Как выбрать программу для бюджетирования малому бизнесу 

Бюджетирование — это процесс планирования, распределения и контроля финансовых ресурсов компании. Оно помогает бизнесу определить будущие доходы и расходы, установить финансовые цели и обеспечить эффективное использование средств. Такой подход позволяет «сработать на опережение» — не допустить дефицита денег, спрогнозировать прибыль, принять верные управленческие решения.

Бюджетирование в 1С — это встроенный в программы инструмент для финансового планирования. По сути это конструктор для создания любых видов бюджетов и их настройки под цели и задачи бизнеса. Он позволяет автоматизировать сбор данных, распределять деньги по сегментам, получать данные для аналитики. Например, программа «подсвечивает» отклонение фактических финансовых показателей от плановых, и бизнес может сосредоточить усилия на проблемных областях.  

Бюджетирование — это управленческий инструмент, который помогает малому бизнесу расти. Оно позволяет предпринимателю продумывать стратегии на шаг вперед. Перечислим, для чего еще используют бюджетирование.

1. Контроль расходов. Малый бизнес часто работает с ограниченными ресурсами, и без четкого понимания, куда уходят деньги, легко оказаться в убытке. 

2. Планирование доходов. На основе анализа прошлого периода можно спрогнозировать будущие поступления и установить реалистичные финансовые цели — рост выручки, выход в прибыль или накопление резервов.

3. Оценка эффективности. При сравнении плановых и фактических показателей становится видно, какие направления работают хорошо, а какие требуют доработки или пересмотра.

Грамотное бюджетирование позволяет:

• принимать взвешенные решения о финансовых вложениях;

• повышать доверие со стороны клиентов, партнеров, заказчиков, госорганов;

• контролировать показатели профильных отделов;

• обосновывать цены и управлять себестоимостью;

• готовиться к сезонным колебаниям спроса;

• создавать финансовую подушку безопасности.

Для малого бизнеса это особенно важно: без стратегического планирования даже перспективное дело может столкнуться с кассовыми разрывами, непредвиденными тратами и потерей управляемости. Бюджетирование позволяет определить цели и не сбиться с курса. 

При небольшом ассортименте товара или перечне услуг планирование можно вести в Excel-таблицах (например, до 10 товаров, до 5 услуг). По мере развития бизнеса онлайн-таблицы перестают спасать — и в этом случае необходимо выбрать программу для бюджетирования. 

Работа с данными в Excel-таблицах — это рутинный и кропотливый процесс. Чем больше параметров нужно внести, тем выше вероятность ошибок. Представьте, что компании нужно отредактировать бюджет за последние три года — за это время сформировался огромный массив данных, которые трудно привести в порядок с помощью обычных онлайн-таблиц.

В каких случаях можно выполнять бюджетирование в Excel:

• в компании один сотрудник (или сам предприниматель) занимается планированием — не нужен совместный доступ к данным;

• у компании нет большого количества бюджетов и центров финансовой ответственности (ЦФО) — весь бюджет можно отразить в паре файлов;

• у бизнеса небольшой ассортимент товаров или перечень услуг — данные можно вводить вручную, нет смысла переплачивать за программы;

• руководитель уверен в сотрудниках и может легко их проконтролировать — при общем доступе к онлайн-таблице не составляет труда найти того, кто внес изменения в файл.

Если таблицы больше не помогают, то нужно использовать более производительные и функциональные решения — программы 1С.

1C:Управление нашей фирмой 8

«1С:Управление небольшой фирмой 8» — готовый программный продукт, призванный эффективно решать задачи оперативного учета, контроля, анализа и планирования деятельности предприятий малого и среднего бизнеса

Подробнее

Основное преимущество бюджетирования в программах 1С — это гибкие настройки бюджетов и данные для аналитики. Есть и другие плюсы:

• адаптация функционала под отраслевое направление и специфику бизнеса;

• актуальность данных в текущий момент времени;

• совместная работа подразделений над финансовым планированием — нет необходимости сводить в один документ сведения из разных отделов;

• исключена потеря информации — сохраняется история редактирования, все данные — в одной цифровом пространстве;

• прогнозирование бюджетов на основе имеющихся данных и возможности привлечения финансирования;

• распределение бюджетов по проектам и подразделениям — например можно построить бюджет с мая по сентябрь для проекта по обслуживанию оборудования клиента;

• созданные бюджеты сразу попадают в доходы и расходы бизнеса — можно сразу посмотреть, к каким финансовым показателям они приведут;

• аналитика с совокупными цифрами — можно нажать на сумму и увидеть, из каких бюджетов она складывается;

• можно создавать разные бюджеты или объединять их, настраивать по различным аналитикам.

Малому бизнесу стоит обратить внимание на несколько ключевых критериев выбора.

1. Соответствие масштабу бизнеса. Малому бизнесу подойдут простые и доступные решения со встроенными инструментами для планирования бюджета, контроля доходов и расходов. 

2. Уровень автоматизации. Выбирайте продукт, в котором бюджетирование интегрировано с остальными модулями — бухгалтерией, продажами, закупками и складом. Это сократит ручной труд и сведет к минимуму ошибки при переносе данных. 

3. Гибкость настроек. Важно, чтобы программа позволяла адаптировать структуру бюджета под особенности вашей деятельности. Уточните, можно ли создавать собственные статьи доходов и расходов, настраивать шаблоны бюджетов, работать с разными сценариями (оптимистичный, пессимистичный и т.д.).

4. Удобство интерфейса и доступность поддержки. Если у вас нет штатного бухгалтера или ИТ-специалиста, интерфейс должен быть интуитивно понятным, а обучение — минимальным. Убедитесь, что выбранная программа сопровождается инструкциями, видеоуроками и техподдержкой.

5. Возможность роста и масштабирования. Хорошее решение — это то, которое будет расти вместе с бизнесом. Уточните, можно ли в будущем перейти на более мощную конфигурацию 1С, не теряя накопленных данных.

6. Интеграция с другими сервисами. Если вы используете онлайн-кассы, CRM или внешнюю отчетность, проверьте, поддерживает ли программа обмен данными с этими системами. Это позволит избежать дублирования информации и упростит учет.

В программе 1С:УНФ малый бизнес может выполнять бюджетирование и финансовое планирование:

• контролировать затраты и устанавливать лимиты на расходы — это важно для компаний, у которых ограниченные ресурсы;

• эффективно управлять денежными потоками и не допускать кассовых разрывов;

• сопоставлять запланированные показатели с реальным положением дел.

В 1С:УНФ реализован интуитивно понятный интерфейс для работы с различными видами бюджетов. 

В программе можно настроить основные виды бюджетов:

1. Бюджет движения денежных средств (БДДС).

2. Бюджет доходов и расходов (БДР).

3. Плановый управленческий баланс.

Другие виды отчетов по бюджетам также доступны — денежные потоки, задолженности покупателей, задолженности поставщикам, расчеты с подотчетниками, расчеты с покупателями и др. 

Разберем, как пошагово внедрить и эффективно использовать 1С:УНФ для бюджетирования в малом бизнесе.

Прежде чем настраивать программу, определите, какие задачи она должна решать. Например:

• планировать и контролировать ежемесячные расходы;

• оценивать прибыльность разных направлений бизнеса;

• сравнивать плановые и фактические финансовые показатели;

• избегать кассовых разрывов.

Четкие цели помогут вам не запутаться в возможностях программы и использовать именно те функции, которые нужны.

Выберите сотрудника, который будет отвечать за ведение бюджетов. Как правило, назначают бухгалтера или менеджера по продажам. Ответственный должен разбираться в данных и уметь их интерпретировать. 

1С:УНФ позволяет вести несколько видов бюджетов — бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, балансового бюджета. На старте лучше ограничиться одним — например, ежемесячным БДР (доходы и расходы), чтобы не перегружать процесс.

Программа предлагает готовые шаблоны бюджетов. Это удобно, особенно если вы ранее не занимались финансовым планированием. При необходимости шаблоны можно адаптировать под ваш бизнес: добавить или убрать статьи доходов и расходов.

Одно из ключевых преимуществ 1С:УНФ — данные из продаж, закупок и кассы автоматически попадают в бюджет. Это исключает ручной ввод и минимизирует ошибки. Следите, чтобы сотрудники корректно оформляли документы — тогда бюджет будет отображать реальную картину.

Раз в неделю или месяц сравнивайте фактические показатели с планом. 1С:УНФ показывает отклонения в наглядных отчетах. Если вы видите, что расходы вышли за рамки бюджета или прибыль оказалась ниже прогноза — это повод пересмотреть действия.

После «периода привыкания» перейдите к более продвинутым возможностям: 

• многосценарное планирование (оптимистичный и пессимистичный варианты);

• управление бюджетами по подразделениям;

• план-фактный анализ с визуальными отчетами.

1С:УНФ — это мощный инструмент управления бизнесом. Чем раньше вы начнете его использовать, тем быстрее сможете оптимизировать финансовую деятельность бизнеса. Подробнее о преимуществах и возможностях 1С:УНФ специалисты RG-Soft расскажут на консультации. Оставьте заявку на сайте и с вами свяжутся в ближайшее время. 

Читайте также:

• Как вести товарный учет в рознице, чтобы не замораживать деньги на складе: порядок и способы.

• Аренда 1С в облаке: кому подойдет, особенности и преимущества для бизнеса.

• «1С:Кабинет сотрудника». Как упростить взаимодействие сотрудников с отделом кадров.

1C:Управление нашей фирмой 8

«1С:Управление небольшой фирмой 8» — готовый программный продукт, призванный эффективно решать задачи оперативного учета, контроля, анализа и планирования деятельности предприятий малого и среднего бизнеса

Подробнее

Реклама: ООО «Интеллект Альянс», ИНН 7736639977, erid: 2W5zFHAnkFr