Отпуска

Время массовых отпусков: электронный архив и дистанционное хранение документов

С наступлением лета начинается горячая пора — сезон отпусков. Разберем, как работодателю подготовится к этому периоду, а также чем ему в этом может помочь электронный архив и дистанционное хранение документов.
905 107
Время массовых отпусков: электронный архив и дистанционное хранение документов
Иллюстрация: Anna Shvets/pexels

Ежегодный отпуск. Вкратце о главном

  • Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор (ст. 122 ТК).

Исполнители на договорах ГПХ не имеют права на отпуск и его компенсацию, независимо от того, в каком статусе они ведут деятельность (ИП или физлицо на НПД) и вида гражданско-правового договора.

  • Продолжительность ежегодного отпуска сотрудника в течение года — минимум 28 календарных дней (ст. 115 ТК).

Некоторым работникам может быть установлен увеличенный отпуск, например, несовершеннолетним — 31 день, гражданским служащим, судьям, прокурорам и сотрудникам внутренних дел — 30 дней.

  • Минимальная непрерывная часть ежегодного отпуска не может быть меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК).

Сотрудник вправе делить отпуск по своему усмотрению и с согласия работодателя, но основная непрерывная его часть должна быть предоставлена единоразово и разбивать ее на части нельзя. 

  • Если сотрудник в отпуске заболел — нужно продлить его или перенести на другое время.

Если отпуск сопряжен с последующим увольнением или листок нетрудоспособности оформлен по уходу за больным членом семьи, то его сроки не переносятся (п. 49 приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089Н).

  • Право на отпуск возникает у сотрудника после 6 месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя (ст. 122 ТК).

Продолжительность отпуска в этом случае составляет не менее 14 дней.

Полные 28 дней сотрудник может отгулять после 11 месяцев непрерывной работы у работодателя (п. 28 правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).

Перенесите архив в онлайн формат. Больше не нужно выделять площади под хранение документов, тратить время на их поиск и архивную обработку. Доступ к документам 24/7, подключение к сервису в любом месте. Безопасно и конфиденциально.

Создать электронный архив

  • Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске, работодатель обязан за 2 недели до него (ч. 3 ст. 123 ТК).

Выплата отпускных производится не позднее чем за 3 дня до отпуска. Если работодатель нарушает какой-либо из указанных сроков, работник может потребовать перенести отпуск на другое время (ч. 2 ст. 124 ТК).

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации

Как подготовиться к сезону отпусков. Памятка работодателя

Чтобы сезон массовых отпусков прошел наименее безболезненно для компании, рекомендуем придерживаться следующих правил:

  • Внимательно отнеситесь к составлению графика отпусков.

Вести график отпусков обязаны все работодатели: организации и ИП (кроме микропредприятий, отказавшихся от локальных нормативных актов). В нем прописывается очередность ухода в отпуск всех сотрудников.

Этот документ нужно составить не позднее, чем за 2 недели до начала нового календарного года и ознакомить с ним всех сотрудников (ст. 123 ТК).

Перед составлением графика отпусков нужно уточнить у сотрудников, когда они планируют отдыхать в следующем году. Если желающих уйти в отпуск летом много и всех их отпустить одновременно нет возможности, можно поступить следующим образом.

Обговорить с сотрудниками такой вариант ухода в отпуск: если в прошлом году работник отдыхал летом, в этом году он берет отпуск в другое время года.

Обратите внимание, что есть категории работников, которые имеют право на выбор удобного для них времени ухода в отпуск. К ним относятся, например, несовершеннолетние сотрудники, а также те, кто не отдыхал два года подряд. С полным перечнем таких работников можно ознакомиться в этой статье.

  • Распланируйте бюджет на предстоящий сезон отпусков.

Перед уходом в отпуск сотруднику нужно выплатить отпускные в размере среднемесячного заработка.

Если в какой-то момент в отпуск уходит несколько сотрудников, выплата им пособия может существенно отразиться на деятельности работодателя. Поэтому важно запланировать эти расходы заранее, заложив их в фонд оплаты труда на будущий год.

С помощью сервиса архивного хранения документов можно существенно сэкономить на кадровой обработке документов и их последующем хранении. Это позволит высвободить средства, в том числе и на будущие выплаты отпускных.  Доступ к необходимой документации производится в любое время в режиме 24/7. Больше не нужно тратиться на выделение помещения под хранение документов и найм сотрудников для их обработки.

  • Предложите сотрудникам поделить отпуск.

Уход сотрудника в отпуск на 2 недели вызовет гораздо меньше трудностей, чем его отсутствие на работе в течение месяца. Но помните, что непрерывная часть ежегодного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Остальную часть отпуска работник может отгулять так, как ему удобно (по согласованию с работодателем). 

  • Не отпускайте в отпуск одновременно двух взаимозаменяемых сотрудников.

В противном случае делегировать обязанности отдыхающего работника будет некому и придется либо самостоятельно вникать в их решение, либо отзывать из отпуска того, кто обязан их исполнять. А это чревато для работодателя лишними организационными моментами и сопряженными с этим трудностями.

  • Проследите за своевременной сдачей работы уходящими в отпуск работниками.

Перед уходом в отпуск желательно, чтобы сотрудник передал все дела своим коллегам или дал рекомендации и комментарии по ним, чтобы впоследствии не было просроченных контрактов, невыполненных обязательств и прочих неприятностей.

  • При необходимости попросите сотрудников перенести отпуск на другое время.

Стоит сразу сказать, что переносить отпуск по просьбе работодателя сотрудник не обязан.

Для переноса требуется его письменное согласие и только после этого можно внести изменения в график отпусков. Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя.

Обратите внимание, что также нельзя заставить работника взять вместо ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск за свой счет.

  • Отзывайте сотрудника из отпуска только в случае крайней необходимости.

Вызывать сотрудника из отпуска можно только в случае крайней необходимости и только с его письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных ТК. Если работник отказывается выйти из отпуска, то обязать его сделать это, работодатель не может.

Нельзя вызывать из отпуска несовершеннолетних работников, беременных женщин и сотрудников, чья работа сопряжена с вредными и опасными условиями труда.

Как электронный архив и дистанционное хранение документов могут помочь работодателю в сезон массовых отпусков

Сезон отпусков всегда сопряжен с большим количеством бумажной волокиты: начиная от уведомления работников об отпуске и изданием приказа на него и заканчивая согласованием переноса отпуска или вызовом из него сотрудника.

Каждый документ стандартно проходит через несколько рук: кадровая служба, бухгалтерия, руководитель, работник. Подписанные и согласованные документы спускаются на хранение в архив, под который выделяется специальное помещение. 

На весь этот процесс тратится много времени, сил и средств. Электронный архив и дистанционное хранение документов может решить эту проблему: высвободив средства и время, которое затрачивается на обработку и хранение бизнес-документации.

Но доверить этот процесс можно лишь специализированным компаниям, которые могут обеспечить безопасность и конфиденциальность хранения документации на всех этапах работы с ними.

Одной из таких компаний является Делис Архивсертифицированный оператор персональных данных. Компания предлагает услуги обслуживания и хранения кадровых документов в строгом соответствии с нормами законодательства РФ. 

Электронный архив предоставляет сотрудникам компании возможность получить доступ к нужному документу в любое время 24/7. Процесс ознакомления, подписания и внесения изменений в кадровую документацию не займет много времени.

Компания Делис Архив — крупнейшая российская компания полного цикла, которая помогает автоматизировать работу с документацией.

Документы, находящиеся на хранении в компании Делис Архив, могут быть направлены лицу, которое их запрашивает как в виде оригинала — в день запроса или на следующий день, так и в виде скан-копий — по электронной почте в течение 30 минут.

Бесплатная памятка: «Как бухгалтеру правильно хранить документы»

Узнайте, какие документы можно переводить в электронный формат

Получите полезную памятку по срокам хранения бухгалтерских и кадровых документов

Заполните форму ниже — направим памятку вам на почту:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131, erid: LjN8KFsYH

Начать дискуссию

Банк ВТБ начал тестировать свою метавселенную

Разработка напоминает игру Roblox, в которой у пользователей есть свои цифровые личности.

66

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бухгалтеры

Зарабатывай с «Клерком». Реферальная программа Клерк.Партнер

Да-да, теперь и у нас появилась собственная реферальная программа. Вы можете рекомендовать наши курсы и вебинары и получать доход. 

