Компенсация расходов на использование собственного имущества дистанционным работникам в 2025: порядок, налоги, размеры

Трудовое законодательство довольно лаконично (ст. 312.6 ТК). Достаточно прописать условия о компенсации в:

• коллективном договоре;

• тематических ЛНА;

• трудовом договоре (или же дополнительным соглашении)

НК лимитирует размер не облагаемой НДФЛ компенсации дистанционщику. Согласно абз. 12 п. 1 ст. 217 НК, этот лимит составляет не более 35 руб. за рабочий день — или же в сумме расходов, которые документально подтверждены.

На всякий случай уточним, что речь идет о том, чтобы дистанционщик получил возмещение за использование или личных, или арендованных объектов:

• оборудования;

• ПО;

• технических средств;

• средств защиты информации и т. п.

Буквальное прочтение этой нормы дает основания полагать, что если нет документального подтверждения расходов, то 35 руб. за рабочий день — это «потолок» необлагаемой компенсации за использование всех видов имущества.

Например, ваш удаленный контент-менеджер И.И. Иванов использует для работы ноутбук, роутер, сканер, облачное ПО для обработки графических изображений. Если иное не подтверждено документально, то необлагаемая сумма составляет 35 руб/день за все.

Вы можете установить повышенные размеры компенсаций, просто все, что больше указанного лимита, будет за ваш счет как работодателя.

Допустим, что принадлежность офисной техники конкретному лицу подтвердить можно. Например, представить гарантийный талон, паспорт оборудования, выписку со счета, чек с суммой. Можно доказать, что сотрудник использует собственный, лично оплаченный антивирус, ПО — правда, не исключены претензии в том смысле, что он наверняка обязался использовать это ПО для личных целей, не для использования во благо работодателя, но это тонкости.

Все равно не все расходы можно подтвердить. Как распределить, когда оплаченный интернет использован для личных целей, а когда — для работы? Или как «распределить» счет за электричество, особенно при ненормированном рабочем дне, гибком графике?

Можно пойти по более справедливому, хотя и трудоемкому пути, попытаться отделить личное потребление от служебного.

• Шаг 1. Разработать перечень имущества, нужного для работы удаленному специалисту. Например: ноутбук, сканер, модем, рабочее кресло, настольная лампа, наушники и т. п. Этот перечень надо зафиксировать в трудовом договоре или допсоглашении.

• Шаг 2. Разработать правила подсчета размера компенсации, закрепив его в ЛНА, колдоговоре, трудовом договоре. В принципе, достаточно знать стоимость оборудования и обратиться для определения СПИ к соответствующей Классификации (утв. постановлением Кабмина от 01.01.2002 № 1). Например, у нас есть ноутбук, он относится ко второй амортизационной группе, СПИ может составлять 25–36 мес. включительно (абз. 3 п. 3 ст. 258 НК). Исходя из этого можно определить конкретный СПИ объекта, включенного в перечень, составленный на Шаге 1.

• Шаг 3. Чтобы разграничить личные и служебные расходы, можно установить коэффициент, исходя из того, например, что в среднем в месяце 730 (24 ч x 365 дн. / 12), а рабочих часов 164,42 (1973 ч / 12) — это для 40-часовой рабочей недели. Получится усредненный коэффициент использования имущества в служебных целях: 0,225 (164,62 ч / 730 ч). Коэффициент также следует закрепить в ЛНА.

• Шаг 4. Определите ежемесячную компенсацию, умножив СПИ на коэффициент. Также логично предусмотреть правило о том, что при определении компенсации учитывается отработанное время (на случай отпуска, болезни).

Если говорить о расходах на электроэнергию, придется взять паспортные данные о энергопотреблении того или иного устройства (первый показатель) и средний тариф на электроэнергию в регионе (второй показатель). Перемножив первый, второй показатель и среднемесячное количество рабочих часов, получим средние затраты на электроэнергию при выполнении трудовой функции.

Приведем пример. Представим, что наш контент-менеджер использует для работы ноутбук, подтвержденная стоимость — 80 000 руб., установленный СПИ — 36 мес., с номинальным энергопотреблением 0,125 кВт/ч. Траты на интернет составляют 1300 руб. ежемесячно. Коэффициент использования имущества в служебных целях — 0,225 (алгоритм расчета приведен в описании Шага 3). Усредненный показатель тарифа на электроэнергию 6,32 руб. за кВт/ч.

Ежемесячная компенсация на ноутбук составляет 500 руб. (80 000 руб. / 36 мес. x 0,225), на оплату электроэнергии для решения рабочих задач — 129,9 руб. (0,125 кВт/ч х 6,32 руб. за кВт/ч x 164,42 ч), на интернет — 292,5 руб. (1300 руб. x 0,225)

Итого — 922,4 руб. Из них НДФЛ не будет облагаться лишь 700 или 735 руб. в зависимости от количества рабочих дней.  

Лучшие юристы по кадровому аудиту и налоговому праву от КСК Групп помогут выявить и минимизировать все риски, связанные с оформлением компенсаций дистанционщикам. Получите квалифицированную консультацию — это гарантия от претензий любых контролеров.

Читайте также:

• Как в 2025 году списать в два раза больше расходов за счет новых повышенных коэффициентов.

• Как рассчитать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в 2025 году.

• Повышение ставки налога на прибыль с 2025: последствия для бизнеса.

Проведем бесплатную консультацию и защитим от доначисления налогов

Оценим корректность налоговых отчислений

Запишитесь на консультацию

Заполните форму и мы свяжемся с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АУДИТ КОМПЛЕКС», ИНН 7727287800, erid: 2W5zFJ3HLPS