Когда продавец может использовать облачную ККТ

Контрольно-кассовая техника (ККТ) — это устройство, которое нужно бизнесу для соблюдения норм закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ: выпуск корректных чеков, выдача чеков покупателям и передача данных об операциях в ФНС. 

Чтобы начать пользоваться облачной кассой, нужно приобрести фискальный накопитель, подписать договор с оператором фискальных данных (ОФД) и поставить ККТ на учет в налоговом органе.

Облачная касса подходит в случаях, когда расчеты происходят вне стационарной точки продаж или без непосредственного контакта покупателя и продавца. Например, покупка в интернет-магазине, оплата услуг онлайн, расчеты вне магазина (торговля с рук) и т. д. Рассмотрим подробнее:

1. Интернет-магазины. Человек покупает товар на сайте магазина или на маркетплейсе. Оплата может происходить разными способами — через специальную форму на сайте продавца, приложение на смартфоне, платежное поручение или в момент доставки курьером. 

2. Продажи с рук. Речь идет о разносной торговле, например, продажа цветов, овощей из лотка, косметики, сувениров и др. Продавец торгует вне точки продаж, поэтому можно использовать облачную кассу.

3. Поездки на такси и маршрутном транспорте. Водители автобусов, троллейбусов и других маршрутных средств могут принимать оплату разными способами — наличкой или через специальный терминал. Таксисты вправе использовать облачную кассу и принимать оплату в мобильном приложении, интегрированном с кассой.

4. Оплата ЖКУ. Для оплаты коммунальных услуг уже давно нет необходимости посещать саму организацию или оплачивать квитанцию на почте. Удобнее отправить платеж дистанционно: на сайте ЖКХ или мобильное приложение. Также коммунальные услуги можно оплатить в банкомате или платежным поручением.

5. Услуги на выезде. Для устранения бытовых проблем люди вызывают мастеров — электриков, сантехников, специалистов по ремонту. Оплатить услугу можно на месте, а чек получить на электронную почту или по СМС. Точно так же происходят расчеты, когда вызывают на дом парикмахеров, косметологов, мастеров клининга и т. д. 

6. Оплата через автоматическое устройство. Это вендинговые аппараты, терминалы или платежные автоматы. Например, через них человек может оплатить парковку, услуги автомойки или приобрести билет. Оплата происходит по QR-коду, который появляется на экране устройства и отражает реквизиты кассового чека.  

7. Служба доставки. Заказ оплачивается на месте, когда курьер его доставляет. Принцип тот же, что и при услугах на выезде.    

Таким образом, облачная касса незаменима при удаленных расчетах и услугах на выезде. Она подходит для бизнеса на любой системе налогообложения, для ИП или юрлица.

Облачная касса отличается от стационарной, несмотря на то что используются они для одних и тех же целей — расчеты в соответствии с требованиями закона № 54-ФЗ и передача данных в ФНС. 

Рассмотрим основные отличия облачной кассы:

• Расположение. Находится не в точке продаж, а в дата-центре — защищенном помещении со специально созданными условиями (оптимальной температурой, резервным питанием, стабильным интернетом, ограниченным доступом).

• Способ приобретения. Облачную кассу берут в аренду. Не нужно вкладывать сразу большую сумму, как в случае с покупкой стационарной кассы. Аренда вносится ежемесячно — это снижает финансовую нагрузку на бизнес.

• Обслуживание. Обратиться с любым вопросом по облачной кассе можно в техподдержку, большинство проблем решается удаленно.

• Расчеты на выезде. Услуги на выезде можно проводить на облачной ККТ и на обычной онлайн-кассе — по QR-коду или через приложение на смартфоне. Оплатить можно как наличкой, так и безналом. 

• Выдача чеков. Облачная касса предполагает только выдачу электронных чеков — по СМС или email. Обычная ККТ поддерживает выдачу чеков не только в электронной форме, но и распечатанных на бумаге. 

При выборе кассы следует исходить из специфики бизнеса: торгуете ли вы в магазине, доставляете ли заказы покупателям, продаете ли товары или услуги через сайт, нужно ли вам выезжать за пределы торговой точки. 

Продавцы не могут использовать облачную кассу в таких случаях:

• Услуги и торговля офлайн. Речь идет о магазинах и заведениях, которые оказывают услуги или продают услуги в пределах точки продаж. Например, салоны красоты, кафе, магазины сувениров.

• Самовывоз. Покупатель сам забирает заказ в пункте выдачи. В этом случае кассир также не может предлагать оплатить товар через облачную кассу. Исключение — если маркетплейс сам выдает чеки. Тогда касса в ПВЗ не нужна.

• Оплата коммунальных услуг в организации. Если потребитель оплачивает ЖКУ в самой организации, расчеты через облачную ККТ невозможны.

• Покупка билетов через кассира. В этом случае человек приобретает билет не через автоматическое устройство, а непосредственно на вокзале или автостанции.

Фискальный накопитель (ФН) — это устройство, без которого не получится соблюдать закон № 54-ФЗ. Он нужен для фиксации и хранения всех операций, по которым бизнес отчитывается в ФНС.

Фискальный накопитель приобретается отдельно, и неважно, какой кассой вы пользуетесь — облачной или стационарной. 

Отличие только в месте нахождения ФН: в случае со стационарной кассой накопитель находится у продавца, а при использовании облачной кассы фискальный накопитель хранится вместе с кассой. Заменять ФН нужно раз в 15 или 36 месяцев.

Контроль нарушений

Сервис для оценки вероятности угрозы налоговых проверок и штрафов

Попробовать

Начните с анализа рынка и выбора поставщика онлайн-кассы, которая подходит конкретно вашему бизнесу. Убедитесь, что вы вправе использовать облачную кассу — оказываете услуги на выезде, продаете товары через интернет-магазин, оказываете услуги онлайн или доставляете заказы покупателям. Затем следуйте алгоритму:

1. Обучите сотрудников. Научите сотрудников пользоваться приложением и принимать через него оплату. Это нужно курьерам и специалистам, которые выезжают к клиентам.

2. Заключите договор. Вы заключаете соглашение с поставщиком, у которого арендуете облачную кассу. У него же вы приобретаете фискальный накопитель с нужным сроком действия — 15 или 36 месяцев. В договоре аренды укажите, как будете оплачивать, — каждый месяц или всю сумму за год.

3. Настройте личный кабинет. В личном кабинете можно просматривать совершенные операции, отслеживать статистику, создавать отчеты, следить за остатками товаров и т. д. 

4. Получите электронную подпись (КЭП). Она нужна для постановки кассы на учет в ФНС. ИП и руководители компаний могут получить КЭП в местном отделении налоговой службы или в аккредитованном удостоверяющем центре.

5. Зарегистрируйте кассу. Проще всего это сделать через ОФД: оператор берет на себя все этапы — подача заявления в ФНС и получение карточки регистрации. 

Облачная касса — это цифровое решение для бизнеса, которое работает через интернет и дает массу преимуществ. При этом облачную ККТ нельзя использовать в офлайн-продажах, при расчетах на месте и при оплате в ПВЗ. Например, для торговли внутри магазина или продажи билетов через окошко на вокзале подходят только стационарные кассы.

Преимущества облачной кассы:

1. Экономия на оборудовании. Не нужно покупать дорогое кассовое оборудование, если торгуете онлайн или принимаете оплату на месте. Достаточно любого устройства с доступом в интернет — смартфона или планшета. Одной облачной кассой могут пользоваться сразу несколько сотрудников, у которых есть доступ к ней через приложение. 

2. Удаленное управление. Вы можете контролировать продажи, управлять товарами и отслеживать выручку откуда удобно. Все данные хранятся в облаке и доступны через личный кабинет. 

3. Простая интеграция. Такие кассы легко подключаются к различным сервисам: бухгалтерским программам, CRM-системам, сервисам аналитики и интернет-магазинам. 

4. Минимальные затраты на обслуживание. Обновления программного обеспечения происходят автоматически, а для работы кассы не требуется сложная настройка. При необходимости техподдержка доступна онлайн. 

5. Гибкость. Облачные кассы подходят как для небольших торговых точек, так и для крупных сетей. При расширении бизнеса вам не нужно покупать новое оборудование. 

6. Удобство для покупателей. Облачные кассы позволяют легко отправлять электронные чеки клиентам по СМС или на email. Это быстро, удобно и соответствует современным требованиям потребителей.

7. Ответственность на поставщике. Компания, предоставившая в пользование облачную кассу, несет ответственность за ее рабочее состояние, соответствие законодательству и программные обновления.

«Платформа ОФД» оказывает ИП и компаниям комплексные услуги по работе с онлайн-кассами — подключение, взаимодействие с ФНС, напоминания о перерегистрации, проверка чеков на наличие ошибок. У вас появится свой личный кабинет с широкими возможностями:

1. Аналитика. Контролируйте все операции, приходы и возвраты. Следите за состоянием ККТ, оборотом по магазинам. 

2. Кассы. Система напомнит, когда обновить фискальный накопитель, или предупредит, если операции не совершались более двух суток. Следите за выручкой всех торговых точек.

3. Чеки. Система проверяет чеки на ошибки и соблюдение законодательства. Есть возможность быстро просматривать ранее выданные чеки благодаря удобной настройке фильтров. 

Если у вас уже есть касса, то подключите ее к «Платформе ОФД» и пользуйтесь всеми возможностями платформы. При подключении начнет работать сервис «Контроль нарушений» — это сервис, который оперативно находит нарушения в чеках и работе касс и дает рекомендации по их устранению, до того как в ФНС сработает индикатор риска.  

Читайте также:

• Как сменить налоговый режим на кассе и отследить ошибки: инструкция для бизнеса.

• Кассовая дисциплина–2025: как уберечь бизнес от штрафов ФНС.

• Как контролировать ошибки по чекам, кассам и избежать проверок ФНС в 2025 году.

Контроль нарушений

Сервис для оценки вероятности угрозы налоговых проверок и штрафов

Попробовать

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFJ8aKhr