Новая реальность для бизнеса
К 2025 году цифровизация кадровых процессов перестала быть конкурентным преимуществом — она стала обязательным условием устойчивости бизнеса. По данным отраслевых исследований, 68% крупных компаний в России уже автоматизировали ключевые HR-процессы, включая ведение личных дел, оформление отпусков, переводов и увольнений.
Законодательная основа КЭДО
В последние годы нормативная база была существенно переработана и дополнена, что обеспечило правовую поддержку перехода на цифровой кадровый учет:
Закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 г. внес изменения в Трудовой кодекс, закрепив основные правила цифровизации учета;
Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022 г. утвердил состав, формат и требования к оформлению электронных документов, связанных с трудовыми отношениями.
Эти документы формируют основу правового регулирования КЭДО и определяют его использование как полноценной и юридически значимой формы кадрового делопроизводства.
Преимущества перехода на КЭДО для бизнеса
Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) позволяет организациям системно решать ключевые задачи управления персоналом. Рассмотрим основные преимущества перехода на КЭДО:
Оптимизация временных и финансовых затрат. Подписание документов электронной подписью (ЭП) занимает считанные минуты, устраняя необходимость в бумаге, их печати и доставке. Особенно заметна экономия в компаниях с распределенной структурой: годовые затраты на логистику могут сократиться до 1,2 млн рублей (расчет на одного сотрудника при использовании кадрового ЭДО).
Информационная безопасность. Конфиденциальность электронных документов защищена средствами современных систем шифрования и хранятся в цифровом архиве. Это исключает риски утраты, порчи или несанкционированного доступа, характерные для кадрового учета на бумаге.
Поддержка удаленной занятости. КЭДО позволяет оформлять документы вне зависимости от географического положения сотрудника — быстро и юридически корректно, что особенно актуально в условиях удаленного формата работы сотрудников.
Прозрачность документооборота. Все действия с документами в рамках КЭДО фиксируются: от создания до подписания. Это повышает контроль и дисциплину, снижая риск непреднамеренных нарушений.
Круглосуточный доступ сотрудниковк своему личному кабинету. Через личный кабинет работники могут в любое время получить справку, направить заявление или ознакомиться с внутренними документами компании.
Дополнительные преимущества КЭДО:
Сокращение времени на поиск документов — ввиду быстрого поиска в электронной базе.
Автоматическое обнаружение ошибок при формировании документов.
Ускорение адаптации новых сотрудников — все формы доступны онлайн.
Автоматическое формирование отчетности.
Снижение нагрузки на кадровую службу за счет исключения рутинных задач.
Обязан ли бизнес переходить на КЭДО
На сегодняшний день возможность внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) для организации остается добровольной. В 2025 году многие компании рассматривают внедрение КЭДО как способ повысить эффективность HR-процессов, однако законодательных обязательств по переходу на данный момент нет. Вместе с тем, успешная реализация КЭДО в государственных структурах свидетельствует о высокой эффективности цифрового формата и предвещает его дальнейшее распространение в коммерческом секторе.
Важно отметить: на данный момент переход на КЭДО не предполагает полного отказа от бумажной формы документов. Согласно ст. 22.1 Трудового кодекса, ряд документов продолжает оформляться исключительно на бумаге, в том числе:
приказы об увольнении;
акты о производственных несчастных случаях;
документы, связанные с охраной труда.
Почему КЭДО — это не просто удобство, а стратегическое преимущество
Помимо очевидных выгод — сокращения времени на оформление и оптимизации документооборота — переход на КЭДО открывает для организации доступ к стратегическому управлению кадровыми данными.
Внедрение кадрового электронного документооборота в организации позволяет превратить информацию о персонале в полноценный аналитический ресурс, который может использоваться в том числе для принятия управленческих решений.
Когда переход на КЭДО особенно актуален
Внедрение КЭДО целесообразно в компаниях, которые сталкиваются со следующими вызовами:
Высокий объём кадровых операций. При большом объеме заявлений, приказов и служебных записок цифровизация становится необходимостью для ускорения процессов и снижения нагрузки на HR-отдел.
