Как составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Пошаговая инструкция

Документы компании с истекшим сроком хранения нельзя просто взять и выкинуть. Есть определенный порядок ликвидации документов, и для его соблюдения необходимо составить акт об уничтожении. Расскажем, как это сделать.
28,1 тыс. 5,6 тыс.
Как составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Пошаговая инструкция
Иллюстрация: freepik/freepik

Порядок уничтожения документов

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это важный этап работы архива организации, который строго регламентирован законом. Нарушение этого процесса, ошибки и неточности приведут к последствиям в виде штрафов и даже уголовной ответственности.

Прежде чем перейти к уничтожению документов, сначала необходимо сверить фактические сроки хранения документов бухгалтерской и хозяйственной деятельности компании с периодами, которые установил закон. 

Время хранения и уничтожения документов компании регламентировано:

Порядок уничтожения бухгалтерских документов имеет свои особенности и прописан в законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также налоговым кодексом.

Минимальный срок хранения налоговой и первичной бухгалтерской документации составляет 5 лет.

Существует общий алгоритм по уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Порядок включает несколько этапов в рамках которых нужно:

  • Создать экспертную комиссию, состав которой утверждает руководитель. 

  • Отобрать документы для утилизации и провести их экспертную оценку. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов. 

  • Рассмотреть акт и сформировать протокол заседания комиссии.

  • Провести утилизацию документов.

  • Составить акт, в котором зафиксировать факт физического уничтожения документов. 

Утилизацию документов с истекшим сроком хранения можно оформить и одним актом. Но такой порядок необходимо закрепить в локально-нормативных актах компании.

Как составить акт на уничтожение документов

До того как произойдет утилизация документов, составляется акт о выделении к уничтожению документов. По факту ликвидации документов формируется второй акт.

Таким образом утилизация документов с истекшим сроком хранения требует составления двух актов.

Можно воспользоваться формой акта, которая утверждена приказом Минкультуры от 07.09.2015 № 526, или разработать форму самостоятельно. Но оба акта должны содержать необходимые реквизиты.

Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения

Главный принцип, на который нужно ориентироваться при составлении акта — внесение только достоверных сведений, отсутствие ошибок и помарок.

Если документ составлен неправильно, то проверяющие могут признать его недействительным. А это значит, что ликвидация документов прошла без оформления. 

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации

Поэтому при составлении акта нужно придерживаться таких правил:

  • В верхней части документа нужно указать организационную форму и название компании. Здесь же указывается дата и город составления.

  • Обязательно пропишите ФИО руководителя компании, который утверждает акт.

  • В качестве названия документа укажите «Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения».

  • Далее укажите основание для проведения ликвидации документов — перечень типовых управленческих документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

  • Подробно пропишите сведения о документах, которые подлежат уничтожению. Эти данные удобнее представить в таблице. Здесь указывается:

    • заголовок дела и типы документов, которые включаются в эту группу;

    • годы оформления документов;

    • количество дел;

    • в графе «Примечание» можно указать причину ликвидации документов — «Окончание срока хранения».

  • Ниже табличной части укажите общее количество документов, которые отобрали к уничтожению: сначала пропишите количество цифрами, а потом прописью. Укажите, за какие годы уничтожаете документы.

  • Перечислите состав экспертной комиссии, с указанием ФИО и должности каждого сотрудника. В этой части документа все члены комиссии проставят подписи.

Пример Акта о выделении на уничтожение документов с истекшим сроком хранения:

Акт о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Этот документ фиксирует сам факт ликвидации документов с истекшим сроком хранения. За основу можно взять форму предыдущего акта и дополнить его информацией:

  • Укажите общий перечень уничтоженных документов.

  • Пропишите общее количество ликвидированных документов: цифрами и прописью.

  • Пропишите способ, с помощью которого ликвидировали документы. Вариантов может быть несколько — применение шредера, сжигание документов, договор со сторонней организацией.

Пример Акта о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения:

Как оформить акт при уничтожении документов специализированной компанией

Если утилизация документов происходит силами специальной организации, укажите в акте реквизиты документов об оказании услуг.

Доверьте уничтожение документов Делис Архив — это выгодный и быстрый способ освободить архив от документов с истекшим сроком хранения.

Специалисты компании помогут:

  1. Выбрать оптимальное решение для организации процесса ликвидации документов.

  2. Отобрать подлежащие уничтожению документы с истекшим сроком хранения.

  3. Подготовить акт о выделении дел на уничтожение с истекшим сроком хранения.

  4. Организовать погрузку, разгрузку и транспортировку документов до цеха уничтожения или ликвидировать документы в офисе заказчика. Участие заказчика будет минимальным — нужно только предоставить доступ в архив.

  5. Провести ликвидацию документов в соответствии с требованиями нормативных актов.

  6. Обеспечить соблюдение требований законодательства по экологии.

  7. Подготовить все подтверждающие документы.

Ликвидация документов с Делис Архив — это четко организованный процесс с соблюдением всех требований по конфиденциальности и безопасности. 

Специалисты Делис Архив выберут к уничтожению только те документы, срок хранения которых истек в соответствии с законом. И проверяющие органы не смогут обвинить компанию в преждевременном уничтожении документов, за которую руководителю грозит штраф — 3000 руб. При повторном нарушении штраф увеличивается.

А если преждевременно уничтожить налоговую или бухгалтерскую документацию, то последует штраф на должностное лицо по ст. 15.11 КоАП:

  • 5 00010 000 руб. — за первое нарушение;

  • 10 00020 000 руб. или дисквалификация до двух лет, если нарушения повторятся.

Делис Архив обеспечит выгодное и надежное уничтожение любых объемов юридически значимых документов компании. Оставьте заявку на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Бесплатная памятка: «Как бухгалтеру правильно хранить документы»

Узнайте, какие документы можно переводить в электронный формат

Получите полезную памятку по срокам хранения бухгалтерских и кадровых документов

Заполните форму ниже — направим памятку вам на почту:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131, erid: LjN8KMsKL

Начать дискуссию

Условия предоставления рассрочек сделают понятными и прозрачными

Правовое регулирование предоставления рассрочек недостаточно прозрачное, поэтому ЦБ хочет его уточнить и приблизить к нормам о кредитах и займах.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
40
Лучшие спикеры, новый каждый день

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
804

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
398
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
410
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Интересные материалы

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру