оформление следующих документов:

- Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР (2 экземпляра);

- заявление о представлении отчетности через уполномоченного представителя;

- доверенность;

- регламентирующие документы.

C уверенностью можно заявить, что организации, которые подключились к системе ЭДО ПФР, уже никогда не вернутся назад к ведению отчетности на бумаге, потому что в полной мере ощутили комфорт от простоты представления отчетности по ТКС с электронной подписью, заявили в ПФР.

Приказом Минтруда №292 от 04.05.2018 расширен перечень участников эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

В список работодателей вошли АО «Альфа-Банк», ООО «Компания «Тензор», ООО «Агроторг», ООО «СИБУР», ПАО «Татнефть» имени В.Д. Шашина».

Отметим, в настоящее время пилотный проект реализуется на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В приложении к приказу Минтруда приводятся виды работ с документами, которые будут осуществлять участники эксперимента.

Напомним, эксперимент продлится до октября 2018 года.

В числе задач эксперимента указаны:

  • апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

ФНС России сообщила, что для заверения электронных учетных документов можно пользоваться любым видом электронной подписи. Об этом рассказывается в статье: «ФНС: для заверения первички можно использовать любой вид электронной подписи».

При применении простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи необходимо заключить соответствующие соглашения со своими контрагентами. Подписанные таким образом будут подтверждать расходы при налогообложении прибыли. Соглашение, в свою очередь, должно отвечать требованиям Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

 

 

 

В статье: «Как на практике происходит подписание договора с помощью КЭП?» рассказывается, как использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) позволяет избежать подписания разных версий договора.

Как и бумажный, электронный договор должен быть подписан двумя подписями. Это значит, что один файл должен быть подписан двумя КЭП.

Как это будет выглядеть на практике c PDF: инициатор подписывает файл PDF своей КЭП и отправляет второму подписанту; второй подписант подписывает этот же файл своей КЭП. При этом каждая из сторон имеет доступ к подписанному файлу и обеим электронным подписям.

На бумаге присутствует риск добавления текста в подписанный договор, если позволяет свободное место на бумаге. С электронным документом риск исключен, поскольку КЭП содержит хэш-функцию файла. Если файл изменить, то хэш-функция изменится и КЭП перестанет действовать.

— Александр Валеев, бизнес-аналитик Synerdocs.

Минтруд России проводит совместно с крупными работодателями эксперимент по электронному кадровому документообороту.

«Завершается первый этап эксперимента по переводу в электронную форму документов по вопросу трудовых отношений, которые являются обязательными. Компании провели ряд организационных мероприятий: разработали необходимые локальные нормативные акты, определили подразделения компаний, которые примут участие в эксперименте, – рассказала заместитель замглавы Минтруда Любовь Ельцова.

В настоящее время пилотный проект реализуется на площадках ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «Автоваз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком».

Между тем интерес к данному проекту возрастает, и на сегодняшний день к эксперименту хотят присоединиться такие компании как ПАО «Татнефть», АО «Альфабанк», Х5 Retail Group и ООО «СИБУР» ООО Компания «Тензор».  

Напомним, в качестве задач эксперимента определены апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде, оценка затрат и полученных эффектов, выявление проблем и рисков, а также подготовка предложений по внесению изменений в законодательство.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся:

  • заключение трудовых договоров;
  • извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;
  • оформление отпусков и служебных командировок;
  • ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником;
  • выдача наряда-допусков работникам и др.

Информационные технологии развиваются, а  правовой статус электронного документа как основания возникновения правоотношений до сих пор отсутствует.

В этой связи Минюст приступил к разработке соответствующего правового акта, который должен вступить в силу в ноябре 2018.

Тест документа пока не опубликован. Он будет регулировать особенности использования электронных документов гражданами РФ или юридическими лицами, определять основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также устанавливать правовое положение электронных документов в системе документооборота.

Документ будет касаться использования электронных средств массовых коммуникаций, в частности документооборота в любых правоотношениях.

Совсем недавно ФНС считала, что ошибки в первичке, уже принятой к учету, можно только исправить. Нельзя заменить «неправильный» документ новым. Своё мнение на этот счет налоговики обозначили в письме от 12.01.2018 года №СД-4-3/264, ссылаясь на правила, утвержденные п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». 

Однако ведомство не учло, что исправить первоначальный документ, составленный в электронном виде, невозможно технически. Любые правки вносятся лишь созданием нового файла. В связи с этим ФНС России выпустила дополнение к вышеуказанному письму, в котором допустила возможность исправления электронной первички с помощью нового документа. 

Подробнее о новом мнении ФНС читайте в статье.

Минтруд России планирует использовать цифровые технологии в сфере охраны труда, заявил директор департамента условий и охраны труда Минтруда, выступая на четвертой Всероссийской неделе охраны труда.

Он рассказал, что Минтруд России участвует в реализации программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и системно занимается этим вопросом с точки зрения цифровизации и использования электронных документов в трудовых отношениях.

«Нельзя взять трудовое законодательство, которое четко персонифицировано, касается иногда крайне деликатных вопросов, связанных со здоровьем, компенсациями, правами и гарантиями, и это всегда двусторонние отношения работодателя и конкретного работника, и уйти сразу в полную цифровую среду», – отметил Валерий Корж.

Напомним, Минтруд совместно с работодателями начал эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся:

  • заключение трудовых договоров;
  • извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;
  • оформление отпусков и служебных командировок;
  • ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником;
  • выдача нарядов-допусков работникам и др.
«Мы на своей площадке собрали очень широкий пул работодателей из всех отраслей: индустриальные компании, транспортные, офисные, финансовой сферы, – рассказал Валерий Корж. – Мы взяли основные  требования, основные процедуры, которые реализуются в охране труда, и разделили их на четыре кластера: контроль за безопасным производством работ и условиями труда, контроль за состоянием здоровья работников, документирование процедур в сфере охраны труда и подготовка (обучение) работников по охране труда. Выявив эти четыре кластера, мы проанализировали их недостатки».

Так, например, периодический контроль не позволяет обеспечить постоянное наблюдение за безопасным производством работ на наиболее травмоопасных участках. А многочисленные бумажные носители и их заполнение отвлекают специалистов и руководителей структурных подразделений от непосредственного контроля на рабочих местах. Кроме того, отсутствует возможность централизованного контроля работодателя за информированием работника.

Валерий Корж также отметил, что процесс обучения по охране труда страдает от формального подхода и иногда сводится к покупке удостоверения для отчета перед надзорным органом, поскольку работодатель несет существенные потери времени и финансов при отрыве руководителей и работников от производства для прохождения обучения.

Планируется предоставить работодателю право использовать системы видео-, аудио- и иной фиксации хода производственных процессов и производства работ и хранения информации, а также на добровольной основе предоставить надзорному органу онлайн-доступ к системе наблюдения.

«То же самое касается контроля за условиями труда: выявили участки с вредным условиями труда, которые объективно при наилучших доступных технологиях невозможно снизить, предоставляем право дистанционного контроля, соответственно допускаем надзор, право даем допуска, не обязанность, и соответственно можем увеличивать периодичность оценки условий труда на этих участках, если мы введем дистанционный контроль измерения, и снижать нагрузку на работодателей, если он применяет такие технологии», – рассказал директор департамента.

Что же касается обучения специалистов по охране труда, то предлагается создать государственный ресурс, с помощью которого можно будет пройти дистанционное обучение и оценить знания по итогам обучения.

 «Мы выберем определенные категории. Сделаем государственный портал, разместим там материалы, которые специалист сможет просматривать с любого устройства. Он регистрируется, проходит тесты, нажимает на кнопку и  получает удостоверение с уникальным ID-кодом. Все это хранится в централизованной базе. Надзор и работодатель могут посмотреть информацию о работнике – кто прошел, кто просрочил», – сообщил он, отметив, что пилотный проект планируется реализовать уже в этом году.

Что учесть, чтобы потом не переживать в суде? 

Для начала вспомним вот что: юридическая значимость – это свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (см. ГОСТ Р 7.0.8-2013). В случае с бумагой достаточно удостовериться в правильности заполнения формы и убедиться в том, что у подписавшего лица было на это право. При работе с электронным аналогом появляется кое-что ещё.

Что именно — читайте в блоге компании Synerdocs.

Подписывайтесь на блог Synerdocs. Там обещают собирать все самое важное для бухгалтеров про электронные документы.

Глава Минтруда России Максим Топилин подписал приказ о начале проведения эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Эксперимент продлится до октября 2018 года.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В числе задач эксперимента указаны:

  • апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.
В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, НИИ труда Минтруда России.

Пенсионный фонд утвердил электронный формат документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, а также порядок их направления в электронном виде. Постановление № 3п от от 11.01.2018 г. было зарегистрировано в Минюсте в начале февраля. Сами формы документов были утверждены еще весной прошлого года.

В утвержденном Порядке указывается, что участникам информационного обмена не будут направляться документы в бумажном виде. Более того, страхователи теперь обязаны каждый день проверять, не поступили ли им акты или решения о привлечении к ответственности через ТКС. Такое требование установлено пунктом 9 Порядка. Исключение сделано только для субботы и воскресенья, праздничные дни при этом не упомянуты.

Поясним, что новый порядок касается только тех страхователей, которые обмениваются с ПФР документами в электронном виде. Тем организациям и  ИП, которые не заключали соглашений с Пенсионным фондом, обязаны направлять документы в бумажном виде.

Депутаты Госдумы намерены перевести ряд бумаг в цифровой вид. Поговорим о главных номинантах и грядущих событиях в электронном документообороте. 

Чего ожидать от законодателей в этом году, рассказывают в первом посте в новом блоге компании Synerdocs.

В этом блоге будут собирать все новости про электронные документы.

Подписывайтесь.

Зачем подписываться на блоги компаний? 

Мы создали раздел «Блоги компаний» для того, чтобы вы могли общаться напрямую с компаниями, которые работают для бухгалтеров.

И если вы не подпишетесь, то в вашу ленту не будут попадать важные статьи для бухгалтеров. Потому что наша редакция обсуждает с блогерами каждый пост, чтобы они были только самыми полезными для вас.

Подписаться можно в этом списке :

 Открыть оригинал изображения (1242x835, 0.5 Мб)

Выступая на Социальном форуме в рамках Недели российского бизнеса, министр труда Максим Топилин поднял тему применения информационных технологий в социально-трудовой сфере.

«Цифровые технологии позволяют нам очень серьезно двигаться вперед. Перед нами стоит задача определить, как применение трудовых книжек, трудового договора постепенно переформатировать в электронные конструкции», – заявил он, отметив, что по данным вопросам ведется постоянный диалог с работодателями и профсоюзами.

«С одной стороны, мы должны дать удобство работодателям, с другой – мы должны обеспечить полную защиту трудовых прав работников, – отметил Максим Топилин. – Думаю, учитывая опыт компромиссных решений, мы сможем в этом году прийти к определенной конструкции  и этапам внедрения электронного кадрового делопроизводства. Это ответ на те вызовы, которые уже существуют, это все есть в жизни, нам нужно просто нормально законодательно это оформить».

Работающие по найму россияне в большинстве своем не против введения электронных трудовых книжек, но на полный отказ от бумажных носителей пока не согласны. Таковы результаты опроса, проведенного ВЦИОМ.

Каждый второй (53%) выступает за сохранение обоих форматов (бумажного и электронного), за полный переход на электронные носители высказываются 18%, напротив, за сохранение бумажных версий – 19%.

Сторонники возможного нововведения считают, что оно позволит в первую очередь упростить доступ к информации, восстановить данные в случае утери бумажного носителя.

Противники же, напротив, прежде всего опасаются утери или кражи электронных данных.

Данные опроса комментирует руководитель департамента исследований ВЦИОМ Степан Львов: «Во многих странах не знают, что такое трудовая книжка. Но в России в обозримом будущем трудовой стаж будет иметь определяющее значение при приеме на работу или оформлении пенсии. Поэтому официальная информация о трудовой биографии является ценной для любого работающего. Большинство россиян и сегодня не вполне доверяют электронным системам, с другой стороны, они хорошо знакомы с теми удобствами, которые они предоставляют. Поэтому им и нравится решение, когда сосуществуют два варианта – надежный привычный бумажный носитель и передовая удобная электронная база».

Напомним, результаты опроса на «Клерке» по этой теме показали, что пока россияне не очень активно поддерживают идею внедрения электронных трудовых книжек, считая, что старый добрый бумажный вариант - это более надежно. 60% опрошенных проголосовали против отмены бумажных трудовых книжек.

Отметим, трудовые книжки существуют в нашей стране уже 100 лет.

Какие изменения планируются в ближайшие год-два читайте в статье «Когда бумажные трудовые книжки заменят на электронные».

В случае смены оператора электронного документооборота, налогоплательщику необходимо проинформировать об этом налоговый орган по месту налогового учета. Об этом напоминает Управление ФНС Хабаровского края.

Соответствующее уведомление о получателе документов позволяет налоговому органу узнать, по какому адресу отправлять документы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщику. Только так можно будет гарантировать получение электронных документов, что в интересах не только налоговой инспекции, но и компании.

Формат и порядок направления уведомления приведены в письме ФНС России от 09.12.2016 № ЕД-4-15/23665@.

Своевременное представление уведомления о получателе документов позволяет усовершенствовать электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками.

Управление ФНС России по Хабаровскому краю предупреждает: если у налоговых органов отсутствует информация о смене оператора электронного документооборота, то требования или другие налоговые документы могут быть отправлены в прежнюю  систему ЭДО, которая не используется налогоплательщиком для целей обмена с ФНС.
 Информация о действующих специализированных операторах связи размещена на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе «Налогообложение в Российской Федерации»«Представление налоговой и бухгалтерской отчётности» → «Организации - операторы электронного документооборота».

Замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова приняла участие в совещании с представителями социального партнерства, бизнеса и органов власти, сообщила пресс-служба Минтруда. Обсуждалась возможность перехода российских компаний на электронный кадровый документооборот. 

 «У нас есть инициатива работодателей, которую они не раз высказывали на различных публичных площадках, на ведущих экономических форумах, – внедрение электронного кадрового документооборота. Это в основном компании из банковского сектора, IT-технологий, там, где преимущественно вертикально интегрированные структуры,  и работа связана с  применением информационных технологий – рассказала Любовь Ельцова. – Работодатели проанализировали, сколько трудозатрат несет компания с точки зрения бумагооборота, времени и как рационально выстроить эту систему».

По ее словам, исходя из двухлетнего обсуждения этой темы на различных площадках, Минтруд России подготовил ряд предложений и готов к диалогу со сторонами социального партнерства, чтобы и работодатели, и профсоюзы могли представить свою позицию.

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы  наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота, – отметила Любовь Ельцова. – В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников. При этом работник не должен нести никаких расходов.».

«Главное здесь, что все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя, – подчеркнула замминистра. – Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота».

Также Любовь Ельцова отметила, что документы в электронной форме и на бумажном носителе должны иметь равную юридическую силу. «Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе», – акцентировала внимание замминистра.