Есть ли обязанность подписания документов через ЭДО (СБИС, Контур и т.д.)

Если организация использует систему электронного документооборота (ЭДО), обязана ли она подписывать накладные электронной подписью (ЭЦП), или достаточно просто загрузить их в систему и отправить?

Например, если контрагенты договорились, что накладные подписываются в ЭДО (например, через СБИС или Контур), то получение накладной в системе без подписи не означает ее принятие. Это аналогично ситуации с бумажными документами: если накладная передана на бумаге, но на ней нет подписи получателя, то юридически она тоже может считаться неподтвержденной.

Таким образом:

• Если договором не установлено, что накладные подписываются только в ЭДО, организация может загружать их в систему без подписи и оформлять вручную.

• Если же договором установлено обязательное подписание в ЭДО, то документ без подписи ЭЦП не будет иметь юридической силы.

Другими словами, сама по себе передача накладной (будь то в бумажном виде или в ЭДО) не всегда означает ее принятие, если нет подписи, подтверждающей этот факт.

Некоторые пользователи ошибочно полагают, что если накладная уже подписана отправителем в системе ЭДО (например, в СБИСе), то дополнительного подтверждения со стороны получателя не требуется.

На самом деле факт подписания документа отправителем не означает автоматическое его принятие получателем. Подписание — это волеизъявление, и получатель вправе либо подтвердить документ своей электронной подписью, либо отказаться от подписания.

Если накладная загружена в ЭДО, но получатель ее не подписал, документ не будет считаться принятым, что может повлиять на налоговый учет и расчеты между сторонами. Однако обязательства по подписанию накладной у получателя нет — он может либо подписать документ, подтверждая факт получения и согласие с условиями, либо оставить его без подписи, если не согласен с содержанием.

Вопрос о переходе на электронный документооборот тесно связан с договоренностями между сторонами и требованиями законодательства.

Однако есть исключения:

• Для налоговой отчетности предусмотрено обязательное использование ЭДО. Например, отчетность, не нулевая, должна быть подписана в ЭДО.

• При ведении торговых отношений через маркетплейсы или крупные сети часто требуется обязательное использование ЭДО для подтверждения поставок и расчетов.

Если стороны договорились о работе через ЭДО, отказ от подписания документа в системе будет рассматриваться как нарушение условий договора. В таких случаях документ, предоставленный только в бумажном виде, может быть отклонен контрагентом или налоговыми органами.

Если в договоре стороны договорились о возможности использования как ЭДО, так и бумажного подписания документов, важно понимать, что отказ от подписания документа в системе ЭДО может быть расценен как нарушение условий договора.

В таких случаях, если одна из сторон не подписывает накладную через ЭДО, это может привести к юридическим последствиям:

• Документ, который должен был быть подписан в ЭДО, может быть отклонен контрагентом или налоговыми органами.

• Также неподписанный в ЭДО документ не будет признан юридически значимым для налоговых и бухгалтерских целей.

Подписание документа в ЭДО подтверждает не только факт его получения, но и факт согласия с его содержанием.

Если документ загружен в систему СБИС, но не подписан получателем, он не будет считаться принятым. Это означает, что:

• Налоговая инспекция не примет такой документ в качестве подтверждения расходов;

• Контрагент может оспорить условия сделки;

• В случае спора в суде отсутствие подписи может быть истолковано как отказ от исполнения обязательств.

Только подписанный обеими сторонами документ приобретает юридическую силу и становится основанием для учета расходов и вычета НДС.

Если организация не подпишет документ в системе ЭДО, это может привести к следующим последствиям:

• Контрагент может отказать в исполнении обязательств (например, в поставке товара или оказании услуги).

• Налоговая инспекция не примет неподтвержденный документ в качестве основания для вычета НДС.

• Организация не сможет использовать документ для бухгалтерского учета и подтверждения расходов.

• Возможны штрафы и пени со стороны налоговой службы за неправильное оформление документации.

Таким образом, неподписание документа в ЭДО может привести не только к финансовым потерям, но и к юридическим рискам.

Если договор подписан через систему ЭДО с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), он имеет полную юридическую силу и подтверждает согласие сторон на работу в электронном формате.

• Подписание договора через ЭДО означает, что все документы в рамках этого договора также должны обмениваться и подписываться в электронной форме.

• Если стороны согласовали работу через СБИС или Контур, отказ от подписания документов в системе ЭДО (например, накладных, счетов-фактур и других документов) будет нарушением условий договора.

Если организация не подписала документ в ЭДО, это может повлечь следующие риски:

• Увеличение налоговой нагрузки из-за отказа в вычете НДС.

• Оспаривание условий сделки контрагентом.

• Потеря возможности взыскания задолженности по договору в случае спора.

• Административные штрафы за нарушение правил ведения документооборота.

  Бухгалтерия для бизнеса

  Оперативно и четко. Высокий уровень сервиса. Системный подход.

  Подробнее

  

Если между сторонами заключено соглашение о ведении ЭДО, наличие бумажного оригинала не освобождает от обязанности подписания документа в системе.

Если стороны договорились о работе через систему ЭДО, то юридически значимым будет считаться именно документ, подписанный в системе ЭДО с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Подписание договора через ЭДО подтверждает согласие сторон на работу в электронном формате, и все документы, связанные с этим договором, также должны быть подписаны в ЭДО, чтобы иметь юридическую силу.

Отказ от подписания документов в ЭДО, если это предусмотрено договором, может рассматриваться как нарушение условий договора, и такой документ может быть отклонен.

Возможность отказа от подписания документа в ЭДО зависит от условий договора:

• Если договор о ведении документооборота через ЭДО заключен, отказ от подписания документов в системе ЭДО (например, накладных, счетов-фактур и других) будет считаться нарушением условий договора.

• Если договор о ведении документооборота в электронной форме отсутствует, стороны вправе использовать бумажные документы.

Подписание документов через ЭДО в системах СБИС и Контур становится обязательным, если стороны заключили соглашение о ведении электронного документооборота. Без подписания документ не будет признан действительным ни контрагентами, ни налоговой инспекцией. Поэтому для юридической защиты и успешного ведения бизнеса важно не только получать документы через ЭДО, но и своевременно их подписывать.

Получите полную консультацию от наших специалистов

Заполните форму

и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Источник: https://www.qb2b.ru/blog/est-li-obyazannost-podpisaniya-dokumentov-cherez-edo-sbis-kontur/

Реклама: ООО «КУБ2Б», ИНН 1655379261, erid: 2W5zFFxuZAg