электронный архив
Цифровизация бухгалтерии
Каждый день в различных компаниях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Рабочие процессы при этом далеко не всегда организованы оптимально и поэтому требуют большого количества времени, а сотрудники вынуждены заниматься не своими прямыми обязанностями. Горящие сроки, дедлайны - даже кофе нет времени выпить : ).
Проблемы хранения электронных документов: что изменит концепция от ФНС
Электронный документооборот ускоряет бизнес-процессы и экономит ресурсы компании. Власти анонсируют полный переход на ЭДО к 2024 году. Однако, для этого необходимо устранить пробелы в нормативной документации и обеспечить бизнесу комфортный переход к новым реалиям. Расскажем, какие проблемы сегодня возникают при хранении и подтверждении значимости электронных документов, и как планируют их устранить.
Готовы ли вы к внедрению электронного архива бухгалтерских документов?
Говорят, что работа бухгалтерии – это перекладывание бумажек. Сначала получи документы от контрагентов, потом проведи в учётных системах и передай на хранение. Пришёл запрос из ФНС – раскопай все документы в архиве, откопируй, заверь, отправь. Звучит несложно, правда же? ;) А если входящих больше 10 000 пакетов в месяц? А если документы приходят из 10-ти филиалов, со складов, заводов, от тысячи контрагентов?..
Любовь к кредитам
Наш финансовый директор очень любит брать кредиты. Не для себя, нет. Для любимых компаний. Да ещё и запросы отправляет в несколько банков сразу – чтобы уж наверняка. Ни налоговая, ни аудиторы...
Зачем аудитору архив первички и как его готовят?
В марте к нам каждый год приходят аудиторы. Ненавижу это время. Не потому, что я плохой бухгалтер или компания что-то скрывает. Просто аудиторы – это...
Льгота по НДС есть? А если найду?
У вас есть льгота по НДС? Нет? Считайте, что вам повезло. Не в плане экономии налогов, конечно, а в том, что не нужно каждый квартал посылать в налоговую подтверждение. Бухгалтеру не нужно объяснять, что это такое. Каждый квартал приходится собирать столько отчетной документации, что сил уже нет.
Заплати НДС и спи спокойно (но это не точно)
Ты сдала НДС? Я ещё нет. Всё, как обычно – жду от своих документы или хотя бы подтверждение. 10 филиалов уже отчитались, осталось 2.
«Диджитализация» бухгалтерских документов – современный подход к организации работы бухгалтерской службы
Ежедневная работа бухгалтерской службы складывается из проведения оплат, подготовки отчетности, а также получения, обработки и организации хранения потока первичных документов. Они приходят по почте, доставляются курьерами, отправляются через ЭДО, передаются из рук в руки сотрудниками компании и контрагентами. Внесение данных в учетную систему, архивация, сбор по запросу проверяющих – все это требует значительных трудозатрат, когда ежемесячно требуется обработать от 10 000 комплектов документов.
Как создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажной первички, и сколько это стоит
Обязательный ЭДО это не такой уж и миф. Не верите? Смотрите — в некоторых сферах торговли без него вообще никак: ветеринарные документы или УПД по маркированным товарам только электронно; по кадровому документообороту идет эксперимент; по НДС проще с ЭДО — автоматизировать легче, чем вводить и сверять вручную. В банке вы когда последний раз выписки на бумаге получали или относили платежки лично? То-то! Мы решили разобраться — насколько реально полностью перейти на ЭДО и сколько это стоит.
Что ЭДО такое. ФНС подготовила реформу системы документооборота
Главное из новой Концепции развития ЭДО, утвержденной правительственной комиссией по цифровому развитию
Прививка от претензий налоговиков: как хранить документы вне офиса
Хаос в хранении документов всегда выходит боком. Не верите? Докажем обратное. А заодно расскажем, как раз и навсегда решить проблемы с первичкой и выйти сухими из омута налоговой проверки.
ЭДО -дорого и неэффективно? Как тогда облегчить бухгалтеру работу с первичкой?
Кому нужен электронный документооборот? Работали же как-то годами с бумагами! И верно, правда, теряли при этом ресурсы — деньги, время, тратили впустую канцелярию. Исследования показывают, что внедрение ЭДО втрое снижает расходы на материалы, экономит 30% времени на согласование и поиск документов и в 5 раз снижает затраты на их хранение. Почему же системами электронного документооборота пренебрегают? Есть мнение, что это дорого, сложно, а риск потери информации высок. И это на самом деле так.
Документы, связанные с работой: что можно и нельзя выдать работнику
Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя предоставлять работнику документы, подтверждающие тот или иной факт его трудовой деятельности, не только после увольнения, но и в течение его работы в данной организации. Причины таких запросов могут быть разные и работодатель не вправе требовать от работника указывать конкретную причину запроса. Какие же документы работник вправе требовать, а в каких случаях работодатель не обязан выполнять его просьбу?
Берем на заметку и внедряем у себя: госорганам сказали, как работать с электронными документами
На государственном уровне давно ведется работа по переходу на электронный документооборот, разрабатываются регламенты и инструкции. А вот организации не все еще пользуются электронными документами. Не в последнюю очередь от того, что нет четкого понимания, как организовать систему электронного оборота и хранения (прежде всего внутри организации). Недавно были утверждены требования к системам ЭДО и хранения электронных документов в архивах госорганов, из них можно почерпнуть много полезного.
Штрафы стали больше: за нарушение правил и сроков хранения документов придется поплатиться
За нарушение правил хранения архивных документов десятикратно выросли штрафы. 26 октября 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 15.10.2020 №341-ФЗ, изменивший абзац 2 статья 13.20 КоАП. Штрафовать будут за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Как умное сканирование документов находит ошибки, помогает бухгалтерам и экономит ресурсы компании
Скоро наступят времена, когда деревья будут большими, а компании полностью заменят бумажные документы на электронные. А пока мы на пути к зеленому будущему, можно поговорить о том, как сканирование документов помогает бизнесу.
Смена бухгалтера. Передаем дела правильно
Уход бухгалтера — стресс для директора. При этом процедура передачи дел главным бухгалтером при увольнении никак не урегулирована законодательно. Приходится самостоятельно вырабатывать правила и стандарты, по которым пройдет этот трудоемкий, но необходимый процесс. Напоминаем — уходящий главбух за допущенные ошибки и недочеты продолжит какое-то время нести ответственность, так что убедитесь, что у вас с учетом все в порядке.
Что делать с документами организации при ее ликвидации
Ликвидация организации влечет ее прекращение. Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ. Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов. Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится. Их необходимо передать в архив.
Как действовать при изъятии у организации документов
Любой предприниматель, длительное время осуществляющий свою деятельность на территории России, может столкнуться с изъятием документов организации контролирующими и правоохранительными органами.
Свободу бухгалтеру! Семь возможностей освободиться от рутины
Рабочий день бухгалтера, несмотря на то, что написано у него в трудовом договоре, в основном, ненормированный. То время сдачи отчетности поджимает, то налоговая инспекция пристает с запросами на предоставление документов, то первичка занимает весь стол. Мы подготовили 7 рекомендаций, чтоб сделать вашу жизнь легче и добавить свободного времени в расписание. Поехали!
