Налоги, страховые взносы и отчетность по сотрудникам в 2025 году: шпаргалка для бухгалтера

Налог на доходы физлиц работодатель обязан удерживать из дохода, выплачиваемого работнику, и в установленные сроки перечислять в бюджет.

1. К большинству выплат сотрудникам применяется новая прогрессивная шкала ставок НДФЛ (п. 1 ст. 224 НК):

Применяйте эту шкалу к доходам следующих категорий сотрудников:

• налоговых резидентов РФ;

• нерезидентов, дистанционно работающих на российские компании;

• иностранцев, работающих на патенте, и высококвалифицированных специалистов;

• переселенцев, беженцев.

Для доходов нерезидентов, которые не относятся к перечисленным выше категориям, действует ставка 30%.

По новой прогрессивной шкале ставок от 13% до 22% облагаются доходы, перечисленные в п. 2.1 ст. 210 НК (основная налоговая база):

• выплаты сотрудникам в рамках трудовых отношений — зарплата, премии, отпускные, больничные, выходные пособия и другие;

• вознаграждения по договорам ГПХ за оказание услуг, выполнение работ, предоставления имущества в аренду.

Основную налоговую базу уменьшайте на сумму предоставленных работнику налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных и др.).

2. В районах Крайнего Севера (РКС) и приравненных к ним местностях (МКС) НДФЛ с районных коэффициентов и процентных надбавок удерживают по специальным ставкам, а оставшуюся часть начисленного заработка — в общем порядке по новой прогрессивной шкале от 13% до 22% (п. 6.2 ст. 210, п. 1.2 ст. 224 НК):

Применять к этой налоговой базе вычеты можно, если на них не была уменьшена основная налоговая база.

3. Если в 2025 году выплачиваете своим сотрудникам дивиденды, вручаете подарки, не являющиеся оплатой труда, НДФЛ удерживайте по таким ставкам (пп. 3 п. 6 ст. 210, п. 1.1 ст. 224 НК):

НДФЛ исчисляйте при каждой выплате дохода работнику по формуле:

НДФЛ = (Налоговая база – Налоговые вычеты) х Ставка налога

В налоговую базу включайте все доходы сотрудника:

• денежные выплаты;

• выплаты в натуральной форме;

• материальную выгоду.

С 2025 года по вычетам действует целый ряд изменений, например (ст. 218 НК):

• Выросли вдвое стандартные вычеты на детей — на второго ребенка — 2 800 руб., на третьего и каждого последующего из детей — 6 000 руб.

• Работники больше не должны подавать работодателю заявление на стандартные вычеты на детей — достаточно предоставить подтверждающие документы.

• Увеличен до 450 тыс. руб. лимит дохода с начала года, по достижении которого прекращается предоставление стандартных вычетов на детей.

• Появился новый вычет для тех, кто выполнил нормативы ГТО — 18 000 руб. за год, в котором получен знак отличия, но только если в том же году пройдена диспансеризация.

НДФЛ с зарплаты, премий, отпускных, больничных и большинства иных доходов удерживайте на дату их выплаты работнику на руки или перечисления на его банковский счет. Фактический доход возникает в день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК).

По командировочным выплатам налог удерживайте в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по служебной командировке. Этот же день будет датой фактического получения дохода (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК).

Если выплачивали доход в натуральной форме (оплата труда, подарки работнику, оплата путевок в санаторий и т.п.), НДФЛ удержите с ближайшей выплаты, произведенной сотруднику деньгами. При этом датой фактического получения дохода считается день передачи дохода в натуральной форме сотруднику (пп. 2 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК).

Когда у сотрудника возникает доход в виде материальной выгоды при выдаче ему займа, налог удерживайте из последующих доходов в денежной форме, начиная с выплаты, ближайшей к дате фактического получения матвыгоды. Дата фактического получения такого дохода — последний день каждого из месяцев в рамках срока, на который сотруднику предоставлен заем (пп. 3, 7 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК).

Если до окончания года весь НДФЛ с доходов, выплаченных работнику, удержать не получилось, это можно сделать до 31 января года, следующего за годом выплаты дохода. 

Например, если в декабре 2025 года работник получил зарплату в натуральной форме, удержать с нее налог можно из зарплаты, выплаченной в денежной форме в январе 2026 года.

Удерживая НДФЛ из оплаты труда, не забывайте об ограничениях, предусмотренных трудовым законодательством (ст. 138 ТК, п. 4 ст. 226 НК, письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852):

• Сначала удержите весь налог, исчисленный с зарплаты работника.

• Затем из оставшейся суммы можно удержать налог, который не был удержан ранее, причем сумма удержаний из каждой зарплаты не должна превышать 20%, а при удержании НДФЛ, исчисленного из натурального дохода или матвыгоды — 50% от этой оставшейся суммы.

Обратите внимание: если возможность удержать НДФЛ до 31 января у работодателя была, но он этого не сделал, его привлекут к ответственности, назначив штраф — 20% от суммы налога, подлежащей удержанию и уплате (ст. 123 НК).

Удержанный НДФЛ перечисляйте в бюджет в составе ЕНП — единого налогового платежа (п. 1 ст. 58 НК).

Срок уплаты НДФЛ в бюджет зависит от периода, в котором он был удержан из выплаты работнику. Особый срок действует и для уведомлений об исчисленном налоге (п. 6 ст. 226 НК): 

Например, если аванс за март 2025 года выплачен 25 марта, а зарплата за вторую половину месяца — 10 апреля, НДФЛ с аванса нужно уплатить не позже 5 апреля, а с зарплаты за вторую половину марта — не позднее 28 апреля 2025 года.

Работодатель ежемесячно делает отчисления страховых взносов по каждому сотруднику на обязательное пенсионное (ОПС), медицинское страхование (ОМС), страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ), а также на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний («травматизм»).

Облагайте страховыми взносами выплаты (ст. 420 НК):

• в рамках трудовых отношений;

• по гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг физлицами, не являющимися ИП и самозанятыми;

• по договорам авторского заказа, издательским лицензионным договорам, договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности.

Работодатели, применяющие АУСН, страховые взносы за работников на ОПС, ОМС, ВНиМ не платят.

Выплаты по договорам ГПХ облагайте взносами на «травматизм», только если в тексте договора с физлицом содержится условие о таком начислении.

С начала 2025 года применяется новый единый размер предельной базы по обязательным страховым взносам на ОПС, ОМС и ВНиМ — 2 759 000 руб. (постановление Правительства от 31.10.2024 № 1457).

Соответствие выплат предельной базе определяйте по каждому сотруднику с начала года.

Основной единый тариф страховых взносов на ОПС, ОМС и ВНиМ в 2025 году — 30%. Но тарифы могут различаться в зависимости от категории страхователя:

1. Тарифы на ОПС, ОМС, ВНиМ для тех, кто не относится к МСП.

Если работодатель не относится к субъектам малого или среднего предпринимательства (МСП), взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ с выплат по трудовым и гражданско-правовым договорам в 2025 году рассчитывайте так (п. 3 ст. 425 НК):

• К облагаемым выплатам застрахованному лицу, которые с начала года не превысили 2 759 000 руб., применяйте основной тариф 30%.

• К части облагаемых выплат застрахованному лицу, которые превысили с начала года 2 759 000 руб., применяйте тариф 15,1%.

2. Тарифы взносов на ОПС, ОМС, ВНиМ для субъектов МСП.

Если работодатель — субъект МСП, он должен применять пониженный тариф страховых взносов с первого числа месяца, в котором его внесли в реестр МСП.

В 2025 году субъекты МСП исчисляют страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ по-новому. Пока выплаты сотруднику с начала года не превысили 2 759 000 руб. (пп. 17 п. 1, п. 2.4 ст. 427 НК):

• Тариф 30% ежемесячно применяется к части выплаты, равной 1,5 федеральных МРОТ. В 2025 году федеральный МРОТ — 22 440 руб., значит по тарифу 30% ежемесячно облагается 33 600 руб. (22 440 х 1,5).

