Неформальный разговор: что такое performance review и как его провести

Увидеть успехи персонала можно с помощью performance review. В статье рассказываем, что это такое, как внедрить и правильно использовать метод, чтобы он приносил пользу компании.

Performance review — это инструмент, с помощью которого оценивают результаты работы сотрудника. Обычно метод используют, чтобы подвести итоги работы по проекту, после испытательного срока или перед тем, как составить индивидуальный план развития специалиста. 

Performance review проходит как встреча сотрудника и его прямого руководителя. Иногда к ним может присоединиться HR-специалист. По итогам беседы сотрудник получает конструктивную обратную связь от руководителя и ставит цели на следующий период. 

Иногда performance review путают с методом «Оценка 180 градусов»: и там и там сотрудника оценивает руководитель и он сам. Но у этих инструментов есть различие. 

Если performance review проводить регулярно и не для галочки, этот инструмент будет полезен и компании, и сотрудникам. Вот его основные преимущества.

Читайте по теме: «Оценка 360 градусов: 3 примера из практики российских компаний».

Performance review — относительно новый метод в российской HR-практике. Из-за этого бывает, что HR-специалисты и руководители допускают ошибки. Вот что может пойти не так:

• Ревью проводится нерегулярно. Иногда компании организуют оценку эффективности от случая к случаю или когда возникают проблемы. Из-за этого сотрудники не могут планировать свое профессиональное развитие, не понимают, как и по каким критериям будут оценивать их работу. Такая неопределенность приводит к тревожным настроениям в коллективе и снижает вовлеченность персонала. А если ревью проводят, только когда выявили проблемы, сотрудники воспринимают оценку как карательный механизм, а не как инструмент для развития. 

Чтобы избежать негативных последствий ревью, разработайте четкий график мероприятий. В зависимости от должностей или сферы деятельности компании оценку можно проводить ежеквартально или раз в полгода. Запланируйте мероприятия в HRM-системе, и сотрудники автоматически будут получать напоминания о скором ревью. 

• Сотрудники негативно настроены. Если в компании только внедряют performance review или используют инструмент нерегулярно, персонал может воспринять оценку как «разнос» и заранее занять оборонительную позицию. Чтобы не допустить негатива, объясняйте сотрудникам, зачем нужно performance review и как им поможет этот метод. 

Например, за пару месяцев до первого мероприятия расскажите работникам про новый инструмент. Объясните, как он работает, и подчеркните, что цель — не наказать или лишить премии, а найти возможности для роста. Чтобы всем сотрудникам было понятно, можно сделать инструкции или подобрать видеоролики с примерами, как проходит performance review.

• Руководитель только критикует и не поддерживает. Менеджеры часто воспринимают ревью как возможность указать сотруднику на недостатки и забывают о достижениях, не предлагают поддержки. И это — одна из причин, почему персонал негативно относится к такому формату. Изменить ситуацию можно, если обучить руководителей технике конструктивной обратной связи. Например, рассказать, как применять «метод бутерброда»: начинать оценку с положительных моментов, затем подсветить области, которые можно улучшить, и завершить беседу на позитивной ноте. 

• Нет измеримых критериев оценки. Бывает, руководители проводят ревью на основе субъективных впечатлений и не опираются на конкретные метрики. В результате сотрудник не понимает, что именно у него не получилось, и не может исправить ошибки. Чтобы оценка была верной, разработайте систему четких и измеримых KPI для каждой позиции и регулярно их корректируйте. Также не забывайте собирать данные об эффективности сотрудника в течение всего периода, а не за неделю до ревью. 

• Участники не готовятся к performance review. Из-за этого встреча превращается в формальную беседу без конкретных результатов. Далее расскажем, как этого избежать.

Если грамотно подготовиться к performance review, процедура не будет восприниматься как формальность. Беседа станет ценной возможностью для обеих сторон синхронизировать ожидания и цели. 

1. Как подготовиться сотруднику. Фиксировать достижения и неудачи на протяжении всего оценочного периода. Для этого можно записывать:

• в каких проектах участвовали и какие результаты получили;

• какие KPI были за период;

• дополнительные задачи, которые взяли на себя;

• отзывы от коллег или руководителя.

Перед ревью можно подвести итог, например: «За три месяца я запустил три рекламные кампании, которые превысили целевые показатели на 15%».

Важно отмечать не только успехи, но и трудности, которые возникли. Проблемы можно будет обсудить с руководителем, чтобы вместе найти выход из ситуации. 

2. Как подготовиться руководителю. В первую очередь определить критерии оценки сотрудников, исходя из должностей и профессиональных ролей персонала. Например, для продавца-консультанта среди KPI могут быть индивидуальная выручка за период, количество обслуженных клиентов, соблюдение стандартов обслуживания. Для старшего продавца KPI будут другими: общий объем продаж, эффективность обучения персонала, соблюдение стандартов мерчандайзинга. 

