Оптимизация работы миллениалов: в чем польза электронных архивов для молодых коллективов 

Основную долю работающего населения сейчас составляют миллениалы – поколение людей, которое родилось в период с 1981 до 2000. Поговорим, как организовать таким сотрудникам комфортную рабочую среду, и почему электронное хранение документов – это один из эффективных способов оптимизации труда в коллективе, где превалирует число миллениалов.
424 70
Оптимизация работы миллениалов: в чем польза электронных архивов для молодых коллективов 
Иллюстрация: MART PRODUCTION/pexels

Кто такие миллениалы

Молодые специалисты, которые только окончили вуз, или уже набравшиеся опыта, инициативные руководители отделов – этих людей объединяет общий термин «поколение Y» или «миллениалы».

Вспомним, что «миллениум» – значит «тысячелетие». Именно на смену тысячелетий пришлось их активное взросление или раннее детство. Мир в этот период переживал бурное техническое развитие, в обиход входили средства сетевой коммуникации: электронная почта, смс, видеохостинги и социальные сети, а любая информация стала общедоступной благодаря интернету.

Теорию поколений создали демограф Нил Хау и историк Уильям Штраус в 1987 году. Ученые предположили, что каждые 20-25 лет появляется «волна» людей, система ценностей и навыки которых кардинально отличаются от предыдущих. На характеристики социума влияние оказывают также экономические встряски, технический прогресс и политические события.

Если придерживаться теории, всего существует четыре циклично повторяющихся поколения: пророки, странники, герои и художники. На долю миллениалов как раз выпала «героическая» роль: т. е. ломать идеалы предшественников и пересматривать устои общества.

Отличительные черты поколения Y и особенности организации работы молодого коллектива

Перечислим основные черты поколения Y, которые так или иначе проявляются в труде и влияют на рабочий процесс.

  • Особый способ потребления информации.

Прежде люди получали и осваивали информацию через большие тексты печатных документов, литературу, сводные таблицы и т. д. Сегодня миллениалы взаимодействуют в основном уже с переработанной информацией, из которой можно быстро извлечь суть.

Не столь востребовано накопление и аккумулирование знаний, так как актуальность их в современных реалиях быстро теряется, и данные устаревают. Гораздо полезнее навыки оперативного поиска и умелого «серфинга» в сети.

Например, за 2022 год Госдума приняла рекордное количество законов – 653, потому юрист-миллениал даже не стремится знать «на зубок» все нормативные акты страны, но точно знает, где найти нужный документ и как его применить для решения конкретной задачи.

  • Стремление к автоматизации рабочих процессов.

Поколение Y часто называют также «цифровыми аборигенами», фактически они первыми освоили Интернет, начали активно пользоваться электронной почтой, мобильной связью, социальными сетями. Миллениалы быстро осваивают новое программное обеспечение, успешно выполняют задачи с помощью технологических решений и позитивно относятся к автоматизации рабочих процессов.

Современная модель организации бизнеса предполагает не только перевод юридических и бухгалтерских документов в электронный вид, но и в целом сквозную интеграцию цифровых технологий во все этапы работы предприятия (от локальных регламентов до отражения отчетности).

  • Многозадачность в использовании средств коммуникации и решении рабочих задач.

Люди поколения Y вполне комфортно себя чувствуют в режиме многозадачности.

Например, в одно и то же рабочее время совмещают выполнение объемного проекта, чтение новостей и поддержание обсуждения в корпоративном чате.

  • Стремление к комфорту и мобильность.

Современное поколение ценит гибкий график и возможность работать дистанционно. Период пандемии с 2020-2021 подтвердил, что большую часть офисной рутины вполне реально выполнять из дома (или любой другой точки мира). На «удаленку» перешли многие маркетологи, дизайнеры, smm-менеджеры, юристы, бухгалтеры, продажники и т. д.

Именно поэтому интеграция цифровых решений в работу компании, создание электронных архивов документов, быстрый обмен данными между различными информационными системами предприятия – это приоритетная задача работодателя, который нанимаем миллениалов.

