Как подписывать документы с фрилансерами за границей

Фрилансеры могут работать из любой точки мира. Но с ними по-прежнему нужно заключать договоры, обмениваться актами приемки. Эксперты сервиса Контур.Сайн рассказали, о нескольких способах ведения документооборота, на которые можно перейти без больших затрат.

Как подписывать документы с фрилансерами за границей

Самый простой и привычный способ обмена — пересылка бумажных документов по почте или с курьером. Но такой способ отнимает много времени и средств.

Когда фрилансер работает за границей, доставка документов по почте может затянуться на несколько дней или даже недель. А стоимость курьерской экспресс-доставки может достигать нескольких тысяч за одно отправление.

Сэкономить ресурсы компании помогут несколько способов обмена документами.

Обмен сканами документов

Бумажный документ можно подписать, а затем отсканировать и отправить по электронной почте. Когда фрилансер получит скан, он должен его распечатать, поставить свою подпись, отсканировать и отправить обратно.

Такой способ подписания не противоречит законодательству. Кроме того, стороны могут подписать соглашение, что такие документы будут считаться подписанными простой электронной подписью (ПЭП) при соблюдении следующих условий:

  • Стороны устанавливают адреса электронной почты, которые будут использовать. Эти адреса позволят однозначно устанавливать авторов документов.
  • Стороны должны обеспечивать конфиденциальность доступа к своей почте.
  • Стороны признают, что такие документы подписаны ПЭП, и считают ее аналогом собственноручной подписи.

Обмен сканами документов кажется самым простым решением проблемы. Но стоит помнить, что он несет в себе риски.

Во-первых, ПЭП не обеспечивает целостность документа. Во-вторых, если в процессе сотрудничества возникнут разногласия, одна из сторон может заявить, что доступ к его почте получил злоумышленник. Это может вылиться в длительные судебные разбирательства.

Оферта

Фрилансер может разместить на своем сайте публичную оферту — предложение заключить договор на определенных условиях. Чтобы заключить договор заказчику достаточно совершить определенное действие. Какое — должно быть написано в оферте. Например, авторизоваться на сайте и поставить галочку о принятии условий.

Заключить оферту удобно, например, если вы хотите заказать простые или недорогие услуги со стандартными для них условиями. А вот для крупных, сложных или долгосрочных проектов она не подойдет. Установить дополнительные условия, прописать ТЗ или удалить какие-то пункты из оферты не получится. Этот документ можно принять только полностью и в неизменном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) с неквалифицированной электронной подписью

Многие организации ведут электронный документооборот с контрагентами, но не переходят на него при работе с фрилансерами. Дело в том, что у большинства фрилансеров нет сертификатов квалифицированной электронной подписи (КЭП), и их практически невозможно получить за границей.

Так, если фрилансер находится за пределами России, он может только перевыпустить уже имеющийся квалифицированный сертификат. А вот получить новый не получится — для этого нужно лично посетить удостоверяющий центр (УЦ). А офисы УЦ находятся только в России.

В этом случае выручит ЭДО, в котором используется неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Что такое НЭП и когда она придает документу юридическую силу

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это вид усиленной подписи. Как и квалифицированная, она подтверждает авторство и целостность документа — от кого он исходит, и что в него не вносили изменения после подписания.

Сертификат НЭП выдают удостоверяющие центры (УЦ). Но, в отличие от квалифицированного сертификата, для его получения не всегда нужно лично приходить в офис УЦ. А в некоторых случаях УЦ могут выдать его бесплатно, например, чтобы пользователь мог использовать НЭП в его информационных системах.

НЭП можно подписывать любые электронные документы, кроме тех, для которых нужна только квалифицированная подпись. Например, нельзя подписать НЭП счета-фактуры. А вот договоры, первичные бухгалтерские документы, письма — можно.

Чтобы документы, подписанные НЭП, имели юридическую силу, перед началом документооборота стороны должны заключить соглашение о признании такой подписи аналогом собственноручной подписи владельцев сертификатов.

Как перейти на ЭДО с НЭП

Компании достаточно зарегистрироваться в специальном сервисе, например, в Контур.Сайн. В большинстве сервисов пользователь может напрямую обратиться в удостоверяющий центр для получения сертификата НЭП.

Например, в Контур.Сайне при таком обращении пользователь подтверждает личность с помощью учетной записи на портале Госуслуг. После этого он получает сертификат НЭП для работы в сервисе.

Также во многих сервисах пользователям предлагают присоединиться к уже разработанному соглашению о признании НЭП аналогом собственноручной подписи. Поэтому все документы, которые в них подписываются, имеют юридическую силу.

После регистрации и получения подписи можно начать обмен документами.