Как работать с отчетностью и больничными в 1С:ЗУП через сервис «1С-Отчетность»

Взаимодействуют с Социальным фондом все без исключения работодатели, а именно — компании и ИП, которые нанимают работников по трудовому договору, либо привлекают сторонних исполнителей по договорам ГПХ. 

Если организация делает отчисления в пользу физлиц, значит, она должна предоставлять в СФР сведения о застрахованных лицах и о начисленных страховых взносах (исключение — сотрудничество с самозанятыми).

Сегодня невозможно работать с Соцфондом без подключения к системе ЭДО (электронного документооборота). 

С 2023 года вместо множества отдельных форм (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3) введена единая форма ЕФС-1, которая объединяет всю необходимую информацию. В нее входят данные о приемах и увольнениях, страховом стаже, начисленных взносах на травматизм и другие сведения. 

Также существует форма СЗВ-ДСО, которую подают по особым категориям работников, имеющим право на доплату к пенсии — по летным экипажам гражданской авиации, работникам угольной промышленности. Этот отчет нужен как основание для начисления ежемесячной доплаты к пенсии.

Разделы ЕФС-1 подаются с разной периодичностью — ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Также срок подачи сведений может зависеть от кадрового события и других обстоятельств. Например, приняв на работу или уволив сотрудника, подать сведения об этом нужно не позже следующего рабочего дня.

Помимо сдачи отчетности ЕФС-1, работодатели взаимодействуют с СФР и по другим поводам. В частности, они поддерживают электронный обмен по проактивным выплатам Соцфонда. 

Проактивность означает беззаявительный порядок выплат, при котором необходимые для их назначения сведения передаются в электронной форме напрямую в Соцфонд из медицинских организаций и государственных органов. У работодателя Фонд запрашивает недостающие данные для назначения выплат. 

Обмен информацией происходит в системе СЭДО (социального электронного документооборота), благодаря которой большая часть данных поступает автоматически, что существенно снижает риск ошибок в них.

При корректном заполнении документов в 1С расчет выплат происходит автоматически.

По СЭДО Фонд присылает работодателю уведомления об открытии, продлении, закрытии или аннулировании больничных листов. После закрытия электронного больничного СФР направляет его работодателю в предзаполненном виде. Если данных для назначения пособия недостаточно, дополнительно приходит запрос на предоставление необходимых сведений и документов. Работодатель должен ответить на него в течение трех рабочих дней, разместив требуемую информацию в СЭДО. 

При подготовке ответа на запрос Соцфонда проверьте и при необходимости дополните:

• расчетный период (в общем случае — предыдущие два календарных года);

• суммы заработка работника за расчетный период;

• страховой стаж сотрудника;

• районный коэффициент (если применяется);

• исключаемые периоды (если такие были в расчетном периоде).

Назначенное больничное пособие выплачивает работнику:

• Работодатель — за три первых дня заболевания (при ближайшей выплате зарплаты).

• Соцфонд — за остальные дни болезни (в течение десяти рабочих дней после получения необходимых сведений от работодателя).

Аналогично работодатель действует, если запрос получен при назначении пособия по беременности и родам (БиР). Расчет пособия в 1С отличается от обычного больничного.

Пособие по БиР полностью выплачивается за счет средств СФР. Оно не облагается НДФЛ и перечисляется получателю в начисленной сумме.

У исполнителя по договору ГПХ без статуса самозанятого право на получение в текущем году пособий (больничного, по БиР, по уходу за ребенком до 1,5 лет) возникает только при условии, что сумма страховых взносов на ВНиМ с прошлогодних выплат в его пользу (включая выплаты по трудовому договору) в совокупности была не ниже стоимости страхового года. 

Стоимость страхового года рассчитывают так:

МРОТ на начало предыдущего календарного года х 2,9% х 12

В 2025 году такой работник может получить больничное или декретное пособие, если в 2024 году взносы на ВНиМ с его доходов составили не менее 6 696,22 руб.  (19 242 х 2,9% х 12).

Наглядно покажем, как формировать и отправлять отчетность, взаимодействовать с СФР из 1С:ЗУП с помощью сервиса «1С-Отчетность». 

Удобно, что данная конфигурация позволяет отправлять сведения о застрахованных лицах сразу по нескольким сотрудникам. Причем данные о физлицах заносятся в справочник 1С один раз, а затем автоматически подтягиваются при формировании отчетности в СФР. 

Шаг 1. Перейдите «Отчетность Справки» → «1С-Отчетность». 

Здесь находятся отчеты, которые направляются в ФНС, СФР, Росстат, если вы отправляете их именно из этой программы.

Шаг 2. Далее, чтобы создать отчет, нажмите одноименную кнопку «Создать».

Шаг 3. Находим вручную или с помощью поисковой строки нужную форму. В данном случае — ЕФС-1, подраздел 1.1.

Шаг 4. После создания отчет нужно заполнить. 

Если у вас в программе 1С ведется учет по сотрудникам и заполнены документы о приеме на работу, для заполнения ЕФС-1 достаточно нажать только одну кнопку.

«Заполнить» → «Приемами и увольнениями». 

Все мероприятия и данные по сотрудникам автоматически подтянутся во вновь созданный документ.

Далее нужно сохранить отчет и передать его в Социальный фонд.

Шаг 5. Нажмите кнопки: «Записать» → «Отправить».

Система запросит подтверждения, что отчет заполнен верно. После этого нажмите кнопку «Отправить».

Отчет подписывается электронной подписью, подключенной к сервису «1С-Отчетность», и затем направляется оператору и контролирующему органу. 

