Кадровый календарь на 3 квартал 2025: новые правила командировок, отчеты и воинский учет

С 1 сентября 2025 года вступает в силу постановление Правительства от 16.04.2025 № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». Оно полностью заменит действующее с 2008 года постановление Правительства № 749 и будет применяться до 1 сентября 2031 года. 

В Положении фиксируется порядок командирования работников как внутри РФ, так и за рубеж. Ключевые правила остаются прежними, но есть два важных изменения, затрагивающих все компании. Первое касается документов для поездки сотрудника на служебном транспорте или личном автомобиле, а второе — возмещения расходов, которые работник понес в командировке. Что изменилось?

Появилось определение «проездных документов», к которым относят кассовые чеки, билеты, путевые листы и другую документацию, подтверждающую командировку. Если работник отправляется в командировку на своем личном автомобиле или служебной машине, к служебной записке прикладываются эти документы.

Второе новшество устраняет путаницу, которая была из-за расхождения ст. 168 ТК и Положения. Теперь и в подзаконном акте закреплено, что командированному возмещаются, в том числе, те расходы, которые были произведены с ведома работодателя.

Также некоторые формулировки в тексте нового Положения актуализированы с учетом современных реалий.

• Локальные нормативные акты (ЛНА). Все ЛНА, в которых упоминается Положение о командировках, должны ссылаться на постановление Правительства № 501, а не на устаревший документ. Поэтому до 1 сентября предстоит обновить реквизиты. Также до 1 сентября необходимо утвердить новую редакцию Положения о командировках.

• Документооборот. Вступление в силу нового Положения требует пересмотреть порядок оформления документов — приказы, служебные записки.

• Взаимодействие с бухгалтерией. Чтобы избежать несогласованных действий, предстоит тесно взаимодействовать с бухгалтерией и при необходимости координировать ее деятельность.

Важный момент — страховые взносы со сверхсуточных. В 2025 году суточные сверх нормы облагаются НДФЛ и страховыми взносами на ОПС ОМС, ОСС, которые платятся в общие сроки. Не нужно платить НДФЛ и взносы с суточных, которые не превышают:

• 700 рублей — для поездок по РФ;

• 2 500 рублей — для зарубежных поездок.

По взносам на «травматизм» ситуация другая. Суточные не облагаются в размере, который определен в ЛНА компании или коллективном договоре. А сумма суточных, которая превышает установленные нормы, включается в базу для исчисления взносов.  

1. Провести аудит действующих ЛНА.

В первую очередь следует проверить:

• Положение о командировках.

• Коллективный договор.

• ПВТР.

• Приказы об установлении норм возмещения расходов.

• Должностные инструкции.

2. Подготовить проект нового Положения о командировках.

Для внесения изменений в действующее положение издается приказ «О внесении изменений». Примерная структура Положения включает в себя сведения:

• об основных понятиях, используемых в Положении;

• о порядке направления сотрудников в командировку;

• о порядке определения продолжительности поездки и где она зафиксирована;

• о порядке продления командировки;

• о порядке отзыва работника из командировки;

• об обязательных гарантиях.

Также после условно обязательных разделов, в Положение включаются разделы, содержащие иные нормы. 

3. Разработать план информирования сотрудников о произошедших изменениях.

С изменениями, которые вносятся в документы компании по результатам аудита, работники должны быть ознакомлены под подпись. 

Рассказываем о ключевых моментах:

• ЕФС-1, раздел 2 (сведения о взносах на травматизм). Проверяем начисления и базу. Раздел 2 отчета ЕФС-1 включает информацию о сотрудниках, застрахованных от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Этот отчет обязаны предоставлять все работодатели, уплачивающие страховые взносы на травматизм согласно закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Уплачивать взносы на травматизм необходимо, если с сотрудником заключили трудовой договор, а также если исполнитель подписал гражданско-правовой договор (ГПД, ГПХ) с указанием суммы страховых взносов, уплачиваемых заказчиком за подрядчика.

Если это условие не прописано в ГПД, заказчик освобождается от обязанности уплачивать взносы и вносить данные о работнике в раздел 2 ЕФС-1.

• Сверяем данные по выплаченным доходам и удержанному налогу для заполнения 6-НДФЛ. Для заполнения отчета потребуются сведения о доходах, выплаченных физлицам с начала года, удержанном и перечисленном НДФЛ. Чтобы без проблем заполнить 6-НДФЛ, следует аккуратно вести учет по сотрудникам: фиксировать начисления, удержания, рассчитывать НДФЛ отдельно с разных налоговых баз, отражать в учете удержанный и перечисленный налог.

• Отчеты в Росстат. Нужно проверить по ИНН своей компании, какие статистические формы нужно сдать в третьем квартале. Узнать список обязательных отчетов в службу статистики можно в специальном сервисе Росстата. Для этого достаточно знать ИНН, ОКПО или ОГРН. Сервис бесплатен и доступен всем пользователям.

• Расчет по страховым взносам (РСВ). В III квартале рекомендуем начать сверку данных по сотрудникам за 9 месяцев для подготовки ежеквартального отчета в налоговую по страховым взносам на пенсионное, социальное и медицинское страхование. Взносы на травматизм сюда не входят.

Третий квартал традиционно считается особо напряженным периодом для кадровиков. Именно в это время перед кадровыми специалистами встают две ключевые задачи — организация отпусков сотрудников и ведение воинского учета. Несмотря на то, что это рутинная работа, в III квартале она отнимает больше времени, чем обычно. Такая ситуация связана с тем, что именно на III квартал приходится и пик отпускного сезона, и подготовка к осеннему призыву.

Условно задачи, связанные с отпусками, можно разделить на три группы — контроль графика отпусков, расчет и выплата отпускных и оформление отпусков. Параллельно могут возникать нестандартные ситуации (например, когда сотрудник просит перенести отпуск), и при их разрешении важно не совершить ошибку.

График отпусков — локальный нормативный акт, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков на календарный год. Он обязателен для организаций и ИП, если у них есть сотрудники, работающие по трудовому договору (исключение — НКО и микропредприятия). Изменить график отпусков в одностороннем порядке не вправе ни работодатель, ни работник.

Кадровый специалист обязан контролировать исполнение графика отпусков и следить за соблюдением очередности. О предстоящем отпуске по графику сотрудник предупреждается за две недели в письменной форме. Если двухнедельный срок не соблюден, сотрудник получает право уйти в отпуск в любое время. 

Составлять приказ ТК не требует, но делать это необходимо. Во-первых, приказ в случае спорной ситуации станет доказательством, что ежегодный отпуск сотруднику был предоставлен, а, во-вторых, он является основанием для начисления и выплаты отпускных.

При предоставлении работнику отпуска по утвержденному графику его письменное заявление не требуется.

Ст. 136 ТК обязывает работодателя выплатить отпускные как минимум за три дня до начала отпуска. По общему правилу, срок отсчитывается в календарных днях. Если день выплаты выпадает на нерабочий праздничный день или выходной, отпускные перечисляются сотруднику в предшествующий ему рабочий день.

Несоблюдение данного срока влечет за собой назначение штрафа. 

Работодателя можно привлечь к ответственности, даже если работник написал заявление на отпуск позже, чем за три дня до его начала. Хотя понятно, что в подобной ситуации соблюсти требование о сроке выплаты отпускных невозможно. 

Как мы уже отмечали, составлять приказ о предоставлении отпуска необязательно, но его оформляют, в первую очередь, в интересах работодателя. Чаще всего используют форма № Т-6, если отпуск предоставляется одному сотруднику. Также может применяться списочная форма № Т-6А. 

Приказ об отпуске включает ФИО сотрудника, наименование структурного подразделения, в котором он работает, его должность, даты отпуска и, при необходимости, другие данные.

Еще один документ, который составляется при оформлении отпуска — записка-расчет. Она также не относится к обязательным документам. Как правило, записку-расчет оформляет бухгалтерия для расчета заработной платы и других выплат.

