Как рассчитать отпускные в 2025 году: пошаговая инструкция для бухгалтера, примеры

Основные нормативные акты, на которые следует ориентироваться при расчете оплаты отпуска:

• Трудовой кодекс, в частности — глава 19 «Отпуска», ст. 139 о расчете среднего заработка.

• Положение о расчете среднего заработка, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 в ред. от 10.12.2016 (далее — Положение № 922).

С 1 января 2025 года изменился размер федерального МРОТ — теперь он равен 22 440 руб. в месяц. Это повлияло на размер минимального среднего дневного заработка, используемого при расчете отпускных.

Кроме этого, с 2025 года к доходам физлиц, включая отпускные, применяется новая пятиступенчатая шкала ставок НДФЛ от 13% до 22% в зависимости от совокупной суммы выплат с начала года (п. 1 ст. 224 НК).

Отпускные рассчитывайте заранее и выплачивайте работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК).

В расчетный период включайте 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором начался отпуск.

Если работнику в это время не начислялась зарплата или все оно состоит из исключаемых периодов, расчетным периодом будут более ранние 12 календарных месяцев (п. 6 Положения № 922).

Пример. Очередной оплачиваемый отпуск сотрудника начинается с 25 марта 2025 года. Расчетный период — с 1 марта 2024 по 28 февраля 2025 года. Если в указанном расчетном периоде у сотрудника не было заработка, к расчету нужно принять период с 1 марта 2023 по 29 февраля 2024 года.

Исключите из расчетного периода дни и начисленные за них суммы, когда работник (п. 5 Положения № 922):

• получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;

• находился в простое по вине работодателя или по не зависящим от него и работодателя причинам;

• из-за забастовки не мог работать, хотя сам в ней участия не принимал;

• использовал дополнительные выходные по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

• был освобожден от работы с сохранением или без сохранения зарплаты;

• в других случаях, кроме перерывов для кормления ребенка, когда получал сохраняемый за ним средний заработок, например — предыдущие отпуска, служебные командировки и т.д.

Для расчета отпускных учитываются все виды выплат в расчетном периоде, предусмотренные системой оплаты труда работодателя, в том числе (п. 2 Положения № 922):

• зарплата, начисленная за отработанное время (по должностным окладам, тарифным ставкам, сдельным расценкам и т.д.), включая выданную в неденежной форме;

• надбавки, доплаты к окладам и тарифным ставкам — за стаж работы, за совмещение профессий, за профмастерство, классность и т.п.;

• районные надбавки и коэффициенты при работе в районах Крайнего Севера, в приравненных к нему местностях и на других территориях с неблагоприятным климатом;

• доплаты за труд в выходные и праздники, в ночное время, сверхурочные, за вредные условия труда и т.п.;

• премии, входящие в систему оплаты труда;

• другие выплаты за работу, утвержденные внутренним актом работодателя.

Для учета премий предусмотрен особый порядок (п. 15 Положения № 922):

• Годовую премию, начисленную за прошлый год, единовременное вознаграждение за выслугу лет и т.п. выплаты по итогам работы за предшествующий отпуску год, полностью включайте в расчет, даже если они начислены по окончании расчетного периода. Если такую премию начислили после того, как сотруднику выплатили отпускные, их придется пересчитать и доплатить работнику. Премии за более ранние годы в расчете не учитывайте.

Пример. Работник ушел в отпуск с 1 апреля 2025 года. Расчетный период — с 1 апреля 2024 по 31 марта 2025 года. 15 апреля 2024 года работнику начислена годовая премия за 2023 год, а 20 апреля 2025 года начислена годовая премия по итогам работы за 2024 год. Отпускные необходимо пересчитать только с учетом годовой премии за 2024 год и доплатить работнику недостающую сумму. Премия за 2023 год в расчет не входит.

• Премии по итогам месяца, квартала, полугодия, начисленные в расчетном периоде, можно учесть при расчете отпускных не более одной за каждый показатель. Всего за 12 месяцев расчетного периода можно включить в расчет не более двух полугодовых, четырех квартальных или двенадцати ежемесячных премий за один и тот же показатель.

Пример. В расчет можно включить начисленные в расчетном периоде и относящиеся к одному кварталу ежеквартальные премии за перевыполнение плана и за отсутствие брака. 

• Если время в расчетном периоде отработано не полностью, премии учитывайте пропорционально отработанному времени, кроме тех, что начислялись за фактически отработанное время — их принимайте к расчету в фактической сумме.

Выплаты работникам не за труд и оплату за дни, исключаемые из расчетного периода, в расчете не учитывайте. К таковым относятся: премии к юбилеям и праздникам, материальная помощь работникам, оплата отпусков, больничные пособия, прочие социальные выплаты, оплата стоимости обучения, питания, проезда, командировочные и другие выплаты, не входящие в систему оплаты труда (п. 3, 5 Положения № 922).

При полностью отработанном расчетном периоде средний дневной заработок (СДЗ) считайте так:

СДЗ = Выплаты в расчетном периоде / 12 / 29,3

где:

• 12 — число месяцев в расчетном периоде;

• 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Расчет немного усложняется, если у работника в расчетном периоде есть месяцы, отработанные не полностью:

1. Определите количество дней в не полностью отработанных месяцах:

Дни в не полностью отработанном месяце = 29, 3 / Календарные дни месяца х Календарные дни месяца, приходящиеся на отработанное время 

2. Рассчитайте среднедневной заработок с учетом месяцев, отработанных не полностью:

СДЗ = Выплаты в расчетном периоде / (29,3 х Число полностью отработанных месяцев + Дни в не полностью отработанном месяце) 

Внедрение 1С

Профессиональное внедрение продуктов 1С с индивидуальной настройкой под особенности вашего бизнеса, обучение сотрудников и сопровождение на всех этапах проекта

Заказать услугу

Среднедневной заработок работника для расчета отпускных не должен быть меньше среднего дневного заработка, исчисленного из действующего федерального МРОТ (п. 18 Положения № 922).

С 1 января 2025 года размер федерального МРОТ — 22 440 руб., значит за каждый день отпуска в 2025 году работнику при полностью отработанной норме рабочего времени полагается минимум 765,87 руб. (22 440 / 29,3). Если среднедневной заработок окажется меньше, делайте расчет из МРОТ.

При неполном рабочем дне или неделе отпускные из МРОТ рассчитывайте пропорционально рабочему времени сотрудника (п. 12 Положения № 922).

Расчет отпускных делайте по формуле:

Отпускные = СДЗ х Календарные дни отпуска

На сумму отпускных, по аналогии с заработной платой, начислите обязательные страховые взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ и «травматизм». А при выплате отпускных работнику удержите из них НДФЛ по применяемой ставке (ст. 226, 420 НК, ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Сотрудник Семенов М.М. уходит в очередной отпуск на 28 календарных дней со 2 июня 2025 года. В расчетном периоде с 1 июня 2024 по 31 мая 2025 года Семенову начислено 820 000 руб., из них:

• зарплата по окладу — 760 000 руб.;

• премия по итогам работы в 2024 году — 50 000 руб.;

• премия в связи с 20-летием компании — 10 000 руб.

Расчетный период отработан полностью, исключаемых периодов нет.

Премия к юбилею компании — 10 000 руб. не является оплатой за труд, поэтому ее не включаем в расчет среднего дневного заработка.

Расчет отпускных Семенову:

• СДЗ: (820 000 – 10 000) / 12 / 29,3 = 2 303,75 руб.

• Отпускные: 2 303,75 х 28 = 64 505,00 руб.

На руки Семенов получит отпускные за вычетом НДФЛ:

• НДФЛ: 64 505,00 х 13% = 8 386 руб.;

• Сумма отпускных на руки: 64 505,00 – 8 386 = 56 119,00 руб.

Отпуск сотрудника Птицына А.А. — с 12 мая 2025 года, 14 календарных дней.

В расчетном периоде с 1 мая 2024 по 30 апреля 2025 года Птицыну начислено 662 700 руб.:

• зарплата — 590 000 руб.;

• годовая премия по итогам 2024 года — 45 000 руб.;

• отпускные за 14 дней отпуска в августе 2024 — 23 900 руб.;

• больничное пособие за 2 дня в ноябре 2024 — 3 800 руб.

В расчетном периоде 2 неполных месяца — август и ноябрь, остальные 10 месяцев полностью отработаны. Определим количество дней в расчетном периоде:

• Учитываемые дни августа = 29,3 / 31 дн. х (31 – 14) = 16,07 дней.

• Учитываемые дни ноября = 29,3 / 30 дн. х (30 – 2) = 27,35 дней.

Рассчитаем среднедневной заработок, при этом из расчета нужно исключить суммы отпускных и больничного.

• СДЗ: (662 700 – 23 900 – 3 800) / (29,3 х 10 мес. + 16,07 + 27,35) = 1 887,52 руб.

• Отпускные: 1 887,52 х 14 = 26 425,28 руб.

• Сумма отпускных на руки: 26 425,28 – (26 425,28 х 13%) = 22 990,28 руб.

Начало семидневного отпуска сотрудницы компании Николаевой Н.Н. — 14 июля 2025 года. Она заработала в расчетном периоде 253 150 руб., исключаемых периодов не было. Рассчитаем отпускные.

• СДЗ: 253 150 / 12 / 29,3 = 719,99 руб.

Среднедневной заработок из МРОТ в 2025 году — 765,87 руб. Так как он больше, чем СДЗ, рассчитанный из фактического заработка, расчет отпускных делаем из МРОТ.

• Отпускные: 765,87 х 7 = 5 361,09 руб.

Сумма отпускных к выплате на руки: 5 361,09 – (5 361,09 х 13%) = 4 664,09 руб.

Малышева В.В. принята на работу 1 февраля 2025 года, а с 1 августа 2025 года она идет в отпуск на 14 дней. Перед отпуском отработано менее 12 месяцев, значит, расчет отпускных следует делать из времени, фактически отработанного Малышевой.

Расчетный период — с 1 февраля по 31 июля 2025 года, в котором Малышева отработала 6 полных месяцев и получила заработную плату — 360 000 руб.

• СДЗ: 360 000 / (6 мес. х 29,3) = 2 047,78 руб.

• Отпускные: 2 047,78 х 14 = 28 668,92 руб.

• Сумма отпускных на руки: 28 668,92 – (28 668,92 х 13%) = 24 941,92 руб.

Профессиональное сопровождение 1С обеспечивает корректную работу системы, своевременное обновление функционала и предотвращение возможных сбоев, сохраняя эффективность бизнеса. Компания Tnext гарантирует качественное техническое сопровождение решений 1С, включая настройку, обновление и интеграцию с другими системами. Все требования бизнеса выполняются в сжатые сроки.

Узнать подробнее

Внедрение 1С

Профессиональное внедрение продуктов 1С с индивидуальной настройкой под особенности вашего бизнеса, обучение сотрудников и сопровождение на всех этапах проекта

Заказать услугу

Реклама: ООО «СПЭЙС», ИНН 7720602971, erid: 2W5zFJJxw1a