11 важных вопросов о КЭДО: как соблюдать закон и избежать штрафов

КЭДО — это система работы с кадровыми документами в электронном виде с помощью специализированных программ. Чтобы такой документооборот был легальным, работодатель должен руководствоваться тремя основными законами:

• Трудовой кодекс — определяет перечень электронных кадровых документов и права сотрудников.

• ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — регулирует виды и применение ЭП.

• ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» — устанавливает правила обработки и хранения личных данных работников.

При переходе на КЭДО у компаний возникает множество вопросов. Разберем самые частые из них.

Нет. Согласно ч. 5 ст. 22.2 ТК, согласие сотрудника на электронный документооборот должно быть оформлено на бумаге. Это обязательное условие для легального внедрения системы.

По ст. 22.2 ТК, работники, трудоустроенные с 1 января 2022 года, автоматически подключаются к КЭДО. Для тех, кто начал работать раньше, согласие обязательно.

Да. Ст. 312.1 ТК распространяет трудовые нормы и на удаленных работников, поэтому их письменное согласие на КЭДО также необходимо.

Нет. Минтруд в письме от 12.09.2022 № 14-4/В-823 разъяснил, что отозвать согласие на электронный документооборот нельзя.

Да. Согласно ч. 4 ст. 9 ФЗ № 152-ФЗ, такое согласие может быть как бумажным, так и электронным.

Важно: отзыв согласия не обязывает работодателя удалять данные — их можно хранить в архивных целях (письма Минтруда № 14-6/ООГ-728 и Роскомнадзора № 08-12663).

По ст. 22.1 ФЗ № 125-ФЗ:

• 75 лет — если документы оформлены до 1 января 2003 года,

• 50 лет — если после этой даты.

Удалять данные раньше срока нельзя — это нарушение архивного законодательства.

Да. Документы, подписанные усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП), приравниваются к бумажным только при наличии соглашения между работником и работодателем (п. 3 ч. 4 ст. 22.3 ТК).

Да. Согласно ч. 3 ст. 22.2 ТК, в локальном акте должен быть четкий перечень электронных кадровых документов.

Нет. ТК требует подтверждения ознакомления — либо ручной, либо электронной подписью.

Да. ФЗ № 402-ФЗ (п. 5 ст. 9) разрешает использовать ЭП для первичных документов, включая авансовые отчеты (письма Минфина № 03-03-06/1/94297 и № 03-03-06/2/48232).

Важно: для ПЭП и УНЭП требуется дополнительное соглашение с работником.

Да. Налоговый кодекс не запрещает оформлять справку в электронном виде с ЭП, в том числе УКЭП (письмо ФНС № БС-4-1/18719@).

КЭДО становится не просто заменой бумаги, а частью цифровой HR-стратегии. 

Компании, внедряющие КЭДО сегодня, фактически готовятся к новому этапу развития — управлению жизненным циклом сотрудника через интеллектуальные системы. В ближайшие годы нас ждут три ключевых изменения:

Уже в 2025–2026 годах бизнес перейдет к полностью цифровому HR-циклу, где каждый этап — от подачи заявки на вакансию до оформления увольнения — будет реализован в единой системе.

Что это даст?

• Скорость — сокращение сроков оформления документов в 3–5 раз.

• Прозрачность — все этапы фиксируются в системе, включая подписание документов и уведомления.

• Удобство для сотрудников — удаленное трудоустройство через единый цифровой портал.

Следующий этап — повсеместное внедрение искусственного интеллекта в кадровые процессы. Вместо заполнения форм сотрудники смогут просто общаться с ИИ-помощником, а система сама предложит оптимальные решения.

Как это будет работать?

• Запрос сотрудника в свободной форме. Сотрудник пишет: «Хочу взять отпуск с 10 июля», а далее:  ИИ проверяет остаток дней, учитывает график отпусков и пересечения, формирует заявление и отправляет заявку на согласование.

• Автоматизация рутины:

  • расчет больничных и отпусков,

  • напоминания о необходимости продлить документы,

  • формирование отчетности.

Современные системы КЭДО перестают быть просто «электронными архивами» — они превращаются в цифровую HCM.

Что изменится?

 1. Интеграция КЭДО с HR-функциями. КЭДО будет частью единой платформы, объединяющей:

• кадровый документооборот;

• аналитику;

• контроль адаптации;

• найм и обучение;

• прогнозирование и управление талантами.

 2. Прогнозирование кадровых рисков. Анализ данных через BI-модуль поможет:

• выявлять сотрудников с риском увольнения;

• оптимизировать нагрузку в командах;

• планировать обучение;

• видеть ключевые метрики процессов (найм, текучесть, скорость оформления и т.п.).

1. Бесшовная работа в 1С без интеграций. EmplDocs разработан на платформе 1С. Это значит, что он подключается напрямую в 1С:ЗУП и 1С:ERP,  без дополнительных интеграций, коннекторов или обменов. Все данные хранятся и обрабатываются в едином контуре компании локально — никаких разрывов данных. Это снижает риски, повышает надежность в кадровых процессах.

2. Настраиваемое согласование под любые бизнес-сценарии. В EmplDocs гибко настраиваются маршруты согласования, роли, дедлайны, ветвления по филиалам и условиям. До 80% сценариев можно адаптировать под конкретные процессы компании. Все реализуется стандартными средствами 1С — без привлечения внешних разработчиков и изучения новых инструментов.

3. Полноценный Личный кабинет с ИИ-помощниками. Сотрудник получает доступ ко всем кадровым сервисам в одном окне: отпуска, командировки, справки, ДМС, расчетные листы, заявления. А встроенный ИИ-агент работает 24/7 — подсказывает, оформляет заявления на отпуск, отвечает на вопросы сотрудника. Это не просто чат-бот, а цифровой помощник, который разгружает сотрудников и ускоряет обработку обращений.

4. Встроено в единую HR-систему.EmplDocs — это не отдельное «окно» для КЭДО, а полноценный элемент в HCM-системы. Он легко встраивается в корпоративный портал и может масштабироваться до решения полного цикла управления персоналом, подключая модули: цели, таланты, кадровый резерв, опросы, обратная связь, BI-аналитика. 

5. Безопасность по умолчанию: on-premise и ФСТЭК. EmplDocs построен на on-premise-архитектуре, то есть установка локально на сервера компании, что полностью соответствует требованиям ФСТЭК. Все данные остаются внутри вашей 1С и под полным контролем IT-службы. Это делает платформу подходящей для компаний с повышенными требованиями к безопасности, включая госструктуры и финансовую инфраструктуру.

Больше материала и полезного в нашем Телеграм @подпишите_здесь.

Как выбрать систему автоматизации кадровых процессов?

Забирайте бесплатный чек-лист от экспертов!

Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFJkYF9J