Перед ревью нужно проанализировать данные об эффективности сотрудника: результаты выполнения KPI, итоги проектов, отзывы коллег. Например: «Инна в течение двух месяцев выполняла план по продажам, а в третьем перевыполнила на 12%. Помогала с адаптацией двум стажерам».

Также стоит структурировать обратную связь для сотрудника и включить в нее конкретные примеры достижений, отметить области для развития и прописать ожидания на следующий период. Если цель ревью — подготовить план индивидуального развития сотрудника, нужно предложить конкретные шаги, которые будут полезны специалисту.

LMS iSpring Learn

Обучайте сотрудников онлайн, следите за результатами и помогайте бизнесу расти

Попробовать

Встречу руководителя и сотрудника можно провести очно или онлайн. В любом случае важно создать комфортную обстановку, чтобы работник не чувствовал себя как на экзамене. Для этого стоит придерживаться таких правил:

• Поддерживать позитивный тон и настрой — благодарить сотрудника за его ответы и вопросы, строить беседу так, чтобы положительных комментариев было больше, чем критических.

• Применять технику активного слушания — не перебивать, делать заметки, задавать уточняющие вопросы, перефразировать услышанное, чтобы убедиться в понимании друг друга. 

• Говорить конкретно — во время ревью нужно опираться на факты и исключить субъективные оценки. Например, не стоит говорить сотруднику: «Мне кажется, ты устал, поэтому допускаешь ошибки в презентациях. Из-за этого клиенты недовольны». Вместо этого лучше сказать: «Я заметил, что в трех последних презентациях не было четкой структуры. Из-за этого клиенты потратили на встречу больше времени и выразили недовольство. Предлагаю в следующий раз вместе проработать структуру, чтобы сделать ее четче».

• Фокусироваться на развитии сотрудника — критические замечания должны выглядеть так, чтобы сотрудник не обозлился, а увидел пути для своего роста и совершенствования. Например, вместо фразы «Ты безответственный и постоянно срываешь сроки» лучше сказать: «На двух последних проектах ты задерживал свою часть работы. Давай обсудим, что тебе мешает соблюдать сроки и как это можно исправить?».

Ключевые моменты ревью нужно записывать и в конце беседы подвести итоги: поставить цели, наметить шаги для их достижения. К примеру, performance review можно завершить так:

«Иван, спасибо за открытый и продуктивный разговор. Мы определили твои достижения: ты перевыполнил квартальный план на 17% и вернул клиентов, которые ушли к конкурентам. Я понял, что ты хотел бы улучшить навыки работы с возражениями по цене, поэтому предлагаю запланировать курс «Мастерство переговоров в сложных продажах». Давай встретимся через три месяца, чтобы обсудить результаты? У тебя остались какие-то вопросы или пожелания?».

Внедрение нового инструмента может показаться сложной задачей. Нужно объяснить сотрудникам и руководителям, чем им поможет такой метод оценки, как он проводится. Для этого можно проводить созвоны или рассылать информацию по корпоративной почте или в чаты. Но так есть риск, что кто-то пропустит новости и узнает о предстоящем ревью накануне встречи. Удобнее делиться информацией на одной платформе, например в LMS iSpring Learn. Вот что можно делать в системе:

• Подготовить персонал к performance review. Для этого добавьте на платформу обучающие курсы, которые помогут понять, как подготовиться к ревью, из чего состоит процесс. Руководителям можно назначить точечное обучение, например как давать конструктивную обратную связь, правильно ставить цели, планировать и проводить встречу. Так получится внедрить в компании единый стандарт оценки эффективности.

А еще с iSpring Learn вы точно будете знать, кто прошел обучение новому инструменту: в разделе аналитики доступны данные по каждому сотруднику, отделу и всей компании.

• Создать анкеты и вопросы для самооценки. Прямо в iSpring Learn можно сделать лонгрид и добавить в него инструкцию, вопросы сотрудникам. А чтобы работники не забыли, назначьте обучение и установите дедлайн, когда нужно завершить самооценку. 

• Провести ревью онлайн. В iSpring Learn есть встроенный сервис для вебинаров. Если сотрудники работают удаленно, встречи можно организовывать прямо на платформе и записывать их. Позже сотрудник и руководитель могут просматривать записи, чтобы вернуться к обсуждаемым вопросам. Выйти в эфир получится с любого устройства, подключенного к интернету.

• Сформировать индивидуальный план развития сотрудника. Если цель внедрения performance review — составлять ИПР, то в iSpring Learn можно создавать траектории обучения и добавлять в них необходимые курсы.

Читайте по теме: «Обзор 10 систем тестирования и оценки сотрудников».

Performance review в работе с персоналом — это не формальная беседа и лишний повод для стресса, а возможность для конструктивного диалога. Сотрудникам это помогает четко видеть свои достижения и планировать дальнейшее развитие, а руководителям и компании в целом — достигать лучших результатов.

LMS iSpring Learn

Обучайте сотрудников онлайн, следите за результатами и помогайте бизнесу расти

Попробовать

Реклама: ООО «Ричмедиа», ИНН: 1215226458, erid: 2W5zFHKGUjz