Как сотрудничать с самозанятыми и не потерять деньги: руководство для бизнеса

❌ Переквалификация гражданско-правовых отношений в трудовые. Если налоговая или трудовая инспекция решит, что ваш самозанятый по сути — не подрядчик, а скрытый сотрудник, последствия будут негативными. Придется заплатить НДФЛ и страховые взносы за весь период сотрудничества. К этим суммам добавятся пени и штрафы.

❌ Аванс оплатили — результатов нет. Еще одна распространенная ситуация: вы перечислили аванс, но самозанятый исчез — не выходит на связь, пропал с деньгами.

❌ Плохо выполненные задачи — расходы на переделку. Исполнитель сдал работы с ошибками, не вовремя, качество не устроило — а деньги уже отправлены полностью или частично. За исправление недочетов приходится платить другому подрядчику или делать самим, что тоже стоит бизнесу времени и денег.

❌ Сложности с документами — потери на налогах. Если самозанятый не выдал чек, заказчик не сможет подтвердить расходы и уменьшить налоги. В результате заплатит больше, чем мог бы.

Что делать бизнесу, чтобы снизить такие риски или их избежать.

Сотрудничайте с внештатниками, когда нужен четкий измеримый результат. Например, написать статьи, сверстать сайт, настроить рекламные кампании, сделать ремонт, сдать отчетность. Главное — цель и итог работ, а не ежедневный процесс.

Не допускайте признаков трудовых отношений в процессе сотрудничества:

• Контролируйте только результат, а не процесс. 

• Не устанавливайте требования к месту, времени выполнения задач. 

• Не препятствуйте, если исполнитель привлекает субподрядчиков.

• Не оформляйте на исполнителей должностные инструкции.

• Не предоставляйте постоянное рабочее место.

• Не ведите на внештатников табель учета их времени.

Если сотрудник уволился меньше двух лет назад или трудится у вас в штате, вы не можете привлечь его как самозанятого. Если нужны его услуги — оформляйте по ГПХ как обычное физлицо. Но тогда придется платить НДФЛ и страховые взносы.

Нельзя переводить штатных сотрудников в самозанятые. Налоговые органы могут заметить, если человек сначала работал в компании по трудовому договору, а затем стал оказывать услуги как самозанятый. 

Особенно это очевидно в случаях, когда сразу несколько бывших сотрудников одновременно регистрируются как плательщики НПД, используют одни и те же контактные данные, оформляют чеки с одного устройства. ФНС легко может отследить это и посчитать маскировкой трудовых отношений.

Оформляйте сотрудничество с самозанятым гражданско-правовым договором. Это защитит обе стороны и поможет избежать споров.

В договоре подробно пропишите:

• условия и порядок оплаты;

• конкретный результат, который должен быть достигнут;

• требования к качеству услуги;

• сроки выполнения;

• ответственность сторон в случае нарушений.

Так вы будете понимать, за что вы платите, и сможете предъявить обоснованные требования, если услуги оказаны некачественно или не в срок.

📍 Предмет договора — именно результат выполненных работ, а не сам процесс. Избегайте формулировок и условий, которые напоминают трудовые отношения. Например, требования подчиняться руководителю отдела.

Если стоимость услуги не превышает 10 000 рублей и оплата сразу после выполнения, можно обойтись без договора. В других случаях нужны письменные соглашения.

📍 При длительном сотрудничестве с самозанятым можно заключить рамочный договор. В этом случае по каждому проекту или задаче оформляйте отдельное задание (приложение к договору). В нем указывайте сроки, результат работ и порядок оплаты. 

Сотрудничество с самозанятыми регулирует Гражданский кодекс, поэтому используйте корректную терминологию во всех документах: договорах, заданиях, актах, чеках и даже в деловой переписке.

❌Избегайте слов, характерных для трудовых отношений — например, «работник», «работодатель», «зарплата», «премия», «командировка», «увольнение». Применение таких терминов может стать основанием для признания ваших отношений трудовыми.

