Как подготовиться к переходу на транспортный ЭДО в «1С»

Хотя сегодня компании используют ЭПД на добровольной основе, глобальный переход на транспортный электронный документооборот уже заложен в государственной стратегии. Например, компании, работающие с алкоголем, обязаны перейти на цифровые путевые листы и накладные до 1 марта 2027 года.  

На сегодняшний день уже утвердили форматы ключевых перевозочных документов:  

• электронная транспортная накладная (ЭТрН); 

• электронная сопроводительная ведомость; 

• электронный заказ-наряд;

• электронный путевой лист (ЭПЛ);

• электронная заявка; 

• электронный договор фрахтования. 

ГИС ЭПД должна упростить обмен информацией в сфере перевозок и обеспечить прозрачность всех процессов. Передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД участники рынка перевозки должны через специализированных операторов ИС ЭПД, аккредитованных Министерством транспорта.  

Схема работы с ГИС ЭПД

1. Грузоотправитель создает электронный документ в установленном формате, подписывает его УКЭП и отправляет оператору.

2. Оператор проверяет документ и передает его в ГИС ЭПД. Если обнаружены ошибки, документ возвращается отправителю.

3. После успешной проверки документ направляется грузоперевозчику.

4. Перевозчик получает документ, подтверждает получение груза и подписывает документ своей УКЭП. Эта информация передается в ГИС ЭПД.

5. Получатель груза оформляет приемку и также подписывает свою часть документа УКЭП, что тоже фиксирует система.

6. Грузоперевозчик последним подписывает соответствующий раздел документа о передаче груза УКЭП. Документооборот закончен.

Зачем переходить на ЭПД уже сейчас:

• Правовое поле в области транспортного ЭДО не статично. В ближайшей перспективе цифровизация столкнется с более жесткими требованиями. Если ваш бизнес связан с алкоголем, зерном и продуктами его переработки, опасными грузами, лесной промышленностью медлить нельзя. Но даже если нет — рано или поздно изменения коснутся всех.  

• Выгодно для бизнеса. Компании, которые уже работают с ЭДО и транспортным ЭДО в частности, экономят время и деньги на распечатке, отправке и хранении документов, а также ускоряют свои процессы за счет автоматизации ручного труда. Транспортные компании начинают получать оплату за перевозки в среднем на 20 дней быстрее — больше не нужно ждать, пока бумажные документы дойдут до заказчика.  

• Автоматизация и аналитика. Современные системы (например, «1С-ЭПД») помогают быстро формировать необходимые документы, отслеживать и контролировать процесс движения документа, упрощают работу с данными.  

• Надежность и удобство. Электронный обмен исключает потерю документации, а взаимодействовать с контрагентами становится в разы проще и быстрее. Все участники перевозки (отправитель, перевозчик, получатель) видят актуальные документы в режиме реального времени. Документы можно быстро исправить, переслать или найти в электронном архиве.  

Больше не нужно возить с собой папки с бумагами — достаточно показать инспектору QR-код, чтобы предоставить данные о перевозке.  

• Защита от ошибок. Система автоматически проверяет документы на ошибки и не пропускает критичные недочеты — например, незаполненные поля или несоответствия в данных.  

• Безопасность и сохранность. Документы передаются через защищенные каналы связи, а доступ к ним имеют только уполномоченные лица. Риск потери или подделки сводится к минимуму.  

Если откладывать переход, можно не успеть адаптироваться, отстать от конкурентов и потерять выгоду. Лучше подготовиться заранее — тогда изменения пройдут без стресса и лишних затрат.

Как организовать переход на электронные перевозочные документы:  

1. Переход организации самостоятельно: 

• Выберите решение. Например, если вы хотите работать с ЭПД в привычном интерфейсе программы 1С, подключите решение «1С-ЭПД». Закажите демонстрацию и тестовый доступ, чтобы понять, как пользоваться системой и получить ответы на вопросы по переходу на электронные транспортные документы. 

• Настройте систему. Интегрируйте ЭПД с вашей учетной системой, настройте шаблоны документов и права доступа для сотрудников.  

• Обучите сотрудников. Обучите водителей, логистов и бухгалтерию, как работать с документами, а также обеспечьте сотрудников инструкциями.

2. Масштабирование:

• Подключите контрагентов. Убедитесь, что ваши партнеры — перевозчики, заказчики — готовы к обмену ЭПД.  

• Тестовый запуск. Протестируйте работу системы, затем соберите обратную связь от сотрудников и исправьте недочеты.  

• Полный переход. Постепенно откажитесь от бумажных документов — переведите все перевозки на ЭПД.  

• Поддержка и улучшения. Назначьте ответственного за работу с системой, регулярно обновляйте ПО и обучайте новых сотрудников.  

Компаниям, которые уже автоматизировали бизнес-процессы с помощью решений 1С, — удобно применять «1С-ЭПД» для обмена электронными транспортными документами. 

Логистические компании и крупные платформенные клиенты могут получить доступ к API оператора ЭПД ГК «Астрал». API позволяет интегрировать работу с электронными перевозочными документами в информационную систему клиента.

Основные функции «1С-ЭПД»:

• создание электронных перевозочных документов в утвержденных ФНС форматах;

• обмен различными электронными документами, включая транспортные накладные и сопроводительные ведомости, между участниками перевозки;

• подписание документов всеми вовлеченными сторонами — от отправителя до перевозчика;

• просмотр всех типов документов — от транспортных накладных до заказ-нарядов;

• быстрое уведомление участников о передаче груза.

С помощью «1С-ЭПД» удобно и быстро обмениваться электронными перевозочными документами, оставаясь при этом в привычном интерфейсе программы «1С». Полная визуализация транспортных накладных, путевых листов, заказ-нарядов и др., а также мгновенные уведомления о статусе перевозки делают бизнес-процессы более прозрачными и оперативными.

Читайте также:

• Цифровизация зерновых перевозок в 2025 году: суть эксперимента, к чему готовиться компаниям.

• Регистрация и применение ККТ: изменения с 1 марта 2025 года.

• Майские праздники в 2025 году: когда отдыхаем и как оплачивать отпуск в эти дни.

Обмен перевозочными документами в электронном виде

Подготовьтесь к переходу на транспортный ЭДО

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFGCcc7r