Отчет ЕФС-1 по сотрудникам в 2025 году: кто и когда сдает, как правильно заполнить подразделы

Форма ЕФС-1 представляет собой два основных раздела, которые включают несколько подразделов. В 2025 году действует форма, которая утверждена приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Подавать разделы нужно в разные сроки, а некоторые из них заполняют не все компании. В зависимости от того, какие сведения нужно подать, такой будет срок и периодичность сдачи. Титульный лист — единый для всего отчета. 

Одно из важных изменений прошлого года в отчете — появление нового регистрационного номера страхователя с 1 ноября 2024 года. Теперь он состоит из 10 знаков. 

Какие изменения еще есть в планах — Минтруд подготовил законопроект для внесения в Госдуму (ID: 01/05/07-24/00149243), согласно которому для некоторых кадровых мероприятий будет отводиться меньше времени на сдачу формы ЕФС-1. В частности это касается подраздела 1.1 подраздела 1 отчета по сведениям:

• о переводе человека на работу в удаленном формате или надомную работу;

• о переводе человека на работу с неполным рабочим временем.

В законопроекте указано, что такие данные нужно будет подавать в СФР не позднее следующего рабочего дня от дня, когда работодатель издал приказ или распоряжение. Такие сроки сейчас действуют для передачи сведений о приеме на работу или увольнении и начале / прекращении сотрудничества с исполнителем по договору ГПХ. А данные о переводе сотрудника на неполное рабочее время или на дистанционную работу сейчас подают не позднее 25 числа следующего месяца.

В этом же законопроекте есть изменения, которые касаются договоров ГПХ. Планируется, что:

• Вместо даты заключения и прекращения договора нужно будет указывать сроки, когда исполнитель начинает и прекращает оказывать услуги и выполнять работы.

• Нужно будет указывать, содержит ли договор с исполнителем условие о начислении взносов на травматизм с суммы вознаграждения. А также необходимо будет отражать реквизиты такого договора.

Минтруд подготовил еще один законопроект для внесения в Госдуму (ID: 01/05/07-24/00149243).

По действующим правилам в годовую форму ЕФС–1 в части подраздела 1.2 включают сведения по тем сотрудникам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет. Согласно законопроекту планируются, что в подраздел нужно будет включать данные по тем, кто в отчетном году был в отпуске:

• по уходу за ребенком — независимо от его возраста;

• по беременности и родам.

Также согласно поправкам законопроекта планируется, что в отчет войдут сведения о периодах, когда физическое лицо:

• действовало в качестве единственного учредителя организации и одновременно выполняло функции генерального директора по трудовому договору;

• работало в районах и местностях, где установлены районные коэффициенты;

• было священнослужителем;

• приостанавливало гражданскую службу (по ст. 53.1 закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

К тому же законопроект содержит поправку о сроке подачи сведений по запросу СФР в случае, когда работник выходит на пенсию. Сейчас установлен срок — 3 календарных дня. Минтруд предлагает заменить его на срок — 3 рабочих дня. 

Отчет ЕФС-1 должны сдавать все работодатели. Причем те, у кого количество застрахованных лиц превышает 10 человек, обязаны подавать форму строго в электронном виде. В это количество (10 человек) включайте и исполнителей, с которыми сотрудничаете по гражданско-правовым договорам.

Ответственных за сдачу отчета лиц назначает работодатель. Как правило — это бухгалтерия и отдел кадров. Также возможно разделение трудовых функций:

• данные о трудовой деятельности и о стаже подает работник кадровой службы;

• сведения о взносах на травматизм и на накопительную пенсию подает бухгалтер.

Это связано с тем, что у разных частей формы ЕФС-1 свои сроки сдачи. Для назначения ответственных лиц составляется приказ в свободной форме, сотрудники ознакамливаются с ним под подпись. Новые обязанности отражают в должностных инструкциях и трудовых договорах.

Этот раздел содержит сведения о зарегистрированном лице — Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, дату, когда родился сотрудник, статус зарегистрированного лица и какое у него гражданство.

Для каждого статуса застрахованного лица есть свой код, который обозначает территориальную принадлежность лица, например:

Эта форма аналогична СЗВ-ТД — ее сдают все работодателями, которые имеют наемных работников или сотрудничают с застрахованными лицами по договорам ГПХ.

В подразделе 1.1 указывают, какое кадровое мероприятие произошло — это может быть, например, «ПРИЕМ» (прием сотрудника на работу), «ПЕРЕВОД» (перевод сотрудника на другую позицию в компании или в другое подразделение фирмы), «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» (заключение гражданско-правового договора с исполнителем для оказания услуг или выполнения работ) и другие кадровые события. 

