Бухгалтерия и учет

Хранение документов, делопроизводство

Сколько лет надо хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы? Как сдать бумаги в архив? Как правильно заверить копии документов и надо ли это делать по ГОСТу? Ответы на эти вопросы можно найти в этом разделе сайта

Все материалы

Если в компании был обыск, следователь может не отдавать изъятые документы годами, даже если уголовное дело потом «заглохло». При этом они могут даже не относиться к обвинению. Нехватка бумаг может парализовать работу. Например, когда они требуются управляющему в деле о банкротстве.

Чтобы этого избежать, эксперты рекомендует хранить документы по закрытым периодам вне офиса. Идеально, если это место расположено в другой местности, в помещении, которое не зарегистрировано на это юрлицо, а его адрес неизвестен большому количеству сотрудников.

Конечно, можно возразить, что бизнес не может функционировать без документов и операций. Есть правила хранения информации, есть комплаенс, нельзя так просто все взять и вывезти. Но для добросовестных налогоплательщиков изъятие усложняет жизнь. Следователи не будут описывать документы, напишут, что выдано коробками. Если пойдет встречная проверка, то окажется, что нужных бумаг у компании нет, и вы никак не докажете, что их отдавали. Поэтому советом есть смысл воспользоваться.

Семинары по теме Хранение документов, делопроизводство
Все семинары

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Верно

Специалист      Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации, например:

 Верно  

Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год  

Инспектор по кадрам        подпись        Иванова И.И.  

02.07.2018   Печать ООО «Организация»

Обращаем внимание, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров). Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа (п. 5.24 ГОСТа).

Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Московская выставка «Бухгалтерский учёт и аудит» в 2017 году не состоится. Ее нет в календаре организатора выставок компании «Экспосервис-1». Жаль, что в 2017 году, участники профессионального бухгалтерского сообщества не повстречаются на этом ранее традиционном мероприятии.

Отвечая на вопросы Клерка, Владимир Шевченко, директор ЗАО «Экспосервис-1» (организаторы выставки), сообщил, что решение о проведении выставки в другое время будет принято позже. Более подробную информацию в оргкомитете обещали сообщить позднее.

Можно предположить, что в эпоху информационных технологий необходимость проведения выставки в оффлайне отпала. Возможно, это стало неэффективным с точки зрения продвижения товаров и услуг для бухгалтеров и бухгалтерского учета.

Обычно выставка проходит в двадцатых числах января. В прошлый раз, 23-я Специализированная выставка «Бухгалтерский учёт и аудит» проходила с 26 по 28 января в выставочных павильонах московского Экспоцентра. Организатором выставки в 2016 году стало ЗАО «Экспосервис-1», а генеральным спонсором фирма «1С».

По данным официального сайта выставки среди постоянных участников были фирмы «1С», «Такском», «ПФ «СКБ Контур», «Инфо-Бухгалтер», «Служба налогоплательщика», «Сам Гипер». Посетителями выставки стали более 3 500 специалистов, среди которых директора предприятий и руководители среднего звена, финансовые директора и главные бухгалтеры из Москвы, Крыма и Севастополя, других городов России и Белоруссии.

Информационную поддержку выставке оказывали более чем 50 профессиональных изданий, в том числе и главный бухгалтерский портал России Клерк.ру, а также Департамент науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы и ГБУ «Малый бизнес Москвы». Электронную регистрацию на мероприятия в рамках деловой программы прошли 4500 человек, а посетило более 2500 слушателей.

Если организация использует персональные данные работников только в целях исполнения трудовых договоров, а данные клиентов только в рамках договоров продажи, то уведомление в Роскомнадзор не подается.

Об этом на интернет-конференции «Как бухгалтеру выполнить требования Закона “О персональных данных”», которая проходит на форуме Клерк.Ру, рассказал Максим Лагутин, эксперт по информационной безопасности, топ-эксперт ИРИ в кластере «Информационная безопасность» и директор Сервиса выполнения закона о персональных данных Б-152.

Эксперт пояснил: «Если в рамках взаимодействия с сотрудниками им не оформляется ДМС, они не посещают курсы повышения квалификации, а данные физических лиц обрабатываются только в целях исполнения договора, без дальнейшей рекламы, то уведомление подавать не требуется. В иных случаях уведомление подать потребуется».

Все исключения, когда подача уведомления не требуется, перечислены в статье 22 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

«Но по нашему опыту лучше подать уведомление, чем его не подавать. Подача уведомления не несет никаких рисков, компании проверяются на соответствие требованиям закона независимо от того, подано уведомление или нет, т.к. критерии прихода проверок совершенно иные. А вот неподача уведомления может нести риски, если Роскомнадзор пришлет письмо с просьбой обосновать неподачу уведомления, или, что еще хуже, спросит это во время плановой или внеплановой проверки», - отметил также Максим Лагутин.

Напомним, интернет-конференция продолжается, и задать свой вопрос можно, создав новую тему в разделе конференции!

Минфин в своем письме № 03-02-РЗ/62336 от 29.10.2015 уточняет порядок представления в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе.

При формировании сшивов документов или их копий на бумажном носителе, Минфин рекомендует учитывать следующее:

1) сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;

2) все листы в сшиве прошиваются на 2 - 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 - 60 мм на 40 - 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см;

3) на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

4) заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов в них, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления. При этом указываются реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

Специалисты Роструда напоминают, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них по общему правилу возлагается на генерального директора.

Вместе с тем, генеральный директор приказом или иным распорядительным документом может уполномочить какого-либо работника на работу по ведению, хранению, учету и выдачи трудовых книжек, в этом случае ответственность будет нести этот работник.

Ведомство поясняет, что в соответствии с  п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Такие разъяснения приводит Роструд на ведомственном сайте.

12 ноября в 10:00 (по московскому времени) приглашаем вас принять участие в онлайн-конференции Системы Главбух «Идеальный документооборот в организации. Безупречный, емкий и удобный». Полезные рекомендации по эффективному документообороту даст Татьяна Смирнова, к. ю. н., начальник отдела документальных проверок и ревизий Управления экономической безопасности и противодействия коррупции (УЭБ и ПК) МВД России.

В программе:

  • как сократить количество документов в бухгалтерии;
  • без какой первички можно точно обойтись;
  • какие документы обязательно должны быть в организации;
  • как перейти на электронный документооборот, в том числе по кассовым операциям;
  • полезные советы от лектора.
Участие для Вас бесплатное. Зарегистрируйтесь на конференцию прямо сейчас, нажав кнопку «Хочу участвовать» на странице мероприятия. В день проведения конференции там будет опубликован плеер для трансляции.

Премьер-министр Дмитрий Медведев в ходе сегодняшнего заседания Правительства РФ выступил за отмену обязательного характера печати для хозяйственных обществ.

Напомним, сегодня кабмин рассматривает законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», разработанный в Минэкономразвития.

Так, в частности, законопроект направлен на замену  института «круглой печати» более актуальными способами идентификации.

Премьер в ходе заседания отметил: «Очевидно, что так называемая круглая печать – это в общем, конечно, наследие прошлого и сейчас она не имеет того значения, которое придавалось ей в дореволюционный и советский период. При современном развитии техники наличие печати не гарантирует подлинности документа».

«Хотя тем законопроектом, который принимается, использовать круглую печать не запрещается, но допускается использование и других способов идентификации, таких как электронная подпись, специальные бланки компании, голографические печати. Надеюсь, это облегчит процедуру регистрации юридических лиц и сделает ведение бизнеса более безопасным», - также отметил Дмитрий Медведев, передает пресс-служба Правительства РФ.