Идеальная ситуация — сотрудник отправляется в отпуск по утвержденному графику и возвращается точно в срок. Но реальность часто оказывается сложнее. Сотрудники меняют планы, возникают непредвиденные обстоятельства и так далее. Во всех этих случаях кадровику важно правильно оформить все изменения, чтобы избежать претензий от ГИТ.

1. Перенос отпуска.

Перенести отпуск возможно как по инициативе сотрудника, так и по инициативе работодателя. 

Если перенести сроки захотел сам сотрудник, он пишет заявление на отпуск вне утвержденного графика. Отдых предоставляется в новые сроки при условии, что работодатель не против. Причем график в таком случае изменять не нужно: в форме Т-7 (графы 8–9) указывается новая дата, а в качестве основания — реквизиты приказа.

По инициативе работодателя отпуск может переноситься только с согласия работника (ст. 124 ТК): попросить сотрудника не ходить в отпуск по утвержденному графику допускается в исключительных случаях. График в этой ситуации менять не нужно, достаточно издания приказа. Также заполняются графы 8–9 в форме Т-7.

По закону сроки отпуска переносятся, если:

• нарушен срок выплаты отпускных — не были выплачены за три дня до начала отпуска;

• работник ушел на больничный;

• сотрудник не был уведомлен о предстоящем отпуске за две недели;

• работник был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей.

Если отпуск перенесли по закону, новые даты определяют с учетом пожеланий работника. 

2. Отзыв из отпуска.

Закон не запрещает отзывать сотрудника из отпуска, но только с его согласия. Причем даже если у работодателя есть обоснованные причины, без согласия сотрудника отозвать его будет невозможно. Отказ работника не допускается рассматривать как нарушение трудовой дисциплины. А некоторые категории сотрудников нельзя отзывать из отпуска даже с их согласия. К ним относятся:

• беременные женщины;

• несовершеннолетние сотрудники;

• работники, которые заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Также нужно учитывать, что отозвать работника можно только из ежегодного основного отпуска и из дополнительного. Из отпуска без сохранения зарплаты или из учебного отзыва отозвать сотрудника не получится. Если работник является внутренним совместителем, то его отзыв допускается только при условии отзыва по основному месту работы.

3. Порядок оформления отзыва сотрудника из отпуска.

1. Составляем служебную записку.

2. Направляем работнику уведомление об отзыве из отпуска.

3. Получаем письменное согласие сотрудника.

4. Издаем приказ об отзыве из отпуска.

5. Пересчитываем отпускные.

6. Заполняем табель учета рабочего времени.

При отзыве работника на несколько часов, а не на полный рабочий день, день отпуска сохраняется полностью. Компенсация этой части отпуска в денежной форме не предусмотрена.

4. Разделение отпуска на части.

По соглашению с работодателем сотрудник имеет право разделить ежегодный отпуск на несколько частей. Но только при условии, что как минимум одна часть отпуска будет не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК). Также с инициативой о разделении отпуска может выступить работодатель. При этом разделить отпуск можно только при наличии согласия сотрудника.

Если разделить ежегодный отдых хочет сам работник, ему нужно написать заявление с указанием дат и сроков частей отпуска. При делении отпуска по инициативе работодателя следует получить от сотрудника письменное согласие. И уже затем оформить приказ на отпуск.

Осенний призыв начинается 1 октября, но готовиться к нему следует заранее. По сложившейся практике, подготовительной работе кадровики посвящают сентябрь. Что предстоит сделать?

Это обязательное мероприятие для каждого работодателя, которое предполагает сверку данных в личных карточках работников на воинском учете с данными военкомата. Но прежде чем сверяться с военкоматом, следует провести внутреннюю ревизию данных с документами работников. Уточните у сотрудников на воинском учете, не изменилось ли их место жительства или пребывания, а также семейное положение. При выявлении расхождений о них нужно сообщить в военкомат.

Далее в военкомат направляют список военнообязанных и призывников, которые числятся в штате. К списку прикладывают Карточки по форме № 10. Когда сверка завершена, представитель военкомата делает отметку в Журнале проверок воинского учета. Ведение Журнала — обязанность каждого работодателя.

