Как организовать хранение документов, чтобы оперативно ответить на требование налоговой

Любой налогоплательщик время от времени получает требования ИФНС. Причиной могут быть расхождения в отчетности, ошибки в расчетах, проверка контрагента или отдельной сделки. 
531 106
Как организовать хранение документов, чтобы оперативно ответить на требование налоговой
Иллюстрация: freepik/freepik

Ситуация стандартная: достаточно подготовить ответ и направить его инспектору. Сложность только одна — сделать это нужно максимально быстро, иначе ждут штрафы и риск попасть в план выездных проверок.

Расскажем, как электронная архивация документов способна облегчить задачу бухгалтеру.

Как составить ответ на требование ФНС: сроки и формат

Налоговики обычно просят что-то доплатить в бюджет, предоставить пояснения и документы.

Момент, когда письменное требование считается полученным, определяется по-разному и зависит от способа вручения сообщения адресату (п.1 ст. 93, п. 4 ст. 31 НК).

Способ отправки 

Момент, с которого отсчитывается срок для ответа

по почте России заказным письмом

шестой день с даты отправки 

через кабинет налогоплательщика

следующий рабочий день после размещения

по ТКС через оператора ЭДО

Дата, указанная в квитанции о приеме сообщения (письмо ФНС от 05.10.2020 № СД-4-2/16167@).

При этом у получателя есть профит по срокам — 6 рабочих дней даны для подготовки этой самой квитанции.

при личном вручении под роспись

дата получения письма в руки директором или его представителем

через МФЦ

следующий рабочий день после получения в МФЦ

Срок ответа на требование обычно составляет 5 или 10 рабочих дней (см. ст. 88, 93 и 93.1 НК). Внимательно изучите сообщение инспектора, в тексте ФНС обязательно указывает конкретный период времени для представления документов или пояснений.

Если бухгалтерия не укладывается в назначенную дату, можно ходатайствовать об отсрочке. Уважительной причиной служит, например, длительный больничный или командировка руководителя, большой объем документации, который технически невозможно подготовить в короткие сроки.

Наличие электронного архива бухгалтерской документации значительно упрощает эту задачу, любой документ всегда под рукой — заранее отсканирован и обработан.

«Вытащить» и переслать его налоговикам можно в пару кликов, даже без особого отрыва от основной работы.

Плюс: не придется писать ходатайств о продлении срока, переживать об угрозе штрафных санкций, ведь удовлетворение ходатайств — это право, а не обязанность ФНС.

Архивную обработку и систематизированное хранение документов в электронном виде обеспечивает Делис Архив. Среди клиентов сервиса: Почта России, НПФ «Лукойл-Гарант», банки, крупнейшие российские заводы и страховые компании.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации

Как правильно отвечать налоговой

Если ФНС требует дать пояснения, отвечать необходимо письменно.

Унифицированный формат утвержден только для ответа в рамках камеральной проверки декларации по НДС, в остальных случаях сообщение составляется в свободной форме.

Пояснения могут быть переданы в налоговую лично, по почте или ТКС. Важно зафиксировать момент предоставления документа: квитанция оператора ЭДО или штамп инспектора будут служить доказательством соблюдения компанией сроков.

На требование предоставить документы налогоплательщику необходимо изготовить копии бумажных оригиналов и заверить их постранично подписью руководителя или уполномоченного представителя, печатью организации, штампом «копия верна».

Многостраничные документы прошиваются и скрепляются еще раз подписью и печатью в месте сшивки (см. приложение 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@).

Однако отметим, что сегодня налогоплательщики уже крайне редко взаимодействуют с инспекцией лично или посредством отправки писем по Почте России. Все общение с госорганами перешло в цифровой формат, это значительно удобнее и быстрее для всех участников. 

Если ответ на требование ФНС отправляется через ЭДО, к письму можно прикрепить любые электронные документы — скан-копии или составленные в электронном виде изначально, если они заверены электронной подписью.

Как электронный архив поможет оперативно ответить на требование ФНС

Электронный архив предприятия – это организованная в облачном сервисе или программе ЭДО система хранения документов: первичных, бухгалтерских, кадровых, финансовых, юридических, технических и т. д.

Такое хранилище выполняет функцию не только надежного, конфиденциального сбережения данных, но и позволяет удобно и быстро ее находить, обрабатывать, и в целом, автоматизирует бизнес-процессы компании. 

Для ответа на требования налоговиков, передачи им пояснений и дополнительных документов компания строго ограничена во времени. В общем случае есть только 5-10 рабочих дней для того, чтобы отработать полностью весь запрос: найти нужные оригиналы, снять копии, сделать скан, подписать документы. При этом объемы зачастую являются внушительными даже для крупного отдела бухгалтерии. 

Упростить задачу, сократить время и ресурсы, затрачиваемые налогоплательщиком для ответа на требования ФНС, может электронный архив.

Это своего рода цифровая «библиотека» всей бухгалтерской документации компании. К информации сохраняется удаленный оперативный доступ, и при необходимости ее можно легко выгрузить и переслать налоговикам.

В случае же изъятия подлинников, останется возможность пользоваться электронными копиями, что позволит поддерживать коммерческую деятельность без простоя.

