Что нужно знать о ПЭП
Простая электронная подпись — одна из наиболее распространенных разновидностей ЭП. Для подтверждения личности подписанта здесь применяется ключ, состоящий из уникальной последовательности букв и цифр.
Как правило, документ подписывается при помощи СМС. Подписанту в СМС-сообщении отправляется код, созданный специальной программой. Этот код нужно ввести в соответствующее поле и тем самым подтвердить подписание.
Еще совсем недавно с ПЭП чаще всего сталкивались клиенты банков при подтверждении операций и пользователи различных электронных систем. Сейчас простая электронная подпись все более активно применяется в документообороте компаний: это действительно доступный и при этом эффективный способ оптимизации многих бизнес-процессов.
Для каких документов подойдет ПЭП: шпаргалка для бухгалтера и кадровика
Бухгалтерия и отдел кадров — те подразделения, которые в любой компании больше всего загружены бумагами, поэтому для них переход на электронный документооборот особенно актуален. Но если использование других разновидностей ЭП сопряжено с куда большими сложностями, то для внедрения в документооборот ПЭП потребуется минимум усилий.
О юридических моментах можно не беспокоиться: и законодательство, и суды признают ее в качестве способа подтверждения личности. Простая электронная подпись как один из видов ЭП закреплена в статье 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Можно упростить подписание документов, если оформлять их в электронном виде и подписывать с помощью ПЭП. Сервис «Подпислон» идеально подходит для подписания бухгалтерских и кадровых документов в электронном виде.
Какие бухгалтерские документы подписывают ПЭП
Существенную часть документооборота с контрагентами составляют первичные документы, причем действующее законодательство разрешает оформлять их не только в бумажной форме, но в электронном виде. Среди самых распространенных первичных документов:
Счета на оплату, кассовые чеки.
Акты выполненных работ.
Договоры.
Товарные накладные.
Акты оказанных услуг.
Акты, договоры, счета, накладные можно подписывать ПЭП. Исключение — электронные счета-фактуры. Для их подписания потребуется усиленная квалифицированная ЭП (п. 6 ст. 169 НК). Простой электронной подписи в этом случае недостаточно.
Чтобы документы, которые вы подписываете с контрагентом при помощи ПЭП, имели юридическую силу, с ним нужно заключить соглашение. В нем обязательно указывается, как определяется подписант, а также фиксируется обязанность пользователя по соблюдению конфиденциальности.
Подписывайте документы с физлицами по смс
Ваши клиенты и сотрудники смогут подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП) без визита к вам в офис. С телефона или компьютера без установки приложений и регистраций
Как ПЭП помогает кадровикам
Кадровая служба компании — еще одно подразделение, для которого переход на безбумажный документооборот может стать настоящим спасением. Тем более что действующее законодательство разрешает вести большинство кадровой документации в электронной форме.
При работе с кадровыми документами ПЭП, как правило, используют дистанционные работники, и это действительно эффективный способ упростить работу отдела кадров.
Подписание бумажных документов удаленными сотрудниками — это и долго, и затратно. Если работник живет в другом городе, приходится отправлять бумаги курьерской службой или почтой, а затем ждать возвращения подписанных экземпляров. Причем нет гарантии, что во время своего длительного «путешествия» документы не затеряются.
ПЭП в этом случае способна сэкономить и время, и деньги. С ее помощью сотрудник может подписать:
Уведомление об изменении условий трудового договора.
Согласие на обработку данных.
Заявление об увольнении.
Отзыв заявления об увольнении.
Служебные записки.
Прочие кадровые документы.
Простая электронная подпись не подойдет для подписания:
трудового договора и допсоглашений к нему;
договора о материальной ответственности;
ученического договора;
договора на получение образования;
приказа о дисциплинарном взыскании;
уведомления об изменениях условий ТД;
согласия на перевод.
Обязательное условие — работник должен дать письменное согласие о переходе на электронный документооборот. Наличие такого согласия придает всем подписываемым документам юридическую силу: без него сотрудник не сможет оспорить, например, даже поданное им самим заявление на увольнение.
Как работает сервис Подпислон
Сервис Подпислон специализируется на подписании документов компаниями, ИП и самозанятыми с физическими лицами (в том числе со статусами самозанятых). Для подписания документов используется ПЭП, которая в соответствии с законом формируется при помощи кодов и паролей.
Все документы, подписываемые в сервисе Подпислон, имеют юридическую силу и признаются судами. Компании достаточно пройти авторизацию в личном кабинете, а сотрудник или клиент смогут поставить свою подпись кодом из СМС-сообщения. Важное преимущество: им не нужно проходить регистрацию или устанавливать приложения.
Клиентам сервиса доступна интеграция с CRM, причем для Битрикс24 и amoCRM есть готовые интеграционные приложения, а для других систем можно использовать открытый API. Вся документация хранится в личном кабинете компании, а сотрудники и клиенты могут скачать подписанный ими документ сразу же после подписания или поучить его по электронной почте.
Хотите упростить работу своего бизнеса? Начните работу с сервисом Подпислон, и ваши работники и клиенты смогут подписывать документы в любом удобном месте и в любое время: достаточно телефона.
Читайте также:
Как дистанционно подписать документы с клиентом-физлицом: возможные варианты.
Простая электронная подпись: использование, преимущества и перспективы развития.
Подписывайте документы с физлицами по смс
Ваши клиенты и сотрудники смогут подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП) без визита к вам в офис. С телефона или компьютера без установки приложений и регистраций
Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFHoWaJU
Начать дискуссию