электронный документооборот

Столичным отделением ПФР заключено 19288 соглашений об электронном взаимодействии с работодателями Москвы и Подмосковья по предоставлению документов, необходимых для назначения пенсии сотрудникам, выходящим на пенсию в ближайший год.

Благодаря соглашению работодатели получают возможность заблаговременно направлять в ПФР списки сотрудников, выходящих на пенсию в ближайшие 12 месяцев, и документы, необходимые для назначения пенсии.

Передача данных осуществляется по защищенным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя. При этом сведения передаются только по письменному согласию сотрудника в адрес работодателя на передачу и обработку его персональных данных.

«Предоставление документов для назначения пенсии от работодателя» освобождает уходящих на пенсию сотрудников от необходимости самостоятельно собирать документы, запрашивать, если необходимо, недостающие или не соответствующие требованиям документы, например, из архивных организаций для подтверждения стажа, и других данных, — поясняет Управляющий Отделением ПФР по г. Москве и Московской области Андрей Андреев. — Специалисты территориального органа ПФР имеют возможность заблаговременно оценить документы, запросить недостающие для обеспечения полноты и достоверности сведений о пенсионных правах граждан. Работодатель, за месяц до даты выхода своего сотрудника на пенсию, по тем же электронным каналам направляет личное заявление сотрудника на назначение страховой пенсии и заявление о способе ее доставки. Такое электронное взаимодействие «через работодателя» позволяет своевременно и в полном объеме назначать им пенсию", — заключает Управляющий ОПФР.

Отделение ПФР по г. Москве и Московской области в постоянном режиме приглашает работодателей к электронному взаимодействию. Образец Соглашения и Типовое соглашение можно скачать на сайте ОПФР по ссылке.

Накануне на заседании Правительства обсуждались одобренные ранее три законопроекта, которые связаны с введением в России электронных трудовых книжек.

Правительство одобрило введение электронных трудовых книжек

Между тем у Правительства есть и другие планы по оцифровке в кадровой сфере. Речь идет о внедрении электронного кадрового документооборота.

«Это наш следующий проект, по которому мы сейчас завершаем согласования. Есть разночтения, разногласия с рядом министерств и ведомств по отдельным позициям», - заявил глава Минтруда Максим Топилин.

Эксперимент по электронному кадровому делопроизводству внутри предприятия (по всем документам внутри предприятия) планируется запустить в 2020 году.

К сентябрю проект будет внесен в Правительство, заявил Топилин.

Речь пока идет об эксперименте, через включение отдельных предприятий в обкатку этой конструкции, потому что сейчас пока сложно предусмотреть и предотвратить все возможные риски.

«Какие будут подписи применяться – усиленная (УКЭП) или обычная, простая подпись? Здесь всегда ведётся достаточно серьёзный диалог с точки зрения безопасности данных, их хранения, с точки зрения идентификации человека и с точки зрения дороговизны проекта. Если это усиленная квалифицированная подпись, понятно, что это более дорогая история, если простая подпись – это более дешёвая история. Но как вы будете идентифицировать людей, как будете хранить данные и так далее? Здесь надо всегда очень внимательно взвешивать все составляющие, с тем чтобы принять какое-то решение, которое устроит всех и будет не таким дорогим.Он отметил, что внедрение электронного документооборота в кадровом деле требует материальных вложений», - сказал Топилин.

Он отметил, что внедрение электронного документооборота в кадровом деле требует материальных вложений.

«Там потребуются дополнительные деньги. И здесь у нас пока есть разночтения с Министерством финансов. Будем в бюджетном процессе это всё согласовывать. При этом мы исходим из того, что средства есть в национальном проекте «Цифровая экономика», и надо определённую часть этих средств направить на этот проект. Минкомсвязи нам этот вопрос полностью согласовало», - добавил Топилин.

На прошлой неделе в Госдуму внесли проект поправок в Трудовой кодекс, позволяющих использовать в трудовых отношениях современные цифровые технологии. Если их примут, то с 1 октября 2019 г. можно будет перевести оформление документов в электронную форму.

Законопроект касается в первую очередь трудовых договоров и заявлений об отпуске или увольнении, для них и других юридически значимых сообщений он определит и установит форму и правила обмена в электронном виде. Трудовые договоры и сейчас нередко заключаются по электронной почте, но прямого указания в Трудовом кодексе на такую возможность нет, пишут «Ведомости».

Теперь такие сообщения будут юридически значимыми после их доставки. Но всем переходить на электронные сообщения не обязательно — новые правила не должны ухудшать положение работника, говорится в пояснительной записке. Работник может отказаться от обмена электронными документами в любой момент после заключения трудового договора.

Также депутаты предлагают устанавливать личность отправителя, например предварительно указав адрес в трудовом договоре — либо с помощью электронной цифровой подписи. В качестве последней может быть как усиленная квалифицированная подпись, так и простое сочетание логина и пароля.

Электронная подпись может стать проблемой, говорят эксперты. Квалифицированная достаточно дорогая — порядка 3000 руб. на одного работника и действует она только год. Если использовать неквалифицированные подписи, то есть вероятность манипуляции со стороны работодателя — трудно будет доказать, подписал работник документ или нет. И сейчас работодатели зачастую подделывают подписи работников, а в случае использования электронных подписей это будет делать еще проще.

Параллельно готовится переход на электронные трудовые книжки — в декабре прошлого года такой законопроект внес в правительство Минтруд. Они должны появиться в 2020 г. Новые записи (например, о смене работы или изменении должности) будут — по законопроекту — уже в следующем году заноситься в цифровую книжку. Вести бумажные книжки работодатель должен будет только для тех работников, которые подадут об этом заявление, обещали в Минутруде.

1120 ТК РФ

Возможность заключения трудового договора с использованием электронных и других технических средств предложили закрепить в Трудовом кодексе (ТК) РФ. Законопроект, подготовленный группой депутатов, внесли в Госдуму, сообщает «Парламентская газета».

Согласно поправкам, трудовой договор может быть заключен путем обмена документами с использованием электронных средств. Трудовые договоры и сегодня могут заключаться после обмена отсканированными документами по электронной почте. Однако в судебной практике наблюдается различие в подходах к признанию таких договоров заключенными.

Также предлагается ввести в ТК нормы о юридически значимых сообщениях. Такие положения есть в Гражданском кодексе, они позволяют исключить споры о моменте возникновения, изменения и прекращения у гражданина соответствующих прав и обязанностей. В Трудовом кодексе таких положений нет, что создаёт опасную для трудовых правоотношений неопределенность, считают авторы.

Юридически значимые сообщения — это любые акты взаимодействия между сторонами трудового договора, совершаемые в целях передачи определенной юридически значимой информации.

Передача одной стороной трудового договора другой стороне сообщения (заявление, уведомление, обращение, разрешение, требование) влечёт соответствующее юридическое последствие, предусмотренное трудовым законодательством.

Предлагается ввести в ТК новую статью (15.1), в которой закрепить общие положения о юридически значимых сообщениях, включая вопрос об их форме. Предполагается, что обмен сообщениями сможет происходить не только при личном контакте работника и работодателя или по почтовой связи, но и в электронном виде.

Проект также предусматривает обязанность работника и работодателя вести себя добросовестно, не вступать в переговоры, если они не намерены заключать соглашение.

В настоящее время действует электронный формат для оформления и представления в налоговые органы документов об отгрузке товаров, о приемке-передаче результатов работ, передаче имущественных прав или документов, подтверждающих факт оказания услуг. В том числе, например, документа, подтверждающего передачу-принятие принципалом работ (услуг) агента, в результате чего у принципала возникает обязанность по выплате агенту обозначенной в документе суммы вознаграждения.

ФНС в письме № ЕД-4-15/8211 от 29.04.2019 пояснила, что внесение информации из отчета агента в документ о приемке-передаче посреднических услуг (работ) не противоречит сути документа.

