📎 Мастер-класс: прайс и договор. Дадим шаблоны
Онлайн-кассы
Как подключить онлайн-кассу за 5 шагов: от выбора провайдера до приема платежей

Как подключить онлайн-кассу за 5 шагов: от выбора провайдера до приема платежей

Рассказываем, какие критерии важны при выборе провайдера, и даем пошаговую инструкцию, как подключить облачную кассу.

По №54-ФЗ большинство компаний и ИП обязаны подключить онлайн-кассу, если продают товары или услуги физлицам. Однако если у бизнеса нет розничных точек, а вся торговля идёт через сайт или мобильное приложение, то можно взять в аренду облачную кассу. Это позволит не тратить деньги на покупку, установку и обслуживание кассового аппарата.

Рассказываем, кто может использовать облачную кассу и на какие критерии ориентироваться при выборе провайдера. Объясняем, как подключить облачную кассу, чтобы работа с ней соответствовала требованиям законодательства.

Что такое облачная касса и какие у неё преимущества перед традиционной

Онлайн-касса — это устройство, которое фиксирует расчёты с покупателями и передаёт данные о продажах в налоговую службу (ФНС) через оператора фискальных данных (ОФД). Её также называют контрольно-кассовой техникой (ККТ).

Облачная касса — это вид онлайн-касс, который позволяет принимать безналичную оплату без использования кассового аппарата. Облачная касса размещается на сервере у провайдера или в защищённом дата-центре, а компания или предприниматель подключается к ней через интернет. При этом устанавливать кассовое оборудование не нужно. Покупатель получает чек в электронном виде по email, СМС или через QR-код — зависит от указанных контактных данных.

Для легальной работы облачной кассы бизнесу нужен фискальный накопитель, договор с ОФД и регистрация в ФНС.

Как работают облачные кассы:

  1. Покупатель оплачивает товар или услугу через сайт, мобильное приложение или при выездном обслуживании — например, если приезжает курьер.

  2. Данные о платеже сохраняются в фискальном накопителе. Это устройство, похожее на флешку, которое устанавливают в кассу. Оно шифрует данные о товаре и расчёте и находится у оператора облачной кассы.

  3. Касса автоматически формирует электронный чек, передаёт в ФНС и отправляет на него ссылку покупателю — на электронную почту или в СМС.

  4. ОФД направляет информацию о расчёте в налоговую службу.

Облачные кассы предназначены только для приёма онлайн-оплаты. Например, часто такие кассы используют онлайн-магазины и службы такси. Применять их в розничной торговле нельзя, так как там необходимо предоставлять покупателям бумажный чек.

Преимущества облачной кассы:

Доступность. Чтобы принимать платежи, не обязательно иметь физическое устройство — достаточно ежемесячно оплачивать аренду облачной кассы и подключить её к платёжной системе. Одна облачная касса может обрабатывать заказы с разных каналов продавца: сайта, соцсетей, мобильного приложения.

Экономия на обслуживании. Предпринимателям и компаниям не нужно платить за установку обновлений или ремонт устройства — подобные расходы берёт на себя провайдер. В среднем использование облачной кассы ежемесячно обходится в 2–3 тысячи рублей в зависимости от тарифа и стоимости фискального накопителя.

Простая интеграция с эквайрингом и платёжными системами. У операторов облачных касс есть готовые модули CMS, CRM или API. Для их подключения не нужно привлекать профессиональных разработчиков, компания может сделать это самостоятельно по инструкции.

Надёжность. Облачные кассы находятся в защищённом дата-центре, с круглосуточным наблюдением, дополнительным электропитанием. Кроме того, предусмотрено резервное копирование данных — информацию получится восстановить даже в случае сбоев.

Как выбрать облачную кассу

Облачную кассу можно взять в аренду в облачных сервисах напрямую или оформить её через платёжные системы и банки. При выборе провайдера стоит ориентироваться на ряд критериев:

Возможности интеграции. Убедитесь, что у сервиса есть готовые модули для нужных вам систем: CMS, CRM, интернет-эквайринга, платёжных сервисов, программ товарного учёта. Если у провайдера есть готовые решения, это облегчит настройку. Компании не придётся разбираться в коде: достаточно скачать и установить модуль для подключения облачной кассы к сайту, мобильному приложению и необходимым программам.

Надёжность. Иногда в работе облачной кассы могут возникать проблемы: сбои в приёме оплаты, ошибки в формировании чека. Важно, чтобы решение вопросов брал на себя провайдер. Выбирайте компанию, которая предоставляет полную техническую поддержку: работает круглосуточно и быстро отвечает на вопросы.

Тарифы. Аренда облачной кассы оплачивается ежемесячно. Стоимость зависит от срока аренды кассы и фискального накопителя, количества ежемесячных транзакций. Например, иногда поставщики озвучивают низкую стоимость аренды за месяц, однако выясняется, что она действительна только при оплате сразу за год.

Возможности. Выясните, какие услуги входят в стоимость аренды, а за какие нужно доплачивать. В стоимость подключения облачной онлайн-кассы обычно входит:

  • Оплата первого месяца или года аренды, в зависимости от тарифа.

  • Лицензия на ПО кассы.

Что ещё будет входить в стоимость аренды облачной кассы, зависит от поставщика. Например, некоторые сервисы берут отдельную плату за настройку кассового ПО, помощь в регистрации ККТ, установку и хранение фискального накопителя.

По №54-ФЗ фискальный накопитель нужно приобрести в собственность. В стоимость аренды облачной кассы он не входит. Купить его можно также у поставщика облачной кассы: предприниматель оплачивает накопитель, оператор резервирует его и устанавливает в облачную кассу. Обновлять фискальный накопитель нужно раз в 1–3 года.

Как подключить облачную кассу: пошаговая инструкция

Чтобы подключить облачную кассу, нужно выбрать провайдера и тариф, оформить заявку на сервисе и заключить договор аренды. Затем можно приступать к настройке облачной кассы. Привлекать для этого специалиста не обязательно, компания может сделать всё самостоятельно.

При необходимости запросите помощь у провайдера. Однако учитывайте, что некоторые поставщики берут плату за регистрацию кассы в ОФД и налоговой и за другие дополнительные услуги.

Рассказываем, как подключить облачную кассу, на примере платёжного сервиса PayAnyWay от компании Монета. Сервис поддерживает все популярные способы оплаты на сайтах, в соцсетях и приложениях. Например, российские карты Visa, Mastercard, «Мир», Систему быстрых платежей (СБП) и Pay-сервисы.

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в сервисе и создайте личный кабинет, чтобы принимать платежи

Пройдите регистрацию в сервисе PayAnyWay: заполните персональные данные, подтвердите номер телефона и дождитесь СМС с результатом проверки.

Затем на странице входа введите логин и пароль, указанные при регистрации.

Есливывходитекакменеджер,вампонадобитсятакжеуказатьномерсчёта
Если вы входите как менеджер, вам понадобится также указать номер счёта

После регистрации вам откроется доступ в личный кабинет. В нём вы сможете отслеживать платежи, корректировать сформированные чеки, создавать отчёты, смотреть аналитику, включать интеграции с банками и платёжными системами.

Послеавторизациивыможетеуправлятьнастройкамикассы
После авторизации вы можете управлять настройками кассы

Шаг 2. Выберите провайдера облачной кассы

Платёжный сервис PayAnyWay работает с 17 видами касс: можно взять в аренду любую из списка или подключить собственную, если у вас уже есть онлайн-касса. Чтобы выбрать подходящий вариант, проанализируйте условия аренды онлайн-касс у разных провайдеров — они указаны на сайте PayAnyWay.

Привыбореоблачнойкассыобращайтевнимание,чтовходитвстоимостьаренды:помощьсрегистрациейККТвФНС,подключениекОФД,техподдержка
При выборе облачной кассы обращайте внимание, что входит в стоимость аренды: помощь с регистрацией ККТ в ФНС, подключение к ОФД, техподдержка

Нажмите на выбранную кассу на сайте — от этого будет зависеть порядок действий дальше. Вы либо перейдёте на страницу с подробным описанием условий, либо нужно будет заполнить небольшую анкету.

Такую анкету нужно заполнить, если вы выбрали кассу «АТОЛ». После её заполнения вы перейдёте на страницу провайдера и сможете посмотреть условия аренды
Такую анкету нужно заполнить, если вы выбрали кассу «АТОЛ». После её заполнения вы перейдёте на страницу провайдера и сможете посмотреть условия аренды

Когда вы ознакомились с условиями провайдеров и выбрали наиболее подходящий вариант, оставьте заявку на сайте облачного сервиса. Специалисты провайдера свяжутся с вами и проконсультируют по всем вопросам.

О том, как подключить оплату на сайте, мы рассказывали в блоге. В статье разобрали, какие способы оплаты можно внедрить, на что обращать внимание при выборе платёжной системы, а также какие юридические требования нужно предъявлять к провайдерам.

Шаг 3. Зарегистрируйте облачную кассу в налоговой и заключите договор с ОФД

Сможете ли вы получить помощь в регистрации облачной кассы в налоговой службе, зависит от провайдера. Может быть несколько вариантов:

  • Услуга входит в стоимость тарифа аренды облачной кассы.

  • Провайдер помогает зарегистрировать кассу в налоговой за дополнительную плату.

  • Регистрировать кассу нужно самостоятельно.

У платёжного сервиса PayAnyWay нет услуги по регистрации облачной кассы в налоговой, поэтому рассказываем, как сделать это самостоятельно. Однако вы можете обратиться в техподдержку сервиса и задать любой вопрос — специалисты работают 24/7.

Подайте заявку на регистрацию. Это можно сделать несколькими способами:

  • Через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России.

  • Через личный кабинет ОФД.

  • Лично в территориальном налоговом органе.

  • Через портал «Госуслуги» — доступно с 1 сентября 2025 года.

Заполните заявление и подпишите его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Получить УКЭП можно в ФНС или аккредитованном удостоверяющем центре. Налоговая выпускает электронную подпись бесплатно, нужно только купить токен, на который запишут сертификат КЭП.

После проверки заявления в ФНС вы получите регистрационный номер ККТ.

Выполните самостоятельную фискализацию на сайте налоговой. Это необходимо, чтобы завершить регистрацию устройства в ФНС. Сделать фискализацию нужно в течение суток после получения регистрационного номера ККТ.

Получите карточку регистрации ККТ из ФНС. Она появится в личном кабинете на сайте ФНС в течение пяти дней после фискализации ККТ.

Зарегистрируйте кассу в личном кабинете оператора фискальных данных. Для этого нужно добавить информацию об устройстве. Потребуется ввести регистрационный номер ККТ, код отделения ФНС, заводской номер кассы и её модель, заводской номер фискального накопителя и его модель, срок действия фискального накопителя.

Отчёт о регистрации кассы автоматически передаётся в ФНС через ОФД — вносить сведения вручную в личном кабинете не требуется. Срок регистрации ККТ займёт 5 рабочих дней.

Шаг 4. Настройте интеграцию с платёжным сервисом

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Kassa.payanyway с помощью логина и пароля PayAnyWay, которые создали в первом шаге. Затем внесите данные для доступа к вашей ККТ.

Используйте сервис Kassa.payanyway для подключения онлайн-кассы по №54-ФЗ
Используйте сервис Kassa.payanyway для подключения онлайн-кассы по №54-ФЗ

Для приёма и фискализации платежей через облачную кассу нужно подключить её к интернет-магазину. В PayAnyWay можно настроить приём платежей на сайте, платёжном виджете или мобильном приложении с помощью интеграции по API, CMS. Подключить платёжную форму на сайт получится без привлечения разработчиков — у сервиса есть инструкции к большинству популярных CMS.

Кроме того, можно создать форму оплаты и задать для неё нужные параметры с помощью конструктора. Вы сможете добавить полученную форму на любой сайт, у которого есть редактор HTML-страниц, то есть практически в любую CMS.

Некоторые провайдеры поддерживают рекуррентные платежи — автоматическое списание денег с карты по подписке или регулярным платежам. Это удобно для стриминговых сервисов, например онлайн-кинотеатров, музыкальных стримингов и онлайн-библиотек. Подробнее о рекуррентных платежах мы рассказывали в статье «Что такое рекуррентные платежи и как они помогают бизнесу автоматизировать оплату»

Для начала работы с конструктором нужно авторизоваться и перейти в соответствующий пункт меню сервиса.

Дляпереходакредакторунажмитекнопку«Конструкторформоплаты»
Для перехода к редактору нажмите кнопку «Конструктор форм оплаты»

Технические специалисты PayAnyWay помогут с интеграцией облачной кассы, если у вас возникнут сложности. Для этого оставьте заявку на сайте сервиса и опишите проблему.

Шаг 5. Протестируйте работу кассы

Перед приёмом платежей от покупателей сделайте тестовую покупку на специальной демоплощадке. Для этого авторизуйтесь, создайте тестовый счёт для «магазина» и «покупателя» и проведите пробную транзакцию. Проверьте, что всё работает правильно: чеки формируются, данные шифруются и отправляются оператору фискальных данных.

Можнопротестироватьплатёжныеформыдляоплатыбанковскимикартами,черезСБП,Pay-сервисы
Можно протестировать платёжные формы для оплаты банковскими картами, через СБП, Pay-сервисы

В электронном чеке должны быть следующие сведения:

  • ИНН и название компании или данные ИП, выдавшего чек.

  • Наименование, количество и стоимость проданных товаров, услуг.

  • Налоговая ставка и НДС.

  • Конечная стоимость товаров, услуг с учётом НДС и скидок.

  • Форма и способ оплаты.

  • QR-код с информацией о чеке.

  • Номер фискального накопителя.

  • Номер онлайн-кассы.

  • Форма налогообложения.

  • Адрес, дата и время продажи.

  • Порядковый номер чека.

  • Фискальный признак чека.

  • Адрес сайта, на котором можно проверить чек, обычно это сайт ОФД.

Если с выдачей чека есть проблемы, обратитесь в техподдержку — она поможет устранить ошибки.

Юридические аспекты и требования

Использовать онлайн-кассы должны все компании и ИП, которые продают товары и услуги физическим лицам. Но есть исключения — они описаны в статье 2 №54-ФЗ.

В 2025 году онлайн-кассы можно не использовать:

  • При применении налога на профессиональный доход (НПД). В этом случае самозанятые должны выдавать чеки клиентам через приложение «Мой налог».

  • При работе на патентной системе налогообложения для определённых видов деятельности. Например, это экскурсионные услуги, благоустройство ландшафта, частная детективная деятельность. Полный перечень закреплён в пункте 2 статьи 346.43 НК РФ.

  • Если из-за специфики работы или особенностей местонахождения невозможно проводить расчёты при помощи онлайн-касс. Это относится, например, к тем, кто продаёт ценные бумаги, оказывает услуги по уходу за детьми и больными.

  • При ведении деятельности в отдалённых и труднодоступных местах. Перечень таких мест определяют и публикуют на своих сайтах субъекты РФ.

  • Образовательным организациям и ИП с лицензией на образовательную деятельность.

  • Физкультурно-спортивным организациям и ИП.

  • Организациям, которые принимают вторсырьё, кроме лома и отходов цветных и чёрных металлов, драгоценных металлов и камней.

  • При торговле на рынках и ярмарках для трёх категорий:

    1. ИП и компаний на ЕСХН, если площадь их торгового места меньше 15 кв. м и они передают товар на месте.

    2. Сельхозкооперативов, которые передают товар на месте, — для них кассы обязательны с 1 сентября 2025 года.

    3. ИП на патенте, если они торгуют на ярмарках выходного дня с менее чем 50 торговыми местами и занимаются определёнными видами деятельности.

Ответственность за нарушение при использовании онлайн-кассы

По ст. 14.5 КоАП РФ за нарушение правил использования ККТ можно получить наказание: предупреждение, штраф или приостановку деятельности.

За отсутствие или неприменение онлайн-кассы предусмотрен штраф:

  • Для ИП и должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы по расчёту, проведённому без применения ККТ, но не менее 10 000 рублей.

  • Для юридических лиц — от 3/4 до одного размера суммы по расчёту, проведённому без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей.

При повторном нарушении, если сумма расчётов составила от 1 млн рублей:

  • Для должностных лиц — дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет.

  • Для юридических лиц и ИП — приостановка деятельности на срок до 90 суток.

За невыдачу чека. ИП и должностные лица получают штраф размером 2000 рублей. Компании штрафуют на 10 000 рублей. При первичном нарушении и компании, и ИП могут обойтись предупреждением.

Если не предоставили документы о работе ККТ по требованию ФНС. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф от 2500 до 3000 рублей. Для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

За некорректное использование онлайн-кассы. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф в размере 1500–3000 рублей. Для компаний — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

Чтобы аренда облачной кассы была выгодной, важно не ошибиться с выбором провайдера. От этого будет зависеть, сколько нужно будет платить ежемесячно и какой объём услуг будет входить в стоимость.

Платите только за нужное

Подключите эквайринг PayAnyWay от Монеты с оптимальным тарифом.

Реклама: ООО «МОНЕТА ЛАБС», ИНН: 1683001376, erid: 2W5zFJHd37W

Начать дискуссию

Интересные материалы