Какие ошибки чаще всего совершают при оформлении МЧД

С 1 сентября 2024 года применять МЧД должны все сотрудники и другие доверенные лица организаций и ИП совместно с КЭП физического лица. МЧД применяют несколькими способами: 

• передают вместе с уже подписанной документацией; 

• загружают в личный кабинет инфосистемы (ИС);  

• указывают в личном кабинете ИС уникальный номер МЧД, присвоенный при регистрации цифровой доверенности в блокчейне ФНС. 

Далее рассмотрим основные ошибки, которые допускают пользователи при работе с МЧД.

ФИО доверенного лица, которые прописаны в XML-файле доверенности и в открытом ключе сертификата, которым подписали документ, должны полностью совпадать. 

Причины ошибки могут быть такими: 

1. В сертификате ФИО указаны полностью (фамилия, имя, отчество), а в МЧД — только фамилия и имя. 

2. В доверенности ФИО содержат лишние пробелы. 

3. Различие в написании буквы «е» и «е» (например, в сертификате — «е», а в МЧД — «е»). 

Что делать: оформить новую доверенность, где ФИО доверенного лица будут указаны корректно и совпадать с информацией из сертификата. 

СНИЛС и ИНН в МЧД и в открытом ключе сертификата должны полностью совпадать.  

Ошибка может возникать по таким причинам:

1. СНИЛС или ИНН в сертификате и в МЧД отличаются.  

2. В XML-файле доверенности значение элемента «ТипПред» неверно. Если документ подписан сертификатом физического лица, элементу присваивается значение «ФЛ». При указании «ЮЛ» появится ошибка.  

Что делать: оформить новую МЧД с корректными значениями СНИЛС, ИНН и параметра «ТипПред».

ФИО, ИНН и СНИЛС доверителя в электронной доверенности должны полностью совпадать с данными сертификата, которым подписан документ.  

Причины ошибки могут быть такими:  

1. В сертификате ФИО указаны полностью, а в доверенности — только фамилия и имя.  

2. В доверенности ФИО содержат лишние пробелы.  

3. Различие в написании буквы «е» и «е» (например, в сертификате — «е», а в доверенности — «е»).  

Что делать: нужно выпустить новую доверенность, где данные доверителя указаны корректно и полностью соответствуют сертификату.  

Если возникает такая ошибка, скорее всего при проверке МЧД сертификат подписанта уже недействителен, например, закончился срок действия, сертификат отозван или он выдавался на директора компании, который таковым уже не является.

Что делать: проверить сертификат ЭП, которым подписана МЧД.

Руководитель филиала может действовать от имени организации только на основании доверенности, выданной генеральным директором. При этом он использует электронную подпись физического лица, в отличие от гендиректора, который применяет КЭП руководителя организации. 

Если директору обособленного подразделения нужно выдать МЧД своим сотрудникам, следует передавать полномочия в особом порядке.

Как правильно: руководитель филиала может передавать часть своих полномочий работникам так:

• Для МЧД формата 003 — через нотариуса.  

• Для МЧД формата 5.02 (ФНС) — через нотариуса.  

• Для МЧД СФР — через приложение «АРМ Доверенности».  

Важно! Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок корневой (родительской) МЧД.  

Бывает, что впоследствии оказывается, что в доверенности указаны одни полномочия, а фактически нужно было указать другие или внести другие изменения в уже оформленную МЧД. 

Изменить выпущенную доверенность не получится.

Что делать:

1. Выпустить новую доверенность, в ней указать необходимые полномочия представителя. При ее оформлении внимательно проверьте, включены ли все нужные полномочия, чтобы избежать повторного выпуска МЧД.  

2. Отозвать предыдущую МЧД, если она больше не нужна, или оставить прежнюю МЧД, если представитель будет использовать ее в определенных ситуациях, а новую — в других.  

Оформить МЧД задним числом не получится. Если документ подписывается ЭП с меткой времени, то датой совершения доверенности будет считаться дата создания этой метки (согласно ч. 6 п. 2 от 18.08.2021 приказа Минцифры № 857). Метку времени нельзя получить предыдущей датой.  

Если подпись к МЧД оформлена без метки времени, то дату нужно указать вручную, как того требует ч. 1 ст. 186 ГК. Но если подпись поставлена сегодня, а дата совершения указана вчерашняя, такая доверенность будет признана недействительной с момента ее оформления.  

Что делать: подписывать МЧД в текущую дату, чтобы избежать недействительности документа.  

При оформлении МЧД указание полномочий как «Все» вместо конкретных полномочий может привести к отказу контрагента в приеме документов, подписанных на основании такой доверенности.  

Многие информационные системы, особенно государственные, работают только с кодовыми полномочиями из справочника. 

Что делать: указывать коды полномочий из справочника, а не использовать обобщенные формулировки. Также убедитесь, что выбранные полномочия соответствуют задачам представителя.  

После увольнения сотрудника МЧД, выданная на его имя, остается действительной. Это создает риски, так как уволенный сотрудник теоретически может использовать доверенность для выполнения действий, которые уже не входят в его полномочия.  

Что делать:  

1. Своевременно отозвать доверенность — это предотвратит ее дальнейшее использование.  

2. Уведомить контрагентов. Сообщите партнерам об отзыве доверенности, чтобы избежать случайного принятия подписанных документов от уволенного сотрудника.  

При оформлении МЧД персональные данные сотрудника (например, ФИО, должность) передаются третьим лицам — в распределенный реестр ФНС, оператору ЭДО или контрагентам. Согласно ст. 88 ТК, работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника на передачу его ПД третьим лицам, кроме случаев, установленных законом.  

Что делать: получить согласие сотрудника.  

• Согласие на обработку персональных данных можно оформить при приеме на работу или непосредственно перед оформлением МЧД.  

• Если сотрудник уже подписывал такое согласие, проверьте, включает ли оно передачу данных в составе МЧД. Если это условие не указано, получите дополнительное согласие.  

Если используется сторонний сервис для оформления или хранения МЧД, в большинстве из них уже предусмотрена готовая форма согласия.  

Пример ситуации: пользователь пытается зарегистрировать МЧД на портале ФНС, но в этот момент ресурс недоступен из-за технических работ. Вместо ожидания восстановления работы он решает применять незарегистрированную МЧД.  

Что делать: применение незарегистрированной МЧД возможно только в случае согласия контрагента, который принимает документ. Если вы обмениваетесь цифровыми документами с партнерами, заключите соглашение, в котором будет предусмотрен порядок предоставления МЧД. В том числе укажите возможность применения незарегистрированных доверенностей.

Оформление доверенностей — задача, требующая внимательности и времени. С Астрал Доверенность вы можете минимизировать риски ошибок и значительно упростить процесс. В сервисе есть:

✅ Автозаполнение полей из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — исключаем опечатки и неточности.  

✅ Шаблоны представителей — заполните данные один раз и используйте для всех доверенностей.  

✅ Шаблоны полномочий — выбирайте из готовых вариантов или создавайте свои, чтобы избежать недочетов.  

✅ Реестр с МЧД — контролируйте актуальность, статусы и полномочия всех доверенностей в одном месте.  

Сервис Астрал Доверенность — решение, которое позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или ИП достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Читайте также:

• Машиночитаемая доверенность для Росстата.

• Практика применения МЧД в 2024–2025: топ частых вопросов от бизнеса.

• Практика применения машиночитаемой доверенности в компаниях. Преимущества МЧД для бизнеса.

Сервисы ГК «Астрал» для бухгалтеров

С МЧД легко! Контролируйте и создавайте машиночитаемую доверенность в одном месте

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFGafKck