От идеи до реализации: как создать план обучения сотрудников за 8 шагов

В статье рассказываем, чем поможет план обучения, и по шагам описываем, как его создать.

План обучения — это стратегический инструмент, который показывает, чему и как будут учиться сотрудники и в течение какого времени они должны овладеть знаниями. С его помощью можно организовать процесс так, чтобы развитие сотрудников было измеримым и эффективным, интересно работникам и соответствовало целям компании. 

Также план обучения персонала поможет компании: 

• Четко ставить цели обучения. Компании важно понимать, какие навыки и компетенции нужно развивать сотрудникам, чтобы они соответствовали целям бизнеса. Например, улучшить качество обслуживания, вывести на рынок новый продукт или увеличить объем продаж. Так получится проводить только те курсы, которые реально нужны сотрудникам, и не тратить бюджет на бесполезное обучение.

• Распределять ресурсы. Когда в компании заранее знают, какое обучение будет проходить, можно учесть все расходы: на ПО, технику или онлайн-курсы, зарплату тренерам, аренду помещений. 

• Планировать нагрузку сотрудников. С планом программу получится составить так, чтобы не перегружать персонал и не отвлекать его от работы. 

• Системно подходить к обучению. План позволяет выстроить логичную программу образовательных мероприятий, которая будет учитывать интересы бизнеса и сотрудников. Благодаря системному подходу можно создать единые стандарты обучения для всех сотрудников: от линейных до руководящих позиций. К тому же, когда есть план, обучение будет регулярным, а значит, полезным для работников и выгодным для бизнеса.

• Повышать мотивацию сотрудников. С планом работники понимают, какие у них перспективы карьерного роста и что нужно делать, чтобы получить повышение. Персонал видит, что компания вкладывается в развитие, и у него появляется желание работать лучше. 

Единого шаблона, как должен выглядеть план обучения, нет — каждая компания сама выбирает удобную форму и содержание. В идеале в документе должны быть следующие разделы:

LMS iSpring Learn

Обучайте сотрудников онлайн, следите за результатами и помогайте бизнесу расти

Попробовать

Чтобы обучение не было пустой тратой денег и времени, а приносило результаты, важно продумать каждый этап. Можно действовать по такому алгоритму. 

Перед тем как приступать к планированию обучения персонала, убедитесь, что оно нужно компании. Чтобы определить потребности:

• Проанализируйте цели бизнеса и выясните, какие будут в приоритете на ближайшие полгода-год. Например, это может быть выход на новые рынки, внедрение другого ПО, увеличение продаж. 

• Узнайте мнение персонала, чтобы понять, какие навыки они хотят развивать. Например, в компании стало больше зарубежных клиентов, и сотрудникам нужно улучшить английский. Собрать информацию можно с помощью опросов и интервью.

Чтобы их правильно сформулировать, важно понять, какие цели стоят перед компанией и как онлайн-курсы или тренинги помогут достичь желаемого. Цели не должны копировать друг друга, потому что само по себе обучение не может гарантировать изменение бизнес-показателей. 

Для постановки целей можно использовать методику SMART. 

Чтобы понять, что сотрудники уже умеют, а чему еще нужно научиться, проводят внутренний аудит знаний и навыков персонала. Для этого организуют тестирования, собирают обратную связь от руководителей, наблюдают, как работники справляются с обязанностями. 

Что использовать, зависит от сферы деятельности и структуры компании, текущего уровня знаний сотрудников, целей обучения. Вот какие методы и форматы можно внедрить. 

1. Очное обучение подходит, когда важно на практике отрабатывать навыки и сразу применять полученные знания: 

• Тренинги. Это практическое обучение, которое направлено на развитие конкретных навыков и компетенций. Участники не просто слушают материал, а активно участвуют в упражнениях и ролевых играх, отрабатывают реальные ситуации в безопасной среде. Такой формат подходит сотрудникам, которые много общаются с людьми: руководителям среднего звена, продавцам, специалистам службы поддержки. 

• Наставничество. Суть метода в том, что опытный сотрудник делится знаниями с новичками. Метод подходит для сфер, где наставник может «на пальцах» объяснить, как и что делать, и направить новичка. Например, обучить стажера-продавца работать с кассой и CRM. Или продемонстрировать, как отвечать на звонки клиентов.

• Развитие на рабочем месте. Предполагает, что сотрудник применяет полученные знания и совершенствует навыки, когда выполняет обязанности. Например, после тренинга по допродажам менеджер использует новые приемы в общении с клиентами. Развитие на рабочем месте — универсальный метод и подходит для всех профессий и категорий сотрудников.

2. Дистанционный формат подходит и для практического, и для теоретического обучения:

• SCORM-курсы. Это электронные учебные материалы, которые содержат текстовый и мультимедийный контент, интерактивные элементы, тесты и задания, навигацию. Такие курсы можно загрузить в любую систему дистанционного обучения и назначать их сотрудникам. Работники смогут изучать программу в любое время и с любого устройства.

