Внутренний контроль — это процесс, который направлен на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект работает результативно и эффективно. СВК призвана на каждом участке, в каждом бизнес-процессе компании минимизировать риски путем выстраивания контрольной среды и адекватного реагирования на выявленные угрозы.
СВК работает эффективно, если собственник и/или руководство организации на любом этапе могут осуществлять контроль. И контроль этот должен быть оперативным. При этом не нужно полного погружения в каждый бизнес-процесс (иначе руководство просто «утонет» в деталях), нужна краткая аналитическая информация, позволяющая принимать решения для улучшения ситуации.
Какие недостатки СВК часто встречаются на практике?
1. Недостаточность контроля
Некоторые важные объекты контроля (их составляющие) не попадают «в поле зрения». Например, некоторые компании строго следят, чтобы не было недоплаты налогов, но совершенно не замечают их переплаты, а иногда сотрудники необдуманно принимают предложения налоговых органов и лишают компанию положенных ей средств.
Об ошибках и эффективных стратегиях при общении с налоговой >>
2. Нет четкого определения ответственных
Может получиться так, что ущерб есть, а виновных работников как бы нет. Что особенно опасно сегодня для руководителей и владельцев бизнеса, т.к. при определенных обстоятельствах им может быть предъявлено умышленное создание условий для ухода от налогов и другие нарушения, а это может повлечь уголовную ответственность. Кроме того, участились случаи привлечения руководителей и собственников компаний к субсидиарной ответственности по долгам компаний.
Подробнее о рисках субсидиарной ответственности руководителей >>
3. Нет стандартизированных процедур контроля
В итоге каждый контролирует, как и когда ему удобно. Так, например, распространенным нарушением является проведение формальной инвентаризации, что создает благодатную почву для хищений и злоупотреблений. Нередко в аудиторской практике встречаем ситуации, когда длительные периоды контроль может вообще отсутствовать.
О чем рассказал собственнику тайный аудит его компании >>
Рекомендации по усилению СВК
1. Сфокусировать контрольную деятельность
Определите четко объекты контроля, к которым должно быть пристальное внимание. Они индивидуальны для каждой организации и полезно не ограничиваться «стандартными» сферами (например, учет ТМЦ). Включите сюда все, что так или иначе влияет на эффективную деятельность организации. Например, это может быть контроль за соблюдением скидочной политики компании, оценка последствий предоставления скидок и т. д.
2. Детализировать контрольную деятельность
В отношении каждого объекта контроля полезно осветить 3 вопроса:
Как будет проходить контроль?
Например, какая методика будет использоваться, какие документы/действия будут проверяться, как часто и т. д.
Что является «границей нормы»?
Нарушения каких требований или отклонение от каких показателей станет тревожным сигналом.
Каким образом должны фиксироваться/устраняться нарушения?
Иными словами, какие действия должен совершить проверяющий, если заметит риск.
3. Персонифицировать контрольную деятельность
Исходя из предполагаемой методики контроля и борьбы с рисками/нарушениями нужно определить для каждого объекта контроля квалифицированных ответственных лиц.
Также важно избегать и другой крайности — «задвоение ответственности»: когда одна и та же контрольная функция по одному и тому же объекту закрепляется за разными работниками. Но важно заранее подумать, кто будет осуществлять контроль в случае временного отсутствия контролирующего лица (отпуск, например).
Также, полезно четко определить подотчетность лица, осуществляющего контроль. Кому и как этот работник будет докладывать о результатах контрольной деятельности?
Рекомендуем обратить особое внимание на документирование ключевых вопросов внутреннего контроля (кто, что, когда и как контролирует, какие действия совершает при обнаружении нарушений).Ответственные лица обязательно должны быть ознакомлены с соответствующими документами под роспись.
Пример 1.
Если в вашей компании множество договоров, множество контрагентов - очень полезно разработать инструкцию по работе с договорами.
В инструкции должен содержаться порядок согласования и подписания любого договора. Инструкция сократит возможность подделки договоров, включения неправомерных, кабальных условий и др. риски.
Также в этой инструкции можно предусматривать порядок оплаты: каким образом оплачивается счет по договору, каким образом списываются денежные средства (порядок согласования оплаты, например).
