Электронное актирование в тендерах: пошаговая инструкция 2025

Нюансов много, давайте разберем частые проблемы, с которыми сталкиваются пользователи и попробуем найти для них решение.

Электронное актирование — обмен закрывающими документами в электронной форме через систему ЕИС. Именно в этой системе создаются документы и именно там они подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). 

Этим, кстати, электронное актирование отличается от традиционного электронного документооборота, при котором документы создаются в любой внешней системе вроде 1С, сканируются и отправляются получателю.

В большинстве случаев, да. 

С 1 января 2022 года все участники закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ должны обмениваться документами в рамках электронного актирования. Исключение составляют лишь закупки малого объема и некоторые закрытые закупки силовых ведомств, перечень которых определяет правительство, согласно п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ.

На электронную приемку товара заказчику выделяется 20 рабочих дней. За это время он должен провести экспертизу выполненных работ и качества поставленного товара. Сделать он может это своими силами или с привлечением комиссии размером не менее чем из пяти человек. 

Образец приказа о создании приемочной комиссии в закупках по 44-ФЗ.

Если по результатам приемки товара претензий нет, то процесс прост — заказчик подписывает сформированный поставщиком электронный акт своей электронной подписью.

Для поставщика срок размещения документов о приемке в ЕИС составляет всего 1 рабочий день. Это делается сразу после того, как заказчик примет работу и подпишет акт. Правила добавления документов в ЕИС можно изучить в п. 3 ст. 103 закона № 44-ФЗ. При электронном актировании все проще — информация о приемке направляется в ЕИС в день подписания документа.

Для простоты понимания разобьем процесс электронного актирования на три этапа: подготовка, заполнение документов и получение ответа от заказчика. Остановимся подробнее на каждом из этих пунктов.

Что интересно, открывает доступ к электронному актированию заказчик, а вот документ о приемке формирует поставщик. Происходит это обычно на этапе исполнения контракта, параллельно с поставкой.

Электронный акт о приемке товара уже должен быть в карточке контракта. Часть информации будет скорее всего уже заполнена, поставщику останется лишь добавить недостающие детали. Обычно это количество и стоимость поставляемого товара.

Образец акта выполненных работ.

Образец акта о приемке товаров.

Документ о приемке содержит: наименование объекта закупки, идентификационный код закупки, страну происхождения, реквизиты поставщика, место поставки, объем поставки, стоимость и прочую информацию.

Если есть такая необходимость, можно загрузить дополнительные файлы в формате xml.

Когда все будет готово, останется лишь подписать документ с помощью КЭП. Это действие автоматически отправляет документ в руки заказчику — следующий ход уже за ним. 

Ответным шагом со стороны заказчика могут быть следующие действия:

• Принятие работы полностью и безоговорочно. Акт подписывается с помощью КЭП, а затем следует оплата.

• Принятие работ частично. В таком случае оформляется корректировочный документ на принятую часть. Причиной создания корректировочного документа всегда служит изменение существенных условий контракта, таких как стоимость и количество.

• Отправка уведомления об уточнении. Если нужно изменить и существенные и несущественные условия в подписанном документе о приемке, то в дополнение к корректировочному документу отправляется еще и уведомление об уточнении.

• Оформление мотивированного отказа с указанием причины.

Устранить ошибки в документах или поставить недостающий товар, а затем направить акт приемки или накладную через ЕИС повторно. В случае несогласия с мотивированным отказом может потребоваться помощь суда.

Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана

Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — всё в одной системе!

Попробовать

Основное преимущество электронного актирования — это, конечно же, оптимизация процесса закупок. Упростить, ускорить, сократить сроки оплаты. В этом суть практически любого нововведения по 44-ФЗ. Однако, и тут имеются нюансы. 

• Сбор статистики. Так как все электронные документы сохраняются в единой системе, вы в любое время можете к ним обращаться и вести учет.

• Максимальная упорядоченность и структурированность. Это еще один плюс того, что все документы находятся в одном месте и в едином формате — так они точно не потеряются и вряд ли перепутаются.

• Минимум технических ошибок и человеческого фактора. Так как необходимости печатать акты вручную нет, риск ввести некорректный ИНН или казначейский счет минимален.

• Снижение затрат на хранение и проверку документов, в том числе архивных. К примеру, в Москве архивация одного дела долговременного и постоянного хранения стоит 940 рублей.

• Экономия средств на пересылку документов. Печать документов стоит дорого, курьерские сервисы еще дороже. В электронном актировании ничего не нужно пересылать и печатать (а это еще и проявление заботы об окружающей среде!). 

• Упрощение процесса согласования приемки. В ЕИС все формы документов у вас под рукой — достаточно лишь выбрать нужную и тут же ее скорректировать под себя.

• Упрощение подачи отчетности в контролирующие органы. В ЕИС все контракты как на ладони, вам не требуется дополнительно их распечатывать и пересылать.

• Экономия времени своего и заказчика. Весь процесс проходит онлайн — нет необходимости ездить друг к другу, пересылать копии документов почтой, перепечатывать и снова пересылать,  

Система актирования — уже довольно зрелый обитатель вселенной госзакупок, но процесс ее становления все еще в самом разгаре. Участники закупок обкатывают новый функционал и приспосабливаются к некоторым неудобствам, а разработчики системы ЕИС на ходу фиксят баги. Буквально на днях, например, устранили ошибку при добавлении информации о месте поставки товаров, а также починили не к месту срабатывающий контроль наличия казначейского счета в банковских реквизитах поставщика.  

Среди прочих минусов электронного актирования:

• Растянутые сроки приема выполненных работ. Заказчику выделяется 20 дней на проведение экспертизы и подписание актов о приемке. Это долго и к тому же сводит на нет недавние меры по ускорению сроков оплаты и поставки товаров.

• В системе ЕИС все еще всплывают  некоторые ошибки, связанные с интерфейсом, хотя, надо признать, их с каждым днем становится все меньше и меньше. Время от времени исчезает информация о контрактах в личном кабинете, а иногда и сам кабинет не загружается. Ошибки также могут быть связаны с отсутствием прав на создание и открытие документов или возможности подписать акт. Часто не открываются всплывающие окна, не приходят уведомления от поставщиков и еще много много «не».

Ниже приведем самые свежие проблемы, на которые пользователи жаловались в чате ЕИС буквально месяц назад:

• Ошибка выполнения автоматического контроля, которая возникает при выгрузке документов о приемке из 1С в ЕИС, из-за которой некоторые пользователи с начала октября вынуждены отправлять документы вручную. 

• Несовместимость ПО. В этом месяце особенно много недовольства связано с приемкой электронного актирования при работе на Windows 11. Увы, на новой системе практически ничего не работает, а пользователям приходится даунгрейдиться до Windows 10 или настраивать виртуальную машину в VirtualBox.

Применение электронного актирования плавно и целенаправленно делает систему закупок более прозрачной, понятной и доступной широкой публике. Это факт. В этом, кстати, наши (команды Тендерплана) цели схожи, ведь и мы стремимся сделать закупки доступными широкому кругу пользователей — без ограничений по экономическому статусу, возрасту и уровню погруженности в 44-ФЗ и 223-ФЗ. 

Как же дело будет обстоять на самом деле в ближайший год–два? Покажет время. Делитесь своими мыслями и опытом применения электронного актирования в комментариях. 

Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана

Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — все в одной системе!

Попробовать

Реклама: ООО «Бизнес Технологии», ИНН 7325121949, erid: 2W5zFGqN9Q4