• Вебинары. На онлайн-занятиях сотрудники изучают теорию по лекциям и презентациям спикера, а затем обсуждают услышанное, выполняют упражнения. Вебинар можно сделать и полностью практическим. Например, предложить продавцам разобрать кейс о работе с конфликтным клиентом. 

• Диалоговые тренажеры. Тренажеры используют, чтобы отрабатывать поведение в сложных или стрессовых ситуациях, но в контролируемой среде. Инструмент пригодится в обучении сотрудников, которые взаимодействуют с клиентами: продавцов, кассиров, специалистов поддержки, администраторов. 

Еще по теме: «Что такое SCORM и как создать SCORM-курс с iSpring Suite».

От того, насколько сотрудникам будет удобно учиться, а разработчикам составлять курсы, зависит эффективность обучения. Программы можно создавать в печатном или электронном виде. Чтобы упростить процесс, используют LMS, например iSpring Learn. Это система управления обучением, в которой можно размещать курсы, назначать их персоналу, анализировать результаты. Благодаря LMS сотрудники могут проходить обучение в удобное время с компьютера, планшета или смартфона. Вот основные возможности LMS:

• Загружать готовые курсы в формате SCORM.

• Создавать лонгриды — обучающие статьи, в которые можно добавлять аудио-, фото- и видеоматериалы.

• Разрабатывать траектории в соответствии с индивидуальными планами обучения работников.

• Управлять пользователями — добавлять сотрудников, назначать роли, создавать группы работников по отделам или филиалам.

• Тестировать сотрудников.

• Анализировать статистику — успеваемость сотрудников по отдельным материалам, отделам или типам заданий.

Еще по теме: «Как эффективно организовать удаленное обучение для сотрудников».

План обучения сотрудников обычно разрабатывают на срок от 3 месяцев до года — зависит от целей бизнеса. Прописывайте реальные сроки — в соответствии с выбранными темами и форматами. Например, тренинги редко идут дольше 2–3 дней, а вот чтобы новичку пройти электронный курс по основам продаж, нужно не меньше двух недель.

Уже на этапе плана важно понимать, как вы будете измерять успешность обучения. Для этого можно использовать абсолютные и относительные показатели:

• Абсолютные — демонстрируют количество изученных материалов, сколько человек прошло курсы или успешно сдало итоговую аттестацию. В iSpring Learn эта информация доступна в разделе «Статистика».

• Относительные — показывают, как изменился уровень знаний и навыков сотрудников. Например, насколько быстрее сотрудники стали справляться с задачами или меньше ошибаться, сколько человек получило повышение. 

Еще по теме: «Обзор 10 систем тестирования и оценки персонала».

Затраты можно разделить на две группы:

• Прямые — непосредственно связаны с учебным процессом: стоимость готовых курсов, гонорар тренеров, покупка методических пособий.

• Сопутствующие — все, что косвенно необходимо для обучения: аренда помещения для тренинга, трансфер и кейтеринг для сотрудников, оплата LMS.

Чтобы запустить обучение, нужно получить поддержку руководства. Для этого соберите четкие аргументы, которые покажут, как план обучения и развития сотрудников повлияет на бизнес-результаты и какую пользу принесет компании. Можно действовать так:

1. Покажите, что нынешняя ситуация требует изменений, объясните, чего можно лишиться, если их не внедрять. Например, сейчас продавцы не закрывают 60% сделок, потому что не умеют работать с возражениями. Обучение поможет улучшить навыки переговоров, и это повлияет на выручку компании.

2. Продемонстрируйте, как обучение поможет достичь бизнес-целей. Например, если обучить сотрудников работать с новой CRM, на 30% увеличится число постоянных клиентов. 

3. Приведите в пример успешные кейсы конкурентов или партнеров. Найдите истории, которые похожи на вашу ситуацию, например, на сайте iSpring Learn. 

4. Рассчитайте возможный ROI. Эта метрика показывает, как окупятся расходы на обучение. Используйте формулу: ROI = (Доходы − Расходы) ÷ Расходы × 100%

Чем больше результат, тем выше окупаемость вложений, а значит, в обучении есть смысл.

• Предложите действовать по этапам и для начала внедрить пилотное обучение для одного отдела или нескольких сотрудников. Например, запустить систему наставничества только в одном магазине сроком на три месяца. Так получится протестировать программу, собрать обратную связь, скорректировать материалы и масштабировать обучение на другие торговые точки.

Чтобы разработать план обучения работников в организации, нужно учесть много нюансов: от целей бизнеса и стартовых компетенций сотрудников до выбора методов и просчета бюджета. Когда есть четкая программа, HR-отделу проще распределять ресурсы, а сотрудники понимают, зачем им учиться. В результате обучение становится систематическим и помогает достигать бизнес-целей. 

LMS iSpring Learn

Обучайте сотрудников онлайн, следите за результатами и помогайте бизнесу расти

Попробовать

Реклама: ООО «Ричмедиа», ИНН: 1215226458, erid: 2W5zFJBuVWY