Арендуем жильё для иногороднего сотрудника

Довольно часто на предприятиях принимают решение о привлечении к работе сотрудников из других городов или стран, с договорённостью, что компания будет оплачивать таким подчинённым жильё. В своей статье рассмотрю порядок оформления таких расходов предприятий, а также обложение НДФЛ и страховыми взносами.
4,1 тыс. 365
Арендуем жильё для иногороднего сотрудника

Довольно часто на предприятиях принимают решение о привлечении к работе сотрудников из других городов или стран, с договорённостью, что компания будет оплачивать таким подчинённым жильё. В своей статье рассмотрю порядок оформления таких расходов предприятий, а также обложение НДФЛ и страховыми взносами.

Компенсация аренды жилья сотрудникам — это своего рода выплата, возмещающая затраты при вынужденном переезде для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Дабы избежать замечаний от контролирующих органов при проверке о включение в затраты таких расходов, очень важно правильно оформить все сопутствующие документы.

Компенсация расходов

Напомню вам, что статья 169 ТК РФ указывает на обязанность работодателя в возмещении подчинённому расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда и смены жительства из-за выполняемой работы, так называемые подъёмные. Можно ли относить к таким расходам компенсацию оплаты за аренду жилья, законодательно, увы, не разъяснено. Попробуем с этим разобраться.

Документы, необходимые для возмещения затрат

Работодатель вправе возмещать сотрудникам, которые были вынуждены переехать для выполнения работы, сумму оплаты за аренду жилья. Обязательно пропишите порядок возмещения в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

Как правило, для возмещения компенсации за аренду жилья нужно всего два документа:

Работодатель может договориться о самостоятельной оплате сотрудниками аренды съёмного жилья. В этом случае нужны будут следующие документы:

Далее работодателем издаётся приказ либо на компенсацию арендной платы за жильё, либо на предоставление служебной квартиры иногородним сотрудникам.

Если сотрудники сами оплачивают коммунальные услуги, то необходимо указать данное условие в документе о предоставлении права на проживание. В трудовом договоре обязательно укажите факт возмещения расходов и их размер.

НДФЛ и страховые взносы

Контролирующие органы довольно категорично относятся к вопросу обложения НДФЛ компенсации арендной платы за жильё. Они её относят к выплатам по заработной плате в натуральной форме, об этом указано в Письме Минфина от 14.01.19 № 03-04-06/1153, а значит предполагают, что с неё исчисляются и уплачиваются НДФЛ и страховые взносы. Давайте углубимся в данный вопрос и выясним, так ли это на самом деле?

В налоговом кодексе чётко сказано, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Самостоятельная оплата аренды квартиры организацией или же возмещение суммы аренды, уплаченной сотрудником является доходом сотрудника в натуральной форме, так в своём письме указывает Минфин. Отсюда следует, что сумму компенсации за арендную плату жилья подчинённому, работающему по трудовому договору, нужно включить в доход работника, облагаемый НДФЛ в полном размере (ст. 211 НК РФ).

Как ни странно, но позицию Минфина нельзя назвать бесспорной. Ведь, если посмотреть с другой стороны, то оплату аренды жилья сотрудникам из других городов можно приравнять к выплате компенсационного характера, ведь она непосредственно связана с выполнением трудовых обязанностей. И тогда получается, что данная компенсационная выплата не должна входить в налоговую базу по НДФЛ. Некоторые арбитражные суды с таким аргументом соглашаются.

К примеру, в Постановление ФАС Восточно — Сибирского округа от 11 сентября 2013 г. № Ф02-4189/13 по делу № А19-2330/2013 была упомянута статья 169 ТК РФ, о ней я, как раз, писала выше. Судьи признали оплату аренды жилья сотруднику обустройством на новом месте жительства (с учётом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и сослались на п. 3 ст. 217 НК РФ, что выплаты компенсационного характера не облагаются НДФЛ.

В Постановлении ФАС Уральского округа от 8 июня 2012 г. № Ф09-3304/12 по делу № А07-9065/2011 решающим аргументом стало то, что произведённые организацией выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородними сотрудниками своих должностных обязанностей. В противном случае, эти работники не смогли бы выполнить свою работу, если бы жили в другом месте.

Контролирующие органы считают, что суммы возмещения расходов аренды жилья облагаются страховыми взносами в полном объёме. Ведь такие компенсационные выплаты статьей 169 ТК РФ не предусмотрены, а в ст. 422 НК РФ не перечислены.

Закон о страховых взносов (п.2 ч.1 ст.9 № 212 ФЗ от 24.07.2009) содержит информацию, что законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением застрахованным лицом трудовых обязанностей, в том числе и переезд в другой город для работы, не облагаются страховыми взносами.

Судебная практика складывается в пользу работодателей:

  1. ВАС РФ от 26.12.2013 № ВАС-15887/13;
  2. ФАС УО от 26.03.2014 № Ф09-969/14;
  3. ФАС СКО от 11.09.2013 № Ф08-2157/13;
  4. ФАС ПО от 22.08.2013 № Ф06-7346/13.

Рассмотрим Определение Верховного Суда РФ от 25.03.2015 № 309-КГ15-602

В нем даны разъяснения по возмещению сумм расходов оплаты аренды жилья, предусмотренных ЛНА или коллективным договором на предприятии. Суммы таких возмещений не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

Судьи отметили, что оплата аренды жилья для подчиненного относится к выплатам социального назначения и не является стимулирующей. Несмотря на то, что оплата произведена в рамках трудовых отношений, она не приравнивается к заработной плате (ст. 129 ТК РФ), а также не зависит от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы. Из чего следует, что в этом случае нельзя говорить о скрытой форме оплаты труда и начислять взносы нет никаких оснований.

Также существует судебная практика, показывающая, что если сотрудникам компенсировали затраты в силу разъездного характера работы, и работодатель при этом смог доказать это, предоставив некие локальные нормативные акты, такие как служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, табели, путевые листы, то такие выплаты не облагаются страховыми взносами.

Хочу обратить ваше внимание, что законодательно не закреплены размеры компенсации, которую работодатель должен оплатить сотруднику в качестве подъёмных и аренды жилья. Могу предположить, что контролирующие органы вряд ли согласятся с тем, что компенсация арендной платы за жильё подчинённому в течение нескольких месяцев или даже лет, — это те самые подъёмные, которые предусматривает Трудовой кодекс.

Курс «Кадровый учет и делопроизводство»

Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!

Татьяна Андрияшкина эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Начать дискуссию

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

Лучшие спикеры, новый каждый день

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
4
64

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

40
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
41
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Интересные материалы

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.