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
1
339
Маркетплейсы

Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят оплату через свои структуры

Ozon и Wildberries дают клиентам скидки, если они проводят оплату заказов через свои финансовые инструменты. Банки расценивают это как нарушение конкуренции и просят ЦБ внимательно следить за действия маркетплейсов.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Акцизы

Акцизы на игристые вина повысят, но налог будет меньше запланированного

Совет Федерации решил снизить новые ставки акциза на игристые вина отечественного производства.

75
Экономика России

Прогноз Центробанка: доля безналичных платежей вырастет до 90%

По итогам 2023 года безналичные платежи составили 83% от всех расчетов. За несколько лет этот показатель будет 90%.

Банки

Экс-менеджеры банка «Открытие» заплатят 107 млрд рублей

Ответчики оплатят убытки при первой санации банка «Траст», которую проводило «Открытие».

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экономика России

Инвестиции в экономику РФ выросли: на сколько и что повлияло

Правительство считает, что на рост инвестиций повлияли инвестиционные контракты, инфраструктурные кредиты и соглашение о защите капиталовложений.

Инспектор ФНС попала под суд за незаконный возврат налогов

Сотрудник налоговой незаконно вносила в базу ложные сведения о возврате невостребованных фиксированных платежей для иностранных граждан. Ущерб составил более 37 млн рублей.

Бесплатно с Счета-фактуры

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения

ФНС приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ закрепила новые форматы счета-фактуры и УПД. При этом до 1 апреля 2025 действует переходный период: организации могут применять старые формы документов. После этой даты будет обязательно использовать УПД и счет-фактуры из приложения к приказу № 970.

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения
Экономика России

ЦБ: мониторинг деловой активности остается вблизи максимумов

Несмотря на то, что предприятия зафиксировали снижение спроса, оценки бизнес-климата в стране достигают максимальных значений за 12 лет.

Земельный налог

Земельный налог за сельхозземли не всегда 0,3%

Ставка земельного налога 0,3% – это своего рода льгота. И чтобы она была, надо соблюдать условия.

Налоговая утвердила формат электронных банковских гарантий

Банкам разрешат давать бизнесу электронные гарантии и отправлять их в ФНС в электронной форме.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Больничные

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс

Как осуществляется обмен сведениями с СФР для больничных листов в 2024 году, разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс
Кадры

Стали известны первые контуры обновленного нацпроекта «Кадры»

Национальный проект «Кадры» стартует в России с 1 января 2025 года.

Экспорт

Экспортерам упростят процедуру подтверждения нулевой ставки НДС

Начиная со второго квартала 2025 года предпринимателям будет не нужно ставить отметки таможенных органов при дополнении реестра сведений по перевозочным документам.

Отчетность по МСФО

Вышел новый стандарт МСФО 18 «Представление и раскрытия в финансовых отчетах»

Новый стандарт МСФО (IFRS) 18 заменил собой принятый в 1997 году IAS 1 «Представление финансовой отчетности».

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: Red Wings меняют название, Wildberries теперь продает машины, а за неправильное обращение с навозом будут наказывать

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

92
Саморазвитие

Когда хобби становится работой: разговор об эмоциональном выгорании. Возможно ли получать удовольствие от обязанностей

Когда впервые ловишь себя на мысли, что любимое занятие уже приносит не только радость, но и стресс… скажем так, возникают смешанные чувства. Что-то вроде удивления, переходящего в легкое раздражение и имеющее примесь отрицания. «Как так? Ведь это ровно то, чем я всегда хотел заниматься, моя страсть, мой личный остров счастья в океане реальности, да еще и деньги платят!» — возмущается внутреннее «я». И тут же на сцену выходят дедлайны, ответственность, перегрузки, чужое мнение и неизбежные ожидания. Островку некомфортно, волны съедают прибрежную полосу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Росстат: сколько времени уходит на поиск работы у выпускника

Ведомство поделилось данными о трудоустройстве выпускников: способах и сколько в среднем на это уходит времени.

58

Интересные материалы

Ипотека

Минфин может повысить ставки на ипотеку: какую именно

Власти считают, что все задачи льготной программы уже выполнены, поэтому можно пересмотреть льготную ставку для тех, кто покупает жилье в ипотеку на Дальнем Востоке.