Адаптация без стресса: как сделать новичков частью команды 

Главная цель адаптации — как можно быстрее включить сотрудника в полноценную работу и сделать это безболезненно. Благодаря такому процессу бизнес может:

• Сократить расходы. Если сотрудники увольняются во время или сразу после испытательного срока, компании приходится тратить деньги на новый поиск. Адаптация поможет снизить эти издержки. 

• Снизить текучесть персонала. Когда сотрудник с первых дней чувствует, что компания о нем заботится, его лояльность растет. Такая поддержка мотивирует работников оставаться в организации как можно дольше. 

• Уменьшить нагрузку на руководителей. Если в компании выстроена система адаптации, новички будут знакомиться с базовой информацией, не отвлекая руководителя или других сотрудников по пустякам. 

Адаптация — более широкое понятие, которое включает не только знакомство с организационными моментами, но и постепенное «приспособление» к работе, коллективу, культуре компании. Процесс может идти и три месяца, и полгода, и год — зависит от должности и выстроенных процессов. В этой статье будем разбирать, что такое адаптация персонала в широком смысле.

HR-менеджеры могут выбирать больше чем из 20 способов адаптации персонала в организации: от наставничества до виртуальных туров по офису. Варианты зависят от структуры и размера компании, роли новичка, формата работы (офис или на удаленке). Чтобы адаптация сотрудников в организации была эффективной, методы и инструменты можно комбинировать. Расскажем об основных подходах.

• Welcome-тренинг. Это вводный курс, из которого новички узнают о компании. Его обычно проводят в первую неделю работы сотрудника. Формат зависит от возможностей организации. Например, некоторые собирают всех стажеров, приглашают тренера, руководителей и проводят однодневный офлайн-тренинг. Если новые сотрудники появляются в компании нечасто, можно организовать персональный тренинг: познакомить стажера с компанией, ключевыми сотрудниками, рассказать о правилах и корпоративных традициях.

Если в компании есть распределенные команды, можно разработать welcome-тренинг в онлайн-формате. Это может быть презентация, видеоролик и даже онлайн-игра. Такой формат проще, дешевле и эффективнее, чем офлайн-тренинг. Бизнес не тратит деньги, чтобы привезти всех сотрудников в головной офис или отправлять тренеров в филиалы компании. Новичок на компьютере, планшете или смартфоне проходит курс и знакомится с компанией — в удобное для него время. А HR-специалисту не придется каждый раз собирать курс заново. Тренинг можно создать один раз и периодически обновлять. 

Вне зависимости от формата, который вы выберете, в программу стоит включить информацию:

• об истории, миссии, ценностях компании;

• продуктах и ассортименте;

• ключевых сотрудниках и по каким вопросам к ним можно обращаться;

• корпоративной культуре: какой дресс-код принят, как обращаться к коллегам и руководству, как отмечают дни рождения и другие праздники;

• организационных моментах: когда начисляют аванс и зарплату, что входит в соцпакет, где можно пообедать или выпить кофе. 

• Наставничество. Метод стоит использовать, если в компании есть опытные сотрудники, которые готовы делиться знаниями с новичками. Наставник знакомит стажера с коллективом, рассказывает о компании и корпоративной культуре, вводит в должность и делится профессиональным опытом. Знающий специалист практически всегда рядом с новичком и дает обратную связь, отвечает на вопросы, помогает справиться с проблемами. Такой подход позволяет стажеру чувствовать себя комфортно и быстрее освоиться на рабочем месте. Помните, что с 1 марта 2025 года работа наставников должна оплачиваться. 

• Баддинг. Если наставник — это обычно опытный сотрудник, который может быть выше по должности, то бадди (англ. buddy — «приятель») — коллега новичка. На роль бадди отбирают специалистов, которые сами недавно прошли адаптацию и могут поделиться этим опытом. Сотрудник не учит новичка, а занимается организационными вопросами: знакомит с коллегами, рассказывает, с каким ПО работают в компании, как заказать канцелярию или обед, к кому обращаться, если не работает ПК. 

• Регулярные встречи с HR или руководителем. Их еще называют «адаптационные беседы». Проводятся один на один через определенные промежутки времени. Например, в течение первой недели стажер и HR-специалист встречаются ежедневно на 15–20 минут, чтобы обсудить срочные вопросы и решить проблемы. Затем встречи становятся еженедельными, больше внимания уделяют тому, как новичок чувствует себя в коллективе, совпадают ли его ожидания с реальностью, нужно ли ему дополнительное обучение. Обычно метод используют не самостоятельно, а в комплексе с другими. 

• Вовлечение в корпоративные мероприятия. Бывает, что новички стесняются участвовать в активностях. Из-за этого они дольше вливаются в коллектив. Вовлекать новых сотрудников в корпоративы может наставник, бадди или HR-специалист. Но важно не переусердствовать. Возможно, новичок хочет присоединиться к коллективу, но не может из-за личных проблем. Или не стремится участвовать в активностях, потому что больше сосредоточен на рабочих задачах.

• Адаптация через цифровые платформы. С помощью онлайн-инструментов получится ускорить адаптацию персонала на рабочем месте и упростить работу HR-специалистов, руководителей и наставников. Далее расскажем, какие технологии можно использовать.

LMS iSpring Learn

Обучайте сотрудников онлайн, следите за результатами и помогайте бизнесу расти

Попробовать

Чтобы автоматизировать и упростить процесс адаптации, можно использовать:

1. Корпоративные порталы и базы знаний. Здесь новички смогут найти инструкции, шаблоны документов, welcome-тренинги и обучающие вебинары. Простую базу знаний можно создать на диске в облаке. Но в ней будет сложно искать учебные материалы и контролировать, как новички усваивают информацию. Если нужны инструменты вроде шаблонов для новостей, целеполагания или чатов для общения, лучше выбрать специальную платформу, на которой можно сделать корпоративный портал, например iSpring Learn. 

2. Чат-бот. Он отправит приветственное письмо, пришлет данные для регистрации в рабочих сервисах, расскажет об обучении. Так сотрудники смогут быстрее погрузиться в работу и не отвлекать руководителя или коллег по мелким вопросам. А еще у бота в любой момент можно уточнить, когда следующая встреча с HR или день рождения наставника.

3. Таск-менеджеры. Можно сделать бэклог с полезными ресурсами, которые пригодятся новичку на этапе адаптации и в работе. Например, разместить ссылки к базе знаний. В таск-трекере удобно ставить стажеру задачи: заполнить профиль, пройти welcome-курс, записаться на встречу с HR. Так новичку будет проще ориентироваться в процессах.

4. Платформы для обучения сотрудников — LMS. В них можно собрать всю информацию для новичков. Стажеру не придется искать нужные ссылки по чатам и в почте: все будет на одной платформе. Вот как можно организовать процесс адаптации с помощью LMS iSpring Learn:

• Создать базу знаний для всех отделов и филиалов компании. В iSpring Learn можно загружать любые материалы: документы с инструкциями, презентации и видео для welcome-тренингов, аудио и фото.

• Автоматически назначать обучение и создавать индивидуальные траектории. Сразу после оформления новичок получает доступ к платформе и может пройти первый курс. HR-специалисту не нужно вручную отслеживать, кому и какое обучение назначить: система делает это автоматически. Например, новичкам сразу доступен welcome-тренинг — видеоролик с информацией о компании. Когда сотрудник его пройдет, откроются новые задания.

• Автоматизировать оценку знаний — чтобы оценить эффективность адаптации. Если стажеры пройдут все курсы, это не значит, что они усвоили материал и успешно справились с адаптацией. Проверить, как обстоят дела на самом деле, можно с помощью тестов. Для этого добавьте опросники или проверочные задания между курсами. Результаты будут доступны на платформе в разделе «Статистика», и вы всегда будете в курсе, кто успешно проходит адаптацию, а кому нужна помощь — например, дополнительные встречи с руководителем.

• Проводить пульс-опросы — чтобы отслеживать настроения в команде. Опросы занимают 5–10 минут и не отвлекают сотрудников от задач. А HR-специалист и руководитель всегда будут знать, как себя чувствуют новички. 

Чтобы стажеры проходили онбординг с интересом, важно правильно подготовить материалы. Содержание презентации, игры или онлайн-курса должно быть понятным и следовать одной цели — познакомить новичков с компанией и процессами. 

Один из инструментов, который может пригодиться, — конструктор электронных курсов iSpring Suite. Он работает как надстройка над PowerPoint, и в нем можно создавать курсы из презентаций. Например, получится сделать интерактивный welcome-тренинг, разработать онлайн-игру или виртуальный тур по компании. А чтобы было проще создавать полезные и интересные материалы, используйте возможности iSpring Suite:

• Шаблоны курсов — пригодятся, чтобы быстро собрать материалы. Например, можно взять готовый титульный лист и оглавление, добавить свой текст — и курс готов. При необходимости шаблоны можно оформить в соответствии с брендбуком компании.

• Библиотека контента — нужна, чтобы наполнять материалы иллюстрациями. Доступно 2300+ макетов слайдов, 380+ рисованных персонажей и фонов, 2500+ фото локаций, которые подойдут для любой сферы бизнеса. 

• Диалоговые и интерактивные тренажеры — помогут усвоить материал. В iSpring Suite можно создавать диалоги со сценариями ветвления, использовать готовые фоны и персонажей или создавать свои. С помощью интерактивных шаблонов получится разработать инструкции, схемы или «ленту времени», чтобы рассказать об истории компании. Доступно 14 шаблонов, которые можно озвучить или брендировать.

Читайте по теме: «Обзор 10 систем тестирования и оценки сотрудников».

Адаптация будет эффективной, если правильно ее организовать. Обычно процесс состоит из четырех этапов.

1. Пребординг. Это период между днем, когда кандидат принял офер, и выходом на работу. Может длиться от пары дней до нескольких недель — зависит от должности и бизнес-процессов. 

У пребординга несколько целей: поддержать интерес новичка к работе, создать положительное впечатление о компании, снизить риск, что кандидат откажется от предложения в последний момент. А еще пребординг позволяет начать адаптацию заранее. На этом этапе можно:

• Познакомить сотрудника с информацией о компании: историей, миссией, ценностями, структурой и руководителями. Для этого можно создать презентацию в iSpring Suite или видеоролик.

• Оформить документы, например трудовой договор, допсоглашения, NDA. Эти процессы тоже можно автоматизировать: использовать системы КЭДО.

• Оборудовать рабочее место: подготовить мебель и технику, настроить доступы к сервисам.

• Выдать сотруднику базовые материалы, например инструкции по технике безопасности и охране труда, редполитику или правила общения с клиентами.

• Познакомить новичка с наставником или бадди.

• Подготовить welcome-пак — приветственный набор, который сотрудник получит в первый рабочий день. В него можно включить кружку и ежедневник с логотипом компании, стартовый набор канцелярии, приятные мелочи вроде брелока или конфет.

2. Онбординг. Этап интеграции новичка в компанию. Обычно проводится в первый рабочий день или неделю. Продолжительность онбординга зависит от должности и опыта сотрудника, размера компании. Например, менеджеру по продажам на небольшом предприятии нужно 2–3 дня, чтобы познакомиться с процессами и клиентской базой. А джуну-тестировщику в крупной компании потребуется не меньше недели. 

На этапе онбординга нужно:

• Познакомить новичка с коллективом. Можно организовать встречи с ключевыми сотрудниками, с которыми будет взаимодействовать стажер.

• Подготовить и согласовать с новичком план его адаптации. Стоит расписать, какие тренинги ждут сотрудника, запланировать время для встреч с наставником и руководителем.

• Добавить стажера в базу пользователей LMS, чтобы ему автоматически открылся доступ к материалам. Например, в iSpring Learn есть 35 готовых онлайн-курсов, которые помогут сотруднику быстрее адаптироваться.

• Провести welcome-тренинг.

3. Первый месяц работы. На этом этапе новичок полноценно включается в работу, выполняет первые задачи. Чтобы адаптация продолжалась успешно, нужно:

• Проводить еженедельные встречи с его руководителем или HR-специалистом компании.

• Собирать обратную связь от новичка и его коллег. Это можно делать с помощью бумажных анкет или пульс-опросов в iSpring Learn.

• Координировать обучающие мероприятия. Например, отслеживать, какие курсы уже прошел новичок и с какими результатами. В iSpring Learn этот процесс можно автоматизировать. Курсы будут открываться по мере того, как сотрудник справляется с текущими программами. 

• Подвести итоги первого месяца. Встреча новичка с наставником, руководителем и HR-специалистом поможет спланировать дальнейший процесс адаптации. Например, если сотрудник уже успешно справляется с обязанностями, адаптацию можно закончить досрочно. Так новичок не перегорит, выполняя простые задачи, а компания быстрее получит сотрудника, который продуктивно работает.

4. Итоговая оценка адаптации. Каждая компания сама устанавливает продолжительность процесса. Срок адаптации зависит от структуры предприятия, должности, опыта кандидата. 

Чтобы оценить, как сотрудник справляется с задачами и чувствует себя в коллективе, нужно проанализировать обратную связь от участников процесса за весь период адаптации. Например, можно провести оценку методом «360 градусов» — тогда компетенции сотрудника оценят все, кто с ним работал. 

Читайте по теме:«Чек-лист адаптации сотрудника — необходимый инструмент для онбординга».

Иногда компании внедряют систему адаптации, но сотрудники все равно увольняются во время или после испытательного срока. Чтобы таких ситуаций было меньше, учитывайте ошибки, которые часто допускают HR-специалисты и руководители:

• Чрезмерная нагрузка новичков в первые дни. Нередко сотруднику стремятся передать всю информацию, как только он вышел на работу. Из-за перегруза стажер не в состоянии усвоить весь объем. Это приводит к переживаниям, растерянности и может создать негативное впечатление о компании. 

Чтобы этого избежать, не пренебрегайте этапами пребординга и онбординга. В эти дни новичок может знакомиться с технической информацией и корпоративной культурой компании. А на следующих этапах больше времени уделять рабочим задачам.

• Недостаточная поддержка со стороны коллег. Бывает, что HR возлагают функции наставника на коллег или линейного руководителя, у которых нет времени заниматься обучением. Из-за этого сотрудник может чувствовать себя брошенным. 

Не допустить ошибки поможет система наставничества. Сотрудников, которые готовы работать с новичками, нужно научить давать обратную связь, понимать особенности обучения взрослых.

• Отсутствие четкой программы. Иногда в компаниях под адаптацией имеют в виду процедуры вроде заполнения документов и экскурсии по офису. В результате новички получают общую информацию, которая не помогает им влиться в работу. 

Чтобы избежать проблем, нужно составить четкий план адаптации и разделить процесс на этапы. Так и HR-специалист, и новичок будут понимать, что и в какие сроки ждать друг от друга. Упростить процесс можно с помощью iSpring Learn. На платформе получится автоматизировать онбординг, составить персональные траектории обучения для стажеров и отслеживать результаты новичков. Сотрудник сможет заниматься в удобное время — и даже со смартфона. 

LMS iSpring Learn

Обучайте сотрудников онлайн, следите за результатами и помогайте бизнесу расти

Попробовать

Реклама: ООО «Ричмедиа», ИНН: 1215226458, erid: 2W5zFHprCg8