Статус отправленного отчета можно отслеживать как непосредственно в самом документе (если все в порядке, статус должен быть «Отправлен в СФР»), так и в журнале регламентированных отчетов.

Остальные разделы формы ЕФС-1 отправляются аналогично: для этого нужно создать подходящий документ, заполнить его и отправить в Социальный фонд. 

Для максимальной автоматизации процесса создания документов необходимо проверить в программе настройки учетной политики.

Все основные отчеты и сообщения, которые касаются взаимодействия с СФР по каналу ЭДО, доступны в разделе «Кадры». В каждой вкладке отображается соответствующий список: во «Входящих запросах» — только запросы, в «Ответах» — только ответы, в «Извещениях», соответственно, — только извещения.

Рассмотрим на примере, как отправить исходящее сообщение о страховых случаях в СФР. Этот документ требуется, если по больничному сотрудника не поступил входящий запрос.

Шаг 1. Через одноименную кнопку «Создать» создайте новый документ.

Шаг 2. Выполните первоначальное заполнение, то есть внесите данные, которые уже известны.

Шаг 3. С помощью кнопок «Провести» → «Записать» отразите изменения в базе.

Шаг 4. Далее для отправки документов в СФР нажмите кнопку «Отправить в Фонд». 

Шаг 5. Следующее окно позволяет отправить один или несколько подготовленных документов. Но в рассматриваемом примере документ только один, поэтому выделите его и нажмите «Отправить в фонд».

Документ автоматически подписывается электронной подписью и отправляется в контролирующий орган.

Статус отчета отслеживается в самой форме документа. В нашем примере он отображается как «Отправлен оператору». Если перейти по гиперссылке, откроется дополнительное окно, в котором доступна информация об идентификаторе и времени отправки.

Альтернативный способ: статус можно отслеживать также во вкладке «Исходящие сообщения о страховых случаях».

Получить ответы или проверить их наличие можно в самом сообщении — там есть аналогичная кнопка.

При нажатии на эту кнопку, если ответы имеются, они загрузятся в базу, расшифруются при наличии электронной подписи, и вы получите актуальный статус. Если же ответов нет, программа сообщит, что статус отчета не изменился. Это значит, что фонд еще не обработал документ.

Аналогичным способом отправляются все остальные исходящие сообщения. Для получения входящих сообщений используйте кнопку «Получить из СФР», которая позволяет загрузить новые запросы и уведомления от фонда в программу 1С.

Когда в сведениях, которые были переданы Фонду, обнаруживается ошибка, ее необходимо исправить. 

Если СФР уже выплатил пособие, нужно возобновить завершенный проактивный процесс: 

• Создайте и отправьте в Фонд «Исходящее сообщение о страховом случае СФР».

• Установите галочку в поле «Перерасчет».

• В поле «Ответ на запрос» выберите ответ, который отправили ранее по этому больничному листу. При этом автоматически заполнится «Идентификатор строки реестра».

• Проведите документ и отправьте в СФР. 

• От Фонда поступит входящий запрос с признаком перерасчета, на который следует создать ответ через документ «Ответ на запрос СФР для расчета пособия». Код причины перерасчета указывайте в разделе «Исправление». Проведите документ и отправьте его в СФР.

Если пособие СФР еще не выплатил:

• Исправьте документ «Больничный лист» через «Исправить».

• Создайте и отправьте новый «Ответ на запрос СФР», поставив галочку в поле «Исправления», указав код и причину правок.

В 2025 году при расчете пособий по временной нетрудоспособности нужно учитывать следующие лимиты:

• Максимальный размер дневного пособия — 5 673,97 руб. (1 917 000 + 2 225 000) / 730 дней. Он рассчитывается из предельной облагаемой базы по страховым взносам в 2023 (1 917 000 руб.) и 2024 (2 225 000 руб.) годах. 

• Минимальный размер дневного пособия — 723,87 руб. для месяцев, в которых 31 день, 748,00 руб. для месяцев, в которых 30 дней, 801,43 руб. для февраля.

При недостаточном стаже (менее шести месяцев) или заработке работника для расчета пособия применяется МРОТ. В 2025 году он составляет 22 440 руб. 

Все пособия по временной нетрудоспособности облагаются НДФЛ — как в части, выплачиваемой Фондом, так и в части, выплачиваемой работодателем. Исключение — пособие по БиР, с которого НДФЛ  удерживать не нужно (п. 1 ст. 217 НК). 

Налог удерживается при выплате пособия по ставкам пятиступенчатой прогрессивной шкалы от 13% до 22%.

Работа в 1С:ЗУП через сервис «1С-Отчетность» делает сдачу отчетов намного проще и удобнее. Все общение происходит непосредственно в программе, не нужно переходить на другие сайты или вручную загружать документы. Система сама помогает правильно заполнить формы, быстро отправить их в нужные органы и следить за статусом, где именно находится ваш отчет и принят ли он.

Кроме того, пользователь получает ответы и уведомления от контролирующих органов тоже сразу в 1С:ЗУП. Такое комплексное решение однозначно снижает количество ошибок и экономит драгоценное время при сдаче отчетности.

Подключите тариф СФР на 3 месяца бесплатно и обменивайтесь в полном объеме документами с Соцфондом.

Читайте также:

• Единый налоговый счет в 2025 году.

• Как подать уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор..

• Изменения НДФЛ: новые ставки и порядок расчета налога на доходы физических лиц в 2025 году.

Взаимодействие с СФР в удобном виде

Получайте больничные листы сразу в 1С:ЗУП с помощью сервиса 1С-Отчетность

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFHg1Kgt