Как облагаются НДФЛ командировочные расходы в 2026-2027 году: гайд для бухгалтера

На время командировки сотруднику платят средний заработок и возмещают дополнительные расходы — на дорогу, жилье, суточные и другие траты, которые он согласовал с начальством.

Каждый из этих типов затрат облагается НДФЛ по разному. Какие-то полностью освобождены от налога, какие-то — в части. Рассмотрим более подробно каждый из расходов.

Суточные — это деньги, которые компания выплачивает сотруднику на личные нужды, пока он находится в командировке вне дома. 

Суточные платят за каждый день командировки, включая дорогу, как по России, так и за границей. Исключение — однодневные поездки (п. 9 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).

Размер суточных компания прописывает в коллективном договоре или в локальном акте, например, Положении о командировках. Закон не ограничивает сумму, но от НДФЛ освобождаются только суточные в пределах лимита (п. 1 ст. 217 НК):

• 700 руб. — по командировкам на территории РФ.

• 2 500 руб. — по зарубежным служебным поездкам.

• 8 480 руб. — при направлении работника в командировку на территорию новых регионов: ЛНР, ДНР, Запорожскую или Херсонскую область (пп. 1, 2 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915)*;

• 100 руб. —  для госслужащих (постановление Правительства от 02.10.2002 № 729)

* Повышенный лимит суточных действует только для компаний, которые восстанавливают инфраструктуру или технику в новых регионах (разъяснения Онлайнинспекция РФ).

Лимиты суточных действуют и для надомников с дистанционщиками, а также сохраняются, если сотрудник уехал в долгую загранкомандировку и перестал быть налоговым резидентом РФ (письма Минфина от 23.07.2021 № 03-04-05/59241, от 27.05.2011 № 03-03-06/1/316, письмо ФНС от 13.07.2016 № ОА-3-17/3228@).

Чеки на траты суточных собирать не нужно, указанные лимиты не требуют документального подтверждения.

В 2025 году лимит необлагаемых суточных для загранкомандировок вырос с 2 500 до 3 500 рублей. Но это коснулось только:

• сотрудников с разъездным характером работы — водителей-дальнобойщиков, машинистов поездов или проводников на жд или воздушном транспорте.

• сотрудников, работающие в полевых условиях или на экспедиционных работах.

• вахтовиков.

Лимит суточных за день пересечения границы РФ зависит от того, убывает сотрудник в командировку или возвращается обратно. Дни пересечения границы определяют по отметкам в загранпаспорте (п. 15 Положения о командировках). Приведем лимиты в таблице.

С суммы суточных, которая превышает лимит, работодатель должен удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. Ставки и сроки уплаты налога разберем в отдельном разделе.

По закону при однодневной командировке, когда сотрудник может вернуться домой, суточные не выплачиваются. Но многие компании все равно их платят, и тогда возникает вопрос об уплате НДФЛ с таких сумм.

Существует три позиции по НДФЛ с выплат при однодневной командировке:

1. Если это компенсация расходов с подтверждающими документами — налога нет. Если документов нет — налог начисляется на всю сумму (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

2. Выплаты не облагаются НДФЛ только в пределах лимита — 700 рублей по России и 2500 рублей за границей (письмо Минфина от 01.10.2015 № 03-04-06/56259).

3. Выплаты вместо суточных не облагаются НДФЛ, если есть документы. Если их нет — налог начисляется на сумму сверх лимита, установленного для суточных (письмо Минфина от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

Расходы на проезд к месту командировки, даже если сотрудник использует несколько видов транспорта, подлежат полной компенсации.

При возмещении расходов на проезд нужно учитывать следующее:

• Лимита нет. Закон не ограничивает сумму затрат на проезд — ее можно возместить сотруднику полностью.

• Налог зависит от документов. Чтобы выплата не облагалась НДФЛ, сотрудник должен подтвердить расходы документами. Если их нет, вся сумма будет считаться его доходом, с которого нужно удержать налог (письмо Минфина от 19.10.2016 № 03-03-06/1/60769).

• Правила — во внутренних документах. Порядок возмещения, а также возможность оплаты сопутствующих расходов (страховка, парковка, VIP-зал) закрепляется в коллективном договоре или Положении о командировках.

• «Сверхлимит» не облагается. Если компания возмещает расходы сверх норм, установленных в ее же внутренних документах, НДФЛ с разницы платить не нужно (письмо Минфина от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204).

• Продление командировки. Если сотрудник продлил поездку за счет выходных, НДФЛ с проезда не удерживается (письмо Минфина от 05.10.2022 № 03-04-05/96040). Но если после командировки начался отпуск, расходы на обратный билет облагаются налогом (письмо Минфина от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).

• Отмена поездки. Если командировка сорвалась, с уже купленных билетов налог удерживать не нужно (письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). 

• Дистанционные сотрудники. Оплата проезда дистанционных сотрудников и надомников к месту нахождения работодателя также не облагается НДФЛ (письмо Минфина от 27.05.2011 № 03-03-06/1/316). 

От НДФЛ освобождаются расходы на транспорт при командировке, если они подтверждены документами. К таким расходам относятся:

• проезд до аэропорта или вокзала;

• проезд к месту командировки и обратно;

• провоз багажа;

• оплата такси — как до места командировки, так и во время нее (письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180);

• комиссионные и аэропортовые сборы;

• каршеринг.

Главное условие — наличие подтверждающих документов.

С каких затрат на проезд нужно удержать НДФЛ:

1. Парковка. По мнению Минфина, это не транспортные расходы, поэтому с их компенсации нужно платить налог (письмо Минфина от 25.04.2013 № 03-04-06/14428). Хотя суды иногда считают иначе (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2009 № КА-А40/11969-09 по делу № А40-10885/2009). Но такая точка зрения чревата спорами с налоговой.

2. Добровольное страхование от несчастных случаев на транспорте. Сейчас контролирующие органы считают это доходом сотрудника и требуют удержать НДФЛ (письмо Минфина от 13.11.2014 № 03-03-06/1/57298). Ранее Минфин придерживался противоположной точки зрения и разрешал эти расходы не облагать НДФЛ (письмо Минфина от 17.12.2010 № 03-04-06/6-311).

3. Услуги VIP-зала. Налоговики не относят их к освобожденным от налога расходам, поэтому с их оплаты также нужно удержать НДФЛ (письмо Минфина от 22.05.2025 № 03-04-05/50428). Ранее контролирующие органы придерживались другой позиции (письмо Минфина от от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).

Расходы на проживание в командировке работодатель обязан возместить в полном объеме. Эти затраты, как и расходы на проезд, не облагаются НДФЛ при соблюдении двух ключевых условий:

• Есть подтверждающие документы. Освобождение от НДФЛ действует только при наличии чеков и квитанций. Если документов нет, выплата считается доходом сотрудника. В этом случае налог не удерживается только с сумм в пределах лимитов — 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей в день для загранкомандировок.

• Внутренние лимиты компании не влияют на налог. Порядок возмещения закрепляется во внутренних документах компании. Но, если сотрудник потратил на проживание больше, чем установлено этими правилами, НДФЛ с суммы превышения не начисляется. ТК не ограничивает размер возмещения и не привязывает его к внутренним лимитам для целей налогообложения (письмо Минфина от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204).

Кроме того, от НДФЛ освобождается оплата проживания, даже если:

• командировка была отменена (письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134);

• в командировку направлен надомник или дистанционный сотрудник для поездки в офис работодателя (письмо Минфина от 27.05.2011 № 03-03-06/1/316).

От уплаты НДФЛ освобождаются расходы на:

• наем жилого помещения в месте командировки;

• бронирование жилья;

• наем жилья в случае вынужденной остановки в пути;

• проживание в период временной нетрудоспособности в месте командировки, кроме стационарного лечения;

• оплату коммунальных услуг в арендованном жилье.

Расходы на командировку возмещаются только при условии их документального подтверждения. Без документов выплата теряет компенсационный характер и становится доходом сотрудника, с которого нужно удержать НДФЛ.

Состав подтверждающих документов зависит от вида расхода.

Все указанные выше документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету, который сдает в бухгалтерию после возвращения из командировки. 

НДФЛ с командировочных расходов удерживают не в момент выплаты, а после утверждения авансового отчета. Датой фактического получения дохода по сверхнормативным суточным и не подтвержденным расходам на проезд и проживание признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Исчисленный налог удерживают при ближайшей выплате дохода сотрудника.

Ставка НДФЛ зависит от того, считается ли сотрудник налоговым резидентом:

• Резиденты платят от 13% до 22% в зависимости от дохода.

• Нерезиденты — 30%.

• Удаленщики, которые работают из-за границы, платят по ставке 13–22% — независимо от статуса резидентства. Но они не могут получать налоговые вычеты.

Удержанный налог перечисляют в бюджет в составе единого налогового платежа в следующие сроки:

• Налог, удержанный с 1 по 22 число месяца —  не позднее 28 числа текущего месяца. 

• Налог, удержанный с 23 по последнее число месяца — не позднее 5 числа следующего месяца. 

• Налог, удержанный с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня текущего года.

Перед уплатой налога нужно нужно подать уведомление об исчисленных суммах.

Если срок уплаты выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, он переносится на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК).

Менеджер Иванов С. А. поехал в командировку в Москву на четыре дня. Размер суточных в компании для командировок по РФ установлен в размере 1 500 руб. в день. 

Общий размер суточных за все дни командировки составил 6 000 руб.

Необлагаемый НДФЛ лимит для командировок по России — 700 руб. в день.

Не облагаются налогом суточные в размере 2 800 руб. (700 руб. х 4). 

НДФЛ к перечислению в бюджет со сверхнормативных суточных составит 416 руб. (6 000 руб. — 2 800 руб.) х 13%).

Сотрудник проживал в гостинице три дня.

Стоимость номера составила 4 000 руб. в сутки. Завтрак оплачивался отдельно — в размере 800 руб. в день. За услуги стирки и глажки костюма сотрудник заплатил 1 200 руб.

Общая сумма расходов на проживание — 12 000 руб., за завтраки — 2 400 руб., за допуслуги — 1 200 руб.

НДФЛ с суммы, компенсированной за завтраки и допуслуги — 468 руб. (2 400 руб. + 1 200 руб.) х 13%). 

Если завтрак включен в стоимость номера и не выделен отдельно, налог с него удерживать не нужно.

Онлайн-сервис для организации командировок

Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне

Попробовать

В расчете 6-НДФЛ командировочные выплаты отражаются по-разному:

1. Средний заработок за дни командировки включается в общую сумму дохода вместе с заработной платой по коду 2000. 

2. Сверхнормативные суточные показывают отдельно, и только в той части, которая превышает необлагаемый лимит. Для них используют код дохода 2015 или 2017 в зависимости от вида выплаты. 

3. Неподтвержденные расходы на проезд и проживание отражают с кодом 4800 «Иные доходы».

• Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день по командировкам на территории РФ и 2 500 руб. — по зарубежным поездкам. 

• Расходы на проезд и проживание освобождены от НДФЛ при условии их документального подтверждения.

• Средний заработок за командировку облагается НДФЛ как оплата труда.

• Дата получения дохода по сверхнормативным суточным и не подтвержденным расходам — последний день месяца утверждения авансового отчета. 

Сократить расходы на командировки и упростить их учет поможет онлайн-платформа Smartway. На ней можно бронировать билеты, гостиницы, трансферы и такси, согласовывать поездки и устанавливать лимиты для сотрудников. Данные и закрывающие документы передаются в 1С — не нужно вручную собирать информацию для авансовых отчетов.

Читайте также:

• Две командировки в один день в 2026 году: как оформить приезд из одной и выезд в другую без ошибок.

• Топ ошибок бухгалтера в учете командировок и как их избежать.

• Как учесть оплату командировочных расходов корпоративной картой в 2026 году.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJj3KqB