Территориально распределенная структура. Если в компании есть филиалы в разных регионах, электронный документооборот позволяет мгновенно обмениваться документами без затрат на логистику и почтовые пересылки.
Высокая текучесть кадров. В сферах, где предполагается сезонность или текучка кадров, использование КЭДО при частом найме и увольнении сотрудников упрощает их оформление и снижает риск ошибок в документах.
Сложная система кадровых процессов. В ситуациях, когда документы проходят сложную цепочку согласований, утверждений, КЭДО обеспечивает прозрачность каждого этапа, позволяет в реальном времени отслеживать статус данных кадровых процессов.
Как подготовиться к переходу на КЭДО: пошаговая инструкция
Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) требует системного подхода. Успешная реализация проекта зависит от грамотного планирования, оценки текущего состояния бизнес-процессов и готовности персонала. Переход начинается с комплексного аудита на данный момент уже существующих кадровых процессов.
1. Оценка готовности организации и персонала
Перед внедрением КЭДО необходимо оценить, насколько компания и сотрудники готовы к переходу на электронный формат кадрового документооборота:
Проведение опросов. Проведите анкетирование или интервью сотрудников для анализа готовности перехода на КЭДО персонала организации. Учитывайте такие факторы, как возраст, доступ к технике и интернету, характер работы.
Обеспечение доступа. Для сотрудников, с ограниченным доступом к технике (например, работающих вахтовым методом), целесообразно организовать место с возможностью входа в личный кабинет КЭДО.
Формирование мотивации. Максимальный эффект от внедрения КЭДО будет достигнут только в случае поддержки данного изменения кадровых процессов сотрудниками, поэтому очень важно рассказать сотрудникам о преимуществах КЭДО, ведь это, например: оперативный доступ к документам, простота оформления отпусков и командировок.
2. Анализ текущего документооборота
Первый этап подготовки подразумевает подробное изучение существующих кадровых бизнес-процессов предприятия:
Схемы движения документов.
Время на согласование.
Основные проблемы (задержки, утеря, дублирование).
На основе анализа формируется список документов для первоочередного перевода в электронный формат — как правило, это заявления на отпуск, больничные, командировки.
Важно: проведение интервью с сотрудниками выявляет ключевые «болевые точки» и помогает оптимизировать процессы до запуска системы.
3. Технический аудит
Проведите технический аудит в организации:
IT-инфраструктура: наличие стабильного интернета, серверных мощностей, систем резервного копирования.
Электронные подписи: выбор типа подписи в зависимости от роли (УКЭП для руководства, НЭП — для остальных сотрудников).
Безопасность: соответствие требованиям шифрования, защита от несанкционированного доступа (ФЗ №152).
При отсутствии необходимой инфраструктуры предусмотрите модернизацию или масштабирование существующей, особенно при решении on-premise.
4. Организационная структура проекта
Создайте межфункциональную рабочую группу, в которую должны войти:
Кадровая служба (анализ регламентов).
IT-специалисты (интеграция и настройка).
Юристы (оценка соответствия законодательству).
Бухгалтерия (учет и взаимодействие с 1С).
Совет: назначьте «амбассадоров КЭДО» в каждом ключевом подразделении — данныесотрудники помогут внедрению решения.
5. Анализ кадровых бизнес-процессов
Проанализируйте все текущие кадровые процессы, последовательность обработки кадровых документов: кто и как их инициирует, согласует и хранит документы.
Рекомендация: выбирайте провайдера КЭДО, который поддерживает адаптацию под нестандартные схемы. Предпочтительны low-code или no-code решения, позволяющие специалистам HR самостоятельно настраивать маршруты согласования без привлечения разработчиков.
6. Выбор системы КЭДО
Системы КЭДО могут кардинально различаться по функционалу:
Базовые возможности — только обмен и подписание документов.
Многофункциональные системы КЭДО — помимо возможностей базовых возможностей поддерживают, например, HR-функции.
Бизнес-системы КЭДО, которые могут обеспечить автоматизацию множества процессов в компании.
Чтобы правильно выбрать подходящую вашей организации систему КЭДО, вам важно учитывать несколько факторов:
Определить задачи — будут это, например, базовые функции, или более сложные процессы.
Число сотрудников — для небольших компаний подойдут базовые решения «из коробки», а вот крупным требуется система с возможностью кастомизации.
Безопасность — система КЭДО должна соответствовать требованиям законодательства и корпоративным стандартам. Выбирайте решение с учетом ФЗ № 152 и корпоративных требований вашей компании.
Поддержка «одного окна» — в идеале, система КЭДО должна обеспечивать «бесшовную» совместимость с 1C, CRM, ERP. Это исключит передачу и дублирование данных на третью сторону и снизит вероятность расхождений и ошибок.
Правильный выбор компании зависит и от других её потребностей. Критерии выбора, о которых часто забывают:
Поддержка УНЭП и Госключа — критично для госсектора, а также работы с тендерами.
Возможность мобильного подписания — более 45% сотрудников используют смартфоны.
No-code настройка маршрутов — для самостоятельного управления логикой процессов.
Сроки внедрения КЭДО: от чего они зависят
Скорость внедрения КЭДО зависит от нескольких факторов, но главное — правильно подготовиться. В среднем небольшие компании осваивают систему за 1–2 месяца, а крупным предприятиям может потребоваться до полугода. Что может замедлять процесс внедрения КЭДО и как этого избежать?
1. Масштаб компании
Количество сотрудников и объем документооборота напрямую влияют на сложность проекта. В крупных организациях возможно использовать поэтапный подход:
Запустить пилотный проект в одном подразделении.
Оценить результаты и устранить возможные ошибки.
Постепенно масштабировать систему на другие отделы.
2. Состояние ИТ-инфраструктуры
Наличие современного оборудования, достаточных серверных мощностей и стабильного интернет-соединения играет ключевую роль:
Провести аудит текущих технических ресурсов.
При необходимости заложить время и ресурсы на модернизацию оборудования (техническую подготовку).
3. Сложность бизнес-процессов
Чем больше типов документов и уровней согласования, тем сложнее настроить систему. Особенно проблемными являются процессы с высоким уровнем ручного ввода. Если данных операций много, автоматизируйте их перед внедрением КЭДО.
4. Подготовленность персонала
Уровень цифровой грамотности сотрудников напрямую влияет на скорость адаптации к новой системе. Отсутствие базовых навыков работы с ЭП, системами ЭДО или облачными решениями может существенно замедлить переход.
Совет: запланируйте обучение заранее — организуйте обучающие семинары, тренинги или вебинары.
Перед приобретением платформы проведите «цифровую ревизию»:
Определите 5 самых ресурсоемких процессов (например, оформление отпусков, onboarding).
Выявите «узкие места» — в 70% случаев ими оказываются ручное дублирование данных между системами (например, Excel и 1С).
Пошаговая инструкция по внедрению КЭДО
Переход на кадровый электронный документооборот требует четкой структуры действий и распределения ответственности. Ниже — девять ключевых шагов, которые обеспечат системное и быстрое внедрение КЭДО в компании.
Шаг 1. Определение целей и границ проекта
На начальном этапе важно зафиксировать задачи цифровизации и уведомить руководителей подразделений о планируемых изменениях.
Ключевые вопросы при запуске проекта:
Какие кадровые процессы подлежат автоматизации в первую очередь?
Какие категории сотрудников будут включены в КЭДО?
Какие типы документов переходят в электронный формат?
Какие маршруты согласования действуют в организации?
Практика: гачинайте с простых и массовых документов — заявлений на отпуск, больничный, командировки. Затем переходите к приказам и сложным документам с многоступенчатым согласованием.
Шаг 2. Аудит кадровых процессов
Для интеграции КЭДО необходимо провести анализ текущего процесса кадрового учета и разработать положение о КЭДО, в котором фиксируются:
Схемы движения и согласования документов.
Сроки обработки.
Правила хранения электронных документов.
Цель аудита кадровых процессов: выявление узких мест и потенциальных точек оптимизации, особенно в участках с частыми задержками или ошибками.
Шаг 3. Разработка регламента КЭДО
Создаётся внутренний регламент, который описывает новые правила работы.
Разработка регламента включает в себя:
Порядок создания и согласования документов.
Использование ЭП (электронной подписи).
Архивное хранение и резервное копирование.
Алгоритмы действий при сбоях системы.
Корректно составленный регламент станет основным документом по работе в новой системе КЭДО. В нем важно предусмотреть инструкции для нестандартных ситуаций, например: срочное подписание, отсутствие доступа, работа сотрудников вне офиса.
Шаг 4. Формирование рабочей группы
Назначаются ответственные лица из различных подразделений:
Кадровая служба.
IT-отдел.
Юристы.
Бухгалтерия.
Задачи рабочей группы:
Формирование плана внедрения.
Контроль сроков.
Подготовка инструкций.
Обучение персонала.
Закрепите ответственных за конкретные направления и установите сроки выполнения задач.
Шаг 5. Переход, регистрация в КЭДО
Выберите платформу: государственную (например, «Работа в России») или коммерческую. Убедитесь в соответствии требованиям:
Интеграция с внутренними системами (1С, ERP, CRM).
Стандарты безопасности (ФЗ-152).
Этапы регистрации:
Утверждение локально нормативных документов (приказ, положение, соглашения).
Получение согласия сотрудников на обработку персональных данных.
Выпуск ЭП.
Подписание письменного согласия на КЭДО.
Важно: учтите сопутствующие расходы — затраты на ЭП, обучение, техническая поддержка.
Шаг 6. Сбор согласий от сотрудников
Каждому работнику направляется уведомление с описанием:
Даты перехода на КЭДО.
Перечня цифровых документов;.
Инструкции по получению ЭП.
Алгоритма работы в системе.
Важно: согласно ст. 22.2 ТК КЭДО является обязательным для сотрудников, чей трудовой стаж начался с 1 января 2022 года или позднее. Для сотрудников, трудовой стаж которых начался ранее 1 января 2022 года переход на КЭДО с работодателем является добровольным и требует их письменного согласия. В случае отказа сотрудника от КЭДО, кадровый документооборот с ним продолжается на бумаге.
Шаг 7. Обновление локальных нормативных актов
Для корректного перехода необходимо актуализировать документацию:
Правила внутреннего трудового распорядка.
Положение о защите персональных данных.
Должностные инструкции ответственных лиц.
Порядок архивного хранения.
Все изменения вносятся в соответствии с Трудовым кодексом и законом о персональных данных. Особое внимание необходимо уделить процедурам идентификации и применению ЭП.
Шаг 8. Регистрация пользователей и настройка доступа
Переход на КЭДО предполагает в том числе настройку прав доступа для указанных категорий пользователей:
Администраторы.
HR-специалисты.
Руководители.
Сотрудники.
До масштабного запуска на основных сотрудниках, проведите тестирование на пилотной группе, а именно, проверьте:
Правильность маршрутов.
Удобство интерфейса.
Стабильность работы системы.
Устраните все недочеты до запуска основной группы сотрудников.
Шаг 9. Выпуск и настройка электронных подписей
Без ЭП невозможно полноценное функционирование КЭДО.
При выборе типа ЭП учитываются:
Категория документов, которую предполагается подписывать данным типом ЭП.
Требования законодательства к конкретным видам документов.
Стоимость выпуска ЭП и их обслуживания.
Обязательно проводите инструктаж сотрудникам по использованию ЭП: правила хранения, порядок действий при компрометации ЭП и её утрате. Именно при настройке ЭП всех уровней и проверки их корректной работы в рамках процессов кадрового документооборота можно считать внедрение КЭДО завершенным.
Итог: внедрение КЭДО — это комплексная работа, требующая стратегического подхода. При соблюдении последовательности действий и контроле ключевых факторов внедрение проходит без сбоев и с высокой степенью адаптации персонала.
Проблемы и ошибки при переходе на КЭДО
Переход на КЭДО сопряжён с рядом типичных рисков. Ниже приведены основные проблемные зоны и практические рекомендации по их устранению.
1. Отказ сотрудников от электронного формата
Сопротивление персонала — частая ситуация при цифровизации. Причины — недостаток информации и боязнь нового.
Рекомендации:
1. Направьте уведомление с описанием преимуществ внедрения КЭДО для сотрудников и организации в целом:
Упрощение получения расчётных листков.
Ускорение оформления отпусков.
Удобный доступ к копиям документов в любое время.
Повышение безопасности благодаря ЭП, и почему ЭП безопаснее собственноручной.
2. После информирования сотрудников, организуйте обучение и демонстрацию системы.
3. Предоставьте сотрудникам возможность протестировать интерфейс в безопасной среде (песочнице).
2. Технические сбои
Возможны сбои на этапе запуска, особенно при интеграции с 1С, при выдаче ЭП или при загрузке документов.
Меры предосторожности:
Проведите нагрузочное тестирование.
Настройте резервные каналы связи.
Разработайте инструкции по действиям при сбоях:
Переход на резервный канал.
Восстановление данных из резервной копии.
Связь с техподдержкой.
Оформление документов вручную в экстренном порядке.
Периодически проверяйте работоспособность резервных систем.
3. Ошибки в оформлении документов
На начальном этапе возможны проблемы с форматами, шаблонами печатных форм, маршрутами или подписями:
Включите в систему автоматические проверки документов перед отправкой.
Организуйте двойной контроль системы в первые недели запуска.
Распространите инструкцию по работе с каждым типом документов.
Утвердите регламент корректировки ошибок КЭДО с обязательной историей изменений.
4. Проблемы с хранением документов
Электронный архив требует особого подхода к процессу хранения:
Резервное копирование.
Быстрый поиск по ключевым параметрам.
Защита от внешнего и внутреннего несанкционированного доступа.
Учет сроков хранения согласно законодательству.
5. Взаимодействие с контролирующими органами
При проверках необходимо предъявить документы в требуемом формате (приказ Минтруда №578н).
Структура электронного документа:
PDF-файл документа.
XML-файл метаданных.
SGN-файл подписи.
Машиночитаемая доверенность — при необходимости.
Важно: отсутствие хотя бы одного файла делает документ юридически недействительным.
6. Особенности увольнения сотрудников
Процесс увольнения в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО) требует особого подхода, соответствующего требованиям действующего трудового законодательства. Компании обязаны обеспечить корректное оформление всех документов, их электронную подпись, а также своевременную передачу информации сотруднику.
Согласно требованиям закона № 377-ФЗ и приказа Минтруда № 578н, увольняющемуся сотруднику необходимо предоставить следующий пакет документов:
Заверенная копия приказа об увольнении (на бумажном носителе).
Справка о сумме заработка за два календарных года.
Сведения о страховом стаже.
Справка о доходах и удержанных налогах.
Все перечисленные документы должны быть оформлены в электронном виде и подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
Обратите внимание: приказ об увольнении, согласно трудовому законодательству, оформляется в обязательном порядке на бумажном носителе, даже при использовании КЭДО.
Защита персональных данных
При работе с кадровыми электронными документами особое внимание необходимо уделить защите персональных данных. Система КЭДО обязана соответствовать требованиям закона №152-ФЗ «О персональных данных» и предусматривать комплексную защиту информации.
Основные меры по защите персональных данных
Выбор надежного решения — система должна соответствовать внутренним требованиям безопасности организации.
Шифрование каналов передачи — защита данных на этапе передачи между пользователями и системой.
Разграничение прав доступа — установление ролей для пользователей, исключающее несанкционированный доступ.
Аудит действий пользователей — регистрация всех операций с документами и контроль активности.
Контроль попыток взлома — настройка системы оповещений при несанкционированных действиях.
Важно учитывать: утечка персональных данных — основание для административной ответственности по статье 13.11 КоАП.