Услуги электронной архивации бухгалтерских документов оказывает Делис Архив. Сервис аккумулирует бумажные акты от контрагентов, самостоятельно оценивает полноту и качество их оформления, проверяет реквизиты, сканирует и загружает четкие копии в электронный архив. 

Поиск по реквизитам занимает не больше 1 минуты, а запрос налоговой инспекции можно исполнить всего в несколько кликов.

Бесплатная памятка: «Как бухгалтеру правильно хранить документы»

Узнайте, какие документы можно переводить в электронный формат

Получите полезную памятку по срокам хранения бухгалтерских и кадровых документов

Заполните форму ниже — направим памятку вам на почту:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131, erid: LjN8KUYyC

531 106

Начать дискуссию

Банк ВТБ начал тестировать свою метавселенную

Разработка напоминает игру Roblox, в которой у пользователей есть свои цифровые личности.

81

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бухгалтеры

Зарабатывай с «Клерком». Реферальная программа Клерк.Партнер

Да-да, теперь и у нас появилась собственная реферальная программа. Вы можете рекомендовать наши курсы и вебинары и получать доход. 

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
1
345
Маркетплейсы

Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят оплату через свои структуры

Ozon и Wildberries дают клиентам скидки, если они проводят оплату заказов через свои финансовые инструменты. Банки расценивают это как нарушение конкуренции и просят ЦБ внимательно следить за действия маркетплейсов.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Акцизы

Акцизы на игристые вина повысят, но налог будет меньше запланированного

Совет Федерации решил снизить новые ставки акциза на игристые вина отечественного производства.

86
Экономика России

Прогноз Центробанка: доля безналичных платежей вырастет до 90%

По итогам 2023 года безналичные платежи составили 83% от всех расчетов. За несколько лет этот показатель будет 90%.

Банки

Экс-менеджеры банка «Открытие» заплатят 107 млрд рублей

Ответчики оплатят убытки при первой санации банка «Траст», которую проводило «Открытие».

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экономика России

Инвестиции в экономику РФ выросли: на сколько и что повлияло

Правительство считает, что на рост инвестиций повлияли инвестиционные контракты, инфраструктурные кредиты и соглашение о защите капиталовложений.

Инспектор ФНС попала под суд за незаконный возврат налогов

Сотрудник налоговой незаконно вносила в базу ложные сведения о возврате невостребованных фиксированных платежей для иностранных граждан. Ущерб составил более 37 млн рублей.

Бесплатно с Счета-фактуры

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения

ФНС приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ закрепила новые форматы счета-фактуры и УПД. При этом до 1 апреля 2025 действует переходный период: организации могут применять старые формы документов. После этой даты будет обязательно использовать УПД и счет-фактуры из приложения к приказу № 970.

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения
Экономика России

ЦБ: мониторинг деловой активности остается вблизи максимумов

Несмотря на то, что предприятия зафиксировали снижение спроса, оценки бизнес-климата в стране достигают максимальных значений за 12 лет.

Земельный налог

Земельный налог за сельхозземли не всегда 0,3%

Ставка земельного налога 0,3% – это своего рода льгота. И чтобы она была, надо соблюдать условия.

Налоговая утвердила формат электронных банковских гарантий

Банкам разрешат давать бизнесу электронные гарантии и отправлять их в ФНС в электронной форме.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Больничные

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс

Как осуществляется обмен сведениями с СФР для больничных листов в 2024 году, разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс
Кадры

Стали известны первые контуры обновленного нацпроекта «Кадры»

Национальный проект «Кадры» стартует в России с 1 января 2025 года.

Экспорт

Экспортерам упростят процедуру подтверждения нулевой ставки НДС

Начиная со второго квартала 2025 года предпринимателям будет не нужно ставить отметки таможенных органов при дополнении реестра сведений по перевозочным документам.

Отчетность по МСФО

Вышел новый стандарт МСФО 18 «Представление и раскрытия в финансовых отчетах»

Новый стандарт МСФО (IFRS) 18 заменил собой принятый в 1997 году IAS 1 «Представление финансовой отчетности».

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: Red Wings меняют название, Wildberries теперь продает машины, а за неправильное обращение с навозом будут наказывать

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

97
Саморазвитие

Когда хобби становится работой: разговор об эмоциональном выгорании. Возможно ли получать удовольствие от обязанностей

Когда впервые ловишь себя на мысли, что любимое занятие уже приносит не только радость, но и стресс… скажем так, возникают смешанные чувства. Что-то вроде удивления, переходящего в легкое раздражение и имеющее примесь отрицания. «Как так? Ведь это ровно то, чем я всегда хотел заниматься, моя страсть, мой личный остров счастья в океане реальности, да еще и деньги платят!» — возмущается внутреннее «я». И тут же на сцену выходят дедлайны, ответственность, перегрузки, чужое мнение и неизбежные ожидания. Островку некомфортно, волны съедают прибрежную полосу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Росстат: сколько времени уходит на поиск работы у выпускника

Ведомство поделилось данными о трудоустройстве выпускников: способах и сколько в среднем на это уходит времени.

60

Интересные материалы

Ипотека

Минфин может повысить ставки на ипотеку: какую именно

Власти считают, что все задачи льготной программы уже выполнены, поэтому можно пересмотреть льготную ставку для тех, кто покупает жилье в ипотеку на Дальнем Востоке.