✔️Используйте правильные формулировки: «заказчик», «исполнитель», «услуга», «вознаграждение», «расторжение договора». 

Это снизит риски переквалификации гражданско-правового договора в трудовой.

В договоре укажите:

• Самозанятый применяет налоговый режим НПД, а его доходы не облагаются НДФЛ.

• Исполнитель обязан немедленно уведомить заказчика, если утратил статус самозанятого — например, из-за превышения годового лимита дохода в 2,4 млн рублей. Лучше указать, что уведомление должно быть в письменной форме, отправлено по электронной почте или в мессенджере.

• Пропишите ответственность: если исполнитель не сообщает об утрате статуса, не выдает или аннулирует чек, он обязан возместить заказчику возможные убытки или оплатить штраф.

Эти условия помогут защитить компанию от доначислений налогов и взносов, если исполнитель потеряет статус самозанятого или не выдаст чек.

Хотя по закону самозанятый обязан выдавать только чек, лучше оформлять акт оказанных услуг — это подтверждает факт оказания услуг.

В акте фиксируют:

• перечень оказанных услуг;

• сроки выполнения и оплаты;

• возможные замечания или недочеты.

Подписанный акт помогает избежать споров, служит дополнительным доказательством сотрудничества в случае проверки ФНС, упрощает документооборот.

Проверяйте, что исполнитель сохраняет статус плательщика НПД не только при заключении договора, но и перед каждой оплатой. 

Сделать это можно несколькими способами:

• запросить у самозанятого свежую справку из приложения «Мой налог»;

• проверить статус вручную по ИНН на сайте ФНС России (сервис «Проверить плательщика налога на профессиональный доход»);

• использовать платформы для работы с самозанятыми — например Qugo. Сервис автоматически отслеживает актуальность статуса и уведомляет заказчика об изменениях.

Самозанятый обязан выдать вам чек после оплаты услуг. Это основной документ для подтверждения сотрудничества и правильного учета расходов.

Проверьте, чтобы в чеке были указаны:

• ваш ИНН без ошибок;

• полная сумма вознаграждения — без вычета налога;

• конкретное наименование оказанной услуги, а не просто «услуга».

Полученный чек проверьте сразу. Если есть ошибка, попросите исполнителя аннулировать документ и выдать новый. Храните все чеки для отчетности и возможных проверок ФНС. 

Если исполнитель по ошибке или умышленно аннулировал чек, вы сможете подтвердить расходы, если представите доказательства оказания услуг и оплаты. Основание — письмо ФНС от 28.10.2021 № ПА-4−20/15 213@.

Оплата самозанятому должна быть привязана к фактическому объему оказанных услуг. Лучше, чтобы суммы различались из месяца в месяц.

Избегайте регулярных выплат фиксированных сумм по строго установленному графику. Особенно — два раза в месяц в дни выдачи зарплаты сотрудникам.

В договоре обязательно указывайте, на каких условиях возможна предоплата, ее размер и сроки.

Используйте платформу Qugo для автоматизации всех процессов сотрудничества с самозанятыми и снижайте риски признания отношений трудовыми. 

Основные преимущества сервиса:

• Быстрое подключение новых исполнителей — занимает не более 15 минут.

• Qugo автоматически проверяет статус самозанятого в начале сотрудничества и перед каждой выплатой.

• Все документы подписываются электронно, хранятся в единой системе и всегда доступны.

• Чеки формируются автоматически, возможна автоматическая уплата налога в ФНС.

• Вознаграждение переводится напрямую на карты или банковские счета исполнителей вне зависимости от их числа, с автоматическим формированием отчетных документов.

• Автоматизация через Qugo позволяет ускорить взаиморасчеты, упростить документооборот и минимизировать юридические и налоговые риски для вашей компании.

Читайте также:

• Нужно ли регистрироваться в РКН при сотрудничестве с самозанятыми.

• Как самозанятые могут помочь в стартапах: потребности и возможности.

• Как в летний сезон сотрудничать с несовершеннолетними исполнителями: порядок и правила оформления в 2025 году.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFJEf4Ak