В 2022 году безналичные расчеты юридических и физических лиц тщательнее контролируются со стороны ФНС и банков. Ошибки и неучтенные финансы могут привести к неприятным последствиям для компании.
В этой статье речь пойдет в основном о расчетах с внештатными исполнителями. Мы расскажем, как можно оплатить работу физлица, что будет, если провести оплату на карту, какие риски несет компания и как обезопасить свой бизнес от них.
Способы расчета ООО или ИП с физлицами
У ИП и организаций есть расчетный счет, через который проходят платежи всем исполнителям. Вы не можете просто отправить платеж по номеру на карту самозанятого или физлица – за каждый перевод нужно будет отчитываться. Расчеты между физлицом и юрлицом можно делать с помощью безналичной и наличной оплаты.
*Письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.
Работа с физлицом – какие есть риски?
Банки обязаны проверять сомнительные операции по счетам и самостоятельно передавать информацию в Росфинмониторинг. Это контроль происходит в рамках закона ФЗ-115, если платежи попадают под критерии обязательного контроля. Проверяют не только счета физлиц, но и счета ООО или ИП.
Если вы отправляете перевод «физику» и не платите взносы и налоги с этого, то банк может посчитать это подозрительным и заблокировать счета. Блокировку можно снять, предоставив договор на оказание услуг, если перевод был на счет самозанятого.
Ограничения на перевод физическим лицам
Ограничений при расчетах юридического лица с физическим сейчас нет, но массово переводить деньги «физикам» не нужно. При постоянных переводах больше 150 000 рублей на каждый счет, у банка могут возникнуть вопросы. В этом случае может быть две претензии:
Подозрение в обналичивании средств.
«Серая зарплата».
Из-за этих подозрений банк может заблокировать счета компании. Пока вы не предоставите пояснения, счета будут закрыты. Для пояснения нужно подтвердить реальность сделок с помощью документов и чеков от физлица. Этот вариант сработает, если вы сотрудничаете с работником через ГПХ.
ФНС и банки могут проверять любую операцию с ваших счетов, особенно если это были расчеты ООО с физическими лицами. У них есть определенные правила банковских проверок, с помощью которых они присваивают юрлицам уровень риска. Поэтому обычный перевод на карту не безопасен для компании.
Оплата со счета ИП
Оплачивать работу исполнителей со счета ИП можно, но есть свои нюансы. Чтобы сотрудничество было законным, предприниматель должен:
заключить договор с подрядчиком;
получить от него сканы документов: паспорта, СНИЛС и ИНН;
сделать перевод, заплатить с него налоги и взносы;
отчитаться перед налоговой, ПФР и фондом Медицинского страхования.
С простым переводом на карту есть риски. Например, налоговая может решить, что подрядчик – это сотрудник компании, с которым ИП заключил договор ГПХ вместо трудового. Подозрительно, если это массовые расчеты с физическими лицами. Многочисленные выплаты по ГПХ или самозанятости точно привлекут внимание ФНС.
Перевод денег под отчет
Перечисления денег под отчет сотрудникам – удобный вариант по сравнению с наличным расчетом. Особенно для тех юридических лиц, которые работает с удаленными сотрудниками. Не нужно оформлять кассовые документы и ездить в банк для снятия наличных средств. Разъяснения на эту тему содержатся в письме Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/4678.
Но даже если вы переводите деньги под отчет, то вам все равно придется за них отчитываться. Для перечисления денег на банковскую карту, компании нужно издавать приказ. Такие расчеты организации с физическим лицом могут быть только при оплате хозяйственных расходов. Это должно подкрепляться документами согласно п. 14 ст. 7 закона от 07.08.2011 № 115-ФЗ.
Как можно избежать рисков
Работа только по договору
Работайте с подрядчиками только по договору – либо по трудовому, либо по ГПХ. Если вы сотрудничаете и внештатными исполнителями, то берите физлиц и самозанятых только на разовые, непостоянные работы. Обязательно следите за всеми документами и проверяйте их на наличие трудовых отношений.
Сервис расчетов с исполнителями MadeTask
MadeTask – один из немногих сервисов, которые помогают решить вопрос с выплатами внештатным исполнителям и самозанятыми. Он помогает работать с подрядчиками по всему миру через единый договор. MadeTask позволяет законно переводить деньги физлицу и получать закрывающие документы прямо в личном кабинете. Деньги поступают на счет исполнителя в считанные секунды.
Оставьте заявку и попробуйте сервис бесплатно!
Проведите первый платеж на 100 000 рублей без комиссии.
Как это происходит:
компания или ИП регистрируется в системе MadeTask и пополняет счет;
отправляют приглашения подрядчикам;
организация ставит задачу исполнителю;
исполнитель ее принимает и после выполнения отправляет на проверку;
если работа принята, на баланс сотрудника поступают деньги;
ООО или ИП получает готовую работу и все закрывающие документы.
С MadeTask легко организовать работу с внештатными сотрудниками и оплачивать их работу, не боясь нарушить закон. Вся работа и документы сохраняются в личном кабинете, просмотреть их можно в любой момент.
Комментарии
2А какие закрывающие документы вы предоставляете?
Здравствуйте!
Мы предоставляем акт сдачи-приемки, при необходимости также можем отправить по ЭДО счет-фактуру.