Масштабные изменения в работе с онлайн-кассами и чеками с марта 2025 года

Отправлять чеки покупателям сейчас можно двумя способами — распечатать бумажный чек или переслать онлайн (в сообщении по номеру телефона или на электронную почту). До 1 марта 2025 года работайте именно так, а после вступления в силу изменений выдавать чеки можно будет по-новому.

Как продавцу правильно отправить чек в сервисе «Мои чеки онлайн»? Во-первых, нужно взять контактные данные покупателя и перед отправкой указать их в чеке (важно: покупателя необходимо проинформировать об этом способе отправки и получить от него согласие). И, во-вторых — отправить человеку чек с помощью сервиса по СМС или email.

Зачем покупателю давать продавцу свой номер телефона и адрес почты? Продавец указывает их в чеке, чтобы операцию проще было идентифицировать. А покупатель по своим контактным данным сможет зайти в сервис и посмотреть наличие там чека. Автоматическая передача чека регламентирована законом (пп. 2 п. 3 ст. 1.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ в ред. от 01.03.2025).

В законе № 54-ФЗ не было четко прописано — применять ли ККТ, если расчеты происходят по СБП. В новой редакции закона от 1 марта 2025 года этот недочет устранили. В ней зафиксировано условие, что продавец должен выбивать чек при оплате по СБП (п. 2.2 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ в ред. от 01.03.2025). 

При непосредственном участии покупателя в расчетах касса должна находиться в месте расчета. Раньше закон № 54-ФЗ не регламентировал, где в этом случае должна располагаться касса и при каких расчетах. Теперь этого пробела в законодательстве не будет.

Для заведений общепита уточнили — касса может находиться там, где хранятся наличные деньги. Выносить ее каждому гостю или посетителю не нужно (п. 5.11 ст. 1.2 закона № 54‑ФЗ).

Если для приема оплаты используется касса с автоматическим устройством и возникает необходимость вынести кассу за пределы этого устройства, то это можно сделать, не отсоединяя их друг от друга.

До 1 марта 2025 года пользоваться кассой за пределами автоматического устройства можно в некоторых случаях: например, оплата через вендинговый аппарат или расчеты за услуги автомойки (п. 5.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). Теперь все компании и ИП могут пользоваться этой возможностью.

До 1 марта 2025 года заведения общепита пользуются пробелом в законодательстве. Когда гость просит счет, официант выпускает пречек и принимает оплату. После этого гостю «забывают» выдать официальный чек (документ строгой отчетности). Это позволяет недобросовестным заведениям снижать налоговую базу, так как они не отчитываются в ФНС о совершенной операции.

С весны 2025 года будет действовать новый порядок расчетов для заведений общепита, применяющих ККТ. Официант должен будет выдать чек посетителю до получения оплаты. 

Порядок следующий: 

• гость просит счет;

• официант приносит счет с уже выпущенным чеком;

• гость расплачивается по чеку (п. 5.11 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ в ред. от 01.03.2025). Данные об операции поступают в ФНС.

Преимущества:

• Заведению не нужно выпускать два чека (этап с пречеком упраздняется), снижаются расходы на бумагу.

• Совершенные операции автоматически поступают в ФНС, снижается количество налоговых проверок.

Недостатки:

• Усложняется процесс, если гость внезапно пожелает выбрать другой способ оплаты. Например, человек сказал, что хочет расплатиться картой, а в момент оплаты передумал — решил, что лучше рассчитаться наличкой. Официанту нужно сделать чек на возврат, а потом выбить другой — на приход.

Продавцы подают заявление в трех случаях: 

1. Когда регистрируют кассу. Это делают продавцы, которые только начинают продавать товары или оказывать услуги.

2. Когда необходимо перерегистрировать ККТ. То есть продлить, когда заканчивается срок регистрации. 

3. Когда нужно снять кассу с учета. Продавцу больше не нужна касса, когда он прекращает деятельность (закрывает ИП или юрлицо).  

Для любого из этих случаев подается заявление в налоговую. У ФНС есть до 10 рабочих дней, чтобы отреагировать на заявление. После вступления в силу изменений регистрационные действия сокращаются вдвое — ответ по заявлению поступит не позднее чем через пять рабочих дней (п. 7 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ в ред. от 01.03.2025).

На сегодняшний день поставить на учет или аннулировать регистрацию кассы можно одним из трех способов. Какой удобнее — решает сам продавец: 

1. На сайте налоговой — зайти в личный кабинет и сформировать заявление.

2. В местном офисе ФНС — прийти в отделение лично и подать заявление специалисту.

3. Воспользоваться услугами ОФД — операторы фискальных данных помогают продавцам работать с кассами, проверять чеки перед отправкой, в том числе и взаимодействовать с ФНС. Подача заявления входит в их компетенции.

А в начале сентября 2025 года выбирать способ подачи заявления можно будет еще из двух дополнительных способов (п. 10 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ).

1. Через «Госуслуги».

2. Через производителя ККТ.

Сейчас на «Госуслугах» тоже можно сформировать и подать заявление, но в новой редакции закона № 54-ФЗ этот способ появится только осенью. 

С 1 марта 2025 года для регистрации и перерегистрации касс сокращается количество документов. При постановке ККТ на учет не нужно будет предоставлять в налоговый орган отчет о регистрации. Правила упростили — добавляете в кассу регистрационный номер, а оператор фискальных данных передает данные в ФНС (п. 3.1 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ в ред. от 01.03.2025).

Не нужно будет направлять в ФНС заявление на перерегистрацию ККТ. В этой цепочке также задействован оператор ФД — вы сформируете отчет об изменении параметров регистрации, а оператор передаст его в ФНС (п. 4.1 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ в ред. от 01.03.2025).

Налоговый орган откажет в регистрации или перерегистрации кассы, если сведения будут неполными или недостоверными. Тогда придется подавать заявление в общем порядке.

В каких случаях ФНС может снять кассу с учета без уведомления владельца:

• ККТ не соответствует требованиям закона № 54-ФЗ (п. 15 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ);

• владелец кассы снят с учета в ФНС (ИП или юрлицо прекратили деятельность) (п. 18 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ);

• закончился срок действия ключа фискального накопителя (п. 16 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ).

С 1 марта 2025 года появится еще одно основание — непредоставление инспектору доступа к ККТ.

Новая онлайн-касса для вашего бизнеса

Получите онлайн-кассу и получите +20 интеграций для удобного ведения вашего дела

Оставить заявку

Сейчас владельцы касс могут экономить на краске и бумаге при выпуске чеков. Они устанавливали минимальное качество печати и небольшой размер символов, чтобы сократить расходы. 

С 1 марта 2025 года ФНС вправе устанавливать требования к качеству печати, размеру символов в чеке, междустрочному интервалу, качеству и скорости отображения QR-кода на автоматических устройствах (п. 5 ст. 4.1 закона № 54‑ФЗ в ред. от 01.03.2025).

С 1 марта 2025 года требования к ККТ обновятся — касса должна иметь корпус и один фискальный накопитель (п. 1 ст. 4 закона № 54-ФЗ в ред. от 01.03.2025). Требование больше относится к производителям кассовых устройств и никак не отражается на пользователях ККТ.

В ст. 2 закона № 54-ФЗ приведен список компаний и ИП, которые освобождаются от использования ККТ. С 1 марта 2025 года список расширяется — ККТ также смогут не применять:

• ИП, которые оказывают образовательные и спортивные услуги (п. 13 ст. 2 закона № 54-ФЗ в ред. от 01.03.2025). Деятельность должна быть основной и подтверждена соответствующей лицензией. При этом расчеты с клиентом должны осуществляться в безналичном виде без предъявления карты — в этом случае выдавать чек не нужно. Раньше эта норма освобождала от применения ККТ только организации, оказывающие услуги в сфере образования и спорта, а сейчас охватывает еще и индивидуальных предпринимателей. 

• Пункты приема от населения вторичных ресурсов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ в ред. от 01.03.2025). Но эта группа не будет включать пункты приема лома, черных и цветных металлов, драгоценных металлов и камней. Сейчас в список входят только пункты, принимающие стеклопосуду и утильсырье.

Для них сроки продлены от 1 месяца до полугода:

• до 1 марта 2025 — компании на УСН или ЕСХН, имеющие работников;

• до 1 мая 2025 — ИП с работниками;

• до 1 июня 2025 — ИП на ОСНО без работников;

• до 1 июля 2025 — ИП на УСН без работников;

• до 1 августа 2025 — ИП на ЕСХН или ПСН без работников. 

После окончания этих сроков ИП и организации должны будут применять онлайн-кассы.

С 1 марта 2025 года не применять ККТ сможет лишь малая часть компаний и предпринимателей. Остальные обязаны работать с кассами.

Вводится небольшое упрощение для тех, кто с 1 марта должен выдавать кассовые чеки. До конца 2025 года в чеке можно не указывать количество и название товара (ч. 2 ст. 3 закона от 08.08.2024 № 273-ФЗ).

Кто с 1 марта 2025 года освобождается от применения ККТ на рынках и ярмарках:

1. ИП на ПСН (п. 2.4 ст. 2 закона № 54‑ФЗ в ред. от 01.03.2025). Право не использовать кассы получают ИП с определенными видами деятельности: пп. 5, 20, 22, 25, 37, 46⁠–⁠48, 50⁠–⁠56, 64, 66 п. 2 ст. 346.43 НК. Например, изготовление и ремонт ключей, услуги общепита, производство хлебобулочных и мучных кондитерских изделий. При этом ярмарка должна соответствовать требованиям — количество общих торговых мест (до 50) и регулярные мероприятия (ярмарка выходного дня).

2. ИП и организации на ЕСХН (п. 2 ст. 2 закона № 54‑ФЗ в ред. от 01.03.2025). Условия для неприменения ККТ — не более трех торговых мест и общая площадь всех торговых точек и складских территорий — до 15 кв. метров.

3. Сельскохозяйственные потребительские кооперативы, за исключением кредитных (п. 2.3 ст. 2 закона № 54‑ФЗ в ред. от 01.03.2025). Условия для освобождения от ККТ — розничный вид торговли, товар передается в момент расчетов. Эта категория не применяет кассы до 1 сентября 2025 года. После окончания этого срока освобождение заканчивается и применять ККТ нужно обязательно (ч. 3 ст. 3 закона № 273‑ФЗ).

Управляющие рынками компании должны будут регулярно контролировать применение касс арендаторами. Для этого следует проводить ежемесячные проверки.

Что делать в случае нарушений:

1. Если в ходе проверки выяснится, что арендатор должен применять ККТ, но нарушает это требование закона, то УК обязана вынести предписание и на время приостановить работу торговой точки.

2. Затем арендатор должен устранить нарушение — зарегистрировать кассу в течение 15 рабочих дней. Если это не сделано, то УК должна расторгнуть с нарушителем договор аренды торгового места (п. 11 ч. 1 ст. 14 закона от 30.12.2006 № 271‑ФЗ в ред. от 01.03.2025).

Арендатор должен подтвердить, что касса официально оформлена — предоставить карточку регистрации ККТ. С 1 марта 2025 года проверить наличие кассы у арендатора можно будет на сайте ФНС (п. 6 ч.1 ст. 14 закона № 271-ФЗ в ред. от 01.03.2025).

Законодатели «прицельно бьют» по управляющим рынками компаниям: в отношении них вводят новые штрафы по ст. 14.5 КоАП. Уже с 1 марта 2025 года УК будут наказывать за халатное отношение к проверке арендаторов на предмет использования ими касс.

На первый раз нарушителя могут предупредить или оштрафовать — 40–50 тыс. руб. (на должностное лицо); 100–300 тыс. руб. (на организацию).

При повторном нарушении штрафы строже — до 80 тыс. руб. (на должностное лицо); до 1 млн руб. (на организацию).

К предстоящим изменениям можно (и нужно!) готовиться уже сейчас, чтобы переход был не таким болезненным. На адаптацию остается совсем мало времени, поэтому берите нашу статью на вооружение и готовьтесь по-новому работать с кассами и чеками с 1 марта 2025 года.

Главное:

1. Электронные чеки. Продавцы смогут отправлять чеки через сервис «Мои чеки онлайн» от ФНС. Это упростит проверку чеков покупателями и повысит прозрачность расчетов.

2. Общепит. В заведениях общепита чеки будут выдаваться до оплаты — это позволяет сократить количество налоговых нарушений. 

3. Регистрационные действия с кассами. ФНС будет обрабатывать заявления быстрее — не более пяти рабочих дней (вместо 10). Зарегистрировать кассу теперь можно будет в более сжатые сроки.

4. Штрафы. Для управляющих компаний, которые не проверяют арендаторов на предмет использование ККТ, вводятся новые штрафы — до 1 млн рублей.

Исключения. Расширен список ИП и организаций, освобожденных от применения ККТ.

Цель предстоящих изменений — навести порядок среди продавцов, которые обязаны использовать онлайн-кассы и выдавать чеки. А также сделать операции более прозрачными и контролируемыми. Организациям и ИП важно заранее адаптироваться к нововведениям, чтобы избежать штрафов и других санкций.

Читайте также: 

• Чем отличается касса от эквайринга.

• 5 бизнесов, которые можно открыть, не уходя из найма.

• Что влияет на прибыль кофейного бизнеса: как работать в плюсе.

Касса с эквайрингом для вашего бизнеса

Одна касса, чтобы принимать оплату онлайн и офлайн в точках продаж. Соответствует 54‑ФЗ. Фискальный накопитель докупается отдельно

Консультация

Реклама: АО КБ «МОДУЛЬБАНК», ИНН: 2204000595, erid: 2W5zFGdnMRS