В чем плюсы МЧД для бухгалтера
МЧД упрощает рутинные задачи — подписание документов, взаимодействие с госорганами. В отличие от бумажных доверенностей, МЧД передается автоматически через ЭДО, а ее статус (например, отзыв) можно проверить мгновенно. В сервисах для работы с МЧД обычно можно настроить автоматическую проверку полномочий — так снижаются риски ошибок и подделок.
МЧД подписывается КЭП руководителя. Это минимизирует риски подделки и несанкционированного доступа к конфиденциальным данным.
В системах для работы с МЧД, например Астрал Доверенность, поддерживаются все этапы работы с МЧД: создание, регистрация, отправка и отзыв. Таким образом управление доверенностями становится проще, например, можно быстро отозвать документ при увольнении сотрудника.
Когда бухгалтеру нужна МЧД
Подписывать документы от имени ИП или юридического лица без доверенности могут только индивидуальный предприниматель или директор организации. Им для этого МЧД не требуется.
Чтобы бухгалтер мог сдавать отчетность или выполнять другие действия от имени ИП или компании без их непосредственного участия, нужна МЧД. Этот электронный документ подтверждает полномочия бухгалтера и дает ему право действовать в интересах доверителя.
Сколько МЧД нужно для бухгалтера
Количество МЧД зависит от обязанностей бухгалтера и требований информационных систем, с которыми он работает. Несмотря на существование единого формата электронной доверенности 003, разные ведомства используют свои собственные форматы.
Например, если бухгалтер взаимодействует только с ФНС, достаточно одной МЧД формата 5.03 или МЧД формата 003 с указанием полномочий для взаимодействия с ФНС.
Формат 5.03 предназначен исключительно для работы с налоговой системой, действует с 10 января 2025 года. Формат 5.03 позволяет налогоплательщикам формировать цифровые доверенности с правом последующего передоверия и предоставлять полномочия нескольким представителям.
Если бухгалтер занимается подачей отчетов в Социальный фонд, потребуется дополнительная МЧД в специальном формате, утверждаемом СФР.
Для Росстата подойдет универсальный формат 003. Электронная доверенность для сдачи отчетности в Росстат нужна с 1 мая 2025 года. Формат 003 называют универсальным, так как он подходит для взаимодействия как с государственными органами, так и с контрагентами. Например, можно оформить одну доверенность для сотрудника, который будет одновременно сдавать отчеты в Росстат и подписывать документы от имени компании в рамках ЭДО.
Важно! МЧД должна быть подписана КЭП предпринимателя или директора. Получить такую подпись можно в налоговой, а также в удостоверяющих центрах, аккредитованных ФНС. Вы можете заказать КЭП через Астрал Подпись. Также в сервисе можно оформить электронную подпись физлица + МЧД для любых целей: участия в торгах, обмена электронными документами, сдачи отчетности и работы на профильных порталах. Вы получите автонастройку рабочего места и круглосуточную техническую поддержку.
Как оформить МЧД на бухгалтера уполномоченной компании
Если организация или ИП сотрудничает с бухгалтером из сторонней фирмы, цифровая доверенность оформляется напрямую на него. В документе указывается конкретный исполнитель, который будет действовать от имени и в интересах доверителя.
Например, если бухгалтерскую отчетность ИП ведет специалист из другой компании, нет необходимости оформлять МЧД с правом передоверия на директора этой организации. Вместо этого электронную доверенность сразу выписывают на бухгалтера, который будет выполнять необходимые задачи.
Какая электронная подпись нужна бухгалтеру
Для работы с МЧД бухгалтер использует КЭП физического лица. Эта подпись нужна для подписания документов в рамках электронного взаимодействия с государственными органами, включая налоговую службу, а также с коммерческими организациями. Получить КЭП можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры. Удобнее и проще оформить КЭП физлица вместе с МЧД с нужными вам полномочиями в Астрал Подпись — весь процесс займет не больше одного рабочего дня. Комплект ЭП и МЧД подойдет для разных бизнес-целей: от участия в торгах и обмена электронными документами до сдачи отчетности и работы на специализированных порталах.
Требуется ли уполномоченному бухгалтеру лицензия ФСБ на криптографию
Если бухгалтер на аутсорсе (ИП или компания) подписывает и отправляет отчетность от имени клиента, используя свою ЭП, ему нужна соответствующая лицензия ФСБ. Это связано с тем, что шифрование данных третьих лиц относится к лицензируемым видам деятельности.
Основание — ст. 12 закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ и пункт 25 Перечня лицензируемых работ, утвержденного постановлением Правительства от 16.04.2012 № 313.
Лицензия не требуется, если бухгалтер не подписывает отчеты своей ЭП и не занимается их отправкой. В этом случае в договоре с заказчиком важно четко разграничить обязанности:
Исполнитель занимается составлением бухгалтерской, финансовой и налоговой отчетности, формирует файлы в учетной системе и передает их заказчику.
Функции подписания и отправки документов остаются за руководителем компании или ИП.
Регуляторы обращают внимание не на владельцев электронных подписей, а на IP-адреса, с которых отправляется большое количество отчетов в ФНС. Если с одного компьютера регулярно отправляют документы, подписанные разными ЭП, это может стать поводом для проверки и привлечения к ответственности.
Чтобы полностью избежать риски привлечь внимание контролирующих органов, бухгалтер на аутсорсе может ограничиться составлением отчетов, а подписание и отправку документов передать клиенту.
Какие будут штрафы за работу без лицензии
Если сторонняя бухгалтерия оказывает услуги без получения лицензии от ФСБ, могут последовать санкции по статье 13.13 КоАП. Размер штрафа зависит от статуса нарушителя:
Для физического лица — от 500 до 1 000 рублей.
Для должностного лица — от 2 000 до 3 000 рублей.
Для аутсорсинговой компании — от 10 000 до 20 000 рублей.
Количество отправленных отчетов не влияет на размер штрафа — наказывается сам факт незаконного использования криптографических средств. Также теоретически возможна конфискация программного обеспечения для защиты информации, например, КриптоПро CSP.
Какие предъявляются требования к электронной доверенности
Формат и структуру электронной доверенности регулирует приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. Как правило, МЧД создают в формате XML, но в отдельных случаях допускается PDF. Электронная подпись, применяемая для заверения документа, должна соответствовать стандарту XMLDSIG или иному формату, утвержденному приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
В содержании доверенности обязательно нужно указать следующие данные:
название и номер документа;
для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП; для юрлиц — наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя;
дату выдачи доверенности;
срок ее действия;
перечень полномочий доверенного лица;
информацию о системе, которая уведомляет о прекращении действия МЧД;
номер документа и отметка о возможности передоверия.
Доверенность заверяет УКЭП директора компании или ИП.
Создание и управление МЧД становится простым и быстрым с помощью сервиса Астрал Доверенность. Используйте готовые шаблоны или разрабатывайте собственные, контролируйте сроки действия и статусы доверенностей через встроенный реестр.
Где можно оформить МЧД
На официальном сайте ФНС доступен специализированный сервис для создания и выдачи МЧД. С его помощью можно создать любую доверенность для работы с площадками, которые поддерживают формат 003. Но на портале ФНС нет реестра и удобного выбора полномочий.
Кроме того, операторы электронного документооборота, подключенные к распределенному реестру ФНС, также предоставляют услуги по оформлению МЧД для сотрудников.
Как создать МЧД
Сервис ФНС позволяет бесплатно выпустить МЧД, но процесс может показаться сложным. Вот пошаговая инструкция:
Выберите тип доверенности и заполните необходимые данные о представителе и доверителе.
Создайте доверенность.
Скачайте XML-файл и запомните место его сохранения.
Подпишите файл квалифицированным сертификатом руководителя, используя открепленную подпись.
Загрузите подписанный файл МЧД в Реестр ФНС.
После выполнения всех шагов МЧД можно использовать вместе с сертификатом электронной подписи физического лица.
В сервисе Астрал Доверенность управлять МЧД проще. Оформите доверенность в универсальном формате в несколько кликов, а руководителю останется только подписать ее своей КЭП. Сервис автоматически отправляет созданный и подписанный файл на регистрацию в реестр ФНС. Также можно добавлять МЧД из других источников, отзывать их и загружать в форматах PDF, XML или ZIP.
Читайте также:
Удобные сервисы для бухгалтеров и владельцев компаний
Создайте машиночитаемую доверенность с Астрал
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFJAau6x
Начать дискуссию