Что такое бухгалтерский аутсорсинг, для чего он нужен и кому подойдет

Бухгалтерский аутсорсинг — это передача функций бухгалтера частному специалисту или бухгалтерской компании. Бизнес выбирает этот способ делегирования в нескольких случаях:

• у него нет бухгалтера в штате;

• свой специалист не справляется с нагрузкой;

• принципиально использует аутсорсинг, так как для него это наиболее удобный и выгодный вариант решения бухгалтерских задач.

Аутсорсингом пользуются, когда требуется помощь профессионалов, возникают срочные задачи и для разгрузки своего бухгалтера.

Вести бухгалтерский учет должны организации, государственные учреждения, иностранные компании и их представительства, ведущие деятельность в России.

Руководители компаний вправе сами выполнять задачи бухгалтера, но чаще всего у них нет на это времени. Они нанимают бухгалтера или обращаются за аутсорсингом бухгалтерского учета к профессионалам, а сами решают более важные задачи — стратегические и управленческие.

У бухгалтера в штате есть свои преимущества, и многие компании полностью устраивает такой формат. Например, он всегда находится в зоне доступа: руководитель может зайти к нему в кабинет и проверить результаты работы. Свой специалист знает специфику компании, тесно работает с другими подразделениями.

В чем отличия аутсорсинга от штатника — рассмотрим на примерах.

• Большой охват бухгалтерских задач.

Например, штатный специалист за день может выполнить ограниченный объем задач — заполнить зарплатную ведомость, подать уведомление по исчисленным налогам, разнести первичные документы по командировке сотрудника. Но когда задач много, и все они первостепенные, то бухгалтерский аутсорсинг незаменим.

Если обращаетесь к частному бухгалтеру, то у вас уже не один, а два специалиста (свой бухгалтер + привлеченный специалист). А в случае с аутсорсинговой компанией вы получаете целую команду специалистов, которые за день закроют столько дел, сколько свой бухгалтер не сделает и за неделю.

• Обращение по необходимости.

Обратиться к бухгалтерскому обслуживанию можно по необходимости — для постановки воинского учета, восстановления бухгалтерского учета, налоговой консультации или сдачи отчетности. Бизнес не несет ненужные расходы, а платит за фактическую помощь.

• Комплексные услуги.

Аутсорсинг в широком смысле — это не только ведение бухучета и финансовой отчетности. Например, сюда же относится налоговый учет и кадровое делопроизводство.

Штатный специалист не может разорваться на части, а иногда у него попросту не хватает компетенций по другим направлениям. Он может филигранно и без ошибок вести учет, но, скорее всего, не подготовит документацию, когда компания впервые решит поучаствовать в тендере.

Какое-нибудь отдельное направление легко подхватит частный бухгалтер. Но если решать нужно сразу несколько разных задач, то лучше обращаться к аутсорсинговой компании: она и бухучет приведет в порядок, и налоговые обязательства компании проверит, и вопросы по кадровому учету закроет.

Организации обязаны вести бухгалтерский учет, а в случае нарушений руководитель несет личную ответственность (ст. 2 закона № 402-ФЗ, ст. 15.11 КоАП). ИП могут вести бухучет по желанию, но при этом не освобождаются от налогового учета.

По объему и сложности функций, а также по количеству привлеченных специалистов, бухгалтерский аутсорсинг компаний можно разделить на три вида:

1. Полный аутсорсинг. Компания делегирует все бухгалтерские задачи сторонним специалистам. Этот вид подходит бизнесу без собственного штата бухгалтеров, также компаниям, которые масштабируются и открывают филиалы.

2. Выборочный аутсорсинг. Если у компании есть свой бухгалтер, но он «потонул» в документации, его можно разгрузить — передать часть его функций другим специалистам.

3. Бухгалтерское консультирование. Иногда руководителю или главбуху нужен взгляд со стороны, мнение коллег — в этом случае снять процесс с тормоза помогает обычная консультация.

Полный аутсорсинг — это комплексные услуги: оформление первичных документов, начисление зарплаты сотрудникам, подготовка платежных поручений, налоговый учет и отчетность в контролирующие органы. Аутсорсинговая компания берет на себя все стандартные задачи, при этом штатный специалист здесь никак не фигурирует.

Если нужны узкоспециализированные услуги, то они дополнительно прописываются в договоре. За них нужно доплачивать. Например, разработка стратегии по налоговой оптимизации или автоматизация бизнес-процессов (внедрение ЭДО и др.).

Выборочный аутсорсинг — это делегирование локальных задач: например, только подготовка первичной документации или расчет налогов. Этот вид подходит компаниям, которым нужно разгрузить своего бухгалтера или когда появляются срочные задачи.

Сторонним специалистам можно передать выполнение рутинных задач, например, начисление зарплаты. Или наоборот: доверить сложные задачи — проверить налоговые обязательства, автоматизировать деятельность бизнеса.

У руководителей компаний и главбухов практически ежедневно возникают вопросы по ведению бухучета, налогам, отчетности. Консультации включают в себя разъяснения по изменениям в законодательстве, специфичным вопросам и другим аспектам, в которых помочь может только эксперт-практик.

На рынке бухгалтерских услуг нет единого прайса: цены могут отличаться в зависимости от региона, количества специалистов в компании, системы налогообложения, сложности задач, направления бизнеса, оборота компании и т.д. Например, стоимость аутсорсинга бухгалтерии по Москве может отличаться от цен в Краснодаре. А помощь компании с оборотом в 1 млрд руб. обойдется дороже, чем помощь обычному ИП.

Кроме этого аутсорсинговые компании вкладывают деньги в привлечение экспертов-практиков, обучение специалистов, подключение современных сервисов. Чем больше вкладывает компания в свою репутацию, тем дороже ее услуги.

1. Фиксированная цена — стороны обсуждают стоимость услуг заранее, окончательную сумму вносят в договор. Если появляются сопутствующие задачи, то заключают дополнительное соглашение.

2. По количеству сотрудников и выручке — стоимость определяется в зависимости от масштабов клиента и его дохода.

3. Затраченные часы — стороны договариваются о почасовой оплате. В конце месяца компания отчитывается, сколько времени ушло на выполнение бухгалтерских услуг. Чтобы не было недоразумений, можно заранее обсудить количество задач в месяц и примерную цену.

Эти методы можно комбинировать. Например, договориться о фиксированной оплате стандартных услуг, а дополнительные услуги посчитать по затраченным часам.

В любом случае выбирать следует компанию, которая на этапе переговоров и подготовки договора не утаивает цены, а показывает клиентам четкие цифры. В проекте договора указывают цены на стандартные услуги. Если у клиента есть дополнительные пожелания, то он их озвучивает, а компания говорит, сколько это будет стоить. Все условия необходимо отразить в договоре, чтобы избежать недоразумений в будущем.

Передайте бухгалтерию СберРешениям

Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес

Попробовать

Не каждый бизнес готов пустить к себе посторонних людей, и этому есть причины. Несмотря на то что на рынке достаточно хороших аутсорсинговых компаний, можно нарваться на недобросовестных или некомпетентных исполнителей. Чем это грозит:

• Убытки. За ошибки аутсорсера убытки может понести клиент. Важно прописывать в договоре ответственность за такие случаи.

• Утечка данных. Клиенты передают персональные данные, когда заключают договор с компанией. При неправильном подходе эти данные могут попасть к злоумышленникам и скомпрометировать бизнес.

• Скрытые платежи. Если несерьезно подойти к заключению договора, то могут всплыть суммы, о которых вы не подозревали. Недобросовестные агентства пользуются невнимательностью клиентов.

• Отсутствие контроля. Агентства, которые заботятся о своих клиентах, регулярно отчитываются о проделанной работе, чтобы держать их в курсе. Но бывает, что клиенты даже не знают, на каком этапе их задача и занимаются ли ей вообще.

Всех этих минусов можно избежать, если ответственно выбирать аутсорсера, участвовать в подготовке договора и четко ставить задачи.

А теперь — к преимуществам бухгалтерского аутсорсинга:

• Выбор частного специалиста. Можно изучить несколько предложений и остановиться на бухгалтере, который специализируется именно в вашей отрасли. Например, если работаете в сфере строительства и инженерных изысканий, то искать нужно компетентного бухгалтера.

• Большая команда специалистов. Обращаясь ваутсорсинговую компанию, вы получаете целую команду профи, которые подхватят любую, даже узкоспециализированную задачу.

• Экономия на рабочих местах. Не нужно оборудоватьрабочее место, покупать мебель и технику, приобретать лицензии на ПО.

• Передача ответственности. Аутсорсинговая компания берет на себя ответственность и риски, которые могут возникнуть в процессе оказания бухгалтерских услуг. Например, вы получите страховку, если по вине компании ФНС пришлет штраф. Прописывайте в договоре условие о страховании ответственности.

• Непрерывность. Свой бухгалтер может заболеть, уйти в декрет или отпуск. Если подменить его некем, то компания рискует нарушить сроки обязательных платежей или сдачи отчетности. В аутсорсинговых компаниях достаточно специалистов, чтобы клиенты ни о чем не волновались.

При заключении договора с компанией-аутсорсером или частным бухгалтером важно учитывать следующие аспекты:

• Список услуг. Обсудите заранее и четко пропишите все услуги, которые необходимо выполнить. Это поможет избежать недоразумений в дальнейшем.

• Пункт о неразглашении. Компания принимает от вас конфиденциальные данные и должна обеспечить их безопасность. В раздел с конфиденциальной информацией добавьте сведения о выручке, расходах, технологических процессах.

• Ответственность. В этом разделе прописывают санкции и штрафы для обеих сторон. Например, компания-аутсорсер несет ответственность за ошибки при расчете налогов или нарушение сроков сдачи отчетности.

• Прекращение сотрудничества. Составьте алгоритм действий, как и при каких условиях вы прекращаете бухгалтерское обслуживание. Порядок действий исключит споры в будущем.

Стороны заключают договор возмездного оказания услуг. Заносите в него все (даже малейшие) условия, чтобы вы могли доказать свою правоту при разбирательствах.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг — это решение, которое помогает ИП и руководителям сосредоточиться на главных задачах, делегируя рутинные и сложные бухгалтерские процессы профессионалам. Особенно это актуально для компаний, которые стремятся оптимизировать расходы, повысить качество учета и избежать рисков, связанных с налогами и отчетностью.

Если вы думаете о переходе на аутсорсинг, обратите внимание на несколько ключевых моментов:

• Определите свои потребности. Выберите услуги, которые требуются вашему бизнесу, будь то полный аутсорсинг, выборочные задачи или консультации.

• Изучите рынок. Ищите надежного партнера с опытом в вашей отрасли, положительными отзывами и прозрачной системой ценообразования.

• Уделите внимание договору. Четко оговорите перечень бухгалтерских услуг, условия сотрудничества и меры ответственности сторон.

Требуется помощь по бухгалтерскому, налоговому или кадровому учету?

Компания СберРешения сотрудничает с ИП, малым бизнесом и крупными предприятиями (кофейни, гостиницы, селлеры, IT-стартапы и т.д.). Независимо от отрасли и системы налогообложения.

Услуги, которые вы можете заказать — подготовка и сдача отчетности в ФНС, расчет налогов, переход на кадровый ЭДО, расчет з/п, воинский учет и т.д. Кроме этого команда профессионалов проведет экспресс-диагностику, подготовит управленческую отчетность, разработает бизнес-план.

Прозрачное сотрудничество — нет скрытых платежей (стоимость услуг фиксируется в договоре), ответственность застрахована, бережное отношение к конфиденциальным данным клиентов. Специалисты СберРешений проконсультируют и ответят на все ваши вопросы по бухгалтерскому сопровождению.

Читайте также:

• Организация бухгалтерского учета: зачем нужен, порядок ведения.

• Туристический налог 2025 года: кто и как будет платить, в какие сроки.

• Какие документы могут запросить при проверке ИП на АУСН без работников.

Передайте бухгалтерию СберРешениям

Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес

Попробовать

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: 2W5zFHZ4Cm6