Современный архив бухгалтерии

Совсем чуть-чуть остается до праздника и хочется поздравить не только коллег, но и деловых партнеров, клиентов и поставщиков. Конечно, лично это сделать сложно, зато можно отправить поздравительное письмо по e-mail или электронную открытку в рабочем чате, есть и более оригинальные варианты. Главное подойдите к поздравлению профессионально и не забывайте об этикете.

В последние годы вопрос о персональных данных стал крайне острым ввиду активной цифровизации, а следовательно, и с ростом рисков по утечке и мошенническом использовании информации. При проведении проверок инспекторы обращают внимание на документы, относящиеся к персональным данным, их наличие, хранение, согласие работников на обработку и т.д.

На вас направлена камера и суровый взгляд следователя. На допросе — главбух, секретарша и директор (последним, чтобы подольше поволновался). А он и не волнуется. Почему? Смотрите видео и все узнаете.

Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя предоставлять работнику документы, подтверждающие тот или иной факт его трудовой деятельности, не только после увольнения, но и в течение его работы в данной организации. Причины таких запросов могут быть разные и работодатель не вправе требовать от работника указывать конкретную причину запроса. Какие же документы работник вправе требовать, а в каких случаях работодатель не обязан выполнять его просьбу?

На государственном уровне давно ведется работа по переходу на электронный документооборот, разрабатываются регламенты и инструкции. А вот организации не все еще пользуются электронными документами. Не в последнюю очередь от того, что нет четкого понимания, как организовать систему электронного оборота и хранения (прежде всего внутри организации). Недавно были утверждены требования к системам ЭДО и хранения электронных документов в архивах госорганов, из них можно почерпнуть много полезного.

За нарушение правил хранения архивных документов десятикратно выросли штрафы. 26 октября 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 15.10.2020 №341-ФЗ, изменивший абзац 2 статья 13.20 КоАП. Штрафовать будут за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Даже если на предприятии действует режим коммерческой тайны, это не защищает ее руководство от утечки конфиденциальных данных в угрожающих масштабах. Особенно вопрос защищенности бизнеса становится очень актуален в период удаленной работы.

Рано или поздно руководитель любой организации, подсчитывая полученную или недополученную прибыль, начинает задаваться вопросом: «А нужно ли содержать такое большое количество офисного персонала? Чем все эти люди вообще заняты?». Речь идет о персонале, который не формирует выручку, а несет поддерживающие функции. К таким сотрудникам обычно относят секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров, сотрудников ОЦО, делопроизводителей, архивистов, юристов, бесконечное количество ассистентов и т.д.

Скоро наступят времена, когда деревья будут большими, а компании полностью заменят бумажные документы на электронные. А пока мы на пути к зеленому будущему, можно поговорить о том, как сканирование документов помогает бизнесу.

Какие проблемы могут быть у компании, если при расчистке завалов из старых документов случайно (или умышленно) были уничтожены важные документы? Например, те, которые в момент уничтожения нужно было хранить и хранить.

Пожалуй, в любой организации бывает такое явление, как старые документы. Это могут быть старые первичные документы, выставленные счета, акты, черновики из документов с ошибками, просто рабочие тетради и наброски. список можно продолжать до бесконечности.

Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.

Ликвидация организации влечет ее прекращение. Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ. Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов. Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится. Их необходимо передать в архив.

Любой предприниматель, длительное время осуществляющий свою деятельность на территории России, может столкнуться с изъятием документов организации контролирующими и правоохранительными органами.

Рабочий день бухгалтера, несмотря на то, что написано у него в трудовом договоре, в основном, ненормированный. То время сдачи отчетности поджимает, то налоговая инспекция пристает с запросами на предоставление документов, то первичка занимает весь стол. Мы подготовили 7 рекомендаций, чтоб сделать вашу жизнь легче и добавить свободного времени в расписание. Поехали!

Даже не заходя в офис компании, можно сказать, что где-то в ящиках столов лежат старые черновики, тетрадки с записями или расчетами, устаревшие бланки, а в кабинетах на полках и в коробках скучают архивные документы с истекшим сроком хранения. Все это «богатство» собирается годами и что ужаснее — не уничтожается правильно и вовремя.

Проверка — сама по себе больная тема для любого бухгалтера, но когда для ее успешного прохождения надо подготовить большой объем документов это становится настоящей бедой.

Чтобы избежать погребения под лавиной коробок и папок, нужно руководствоваться Перечнем документов и сроков их хранения. В нем более 200 страниц, которые, конечно, сложно перечитать, поэтому мы расскажем об основных документах, которые встречаются в каждой организации, правилах и сроках их хранения.