Пример 2.
Все организации, у которых имеется большой склад с товаром и присутствует большой товарооборот, просто обязаны иметь договоры о материальной ответственности.
Они могут быть заключены с каждым физическим лицом, могут быть коллективными: если склад очень большой и много кладовщиков и др. материально ответственных лиц.
В случае выявления какого-то ущерба, недостачи каждый работник склада понимает меру своей ответственности за товар.
Также обязателен регламент проведения инвентаризации. Инвентаризация должна проводиться чем чаще, тем лучше. Хотя бы раз в квартал. Инвентаризацию должны проводить не менее 3-х человек, назначенных приказом руководителя. Эти работники должны ответственно подходить к пересчету и составлению документов.
В регламенте нужно прописать не только порядок и сроки проведения инвентаризации, но и порядок утверждения ее результатов, каким образом они представляются руководству. Руководитель должен ознакомиться с тем, что выявлено по итогам инвентаризации — недостача или, наоборот, избыток, пересортица и т. д., и принять дальнейшие решения.
СВК и регламентирующие ее документы должны быть актуальны как в части организационных изменений (например, своевременная замена контролеров в случае их увольнения), так и в части обнаружения новых объектов контроля, возможностей для роста эффективности компании и т. д.
Наш многолетний опыт проверок показывает, что работы только СВК недостаточно: в 93 % случаев при комплексном аудите компаний обнаруживаются не выявленные риски и резервы, а в некоторых случаях и корпоративные мошенничества.
Почему даже хороший внутренний контроль не может решить всех проблем?
Мы рекомендуем держать СВК «в тонусе» путем периодических проверок внешних контролеров (речь, конечно, не о налоговой инспекции). Эти проверки не разрушат СВК и доверие к ней, они повысят качество ее работы. И только в такой ситуации возможно достижение синергетического эффекта, когда 1+1 = 11.
Ну а если вы заметили:
рост расходов при прежней выручке;
рост расходов на персонал при сокращении численности;
просроченную задолженность по выданным займам;
отсутствие четких критериев выбора поставщиков;
стопроцентную предоплату при закупках, если были иные условия с теми же поставщиками;
увеличение дебиторской задолженности при снижении выручки;
необоснованные скидки и отсрочки контрагентам;
иные действия и ситуации, которые идут «вразрез» с интересами компании,
советуем вам незамедлительно провести форензик и убедиться, что у указанных фактов все-таки есть какие-то объективные причины, либо выявить корпоративные мошенничества.
Итогом проверки является отчет с оценкой возможной величины ущерба, который может служить основанием для обращения в следственные органы и суды. Данные отчета позволяют принять необходимые управленческие решения для нивелирования рисков и потерь, а также для улучшения СВК.
Кейс
При оказании услуг форензика для крупного промышленного предприятия аудиторами «Правовест Аудит» выявлено совершение убыточных сделок, связанных с нецелевым использованием денежных средств.
По результатам проведенных процедур установлено, что в отдельные периоды Организация от исполнения некоторых договоров получила отрицательные финансовые результаты.
При анализе движения денежных средств Организации установлено, что в отдельных случаях при получении предоплаты от покупателя Организация направляла не все средства на закупку материала для исполнения заказа, частично денежные средства направлялись на погашение кредитных обязательств и на иные хозяйственные цели.
Нецелевое использование полученных авансов привело к завышению себестоимости реализованной продукции из-за роста цен на основной материал и, как следствие, привело к незапланированным убыткам.
Аудиторами рекомендовано проводить управленческое планирование, направленное на снижение производственных затрат, ужесточить контроль за использованием авансов.
Если собственник не может должным образом контролировать бизнес, то некоторые недобросовестные руководители могут воспользоваться этим, уводя выручку в свою фирму или создавая завышенные расходы, заключая ненужные договоры с самим собой (например, договоры займа под «нерыночные» проценты) или приобретая что-то у аффилированных лиц по завышенным ценам за «откаты». В нашей практике, к сожалению, нередко встречаются такие ситуации:
Неправомерные действия директора нанесли ущерб в размере 13 млн руб. >>
Комментарии
1Борис МальцевфаундерКлерк
Точность и полнота документации бухучета и точка