По ранее действовавшим правилам работодатели были обязаны до 1 ноября предоставлять военкоматам сведения о работниках, которые подлежат первоначальной постановке на учет. Сейчас эту обязанность отменили, но если в военкомате отсутствуют нужные данные, они могут обратиться за ними к работодателю.

Запрос направляют до 15 сентября, предоставить ответ необходимо до 15 ноября. В список включают всех сотрудников, которым в следующем году исполняется 17 лет и отдельно (в конце списка) работников старшего возраста, которые не были поставлены на воинский учет ранее. 

Повестка работнику из военкомата может прийти на адрес работодателя — это законно. В такой ситуации работодателю следует вручить ее сотруднику не менее чем за три дня до даты назначенной явки. При этом работодатель обязан обеспечить работнику возможность явиться по повестке.

Повестка может направляться в бумажном или в электронном виде. При получении бумажной повестки следует заполнить ее отрезную часть, попросить сотрудника поставить подпись и дату оповещения. Отрезная часть отправляется обратно в военкомат.

Обратите внимание: за нарушения в области воинского учета работодателям грозят достаточно серьезные штрафы. Их размер составит:

• Если работодатель не уведомил сотрудника о повестке и не отпустил вовремя в военкомат (ст. 21.2 КоАП) — 40–50 тыс. рублей для должностного лица, 350–400 тыс. рублей — для компании.

• Если не предоставил списки для первоначальной постановки на учет (ст. 21.1 КоАП) — 40–50 тыс. рублей для должностного лица, 350–400 тыс. рублей — для компании.

• Если несвоевременно сообщил данные для воинского учета (прием/увольнение) (ст. 21.4 КоАП) — 40–50 тыс. рублей для должностного лица (для юрлиц ответственность не предусмотрена).

Кадры — динамичная сфера, и кадровикам приходится работать в условиях постоянных нововведений. Кратко расскажем о не слишком масштабных, но значимых изменениях, которые появились недавно и требуют особого внимания. А еще напоминаем о важном, чтобы вы ничего не упустили.

• Один патент на два региона. Без оформления нового патента работодатели могут принимать на работу иностранцев из соседнего региона. Изменение вступит в силу с 1 сентября 2025 года и будет распространяться лишь на несколько регионов — Москву и Московскую область, Санкт-Петербург и Ленинградскую область. Для работы по одному патенту между регионами должно быть заключено двустороннее соглашение.

Если иностранец по одному патенту работает сразу в двух регионах, работодатель обязан уведомить МВД о заключении трудового договора в каждом субъекте РФ. Уведомление подается в течение трех рабочих дней с момента начала работы.

• Контроль сроков действия патентов, разрешений на работу и полисов ДМС. Патент выдается иностранцам на определенный срок — от одного месяца до года. Для проверки действительности патента можно использовать специальный сервис на сайте Главного управления по вопросам миграции МВД. Также с помощью этого сервиса можно проверить действительность разрешения на работу. Для проверки полиса ДМС используется сайт страховой компании, которая выдала полис. 

• Плановые инструктажи. ТК возлагает на работодателя обязанность по проведению плановых инструктажей. Они включают в себя вводный, первичный, повторный и целевой инструктажи. Также инструктаж может быть внеплановым. Факт проведения инструктажа фиксируется в журнале учета или в индивидуальной книжке сотрудника. 

• Контроль за прохождением медосмотров. Согласно ТК, определенные работники обязаны проходить медосмотры как при приеме на работу, так и в процессе трудовой деятельности. Порядок проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников утвержден приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н. Ответственное за проведение медосмотров лицо назначает работодатель. Как правило, обязанности распределяются между кадровиком и специалистом по охране труда. 

Контроль прохождения работниками медицинских осмотров возлагается на специалиста по охране труда: именно он контролирует, как кадровики ведут журнал выдачи направлений. Также специалист по охране труда инициирует процедуру отстранения сотрудника от работы, если он имеет медицинские противопоказания к труду или отказывается проходить медосмотр.