• Тариф 15% ежемесячно применяют к части выплаты, превышающей 33 600 руб.

Когда выплаты работнику с начала года превысят 2 759 000 руб., до конца года ежемесячно к сумме превышения применяйте тарифы:

• Тариф 15,1% — к части выплаты в пределах 33 600 руб.

• Тариф 15% — к части выплаты свыше 33 600 руб.

3. Пониженные тарифы взносов на ОПС, ОМС, ВНиМ для других категорий.

По специальным пониженным тарифам страховые взносы в 2025 году должны начислять следующие категории работодателей-страхователей:

4. Тарифы дополнительных взносов на ОПС.

Если ваши работники трудятся на вредном или опасном производстве, они имеют право досрочно выйти на пенсию. При этом вы должны начислять дополнительные страховые взносы на пенсионное страхование (ст. 428 НК).

На размер тарифов таких взносов влияет класс опасности, определенный в результате спецоценки условий труда (СОУТ):

Если СОУТ не проводили, применяйте такие дополнительные тарифы:

Страховые взносы на «травматизм» за работников начисляйте отдельно от других взносов по тарифам, которые установил Соцфонд в зависимости от класса профессионального риска. 

В 2025 году тарифы остались прежними — они составляют от 0,2% до 8% (ст. 20.1, 21 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ в ред. от 29.05.2024, закон от 22.12.2005 № 179-ФЗ).

Страхователи, применяющие АУСН, в 2025 году платят взносы на «травматизм» в фиксированном размере 2 750 руб. в год (постановление Правительства от 14.11.2024 № 1547).

Взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ перечисляйте в составе ЕНП не позднее 28 числа следующего за расчетным месяца.

За первый и второй месяц каждого квартала нужно подавать в ИФНС уведомление о начисленных суммах взносов. Срок подачи уведомлений — 25 число месяца, следующего за расчетным.

Взносы на «травматизм» не входят в состав ЕНП — уплачивайте их в СФР отдельной платежкой в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за расчетным. Подавать уведомления по «травматизму» не надо.

Отчитываться по сотрудникам работодатели должны в ИФНС и в СФР.

В таблице собраны сроки подачи отчетов и указаны актуальные формы, которые следует заполнять в 2025 году:

В таблице учтены переносы сроков сдачи — если последний день срока представления отчета в ИФНС или СФР совпадает с нерабочим праздничным или выходным днем, его переносят на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК, письмо СФР от 25.01.2023 № 19-02/463л).

Что еще включает сопровождение 1С от Ю-Софт:

• Установка и настройка. Сами установим программу, обеспечив безупречную работу и совместимость с вашими бизнес-процессами.

• Доработка. Стандартные решения адаптируем под ваши уникальные требования, увеличивая эффективность работы с программой.

• Подключение сервисов 1С. Поможем выбрать, подключить и настроить наиболее полезные дополнительные сервисы.

• Архивирование данных. Обеспечим надежное хранение информации с возможностью быстрого доступа и восстановления.

• Настройка обмена данными с другими системами. Настроим обмен данными между 1С и другими программами.

• Подключение к 1С ЭДО. Обеспечим быстрый и простой переход к системе ЭДО.

Читайте также:

• Счет-фактура при НДС на УСН: 10 полезных советов для упрощенцев.

• Когда бухгалтеру лучше брать отпуск в 2025 году: чтобы работа не встала.

• Что нужно бухгалтеру, чтобы работать на себя: 5 шагов к удаленке.

Получите 4 месяца сопровождения бесплатно!

При оплате 8 месяцев обслуживания на тарифе «Оптимум», 4 месяца вы получаете в подарок. Экономия более 35%. Персональный специалист. Консультации до 60 минут в день и помощь по вопросам бухгалтерии

Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Ю-Софт Старт», ИНН 7726429561, erid: 2W5zFFzGpyE