Как правильно вести учет представительских расходов

Вот общий перечень направлений, в рамках которых можно тратить деньги компании или ИП:

• Затраты на организацию приема и питание потенциальных или фактических деловых партнеров, руководящих и ответственных лиц устроителя мероприятия.

• Затраты на обслуживание деловой встречи: проезд партнеров или ответственных лиц к месту приема, услуги переводчика, если бизнесмены прибыли из-за рубежа.

• Организация заседания совета директоров, но не общее собрание всех акционеров.

Зачастую, предприниматели трактуют понятие представительских расходов более широко, из-за чего у бизнеса и налоговиков возникают разногласия.

Почему ФНС так внимательно относится к учету представительских расходов? 

• Траты на организацию встреч могут носить очень размытый характер. По мнению налоговиков, тратить деньги нужно исключительно на деловые цели: аренда бизнес-центра или конференц-зала, питание, услуги деловых помощников и переводчиков. А вот траты на культурную программу, оплату проживания в гостинице, развлечения или подарки — не представительские расходы.

• С помощью представительских расходов можно уменьшить налогооблагаемую прибыль в пределах 4% от общей суммы расходов на оплату труда за тот налоговый период, в котором была потрачена сумма на организацию деловой встречи.

• Минфин упростил жизнь предпринимателям — к представительским расходам можно отнести траты на встречи, которые не принесли никаких результатов. Например, деловые партнеры сочли ваши предложения не слишком привлекательными.
  
  А еще министерство упростило процедуры оплаты и подтверждения таких расходов. Счета в бизнес-центре или ресторане может оплатить сотрудник компании с карты или напрямую с расчетного счета, а для подтверждения достаточно отчета и чеков.

• Затраты на организацию приема лиц, которые не относятся к компании потенциальных или действующих партнеров. Также не получится отнести к представительским расходам встречу, на которой присутствовали сотрудники, не входящие в состав совета директоров.

• Развлекательная программа до, во время или после официальной встречи. Например, экскурсии, выступления артистов, оплата санаторно-курортных услуг. 

• Оформление помещения, в котором проводится встреча, световое и звуковое сопровождение, фото- и видеосъемка.

• Подарки участникам встречи. Если вручаете фирменную продукцию, например, с логотипом компании, то стоит отнести траты на такие сувениры к рекламным расходам.

Хотите чаще устраивать деловые встречи, но не знаете, как это оформить в бухгалтерском и налоговом учете?

Возьмем всю документацию на себя, исправим ошибки в старых отчетах и перезапустим учет без ошибок и претензий со стороны ФНС

Оставьте контакты, и мы вам перезвоним

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Если деловые встречи случаются не так часто, а траты на них не так велики, то для их подтверждения можно обойтись актом, к которому приложен авансовый отчет и первичные документы. Основание — письма Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 и ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852@.

Если организация регулярно тратит крупные суммы на бизнес-мероприятия или у инспекторов возникли вопросы по налоговому учету, то стоит собрать расширенный пакет документов:

1. Приказ руководителя о представительских расходах на мероприятие. В тексте надо указать дату и место, список лиц, которые будут принимать участие, ответственных за подготовку и составление сметы расходов.

2. Положение о представительских расходах в компании. Пригодится, если встречи с партнерами носят регулярный характер. В положении можно закрепить процедуру организации, порядок и состав расходов, ответственных сотрудников, формы отчета и актов.

3. Смета деловой встречи. Смету можно оформить в виде таблицы с перечнем услуг и цен.

4. Программа встречи. Документ, который можно составить в свободной форме — он будет представлять расписание мероприятий. Поможет доказать ФНС, что встреча носила исключительно деловой характер, без культурных и развлекательных составляющих.

5. Авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы: товарные чеки, накладные, чеки при оплате картой.

6. Акт о представительских расходах. Необходимо составить по факту трат.

Скачать образец приказа руководителя о представительских расходах.

Скачать образец положения о представительских расходах.

Скачать образец сметы о представительских расходах.

Скачать образец программы проведения деловой встречи.

Скачать образец авансового отчета, если сотрудник оплатил представительские расходы картой.

Скачать образец акта об осуществлении представительских расходов.

Команда «Первой Экспертной Бухгалтерии» возьмет на себя документацию по представительским расходам, поможет отразить их в налоговом и бухгалтерском учете, оптимизировать налогообложение без претензий со стороны ФНС. А вы занимайтесь встречами с партнерами, переговорами и поиском путей расширения бизнеса.

Расходы на организацию деловых встреч надо учитывать в течение отчетного налогового периода и включать в состав прочих расходов в размере, не более 4% от расходов на оплату труда за этот же отчетный налоговый период. Расходы на оплату труда можно определить по правилам, которые прописаны в статье 255 НК.

В налоговом учете при расчете налога на прибыль представительские расходы сверх норматива в 4% учитывать не надо. Основание — п. 2 ст. 264 НК.

В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются в полном размере без учета норматива.

Учет доходов и расходов по налогу на прибыль ведут в течение года нарастающим итогом, поэтому может случиться так, что представительские расходы сверх норматива можно зачесть в следующем периоде. Основание — письмо Минфина от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731.

Может оказаться, что компания фактически потратила на организацию мероприятий сумму больше, чем по нормативу. Уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму фактических затрат нельзя ни в текущем, ни в следующем году. Разницу между налоговым учетом (норматив в 4%) и бухгалтерским учетом (фактическая сумма представительских расходов) надо отразить в конце отчетного периода, когда нужно сравнивать стоимость активов и обязательств в бухгалтерском учете и для целей налогообложения.

Входной НДС можно принять к вычету только с той части расходов, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Чтобы возместить НДС, надо оформить счет-фактуру. Если представительские расходы ответственный сотрудник компании оплатил наличными или с помощью карты, то заявить НДС к вычету по кассовому чеку без счет-фактуры не получится.

Кажется, что платите слишком много налогов и взносов?

Выявим налоговые переплаты и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса

Начать экономить

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFJer3hJ