  • Ориентированность на результат.

По сравнению с предшественниками, активное работающее население сегодня – это креативные, творческие люди, ориентированные на саморазвитие и личностное самовыражение, карьерный рост. Монотонный однообразный труд, отсутствие возможности видеть результат своей работы, а также прямой взаимосвязи с уровнем вознаграждения демотивирует миллениалов.

Помимо привычной системы корпоративных KPI, работодатели часто прибегают к геймификации. Это технология вовлечения сотрудников в достижение коммерческих результатов через игровой процесс.

Например, специалист работает в программе, где его задачи – это система испытаний возрастающей сложности. Выполнив перечень заданий и набрав определенное количество баллов, он получает вознаграждение и переход на более сложный «уровень».

  • Стремление к свободе выбора и отсутствие страха перемен.

Обычно молодые сотрудники не боятся перемен, с энтузиазмом воспринимают все новое и усовершенствованное. К сожалению, это касается не только умелого обращения с цифровыми продуктами, но и довольно легкого отношения к смене одной должности на другую, поиску новой работы.

Подведем итог.

Миллениалы быстро схватывают и обрабатывают полученную информацию, комфортно себя чувствуют в условиях многозадачности, умело обращаются с цифровыми продуктами, при этом ценят свободу в принятии решений и выборе удобного места и времени занятости.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Что должен принять во внимание работодатель, организовывая рабочую среду для коллектива миллениалов:

  • минимизация бумажных потоков и бюрократии внутри компании (отказ от сбора подписей, обходных листов, сложного согласования процедур офлайн);

  • создание условий для быстрого принятия решений и мгновенного согласования по лаконичным маршрутам;

  • сокращение времени обработки документов, оптимизация бизнес-процессов;

  • обеспечение удаленного доступа к данным;

  • возможность работы с информацией и обмена документами онлайн;

  • внедрение адекватной системы мотивации и вознаграждения сотрудников за труд.

Наладить удаленную работу и быстрый доступ к любым данным компании помогают современные технологические решения, в частности услуги внедрения электронного документооборота, системы CRM и проч. Многие бизнес-процессы сегодня проходят этап цифровизации. На государственном уровне принимаются законы, согласно которым электронная документация при должном оформлении может иметь ту же юридическую силу, что и бумажный носитель.

Работодателю остается решить вопрос, как хранить оцифрованные документы и обеспечивать безопасность данных.

Сократить расходы на хранение финансовых, юридических и складских документов, архивирование кадровых документов поможет электронный архив документов.

Делис Архив –крупнейшая российская компания полного цикла, помогающая внедрить эффективные методы управления документацией. Одно из направлений деятельности Делис Архив – архивация бухгалтерских документов и других документов компании.

Закон и электронный архив документов

Сегодня в России нет ограничений для создания электронных архивов и запрета на длительное хранение юридических и финансовых документов онлайн. Напротив, в последние годы активно разрабатывается база для полного перехода на ЭДО, некоторые контролирующие органы взаимодействуют с юрлицами уже только по каналам ТКС.

При правильном оформлении электронная документация имеет ту же юридическую силу, что и оригиналы на материальных носителях с подписью и печатью. Поэтому можно полностью отказаться от ручного ввода, печати, сшивания и хранения папок бумаг на предприятии. Это позволить значительно сократить издержки компании и время обработки.

Различий в сроках хранения бумажных и электронных документов законодатель не делает,

  • вся «первичка» должна оставаться на предприятии не менее пяти лет;

  • учетные регистры, отчетность, иная документация, связанная с организацией и ведением бухучета – не менее пяти лет;

  • документы для целей налогового учета – минимум четыре года.

Полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в приказе Росархива от 20 декабря 2019 № 236. Уничтожать оригиналы можно только после истечения срока давности.

Делис Архив самостоятельно отслеживает актуальность данных и профессионально ликвидирует устаревшую документацию, соблюдая при этом требования конфиденциальности.

