Как перестать суетиться и начать жить

Глеб, многие офисные сотрудники вынуждены задерживаться после окончания рабочего дня - не успевают выполнить свою работу. С чем это обычно связано - с большой нагрузкой или неорганизованностью?

Общего ответа здесь нет: иногда это действительно большой объем работы, иногда – личная неорганизованность, а чаще всего – то и другое вместе. Наша практика, опыт работы с сотнями компаний среднего бизнеса и крупнейшими корпорациями, показывает, что практически у каждого менеджера и специалиста есть резерв минимум от двух часов в день, а зачастую и больше. Это не потому, что человек «плохой», или «неправильный», а потому, что есть более эффективные, грамотные приемы работы и организации, которые нужно знать.

Как строить свой рабочий день, чтобы эффективно работать?

В тайм-менеджменте, как в фитнессе - есть принципы, которые хорошо известны, но которые нужно не лениться исполнять. Первое – не давать захлестнуть себя «текучкой». Например, начинать день мы рекомендуем со взгляда в «стратегическую картонку». Это специальная закладка в ежедневнике (или категория в Outlook-е), на которой выписаны ваши ключевые цели на ближайшие полгода-год. Вопрос, с которого нужно начинать день – «Какой шаг я сегодня могу сделать в направлении к этим целям?» Этот простой инструмент позволяет резко ускорить достижение ключевых жизненных и рабочих целей.

Второй прием – жестко-гибкий алгоритм планирования дня. Если даже человек ведет ежедневник, как правило, он используется просто как записная книжка. В лучшем случае задачи привязываются к сегодняшнему дню, но записываются в совершенно произвольном порядке.

Мы рекомендуем делить страницу ежедневника пополам; в левой части, на сетке времени, максимально наглядно выписывать «жесткие» встречи, то есть, привязанные к определенному моменту – не забывая оставлять резервы! В правой части – список «гибких» задач, которые нужно сделать сегодня, но не важно, в какой именно момент дня. В этом списке важно выделить 2-3 приоритетных задачи. Как только выдалось свободное время между жесткими встречами, вы приступаете к решению гибких задач, в порядке приоритетности.

Этот алгоритм позволяет сбалансировать определенность, предсказуемость (если вы дали обязательство быть во столько-то – это должно быть запланировано жестко), и гибкость, возможность реагировать на неожиданно поступающие задачи. Т.к. в план дня закладываются резервы, всегда найдется время на отработку этих неожиданностей.

Третий прием – грамотный отдых. Раз в 1-1,5 часа нужно делать перерыв на 5-10 минут, причем тратить это время не на брожение в интернете, а на максимально подвижную паузу – выйти из офиса, лучше на улицу, подвигаться, подышать воздухом, полностью отвлечься от рабочих вопросов. Затраты времени небольшие,

Говорят, что если у человека четкая схема работы, то он меньше устает. Так ли это?

Совершенно верно. Если день не растрепан на мелкие клочки, отдельные письма, мэйлы, забегания коллег и к коллегам; если есть внятный ритм, определенные результаты у каждого участка дня, то утомления будет гораздо меньше, а результатов – больше.

А как быть творческим работникам? Они же не могут работать по схеме, как, допустим, бухгалтеры или секретари.

«Творчество» в менеджменте – абсолютная иллюзия, которую приписывают себе некоторые офисные работники, чтобы не заниматься планированием. Мы изучали биографии сотен великих по-настоящему творческих людей (композиторов, художников, полководцев, писателей) – как правило, это абсолютно жесткая самодисциплина, режим дня, отслеживание количества сделанного. По-настоящему творческая работа – это не вялое ожидание «музы», а вполне организованные шаги в нужную сторону.

На что в основном тратится время офисного работника (помимо выполнения непосредственных обязанностей)? Как ему избежать напрасной траты времени?

В тайм-менеджменте есть такое понятие - «поглотители времени». Это и собственные отвлечения, и отвлечения со стороны коллег, и невладение эффективными техниками работы (слепой печатью, продвинутыми функциями офисных программных продуктов, и т.п.). Есть различные техники борьбы с поглотителями, которые мы изучаем на тренингах. Одна из них – в течение 1-2 недель провести хронометраж (сплошной учет, с точностью до 5-10 минут). Реальная картина времени сразу станет очевидна.

Личный тайм-менеджмент – это, конечно, здорово, но как наладить управление, управленческий учет, чтобы экономить время в масштабе компании?

Здесь есть два основных подхода: «сверху», от систем, и «снизу», от людей. Подход «сверху» - это управление проектами, TQM, регулярный менеджмент, и т.д. Таких технологий, оптимизирующих в том числе и временной ресурс компании, множество, и к тайм-менеджменту они не относятся.

Тайм-менеджмент появляется при работе «снизу», от людей. Когда человек сначала заинтересовывается в эффективном управлении своим личным ресурсом времени. Ведь хотя это время и «продано» работодателю, но это по-прежнему невосполнимый ресурс жизни человека. После этого в сотруднике компании достаточно быстро пробуждается понимание, что его ценнейший и невосполнимый ресурс безвозвратно тратится из-за окружающего беспорядка - отсутствия должностных инструкций, нормального корпоративного планирования, и т.п. Мы называем это «тайм-менеджерской бациллой» - когда тема личного времени, «заражая» людей, распространяется на все окружающее, и «прививает» корпоративной культуре компании чувство эффективности, стремление постоянно развивать и совершенствовать деятельность.

Два этих подхода, естественно, взаимодополняющие. Причем «обацилливание» сотрудников компании темой личного времени очень полезно как «разрыхление почвы» перед мероприятиями по налаживанию порядка «сверху». Поняв и прочувствовав на себе значение организации и планирования, человек гораздо более спокойно и конструктивно воспринимает новации в этой области, исходящие от руководства. Теперь для него внедрение управления проектами, или корпоративной информационной системы, или системы менеджмента качества - не «блажь начальства», а вполне понятный и естественный шаг развития.

Сегодня вы и ваша компания - признанные гуру российского тайм-менеджмента, среди ваших клиентов немало крупных российских компаний. А как все начиналось, когда вам впервые пришла идея экономить время?

В студенческие годы мне рассказали про книгу Гранина «Эта странная жизнь». В ней рассказывается о биологе Любищеве, который разработал собственную систему учета времени, планировал работу, вел хронометраж выполненного и успевал гораздо больше, чем окружающие. Книга меня потрясла, и я стал применять методы Любищева для себя – ставил цели, составлял планы, рисовал графики. Примерно через год, когда я уже работал в банке, узнав о моих пристрастиях считать время, мне поручили вести проект - исследование рабочего времени. Затем в том же банке я стал заниматься стратегическим планированием. В какой-то момент понял, что могу консультировать во вопросам тайм- менеджмента, так появилась консалтинговая компания – «Организация Времени».

Вы говорили о целях и целеполагании, а какие цели выставите перед собой? Каковы ваши личные цели?

Сначала мы рассматривали тайм- менеджмент как бизнес-инструмент. Потом пришло понимание, что это еще и инструмент для изменения мировоззрения. Занимаясь тайм- менеджментом, человек начинает задумываться о своих целях, своей жизненной миссии. Человек начинает себя осознавать. Начинает меняться внутренне. Это как раз то, чего нам не хватает. Наши реформаторы всегда проводили преобразования сверху, и всегда это заканчивалось «как всегда». Пока в обществе нет движения снизу, ничего не изменится. Мы ставим задачу не просто распространения бизнес продуктов, мы ставим вопрос о распространении культуры отношения к времени на уровне общества в целом. Мы хотим внедрения идеи осознанности своей жизни среди максимально широких слоев общества. Очень обидно, что сегодня многие люди у нас плывут по течению «от зарплаты до зарплаты». Тайм- менеджмент позволяет изменить мировоззрение людей. В конечном счете, как ты расходуешь свое время - так ты расходуешь свою жизнь.