Отчетность по исполнителям по договору ГПХ в 2025 году: памятка для заказчиков

При заключении любого договора ГПХ. В частности, при заключении договора:

• о выполнении работ;

• об оказании услуг;

• об отчуждении исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности;

• авторского заказа;

• издательские лицензионные;

• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведений науки, искусства, литературы.

Если исполнитель не ИП и не самозанятый, вознаграждение по таким договорам облагается обязательными страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, а также с них удерживается НДФЛ.

В 2025 году заказчики должны отчитываться по ГПХ-исполнителям в ИФНС по следующим формам:

• Расчет по страховым взносам (РСВ).

Обновленную форму РСВ применяйте, начиная с отчетности за I квартал 2025 года — утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878 в редакции от 13.09.2024.

Что изменилось в форме: появилась дополнительная строка 141 в подразделе 3.2.1 раздела 3 расчета для отражения выплат по договорам ГПХ. Выплаты отражают в разбивке по каждому коду категории застрахованного физлица и по каждому месяцу последнего квартала в отчетном периоде.

Срок сдачи РСВ — 25 число месяца, следующего за отчетным периодом (I кварталом, полугодием, 9 месяцами, годом).

В РСВ не включайте исполнителей по договорам ГПХ в статусе ИП и самозанятых. Они не относятся к застрахованным лицам, за которых заказчик обязан платить страховые взносы.

• Расчет 6-НДФЛ.

Как налоговый агент заказчик обязан удерживать НДФЛ при каждой выплате дохода исполнителю по договору ГПХ, если тот не имеет статуса ИП или самозанятого. Причем, это нужно делать и по договорам аренды имущества, заключенным с арендодателями-физлицами.

В 2025 году заполняйте прежнюю форму расчета 6-НДФЛ — утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649.

Крайние сроки сдачи 6-НДФЛ в ИФНС:

• за I квартал, полугодие, 9 месяцев — 25 число месяца, следующего за отчетным периодом;

• за год — 25 февраля года, следующего за налоговым периодом.

• Персонифицированные сведения о физлицах.

Ежемесячная форма Персонифицированных сведений включает персональные данные физлиц (ИНН, СНИЛС, ФИО) и сумму выплат, начисленных им за предшествующий месяц. Она утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878 (приложение № 2).

Например, если срок действия договора ГПХ — с 31 января по 20 февраля 2025 года, а начисления по нему были в феврале, исполнителя нужно включить и в отчет за январь (без указания суммы выплаты), и в отчет за февраль 2025 года (с указанием начисленной суммы выплаты).

Срок сдачи сведений — не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. При этом их можно не подавать за последние месяцы отчетных периодов, за которые подается Расчет по страховым взносам (РСВ) — то есть, за март, июнь, сентябрь и декабрь. Данные в Сведениях и в разделе 3 формы РСВ идентичны, поэтому Персонифицированные сведения можно сдавать только за первый и второй месяц каждого квартала. 

Основание — письмо ФНС от 06.03.2023 № БС-4-11/2593.

В Соцфонд России по ГПХ-исполнителям подается персонифицированная отчетность и сведения о взносах на «травматизм»: 

• Сведения о трудовой (иной) деятельности.

При заключении и расторжении договора ГПХ на исполнителя без статуса ИП или самозанятого нужно подать в Соцфонд Сведения о трудовой (иной) деятельности в составе отчета ЕФС-1 (форма утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

В подразделе 1 указывают личные данные физлица (СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения, гражданство), а в подразделе 1.1 — сведения о договоре ГПХ, в том числе:

• дату начала / окончания договора;

• код кадрового события («НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» / «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ»);

• код выполняемой функции, согласно «Общероссийскому классификатору занятий» и буквенный код, соответствующий виду договора (п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1);

• наименование и реквизиты договора.

Срок сдачи сведений — не позднее следующего рабочего дня за днем заключения / прекращения договора ГПХ.

Основание — письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784.

• Сведения о страховом стаже.

Сведения о страховом стаже — это подраздел 1.2 формы ЕФС-1 (утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Срок сдачи — не позднее 25 января следующего за отчетным года.

В отчете отражают сведения по застрахованным лицам, включая исполнителей по договорам ГПХ, которые в отчетном году трудились в особых условиях, например:

• выполняли работу, которая дает право на досрочную страховую пенсию (ст. 30, 31, п. 1 ст. 32 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ);

• трудились в сельском хозяйстве и при исчислении их стажа применяется список работ и должностей, которые дают право на повышенный размер пенсии по старости и по инвалидности (п. 14 ст. 17 закона № 400-ФЗ);

• работали на водном транспорте весь навигационный сезон, трудились вахтовым методом, или полный сезон работали в сезонных отраслях промышленности.

Основание — п. 3 ст. 1 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Не включайте исполнителя в Сведения, если он не привлекался к выполнению таких работ.

• Сведения о начисленных страховых взносах на «травматизм».

Если условиями договора ГПХ с застрахованным лицом предусмотрено начисление и уплата заказчиком обязательных страховых взносов на соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний («травматизм»), такие начисления придется учитывать при заполнении раздела 2 формы ЕФС-1 (утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Срок сдачи формы — 25 число месяца, следующего за отчетным периодом.

Если не включили сведения об исполнителях-физлицахпо ГПХ в РСВ, произойдет занижение облагаемой базы. За такую ошибку будет штраф — 20% от неуплаченной суммы, а если базу занизили умышленно — штраф вырастет до 40%.

Основание — ст. 122 НК.

Если не включили исполнителей по ГПХ в отчетность по форме ЕФС-1 или исказили данные, заказчик получит предупреждение или административный штраф в сумме 300–500 рублей и по 500 рублей штрафа в отношении каждого застрахованного лица. 

Основание — ст. 15.33.2 КоАП, ст. 17 закона № 27-ФЗ.

Если отразили недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ, заказчик заплатит штраф — 500 рублей. 

Основание — ст. 126.1 НК.

Если не отчитаться вовремя или вовсе не подать отчетность в ИФНС или СФР, последуют штрафы:

• За РСВ — от 5% до 30% от неуплаченной суммы взносов за каждый полный или неполный просроченный месяц, но не меньше 1000 рублей, а должностное лицо оштрафуют на 300–500 рублей.

Основание — ст. 119 НК, ст. 15.5 КоАП.

• За расчет 6-НДФЛ — 1000 рублей за каждый месяц просрочки.

Основание — ст. 126 НК.

• За Сведения по «травматизму» (раздел 2 формы ЕФС-1) — за каждый полный и неполный месяц просрочки от 5% до 30% от суммы страховых взносов к уплате за три последних месяца отчетного периода, но не менее 1000 рублей.

Основание — ст. 26.30 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

• За остальные разделы формы ЕФС-1 — 500 рублей по каждому застрахованному лицу, а также штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

• Основание — ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ст. 15.33.2 КоАП.

Сотрудничайте с самозанятыми, ИП и физлицами максимально безопасно: платформа Qugo возьмет на себя документооборот, перед каждой выплатой проверит статус исполнителя и проведет автоматические выплаты. 

Оставьте заявку и получите консультацию или демо-доступ к платформе!

Читайте также:

• Чек-лист по работе с самозанятыми 2025: проверьте себя.

• Штрафы для бизнеса за нарушение сотрудничества с самозанятыми: виды и размеры.

• Как успешно пройти проверку при сотрудничестве с самозанятыми: гайд для бизнеса.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFG3XZnY