Бухгалтерия и учет

Хранение документов, делопроизводство

Все материалы

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Верно

Специалист      Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации, например:

 Верно  

Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год  

Инспектор по кадрам        подпись        Иванова И.И.  

02.07.2018   Печать ООО «Организация»

Обращаем внимание, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров). Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа (п. 5.24 ГОСТа).

Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Если организация использует персональные данные работников только в целях исполнения трудовых договоров, а данные клиентов только в рамках договоров продажи, то уведомление в Роскомнадзор не подается.

Об этом на интернет-конференции «Как бухгалтеру выполнить требования Закона “О персональных данных”», которая проходит на форуме Клерк.Ру, рассказал Максим Лагутин, эксперт по информационной безопасности, топ-эксперт ИРИ в кластере «Информационная безопасность» и директор Сервиса выполнения закона о персональных данных Б-152.

Эксперт пояснил: «Если в рамках взаимодействия с сотрудниками им не оформляется ДМС, они не посещают курсы повышения квалификации, а данные физических лиц обрабатываются только в целях исполнения договора, без дальнейшей рекламы, то уведомление подавать не требуется. В иных случаях уведомление подать потребуется».

Все исключения, когда подача уведомления не требуется, перечислены в статье 22 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

«Но по нашему опыту лучше подать уведомление, чем его не подавать. Подача уведомления не несет никаких рисков, компании проверяются на соответствие требованиям закона независимо от того, подано уведомление или нет, т.к. критерии прихода проверок совершенно иные. А вот неподача уведомления может нести риски, если Роскомнадзор пришлет письмо с просьбой обосновать неподачу уведомления, или, что еще хуже, спросит это во время плановой или внеплановой проверки», - отметил также Максим Лагутин.

Напомним, интернет-конференция продолжается, и задать свой вопрос можно, создав новую тему в разделе конференции!

Минфин в своем письме № 03-02-РЗ/62336 от 29.10.2015 уточняет порядок представления в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе.

При формировании сшивов документов или их копий на бумажном носителе, Минфин рекомендует учитывать следующее:

1) сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;

2) все листы в сшиве прошиваются на 2 - 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 - 60 мм на 40 - 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см;

3) на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

4) заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов в них, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления. При этом указываются реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

Специалисты Роструда напоминают, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них по общему правилу возлагается на генерального директора.

Вместе с тем, генеральный директор приказом или иным распорядительным документом может уполномочить какого-либо работника на работу по ведению, хранению, учету и выдачи трудовых книжек, в этом случае ответственность будет нести этот работник.

Ведомство поясняет, что в соответствии с  п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Такие разъяснения приводит Роструд на ведомственном сайте.

12 ноября в 10:00 (по московскому времени) приглашаем вас принять участие в онлайн-конференции Системы Главбух «Идеальный документооборот в организации. Безупречный, емкий и удобный». Полезные рекомендации по эффективному документообороту даст Татьяна Смирнова, к. ю. н., начальник отдела документальных проверок и ревизий Управления экономической безопасности и противодействия коррупции (УЭБ и ПК) МВД России.

В программе:

  • как сократить количество документов в бухгалтерии;
  • без какой первички можно точно обойтись;
  • какие документы обязательно должны быть в организации;
  • как перейти на электронный документооборот, в том числе по кассовым операциям;
  • полезные советы от лектора.
Участие для Вас бесплатное. Зарегистрируйтесь на конференцию прямо сейчас, нажав кнопку «Хочу участвовать» на странице мероприятия. В день проведения конференции там будет опубликован плеер для трансляции.

Премьер-министр Дмитрий Медведев в ходе сегодняшнего заседания Правительства РФ выступил за отмену обязательного характера печати для хозяйственных обществ.

Напомним, сегодня кабмин рассматривает законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», разработанный в Минэкономразвития.

Так, в частности, законопроект направлен на замену  института «круглой печати» более актуальными способами идентификации.

Премьер в ходе заседания отметил: «Очевидно, что так называемая круглая печать – это в общем, конечно, наследие прошлого и сейчас она не имеет того значения, которое придавалось ей в дореволюционный и советский период. При современном развитии техники наличие печати не гарантирует подлинности документа».

«Хотя тем законопроектом, который принимается, использовать круглую печать не запрещается, но допускается использование и других способов идентификации, таких как электронная подпись, специальные бланки компании, голографические печати. Надеюсь, это облегчит процедуру регистрации юридических лиц и сделает ведение бизнеса более безопасным», - также отметил Дмитрий Медведев, передает пресс-служба Правительства РФ.

ФНС РФ в своем письме № АС-4-2/17341 от 29.08.2014 приводит разъяснения Минфина по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы

В письме отмечается, что ведомством могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошивку многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшивку) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

При этом налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Специалисты УФНС по Тамбовской области сообщают, что Минфин поддерживает существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошивку многостраничного документа и заверение его в целом.

При прошивке многостраничного документа необходимо обеспечить возможность свободного чтения текста, всех дат, виз, резолюций каждого документа в пошивке, а также возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа копировальной техникой.

На оборотной стороне последнего листа, либо на отдельном листе, должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью – количество листов (цифрой и прописью)».

Такие разъяснения приводит УФНС по Тамбовской области на ведомственном сайте.

Специалисты УФНС по Новосибирской области напоминают, что налогоплательщик обязан подтвердить первичными учетными документами суммы безнадежных долгов, отнесенных к убыткам в целях исчисления налога на прибыль организаций и обеспечить хранение указанных документов в течение четырех лет с момента признания долга безнадежным.

При этом приказ о списании дебиторской задолженности, гражданско-правовой договор, а также бухгалтерские регистры при одновременном отсутствии первичных учетных документов, подтверждающих реальность поставки товара (выполнения работы, оказания услуги), не являются документальным подтверждением убытка в виде сумм безнадежных долгов.

Кроме того, постановлением Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12 определено, что на налогоплательщика возложена обязанность по доказыванию правомерности и обоснованности понесенного убытка, а его списание возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих факт и размер понесенных расходов.

Таким образом, при решении вопроса о признании дебиторской задолженности безнадежным долгом и убытком в целях налогообложения, организации следует удостовериться в документальном подтверждении дебиторской задолженности, правильно определить дату истечения срока исковой давности, уточнить правовое основание прекращения деятельности контрагента  (ликвидация должника либо исключение организации из ЕГРЮЛ регистрирующим органом).

Такие разъяснения приводит УФНС по Новосибирской области на ведомственном сайте.