Как электронный архив документов оптимизирует работу коллектива миллениалов

Услуги электронного архива для предприятия обеспечат не только надежное, конфиденциальное сбережение информации, но и позволят удобно и быстро ее находить, обрабатывать, и в целом, автоматизировать бизнес-процессы компании.

Перечислим основные плюсы внедрения цифрового хранения.

  • Быстрый поиск нужного документа.

Документацию в цифровом виде всегда найти проще, и этот способ взаимодействия с данными полностью отвечает привычкам и ожиданиям сотрудников-миллениалов. Возможность быстрого предоставления по запросу, когда документ был нужен «еще вчера», помогает наладить работу как внутри предприятия (между подразделениями), так и вовне (с контролирующими органами, контрагентами и т. д.).

  • Услуга хранения электронных документов и удаленный доступ к данным.

Наличие электронного архива документов в компании дает возможность дистанционной работы практически для всего штата офисных сотрудников. Не обязательно для этого персонал должен жить в разных уголках земли.

Функция удаленного доступа актуальна, например, для тех, кто продолжает заниматься рабочими вопросами в отпуске, на больничном или в декрете. Найти подходящий документ в хранилище и переслать его коллегам или контрагентам можно с любого гаджета и в любое время суток, если есть подключение к сети Интернет.

  • Обеспечение конфиденциальности и безопасность документов.

При организации бумажного архива необходимо учитывать требования пожарной безопасности, поддерживать соответствующий уровень влажности, комнатной температуры и других климатических условий.

Известны случаи, когда компания не смогла отстоять свою позицию в суде с контрагентом или обосновать расчет налога перед ФНС, потому что первичная документация на бумажных носителях погибла в результате пожара или наводнения.

Для того, чтобы избежать подобных неприятностей, оптимальным решением представляется оцифровка всей важной документации предприятия и формирование электронного архива.

Делис Архив имеет лицензию ФСТЭК на профессиональную защиту конфиденциальной информации в электронном виде. Заказчик может быть уверен что финансовые и коммерческие данные защищены от «утечки». Предусмотрен контроль доступа сотрудников к документам в зависимости от установленных прав.

На все виды работ сервис предоставляет бессрочную гарантию.

  • Автоматизация рутинной работы.

Как уже было сказано выше, сотрудников поколения Y отличает способность быстро обрабатывать полученные данные, работать с информацией онлайн, а также отсутствие страха перемен и ориентированность на результат.

Цифровое архивное хранение и обработка документов, в частности, и автоматизация всех бизнес-процессов, в целом – это еще и способ заинтересовать коллектив миллениалов, предотвратить «текучку» кадров. Даже денежная мотивация, к сожалению, не всегда способна заставить молодое поколение трудиться в условиях жесткой бюрократии, бумажной волокиты, монотонной и скучной рутины.

Услуги формирования электронного архива в данном случае обеспечат оптимизацию работы молодого коллектива, в котором большее количество сотрудников относится к поколениям Y и Z. С помощью сервиса Делис Архив можно оперативно обмениваться данными между различными информационными системами внутри компании, с контрагентами и государственными ведомствами.

Это на 90% сократит использование бумажных документов, автоматизирует рутину и позволит сократить расходы фирмы на хранение.

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов.

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию.

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131

Начать дискуссию

Банк ВТБ начал тестировать свою метавселенную

Разработка напоминает игру Roblox, в которой у пользователей есть свои цифровые личности.

48

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бухгалтеры

Зарабатывай с «Клерком». Реферальная программа Клерк.Партнер

Да-да, теперь и у нас появилась собственная реферальная программа. Вы можете рекомендовать наши курсы и вебинары и получать доход. 

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
1
332
Маркетплейсы

Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят оплату через свои структуры

Ozon и Wildberries дают клиентам скидки, если они проводят оплату заказов через свои финансовые инструменты. Банки расценивают это как нарушение конкуренции и просят ЦБ внимательно следить за действия маркетплейсов.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Акцизы

Акцизы на игристые вина повысят, но налог будет меньше запланированного

Совет Федерации решил снизить новые ставки акциза на игристые вина отечественного производства.

65
Экономика России

Прогноз Центробанка: доля безналичных платежей вырастет до 90%

По итогам 2023 года безналичные платежи составили 83% от всех расчетов. За несколько лет этот показатель будет 90%.

Банки

Экс-менеджеры банка «Открытие» заплатят 107 млрд рублей

Ответчики оплатят убытки при первой санации банка «Траст», которую проводило «Открытие».

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экономика России

Инвестиции в экономику РФ выросли: на сколько и что повлияло

Правительство считает, что на рост инвестиций повлияли инвестиционные контракты, инфраструктурные кредиты и соглашение о защите капиталовложений.

Инспектор ФНС попала под суд за незаконный возврат налогов

Сотрудник налоговой незаконно вносила в базу ложные сведения о возврате невостребованных фиксированных платежей для иностранных граждан. Ущерб составил более 37 млн рублей.

Бесплатно с Счета-фактуры

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения

ФНС приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ закрепила новые форматы счета-фактуры и УПД. При этом до 1 апреля 2025 действует переходный период: организации могут применять старые формы документов. После этой даты будет обязательно использовать УПД и счет-фактуры из приложения к приказу № 970.

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения
Экономика России

ЦБ: мониторинг деловой активности остается вблизи максимумов

Несмотря на то, что предприятия зафиксировали снижение спроса, оценки бизнес-климата в стране достигают максимальных значений за 12 лет.

Земельный налог

Земельный налог за сельхозземли не всегда 0,3%

Ставка земельного налога 0,3% – это своего рода льгота. И чтобы она была, надо соблюдать условия.

Налоговая утвердила формат электронных банковских гарантий

Банкам разрешат давать бизнесу электронные гарантии и отправлять их в ФНС в электронной форме.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Больничные

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс

Как осуществляется обмен сведениями с СФР для больничных листов в 2024 году, разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс
Кадры

Стали известны первые контуры обновленного нацпроекта «Кадры»

Национальный проект «Кадры» стартует в России с 1 января 2025 года.

Экспорт

Экспортерам упростят процедуру подтверждения нулевой ставки НДС

Начиная со второго квартала 2025 года предпринимателям будет не нужно ставить отметки таможенных органов при дополнении реестра сведений по перевозочным документам.

Отчетность по МСФО

Вышел новый стандарт МСФО 18 «Представление и раскрытия в финансовых отчетах»

Новый стандарт МСФО (IFRS) 18 заменил собой принятый в 1997 году IAS 1 «Представление финансовой отчетности».

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: Red Wings меняют название, Wildberries теперь продает машины, а за неправильное обращение с навозом будут наказывать

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

88
Саморазвитие

Когда хобби становится работой: разговор об эмоциональном выгорании. Возможно ли получать удовольствие от обязанностей

Когда впервые ловишь себя на мысли, что любимое занятие уже приносит не только радость, но и стресс… скажем так, возникают смешанные чувства. Что-то вроде удивления, переходящего в легкое раздражение и имеющее примесь отрицания. «Как так? Ведь это ровно то, чем я всегда хотел заниматься, моя страсть, мой личный остров счастья в океане реальности, да еще и деньги платят!» — возмущается внутреннее «я». И тут же на сцену выходят дедлайны, ответственность, перегрузки, чужое мнение и неизбежные ожидания. Островку некомфортно, волны съедают прибрежную полосу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Росстат: сколько времени уходит на поиск работы у выпускника

Ведомство поделилось данными о трудоустройстве выпускников: способах и сколько в среднем на это уходит времени.

54

Интересные материалы

Ипотека

Минфин может повысить ставки на ипотеку: какую именно

Власти считают, что все задачи льготной программы уже выполнены, поэтому можно пересмотреть льготную ставку для тех, кто покупает жилье в ипотеку на Дальнем Востоке.