Риски при использовании облачных решений
Наиболее уязвимым звеном часто являются сторонние провайдеры. Так, например, глобальное исследованием от Rubrik Zero Labs, опубликованное в апреле 2025 года, показало, что 90% ИТ-директоров подтверждают — компании, полностью перешедшие в облако, сталкиваются с кибератаками. Для тех, кто рассматривает цифровые HCM-сервисы — это сигнал, что безопасность — не опция в облачном сервисе, а то, что необходимо продумывать заранее и контролировать на своем уровне. В том числе — при выборе между облаком и on-premise решением для КЭДО. И критически важные персональные данные хранить локально.
При переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО) организациям необходимо обеспечить высокий уровень защиты персональных данных. Это критически важно как с точки зрения закона, так и с позиции доверия сотрудников. Нарушения в этой сфере могут повлечь серьезные штрафы в соответствии со статьей 13.11 КоАП.
Приоритет — локальное хранение данных
Наиболее надежным способом защиты информации является использование on-premise-решения — установка системы КЭДО на серверах внутри компании. Это позволяет:
Исключить передачу критических данных сторонним облачным провайдерам.
Повысить контроль над доступом к информации.
Минимизировать риски утечек, связанных с внешними сервисами.
Комплексная система защиты: организационные, технические и правовые меры
Для эффективного соблюдения требований закона № 152-ФЗ «О персональных данных» необходимо реализовать меры по трем ключевым направлениям:
1. Организационные меры
Назначение ответственных лиц за защиту информации.
Разработка и внедрение политики информационной безопасности.
Проведение регулярных проверок и внутренних аудитов.
2. Технические меры
Применение сертифицированных средств криптографической защиты информации (СКЗИ).
Настройка систем мониторинга и обнаружения вторжений.
Регулярное резервное копирование данных и проверка возможности их восстановления.
3. Правовые меры
Получение и актуализация письменных согласий на обработку персональных данных.
Заключение соглашений о конфиденциальности с персоналом и подрядчиками.
Регистрация системы КЭДО в Роскомнадзоре при необходимости, если она обрабатывает персональные данные.
Особенности защиты биометрических данных
Если в системе КЭДО используются биометрические идентификаторы (например, отпечатки пальцев или распознавание лица), необходимо учитывать отдельные требования:
Получение отдельного согласия работника на обработку биометрических данных.
Применение специальных мер защиты, предусмотренных законодательством.
Ведение журнала обработки и хранения таких данных.
Комплексный подход к информационной безопасности при внедрении КЭДО — ключ к соблюдению закона и защите репутации организации. Локальное размещение системы, юридическая грамотность и современная ИТ-инфраструктура обеспечивают устойчивую защиту кадровых данных на всех этапах их жизненного цикла.
Все готово для быстрого старта КЭДО
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Запишитесь на демо:
Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFJ4XEp8
Комментарии
1О, как прекрасно звучит эта песенка про «преимущества» КЭДО! Оптимизация затрат, безопасность, прозрачность… Только не забудьте добавить в этот список веселых сказок ещё и бесконечные технические сбои, проблемы с электронной подписью и вечные вопросы «почему у меня документы не подписываются».
Про экономию на логистике — ну конечно, если у вас не средневековая бухгалтерия, где документы таскают на телеге, а не в почтовом ящике, может, и правда сэкономите пару тысяч рублей. Но когда из-за одного сбоя в системе полдня стоит весь кадровый отдел — тогда тоже хорошая экономия?
Информационная безопасность? Ну-ну, современное шифрование — это, конечно, замечательно, пока не выяснится, что доступ к вашему архиву легко получает кто угодно с минимальными знаниями. А бумага не подвержена вирусам и хакерам, в отличие от всех этих модных «электронных архивов».
Удалённая занятость? Легко, если ваши сотрудники не живут в глуши с интернетом 56 кбит/с и не страдают от вечных глюков VPN. Иначе будет «быстро и юридически корректно» ровно до первого сбоя.
И про «круглосуточный доступ» — смешно слышать, когда сама система вылетает минимум раз в неделю, а служба поддержки отвечает «перезагрузите компьютер» и исчезает на пару дней.
В общем, эта сказка про КЭДО больше похожа на очередной маркетинговый хайп, за которым скрываются проблемы с внедрением, доработкой и постоянной техподдержкой. Не покупайтесь на красивые слова — реальность часто оказывается куда более горькой.