Вопрос о способе и порядке внесения в файл такого электронного документа о выполнении работ (оказании услуг) иной сопутствующей сделке информации с целью его возможного признания также и отчетом агента должен быть согласован сторонами.

Таким образом отчет агента «внутри» акта может быть передан в случае в налоговые органы по ТКС.

При истребовании налоговыми органами отчета агента, включенного в акт приемки-передачи посреднических услуг, такой документ, содержащий информацию акта приемки-передачи и отчета агента, может быть распечатан и на бумажном носителе в виде заверенной проверяемым лицом копии представлен в налоговый орган.

В России в 2022 году  могут начать применять новый вид документа –– электронные путевые листы (ЭПЛ) для таксистов, водителей автобусов и другого коммерческого транспорта.

Об этом говорится в обновленной «дорожной карте» Национальной технологической инициативы «Автонет», с которой ознакомились «Известия». Сейчас путевые листы водители оформляют только в бумажном виде.

До декабря 2021 года возможность использования ЭПЛ должна быть закреплена в законодательстве, а до июля 2022-го — создана и введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система, обеспечивающая ведение баз данных в режиме онлайн и передачу их надзорным органам.

Формат электронного путевого листа будет утверждаться Минтрансом, а данные — храниться на специализированном портале. Срок хранения ЭПЛ пока не определен, говорят авторы проекта.

Внедрение электронных путевых листов позволит исключить возможность незаконного оформления таких документов перевозчиками, пресечь выдачу чистых бланков с печатями, а также получать корректные данные о работе автомобиля (пробег, прохождение техобслуживания и т.д.). Если жепроизойдет ДТП с участием коммерческого автомобиля, сотрудники ГИБДД смогут максимально оперативно получить данные о медосмотре.

В «Автонет» не смогли уточнить, в какую сумму обойдется создание онлайн-системы для хранения данных путевых листов, предположив, что ее созданием могут заинтересоваться разработчики программ для электронного документооборота, такие как 1С или SUP.

Однако владельцы компаний уже опасаются, что электронный документооборот может оказаться дорогостоящим и неудобным для малого бизнеса. Внедрение путевых листов станет для предпринимателей таким же обременительным, как обязательная установка блоков криптографической защиты информации (СКЗИ) на тахографы. СКЗИ нужно менять каждые три года, и стоит этот блок около 25 тыс. рублей. То есть владельцу 30–40 машин это обходится в сумму до 1 млн рублей. Помимо этого, для перехода на электронный учет,  потребуется переобучать сотрудников.

Вчера мы писали о том, что ФНС не может обеспечить бесперебойный прием отчетности, которая начала поступать на портал ведомства в связи с началом отчетной компании. Один из операторов ЭДО уведомил своих клиентов о дате возобновления выгрузки из налоговых инспекций ответных документов о приеме или отклонении отчетности. Этим объявлением поделилась участница нашего сообщества в Фейсбук. Причина задержки — профилактические работы со стороны налоговиков, которые обещают завершить 17 января.

кубик фнс до 17.01

В списке регионов субъекты РФ с номерами от 01 по 80-й.

кубик фнс до 17.01 2

Объявление, опубликованное оператором, примечательно еще тем, что информация такого рода уже не первый раз публикуется для успокоения налогоплательщиков, и каждый раз дата окончания профилактических работ сдвигается на более поздний срок.

Да, сначала висело с 20 .12 по 9.01, теперь до 17.01

— Ekaterina Utenkova

Как вы думаете, 17 января налоговики действительно начнут выгрузку или сроки в очередной раз будут перенесены?

Как мы уже писали, отделения ПФР начали рассылать работодателям по ТКС информационные письма с предложением заключить соглашение об электронном взаимодействии.

Цель таких соглашений – получение работодателями оперативной информации относится ли работник организации к категории лиц  предпенсионного возраста, либо является ли получателем пенсии. 

Напомним, с 1 января 2019 года работодатель обязан предоставлять 2 рабочих дня раз в год с сохранением места работы и среднего заработка для прохождения диспансеризации работникам предпенсионного возраста и работникам, являющимся получателями пенсии по старости или за выслугу лет.

Предусматривается переходный период по увеличению возраста выхода на пенсию по старости, поэтому и предпенсионный период у разных работников будет приходиться на разный возраст.

Соответствующее письмо, адресованное работодателям, в частности, разместило ОПФР по Красноярскому краю.

Открыть оригинал изображения (628x872, 305.26 Кб)Открыть оригинал изображения (629x865, 328.77 Кб)

«Пенсионщики» просят сдать им подписанные Соглашения до 1 декабря 2018.

Сегодня, 25 октября, отмечается Международный день без бумаги.

Для обеспечения бумагой офисов и предприятий России вырубается около 800 млн деревьев, сообщает Рамблер.

Сэкономив 1 тонну бумаги, можно сохранить 17 деревьев, 26000 литров воды, 4000 кВт электроэнергии и 240 литров топлива.

Сократить число бумажных документов поможет переход на электронный документооборот.

На рынок приходят системы, которые дают возможность быстро обмениваться документами, позволяют быть уверенными в их надежном хранении и, как следствие, сокращать расходы.

ЭДО? Легче лёгкого от компании «Такснет».

Между тем напомним, что некоторые решения чиновников идут вразрез с экологической инициативой по сбережения лесов. Так, со следующего года количество бумаги на формирование справки 2-НДФЛ увеличится вдвое. В ФНС решили, что вместить всю информацию на один лист формата А4 не представляется возможным и разработали специальное приложение к справке.

Утвердили новую 2-НДФЛ. Теперь она с приложением

Правда, справедливости ради отметим, что в других случаях налоговики сокращают количество бумажных документов. Так, они решили отказаться от формирования и печати с налоговым уведомлением на имущественные налоги физлиц отдельного платежного документа. В пояснении к проекту не говорится о сбережении лесов, но отмечается, что это позволит налоговикам существенно сократить расходы на печать налоговой корреспонденции.

Добавим, что мы проводили опрос на тему экономии бумаги. Как показали его результаты, только 4% наших читателей выбрасывают в мусор листы, на одной стороне которых что-то напечатано.

Остальные 96% используют эти листы повторно.

64% после повторного использования бумаги на черновики выкидывают ее.

А 10% относятся к бумаге еще бережнее — используют на черновики, а потом сдают в макулатуру.

21% наших читателей печатают на оборотной стороне внутренние документы организации.

А 1% опрошенных даже не считают зазорным выдавать контрагентам документы, распечатанные на таких черновиках.

«Такснет» в блоге компании рассказал, что предпринять, чтобы документы никогда не терялись и их не пришлось бы восстанавливать.

Ответственность за хранение первичных документ по закону лежит на компании или на индивидуальном предпринимателе.

К первичным относятся такие документы, как:

  • товарная накладная
  • счет-фактура
  • акт выполненных работ
  • выписка из банка
  • платежные поручения
  • кассовые документы
Если в трудовом договоре с бухгалтером прописана его ответственность за утерю первичных документов, то он может возместить свои риски только в том размере, который указан в договоре.

Документ потерялся? Руководитель компании должен его восстановить. Это не всегда осуществимо, если контрагент прекратил свое существование.

Рано расстраиваться! Есть два современных сервиса, которые избавят вас от подобных волнений.

Во-первых, это сервис Репутация. Вы сможете отследить всю историю деятельности ваших подрядчиков и уберечь себя от сделок с фирмами-однодневками, банкротами и недобросовестными предпринимателями

Второй необходимый каждому современному бухгалтеру инструмент — это сервис электронного документооборота «Транскрипт». Он позволяет обмениваться документами с контрагентами напрямую и в короткие сроки. При этом все юридически значимые документы подписанные квалифицированной электронной подписью сохраняются в архивах сервиса.

Подробности здесь.