В графе 5 табличной части указывают будущую должность работника, структурное подразделение компании, в котором ему предстоит работать, и код вида договора — в зависимости от того, на какой срок его заключили. Коды видов трудовых договоров следующие: 

В 6 графе табличной части указывают цифровой код, отражающий основные задачи, которые будет выполнять на своем рабочем месте сотрудник. Этот код нужно выбрать из Общероссийского классификатора — в формате «ХХХХ.Х». Код наименования группы занятий указывается до точки, после — контрольное число. 

Наименование договора в графе может быть следующим: 

Появились новые коды для удаленных работников: 

Это аналог применяемой прежде формы СЗВ-СТАЖ, но с дополнительными типами — «корректирующая» и «отменяющая».

Этот раздел работодатели заполняют и предоставляют только в отношении отдельных категорий сотрудников (пп. 1–10 п. 3 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). А именно тех, кто в отчетный период работал в сферах, дающих возможность на досрочный выход на пенсию, замещение государственных должностей или обладает другими особенностями, влияющими на страховой стаж. Помимо этого в данном подразделе указывают сведения о выплатах по ОСС сотрудникам, подавших заявление на отпуск по беременности и родам.

В разделе есть поля для отражения районного коэффициента в графе 5, занятости медиков и педагогов в графе 10, а также данных по спецоценке условий труда в графе 11 и графе 12 табличной части. Коды в графе 4 и графах 6–9 вносят в порядке, аналогичном к ранее применяемому отчету СЗВ-СТАЖ.

Этот раздел создан только для государственных и муниципальных учреждений. С помощью этого раздела контролирующие органы отслеживают систему вознаграждения сотрудников бюджетной сферы. 

Форма аналогична СИоЗП и СИоРУн. Большинство граф заполняется с применением классификаторов соответствующих видов.

Этот раздел аналогичен разделу 5 формы ОДВ-1. При подаче информации о застрахованных работниках, которые осуществляют деятельность в определенных сферах, необходимо одновременно заполнять и предоставлять подраздел 2 вместе с подразделом 1.2 первого подраздела. Данная процедура касается работ, которые указаны в части 1 статьи 30 и в статье 31 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

Подраздел 3 аналогичен бывшей форме ДСВ-3. Его заполняют и подают страхователи, которые производят дополнительные взносы на накопительную пенсионную программу для застрахованных лиц, а также взносы от работодателей в пользу этих лиц, при условии их уплаты.

Раздел 2 отчета по сотрудникам ЕФС-1 — это замена формы 4-ФСС. Его заполняют и подают страхователи: 

• юридические лица различных организационно-правовых форм; 

• иностранные компании, которые работают в России и оформляют на работу граждан РФ; 

• физические лица, привлекающие работников, за которых нужно уплачивать взносы на травматизм.

В этом разделе есть поле «Льгота», его заполняют исключительно те организации, которые имеют право уплачивать взносы на травматизм не в полной сумме, а в размере 60% от действующего тарифа.

Каждый раздел подают при наступлении определенной жизненной ситуации. Сроки сдачи следующие:

• Подраздел 1.1. Когда происходит прием сотрудника на работу или увольнение, нужно отчитаться в этот день или на следующий после наступления события. При переводе на другую работу или запросе сотрудником своей трудовой книжки — до 25 числа (включительно) следующего месяца.

• Подраздел 1.2 и 2 (периоды работы для назначения пенсии). Работодатели отчитываются ежегодно до 25 января следующего года.

• Подраздел 3 и раздел 2. Работодатели отчитываются каждый квартал до 25 числа.

Если пропустить установленный срок сдачи или отчитаться с ошибками в части раздела 1 (подразделы 1.2, 2 и 3), компании грозит штраф в размере 500 руб. по каждому застрахованному лицу. Если в штате, например, 100 сотрудников, штраф составит 50 000 руб. Если подать с опозданием или не сдать подраздел 1.1 раздела 1, предупреждение или штраф от 300 до 500 руб. получит должностное лицо.

При нарушениях по разделу 2 формы работодателю придется уплатить штраф в размере 5% от начисленной за последние три месяца суммы взносов (при этом размер санкции не может быть более 30% от этой суммы и меньше 1 000 руб.).

Если работодатель подал бумажный отчет, в котором более 10 сотрудников, он нарушит требуемый способ сдачи отчетности и получит штраф 1 000 руб.

Формировать отчетность по сотрудникам без ошибок и штрафов поможет «1С:Зарплата и управление персоналом». А пользователям аренды 1С от Scloud в качестве бонуса доступны 3 бесплатные консультации по работе в облачной 1С. 

Читайте также: 

• Как упрощенцам в 2025 году отражать НДС в бухгалтерском учете.

• Отчетность по итогам 2024 года: налоговая и бухгалтерская.

• Как удерживать НДФЛ с доходов удаленных работников-нерезидентов в 2025 году.

Бесплатная книга «Налоговая реформа 2025 и изменения в 1С»

Узнайте о всех важных изменениях законодательства в 2025 году и новый функционал в программах 1С

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFGTFPD2