Расчеты по корпоративным картам: памятка для бизнеса по бухгалтерскому и налоговому учету

Корпоративная карта — это банковская карта, привязанная к счету организации. Она выдается сотрудникам для оплаты командировочных расходов, закупки материалов, расчета за услуги, транспортных расходов и других затрат, связанных с хозяйственной деятельностью компании.

Преимущества корпоративных карт:

• Упрощение расчетов — не требуется снимать наличные через кассу.

• Отсутствие лимита расчетов как при оплате наличными — ограничение в 100 тысяч рублей действует при расчетах наличными между организациями и ИП.

• Контроль расходов — можно установить лимиты операций по карте и получать выписки по операциям.

• Автоматизация учета — загрузка банковских выписок в учетную программу помогает быстрее отражать операции в учете.

Если сотрудник использует карту для оплаты служебных расходов, он должен оформить авансовый отчет и приложить подтверждающие документы — чеки, квитанции, накладные, билеты.

При расчетах корпоративными картами нет необходимости отчитываться по каждой оплате. Периодичность предоставления авансовых отчетов организация устанавливает самостоятельно. Исключение — отчеты по командировочным расходам. Для них законодательством установлен срок предоставления авансового отчета, который составляет три рабочих дня после завершения командировки.

Для учета операций с корпоративными картами используется счет 55 «Специальные счета в банках» или счет 51 «Расчетные счета» в зависимости от счета привязки карты. Использование счета 55 особенно актуально, если оформлено несколько корпоративных карт. Кроме того, открытие для карт специальных счетов позволяет отделять средства, находящиеся на корпоративных картах, от общих расчетных счетов компании, что способствует контролю за их движением.

На основании банковской выписки бухгалтер отражает следующие проводки:

• Дт 55 Кт 51 Перечисление средств на корпоративную карту. 

• Дт 71 Кт 55 (51) Сотрудник произвел оплату или снял деньги в банкомате.

• Дт 51 Кт 55 Возврат неиспользованных средств. 

Такая ситуация может возникнуть, например, при закрытии корпоративной карты или изменении лимита расходов по карте.

• Дт 91 Кт 55 (51) В составе прочих расходов отражена комиссия банка за обслуживание корпоративных карт.

Следующие операции оформляются на основании авансового отчета сотрудника и документов, подтверждающих расходы — кассовых и товарных чеков, накладных, счетов-фактур, билетов и других документов, подтверждающих целевой характер расходов:

• Дт 60 (76) 76 Кт 71 Отражена оплата поставщику.

• Дт 10 (20, 26, 44, 41) Кт 60 (76) Отражены приобретенные товары, работы, услуги. 

Счет учета по дебету определяется в зависимости от вида приобретаемых ценностей и содержания расходов.

• Дт 19 Кт 60 (76) Отражен НДС от поставщика. НДС отражается отдельно в случае, когда покупатель является плательщиком НДС и сумма налога выделена в документах поставщика.

Важно. Если авансовый отчет не сдан в срок или отсутствуют подтверждающие документы, сумма, снятая сотрудником по корпоративной карте, может быть признана его доходом и в этом случае облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Расходы по корпоративным картам можно учесть в составе налоговых расходов, если они экономически обоснованы и документально подтверждены (п.1 ст. 252 НК). При отсутствии документов налоговые органы могут отказать в признании расходов и потребовать их исключения из расчета налога на прибыль.

Плательщики УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут учесть затраты по корпоративным картам, если они соответствуют требованиям Налогового кодекса. В статье 346.16 НК приведен закрытый перечень расходов, которые можно учесть при расчете налога на упрощенке.

Кроме того, упрощенцы рассчитывают налог по кассовому методу. Это означает, что для принятия расходов требуется их оплата (ст. 346.17 НК). Например, если сотрудник 3 апреля 2025 года оплатил корпоративной картой услуги провайдера, оказанные согласно акту 31 марта 2025 года, учесть сумму этих услуг в расходах можно только при расчете налога за II квартал 2025 года.

Плательщики НДС при расчетах корпоративными картами могут принять входящий налог к вычету, если в документах поставщика НДС выделен отдельной строкой и поставщик предоставил счет-фактуру. При отсутствии счета-фактуры НДС, выделенный в платежных документах, списывается на прочие расходы, не принимаемые для расчета налога на прибыль.

Исключение: счет-фактура не обязателен при оплате командировочных расходов, оформленных БСО с выделенной в них суммой налога. Например, при оплате авиабилетов корпоративной картой.

Если же компания не является плательщиком НДС, то предъявленный поставщиком налог включается в стоимость приобретаемых товаров, работ, услуг.

Каждый расход, осуществляемый с корпоративной карты, должен быть подтвержден соответствующими первичными документами. Документы могут включать чеки, товарные накладные, счета-фактуры, квитанции и другие формы, которые подтверждают факт покупки товаров или услуг. Без таких документов расход может быть признан необоснованным, что приведет к доначислению налогов и штрафным санкциям.

Когда сотрудник использует корпоративную карту для личных нужд, такие расходы признаются доходом сотрудника и облагаются налогами. При обнаружении подобных расходов компания обязана начислить НДФЛ и страховые взносы на сумму личных расходов. Естественно, что такие расходы не будут учитываться при расчете налога на прибыль или налога по УСН. Чтобы избежать налоговых последствий, рекомендуем тщательно контролировать, какие расходы производятся с корпоративных карт, и исключать личные траты.

Корпоративные карты — удобный инструмент для ведения расчетов, но их использование требует внимательного документального оформления. Чтобы избежать проблем с налоговыми органами, важно:

• следить за оформлением первичных документов;

• контролировать целевое использование карт;

• своевременно оформлять авансовые отчеты;

• корректно учитывать НДС и расходы в налоговом учете.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов и доначислений при проверках. Надеемся, что эта памятка поможет вам правильно вести учет операций с корпоративными картами.

Более подробно узнать о бизнес-картах Ак Барс Банка можно на официальном сайте.

Читайте также:

• Бизнес-карты: топ 7 вопросов, которые возникают у бизнеса.

• 5 причин, чтобы оформить корпоративную карту для бизнеса.

• Как использовать корпоративную карту: 5 главных правил.

Как не нарушить 115-ФЗ и не попасть под блокировку

Обезопасьте компанию от проверок и блокировок

Бесплатно получите памятку по грамотному использованию расчетного счета:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805, erid: 2W5zFHsvDJG