Чтобы вы могли заранее подготовиться к изменениям, сделали краткий обзор законодательных инициатив, которые примут (или уже приняли) в III квартале.

• К 1 сентября ожидается увеличение пошлин за регистрационные действия в отношении иностранцев. Например, за выдачу или переоформление патента придется заплатить 4 200 рублей. Также вводятся сборы за выдачу дубликатов некоторых документов и внесение изменений в них. 

• С 1 сентября изменяются правила предоставления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков сотрудникам федеральных государственных учреждений, которых эпизодически привлекают к сверхурочной работе. Перечень должностей таких сотрудников будет устанавливаться работодателем в ПВТР или других нормативных документах учреждения.

• В ТК планируют закрепить признаки трудовых отношений. Среди них будут, например, «устойчивый и стабильный характер отношений», «подчиненность и зависимость труда» и «интегрированность работника в организационную структуру работодателя».

• С 1 сентября начинает действовать новый макет профстандарта (приказ Минтруда от 04.09.2024 № 446н), содержащий пять разделов: 

1. Общие сведения. 

2. Описание трудовых функций, входящих в профтандарт. 

3. Характеристика обобщенных трудовых функций. 

4. Сведения об организациях — разработчиках профстандарта. 

5. Сокращения, используемые в профстандарте. 

Приказ Минтруда от 12.04.2013 № 147н, утверждавший ранее действовавший макет, утратит силу с 1 сентября.

• Работодателям с сентября позволят привлекать к труду в выходные и праздники лиц от 14 до 18 лет на летних каникулах. Воспользоваться правом можно, в частности, если несовершеннолетний работает по направлению службы занятости.

Итак, в III квартале, помимо текущих задач — подготовки отчетности и оформления отпусков — кадровиков ждет ряд важных нововведений, включая начало действия новых правил оформления командировок. В первую очередь предстоит провести аудит действующих ЛНА, подготовить новое положение о командировках и разработать план информирования сотрудников о произошедших изменениях.

Начинать подготовку к осеннему призыву рекомендуется в сентябре. В числе первоочередных задач — сверка данных воинского учета сотрудников и предоставление в военкомат списка сотрудников, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

Важные изменения и напоминания

• С 1 сентября на территории Москвы и Московской области, Санкт-Петербурга и Ленинградской области работодатели смогут принимать на работу иностранцев из соседнего региона без оформления нового патента.

• С 1 сентября ожидается увеличение пошлин за регистрационные действия в отношении иностранцев. 

• Работодателям с сентября позволят привлекать к труду в выходные и праздники лиц от 14 до 18 лет на летних каникулах.

• Для контроля сроков действия патентов и разрешений на работу работодатели могут использовать специальный сервис на сайте Главного управления по вопросам миграции МВД.

• С 1 сентября начинает действовать новый макет профстандарта (приказ Минтруда от 04.09.2024 № 446н).

• С 1 сентября изменяются правила предоставления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков сотрудникам федеральных государственных учреждений, которых эпизодически привлекают к сверхурочной работе.

В III квартале кадровикам приходится работать с большим количеством разноплановых задач — отчетность, отпуска, командировки, воинский учет. В условиях серьезной нагрузки возрастает риск совершения ошибок и пропуска сроков. Избежать проблем и повысить эффективность работы помогут современные сервисы — 1С-Отчетность и Астрал Отчет 5.0, предназначенные для сдачи отчетности и Астрал iКЭДО, который автоматизирует процесс делопроизводства.

Читайте также:

• Воинский учет 2025: реестр, электронные повестки и новые штрафы для работодателей.

• Как работать с отчетностью и больничными в 1С:ЗУП через сервис «1С-Отчетность».

• Штрафы за кассу с 2025 года: ФНС меняет форматы фискальных документов. Проверьте, касается ли это вас.

Согласование кадровых документов в электронном виде

Повысьте эффективность работы с сервисами от Астрал

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFGEtefA