Бухгалтерия и учет

Хранение документов, делопроизводство

Сколько лет надо хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы? Как сдать бумаги в архив? Как правильно заверить копии документов и надо ли это делать по ГОСТу? Ответы на эти вопросы можно найти в этом разделе сайта

Все материалы

12 ноября в 10:00 (по московскому времени) приглашаем вас принять участие в онлайн-конференции Системы Главбух «Идеальный документооборот в организации. Безупречный, емкий и удобный». Полезные рекомендации по эффективному документообороту даст Татьяна Смирнова, к. ю. н., начальник отдела документальных проверок и ревизий Управления экономической безопасности и противодействия коррупции (УЭБ и ПК) МВД России.

В программе:

  • как сократить количество документов в бухгалтерии;
  • без какой первички можно точно обойтись;
  • какие документы обязательно должны быть в организации;
  • как перейти на электронный документооборот, в том числе по кассовым операциям;
  • полезные советы от лектора.
Участие для Вас бесплатное. Зарегистрируйтесь на конференцию прямо сейчас, нажав кнопку «Хочу участвовать» на странице мероприятия. В день проведения конференции там будет опубликован плеер для трансляции.

Премьер-министр Дмитрий Медведев в ходе сегодняшнего заседания Правительства РФ выступил за отмену обязательного характера печати для хозяйственных обществ.

Напомним, сегодня кабмин рассматривает законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», разработанный в Минэкономразвития.

Так, в частности, законопроект направлен на замену  института «круглой печати» более актуальными способами идентификации.

Премьер в ходе заседания отметил: «Очевидно, что так называемая круглая печать – это в общем, конечно, наследие прошлого и сейчас она не имеет того значения, которое придавалось ей в дореволюционный и советский период. При современном развитии техники наличие печати не гарантирует подлинности документа».

«Хотя тем законопроектом, который принимается, использовать круглую печать не запрещается, но допускается использование и других способов идентификации, таких как электронная подпись, специальные бланки компании, голографические печати. Надеюсь, это облегчит процедуру регистрации юридических лиц и сделает ведение бизнеса более безопасным», - также отметил Дмитрий Медведев, передает пресс-служба Правительства РФ.

ФНС РФ в своем письме № АС-4-2/17341 от 29.08.2014 приводит разъяснения Минфина по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы

В письме отмечается, что ведомством могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошивку многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшивку) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

При этом налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Специалисты УФНС по Тамбовской области сообщают, что Минфин поддерживает существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошивку многостраничного документа и заверение его в целом.

При прошивке многостраничного документа необходимо обеспечить возможность свободного чтения текста, всех дат, виз, резолюций каждого документа в пошивке, а также возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа копировальной техникой.

На оборотной стороне последнего листа, либо на отдельном листе, должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью – количество листов (цифрой и прописью)».

Такие разъяснения приводит УФНС по Тамбовской области на ведомственном сайте.

Специалисты УФНС по Новосибирской области напоминают, что налогоплательщик обязан подтвердить первичными учетными документами суммы безнадежных долгов, отнесенных к убыткам в целях исчисления налога на прибыль организаций и обеспечить хранение указанных документов в течение четырех лет с момента признания долга безнадежным.

При этом приказ о списании дебиторской задолженности, гражданско-правовой договор, а также бухгалтерские регистры при одновременном отсутствии первичных учетных документов, подтверждающих реальность поставки товара (выполнения работы, оказания услуги), не являются документальным подтверждением убытка в виде сумм безнадежных долгов.

Кроме того, постановлением Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12 определено, что на налогоплательщика возложена обязанность по доказыванию правомерности и обоснованности понесенного убытка, а его списание возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих факт и размер понесенных расходов.

Таким образом, при решении вопроса о признании дебиторской задолженности безнадежным долгом и убытком в целях налогообложения, организации следует удостовериться в документальном подтверждении дебиторской задолженности, правильно определить дату истечения срока исковой давности, уточнить правовое основание прекращения деятельности контрагента  (ликвидация должника либо исключение организации из ЕГРЮЛ регистрирующим органом).

Такие разъяснения приводит УФНС по Новосибирской области на ведомственном сайте.

К числу муниципалитетов Московской области, использующих для автоматизации документооборота систему «ДЕЛО», скоро присоединится администрация городского поселения Солнечногорск.

В муниципалитете начато предпроектное обследование документооборота, идет разработка схемы СЭД и подготовка к установке рабочих мест системы «ДЕЛО» и дополнительных подсистем. Система электронного документооборота «ДЕЛО» с начала 2000-х активно внедряется в органах государственной власти и местного самоуправления на территории Московской области. Всего в субъекте более 200 различных властных структур используют «ДЕЛО» в качестве единой программной платформы для автоматизации документооборота, в том числе областное правительство, отраслевые органы власти и муниципальные администрации.

Минэкономразвития РФ в письме № 20632-ПК/Д23и от 27.09.2013 приводит разъяснения относительно порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов.

Ведомство отмечает, что вносимые Законом № 250-ФЗ от 23 июля 2013 г. изменения в часть 3 статьи 4 Закона о кадастре предусматривают издание приказа Минэкономразвития России, устанавливающего порядок и сроки хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов.

Вместе с тем до момента вступления в силу указанного приказа хранение таких документов может осуществляться в соответствии с Порядком ведения государственного кадастра недвижимости, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 4 февраля 2010 г. №42.

Минфин РФ в своем письме № 03-02-07/2/28610 от 22.07.2013 приводит разъяснения по вопросу об обязанности сохранять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.

Ведомство напоминает, что в силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Указанные документы могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки.

При этом в целях обеспечения исполнения подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.

Кроме того, согласно части 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.