Общепит–2025: правила применения ККТ 

Если деятельность компании или ИП предполагает расчеты с клиентами, использовать контрольно-кассовую технику нужно обязательно, если иное не предусмотрено законодательством (п. 1 ст. 1.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). 

Под эту норму попадает сфера общепита — кафе, столовые, рестораны и т. д. При расчетах с посетителями они должны использовать онлайн-кассы, если не относятся к категориям организаций, которые освобождены от этой обязанности:

• Столовые в образовательных учреждениях, которые обслуживают учащихся и сотрудников в учебный период. 

• Компания или ИП работает в отдаленном или труднодоступном регионе. Например, в отдаленном поселке нет интернета, и организация физически не может использовать онлайн-кассу.

Остальные организации, будь то большая сеть точек питания или небольшая кофейня, должны пользоваться онлайн-кассами при расчетах с посетителями.

Небольшие точки питания могут использовать недорогое оборудование с минимальной комплектацией — нет смысла переплачивать за опции, которые не будут использоваться в продажах.

И наоборот: заведениям с большим потоком посетителей лучше выбирать онлайн-кассы с высокой скоростью печати чеков, возможностью подключения дополнительного оборудования, функцией автоотреза чеков.

На что еще обратить внимание при выборе онлайн-кассы:

1. Форма заказа. В маленьких кафе, пекарнях или уличных киосках посетители расплачиваются у стойки. В этом случае удобно использовать компактный смарт-терминал со встроенной функцией печати чеков и эквайрингом. При необходимости можно подключить сканер штрихкодов. Смарт-терминалы работают от аккумулятора — питания хватает на 10–14 часов. Это удобно для заведений с курьерской доставкой.

2. Постоянные продажи. В больших заведениях продажи идут без перерыва, поэтому требования к онлайн-кассам возрастают. Важно, чтобы программа быстро формировала чеки, соответствовала требованиям при реализации алкоголя.

3. Работа с госсистемами. При продаже некоторых товаров заведения должны предоставлять информацию в системы контроля:

• Если реализуете алкоголь, то выбирайте кассу, которая работает с ЕГАИС и формирует алкодекларации. Программное обеспечение кассы должно соответствовать требованиям системы.

• Если продаете продукцию, которую контролирует Россельхознадзор (мясо, рыба, яйца, молоко и т. д.), то узнайте, работает ли касса с ФГИС «Меркурий» — она должна поддерживать документооборот с этой системой. 

• Если торгуете маркированными товарами, то обратите внимание — указывается ли в чеках информация о маркировке.

Контроль нарушений

Сервис для оценки вероятности угрозы налоговых проверок и штрафов

Попробовать

Заведения общепита должны фиксировать все совершенные операции, отчитываться в ФНС и соблюдать требования закона № 54-ФЗ. 

Итак, что еще понадобится общепиту, кроме кассы:

• Фискальный накопитель — это устройство, которое фиксирует все действия в онлайн-кассах, хранит данные и передает их в ФНС. 

Фискальный накопитель встраивают в корпус кассы. ФН присваивает чекам реквизиты, по которым можно идентифицировать операцию. Из фискального накопителя информация в зашифрованном виде поступает оператору фискальных данных (ОФД). Такой порядок помогает контрольным органам следить за бизнесом и не тратить время на лишние проверки.

• ОФД — организация-посредник между бизнесом и налоговой службой, которая в том числе передает чеки в ФНС. Владельцы касс обязаны заключить договор с операторами ФД, если не попадают в список ограничений по п. 1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ. 

ОФД помогает формировать отчеты, которые предприниматели используют для контроля продаж. В сервисе ОФД видна выручка, количество и сумма возвратов. Легко найти чек, выданный раньше. 

• Сканер 2D штрихкодов — для передачи данных в ЕГАИС и «Честный ЗНАК».

• Банковский терминал — чтобы посетителям удобно было расплачиваться у прилавка.

• Денежный ящик — для хранения наличных денег. 

Фискальные накопители имеют ограничения по сроку действия. В зависимости от времени службы ФН бывают двух видов — на 15 и 36 месяцев. Выбор ФН зависит от специфики деятельности бизнеса и применяемой системы налогообложения.

Фискальный накопитель со сроком службы 15 месяцев могут выбрать предприниматели и компании, которые:

• ведут сезонную деятельность;

• работают на общей системе налогообложения (ОСНО) или совмещают ОСНО с патентом;

• работают в регионах, где возможно применять только автономные кассовые устройства (например, из-за отсутствия стабильного интернета);

• реализуют подакцизную продукцию.

Фискальный накопитель со сроком действия 36 месяцев должны использовать компании и ИП, которые:

• работают на УСН или патенте;

• оказывают услуги.

После окончания срока действия фискальный накопитель нужно заменить на новый. При этом старый не выбрасывают, а хранят не менее пяти лет после использования (п. 2 ст. 5 закона № 54-ФЗ).

Часть изменений, связанных с ККТ и выдачей чеков, уже вступили в силу с 1 января 2025 года, остальные вступят совсем скоро — с 1 марта и 1 сентября 2025 года. 

С 1 января компании и ИП, применяющие УСН, платят НДС, если их доход — более 60 млн рублей. При этом они сами выбирают, какую использовать пониженную ставку — 5 или 7%. Также они могут выбрать стандартные ставки НДС — 20% или 10%.

В чеках должны отражаться обязательные теги: 

• «Суммы НДС чека» (тег 1115);

• «Сумма НДС чека» (тег 1119);

• «Сумма НДС» (тег 1120).

С 1 марта 2025 года заведения общепита должны принимать оплату после выдачи чека посетителю. Изменения описаны в законе от 08.08.2024 № 274-ФЗ.

Как было раньше:

• Посетитель просил принести счет.

• Официант выпускал пречек — это документ, в котором можно посмотреть, какие блюда заказал человек и на какую сумму. Но это еще не чек, который заведения обязаны выдавать по закону.

• Посетитель оплачивал счет.

• Официант проводил платеж через кассу, выпускал чек и выдавал его посетителю.

Если сотрудник заведения «забывал» проводить оплату и выпускать чек, заведение снижало налогооблагаемую базу, а информация об операции не доходила до ФНС.

С новыми поправками кафе или ресторану нужно будет сначала провести заказ через онлайн-кассу и выдать покупателю чек. Второй чек передавать не потребуется.

С 1 марта 2025 года при замене фискального накопителя, в большинстве случаев,  организация может не подавать в ФНС заявление о перерегистрации ККТ. Достаточно через ОФД подать отчет об изменении параметров регистрации (основание — замена фискального накопителя). Налоговая вправе отказать в перерегистрации, если в отчете указаны не все сведения. Тогда заявление нужно подать в общем порядке. 

С 1 марта 2025 года налоговая вправе принудительно снять кассовое устройство с учета, если собственник ограничит к нему доступ инспектору. Поставить ККТ на учет получится только после того, как инспектор ее проверит.

С 1 сентября 2025 года зарегистрировать, перерегистрировать или снять с учета кассу можно будет еще двумя способами. Раньше заявление можно было подать в ФНС одним из трех способов — через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, через ОФД или в местном отделении налоговой. В начале осени появится еще два способа — подать заявление через «Госуслуги» или производителя ККТ.

Часто гости кафе и ресторанов благодарят официантов чаевыми. Нужен ли чек в этом случае? Если коротко — нет. По этому вопросу Минфин дал разъяснения в своем письме от 09.07.2024 № 30-01-11/63923. 

• Суть в следующем: применяют кассы и выдают чеки согласно закону 54-ФЗ только некоторые организации и ИП, которые продают товары, оказывают услуги или выполняют работы. Официант, получающий чаевые — физлицо, поэтому чек на чаевые не нужен.

• Если заведение отражает чаевые в чеке, то чек нужно выдать. Чаевые в чеке прописываются отдельной строкой. Отметим, что это редкий сценарий для России. Чаще всего гости сами решают, хотят ли они оставить чаевые.

Важно: заведение обязано предупредить посетителя, если чаевые отражаются в чеке (постановление правительства от 21.09.2020 № 1515). Потребитель должен быть ознакомлен с услугами, которые предоставляет организация.

За неприменение кассы организациям ИП и должностным лицам грозят штрафы по ст. 14.5 КоАП.

Штрафы за первое нарушение (ч. 2 ст. 14.5 КоАП):

• Для ИП и должностных лиц — от 25 до 50% суммы оплаты, но не менее 10 тыс. рублей.

• Для организаций — от 75 до 100% суммы оплаты, но не менее 30 тыс. рублей.

Даже если организация продаст товар на 100 рублей, минимальный штраф составит 30 тыс. рублей (решение АС г. Москвы от 30.09.2021 по делу № А40-128424/21-33-954).

Последствия повторного нарушения, если расчеты без использования ККТ превышают 1 млн рублей (ч. 3 ст. 14.5 КоАП):

• Для должностных лиц — отстранение от занимаемой должности на 1–2 года.

• Для ИП и организаций — запрет на ведение деятельности до 90 суток.

Наказать могут одновременно и руководителя, и ответственного сотрудника.

Чтобы минимизировать риски нарушений и использовать ККТ правильно, придерживайтесь следующих рекомендаций:

1. Выбирайте технику по потребностям бизнеса. Учитывайте размер заведения, объем продаж, специфику товаров или услуг, необходимость работы с госсистемами.

2. Следите за обновлениями законодательства. Изменения в правилах применения ККТ происходят регулярно. Актуальные настройки кассы и соблюдение новых требований защитят бизнес от возможных санкций.

3. Используйте услуги надежного оператора фискальных данных. ОФД поможет с регистрацией кассы, передачей данных и формированием отчетов. 

4. Обучайте персонал. Сотрудники должны знать, как правильно работать с кассовой техникой, чтобы избежать ошибок при расчетах с посетителями.

Сервис «Контроль нарушений» помогает бизнесу соблюдать кассовую дисциплину и не доводить дело до штрафов и проверок ФНС. Система оперативно находит ошибки в чеках и работе касс и дает рекомендации по их исправлению. Например, вы получите не просто описание ошибки в чеке, а увидите конкретный тег, где допущена эта ошибка. Сервис начнет работать автоматически после подключения кассы к «Платформе ОФД».

Читайте также:

• Как сменить налоговый режим на кассе и отследить ошибки: инструкция для бизнеса.

• Как контролировать ошибки по чекам, кассам и избежать проверок ФНС в 2025 году.

• Когда налоговая может снять кассу с учета в одностороннем порядке в 2024 и 2025 годах.

Контроль нарушений

Сервис для оценки вероятности угрозы налоговых проверок и штрафов

Попробовать

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFHPnmnx