Кадры

Кадровый учет

Кадровый учет обязателен для любой организации и для ИП, имеющих работников. Трудовые книжки, кадровые приказы, штатное расписание, увольнение и прием на работу - вот темы новостей и статей, который вы можете найти в этой рубрике

Все материалы

Предоставление информации о наградах в составе сведений электронной трудовой книжки не предусмотрено. Это связано с тем, что и сейчас различные льготы, которые предоставляются в связи с наличием наград, назначаются не на основе сведений из трудовой книжки. Для этого нужно предоставить государственную награду и документы к ней в соответствующий орган — орган соцзащиты, ПФР или другой.

Поэтому дополнять сведениями о награде трудовую книжку нет необходимости, заявил глава ПФР Антон Дроздов.

Кроме того, это лишняя нагрузка на работодателей. Трудовая книжка — это инструмент для учета стажа, а награды — для получения льгот.

Напомним, ранее в Госдуме предлагали включении в электронную трудовую книжку раздел о награждениях.

Этот раздел очень важен при переходе на другое место работы, ведь записи о поощрениях повышают престиж и репутацию кандидата в глазах потенциального работодателя, так что его следует вернуть, считает депутат от ЛДПР Дмитрий Савельев.

Мы провели опрос на эту тему и 83 % респондентов заявили, что этот раздел в электронной трудовой не нужен. В 21 веке такое неактуально.

Бывает, что человек работает в двух организациях одновременно по двум трудовым книжкам. В обеих фирмах он числится по основному месту работы.

Чтo в этой ситуации гpoзит работнику и какую ответственность понесет работодатель? Ответ на этот вопрос дал Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф».

Нормами действующего законодательства не предусмотрено наличие у работника двух действующих трудовых книжек. Законом не предусмотрена также возможность работника работать у нескольких работодателей по основному месту работы.

Роструд предлагает работодателям следующее:

Работодатель обязан урегулировать трудовые отношения с работником, приведя условия трудового договора в соответствие с нормами ТК. Один из работодателей должен предложить работнику перейти на работу на условиях совместительства путем изменения условий трудового договора, либо прекратить трудовые отношения с другим работодателем.

Каким образом работодатель должен выполнить эту обязанность и что делать, если сотрудник ответит отказом, Роструд не разъяснил. Но отметил, что оснований для увольнения работника по инициативе работодателя в данном случае не имеется.

Ответственности для работника в описанной ситуации не установлено.

Работодатель также не будет привлечен к административной ответственности при наличии у него трудовой книжки работника и отсутствии информации о наличии второго основного места работы.

Это высказывание Роструда вызывает некоторое недоумение. Так как следуя этой логике, в случае, если работодатель обладает информацией о наличии еще одной основной работы у сотрудника, то он (работодатель) будет привечен к ответственности.

Правительство внесло в Госдуму законопроект № 859678-7 «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками».

Речь идет о проведении эксперимента по ведению электронного кадрового документооборота без его дублирования на бумажном носителе. Участвовать в нем будут лишь отдельные работодатели. Они самостоятельно определят виды документов, оформляемых в электронном виде.

В настоящее время ряд крупных предприятий (РЖД, «Мечел», «Вымпелком») согласились участвовать в этом эксперименте. Из госструктур в эксперименте планируется участие ФСС.

Ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, осуществляется работодателем посредством использования информационной системы работодателя или с использованием электронного сервиса «Работа в России».

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении изменений в них с использованием информационной системы работодателя применяются усиленные квалифицированные  электронные подписи работодателя и работника.

Если будет задействована система «Работа в России», то применяются усиленная квалифицированная  электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника.

Работник принимает участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в нем, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Эксперимент проводится с 1 апреля 2020 года по 31 декабря 2020 года.

Недавно клерки спорили на тему составления и подачи заявлений директора от себя самого себе самому.

Напомним, дискуссия началась на нашем форуме и перетекла в комментарии в новостной ленте.

Как показали результаты опроса, в большинстве случае (63 %) директор такие заявления пишет. 38 % опрошенных понимают, что это не совсем правильно, но, как говорится, лучше перебдеть. К этому вопросу они подходят философически.

Еще 25 % респондентов уверены, что по-другому и нельзя. Директор — сотрудник фирмы. А значит, наравне с остальными сотрудниками должен писать заявления.

37 % опрошенных принципиально заявили — нет! Заявления самому себе — это ненормально и юридически неграмотно.

Резюме под обсуждением подвел наш умудренный опытом читатель с лаконичным ником Y:

Почти 30 лет работаю главбухом. Почти 30 лет каждый год на каком-нибудь форуме обязательно всплывает тема заявления директора самому себе. Кучу страниц и машинного времени народ убивает на то, чтобы понять — ответа нет, жизнь тлен, и слава КПСС.

Десятки кадровых документов, которые сейчас оформляют на бумаге, переведут в электронный формат.

Медведев на заседании кабинета министров предложил рассмотреть проект закона об эксперименте по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, пишет ТАСС.

«Важно обезопасить персональные данные людей, чтобы они привыкли к новому порядку оформления документов, как это сделано с введением электронных трудовых книжек», – сказал Медведев.

Он напомнил, что электронные трудовые книжки в полном объеме начнут действовать с 2021 года, а в течение 2020 года люди должны будут определиться, нужно ли им, чтобы работодатель предложил вести трудовую книжку еще и на бумаге или достаточно электронного формата. Премьер-министр отметил, что планируется «запуск пилотного проекта по внедрению электронного ресурса и его проведение в течение нескольких месяцев в следующем году – с 1 апреля по 31 декабря».

«Сейчас трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам, многие из них можно перевести в электронный вид, в том числе трудовой договор, договор о так называемой полной материальной ответственности, иные виды договоров, графики, приказы о командировках, о дисциплинарных взысканиях, снятии взысканий», – считает председатель правительства.

Он подчеркнул, что «при этом эксперимент не распространяется на отчетность, налоговую или пенсионную».

Вести кадровые документы в электронной форме разрешат добровольно, при обоюдном согласии компании и работников.

Напомним, что закон об электронных трудовых книжках Госдума уже приняла

Довольно распространенная ошибка кадровиков — внесение записи о работе в раздел трудовой книжки, который предназначен для записей о награждениях.

Некоторые кадровики (роль которых часто выполняют бухгалтеры) просто не замечают, что на следующей странице трудовой книжки идет уже другой раздел и случайно делают запись там. Кто-то ошибочно полагает, что вести записи в этом разделе допустимо, если сверху перечеркнуть название раздела, исправиви награждения на работу.

Как исправить эту ошибку? Ответ на этот вопрос дал Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф».

Если вы внесли записи в раздел «Сведения о награждении», их необходимо признать недействительными.

Эти записи необходимо внести во вкладыш к трудовой книжке в раздел «Сведения о работе».

Для внесения исправлений в трудовую книжку следует внести запись следующим образом:

— после последней записи раздела «Сведения о награждении» указывается последующий порядковый номер, дата фактического внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;

— затем во вкладыше к трудовой книжке необходимо внести правильную запись, при этом в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника.

Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы работника, то заверять запись не нужно.
Подписи и печать ставится только после записи об увольнении (расторжении трудового договора). Нумерация во вкладыше продолжает записи из раздела «Сведения о работе».

В личной карточке работника Т-2 закончилось свободное место для внесения изменений паспортных данных и адреса места жительства. Как поступить?

Ответ на этот вопрос дал Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф». Уточняется, что в случае, когда в личной карточке работника закончился один из разделов, такую карточку можно дополнить новой страницей с соответствующим разделом.

Разработаны поправки ко второму чтению законопроекта о переходе на электронные трудовые книжки.

При переходе на электронную трудовую книжку работник должен будет написать заявление, хочет он переходить на электронную трудовую или нет, «автоподписки» на электронный формат не будет.

Замглавы Минтруда Всеволод Вуколов пояснил, что в течение 2020 года работодатели будут передавать такие заявления своих работников вместе с другими данными в ПФР, пишет RNS.

«Таким образом, у нас будет достаточно много времени, чтобы работодатель смог подготовиться и, так сказать, чтобы работник мог поменять решение», — отметил Вуколов.

На заседании Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений одобрен законопроект о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид.

Поясним, речь идет о проведении эксперимента по ведению электронного кадрового документооборота без его дублирования на бумажном носителе. Участвовать в нем будут лишь отдельные работодатели — их перечень должно утвердить Правительство РФ. Работодатели самостоятельно определят виды документов, оформляемых в электронном виде.

Эксперимент проводится с 1 января 2020 года по 31 декабря 2020 года.

«Предпосылками подготовки законопроекта стали, с одной стороны, обстоятельства, когда ряд компаний уже ведет электронный документооборот для документов, которые разрешены Трудовым кодексом, с другой — многочисленные обращения работников. В основном, дистанционных работников и вахтовиков, которые хотели бы заключать трудовые договоры в электронном виде, чтобы потом, когда они достигали рабочего места, не были изменены основные положения договоров, которые были им заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе. Таких обстоятельств достаточно много», — прокомментировал замглавы Минтруда Всеволод Вуколов.

В настоящее время 37 крупных компаний выразили желание участвовать в эксперименте, сообщил он.

Замминистра отметил, что будет возможность вести электронные документы на портале «Работа в России»: «Практически это сегодня часть портала госуслуг. Поскольку и работодатель, и работник находятся в ЕСИА, то есть идентифицированы, здесь будет применяться простая электронная подпись. Новые сервисы и формы на портале „Работа в России“ будут абсолютно бесплатны для работника и для работодателя. В связи с этим сервис будет выгоден для малых, средних, индивидуальных предпринимателей, которые иногда тратят деньги на аутсорсинг, чтобы вести кадровую работу».

Ведение личных карточек работников в электронном виде невозможно. Об этом сообщает Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф».

Дело в том, что работодатель обязан с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ознакомить работника под роспись в его личной карточке.

Это следует из Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Роструд предупреждает, что за ведение личных карточек в электронной форме работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Напомним, ранее Минтруд подготовил ряд поправок, которые касаются бумажных трудовых книжек. Новый Приказ Минтруда после его принятия заменить собой вышеназванное постановление Правительства. Проект отменяет обязанность работодателя при каждой записи в трудовой собирать подписи сотрудников в личных карточках.

Добавим, на нашем сайте прошел опрос, в ходе которого мы выяснили, что большинство бухгалтеров заполняют личную карточку Т-2 в программе, и распечатывают ее либо при увольнении, либо при приеме сотрудника.

Большинство бухгалтеров заполняют личную карточку Т-2 в программе, и распечатывают ее либо при увольнении, либо при приеме сотрудника.

Это мы выяснили в ходе опроса на нашем сайте.

Между тем кадровики задали вопрос Роструду про заполнение личных карточек. Речь шла о «полуавтоматическом» способе, когда Т-2 формируется в программе, распечатывается при приеме сотрудника, а в процессе трудовой деятельности в нее вписывать данные от руки шариковой ручкой: переводы, оформленный отпуск и т.д.

Роструд ответил, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем если вы их применяете, то вы можете вести личные карточки работников в электронном виде, а для проставления подписей — их распечатывать или вести личные карточки работников частично при помощи компьютера, а частично рукописно.

Еще один вопрос касался обязанности составления карточки Т-2 на внутреннего совместителя. Роструд ответил, что на такого работника нужна отдельная личная карточка Т-2, поскольку внутренний совместитель принимается на работу по отдельному трудовому договору (трудовому договору по совместительству) и является работником наравне с работниками, которые приняты по основному

Сотрудник уволился, а трудовую книжку просил переслать ему по почте. Все бы ничего, да вот в заявлении значится заграничный адрес для отправки.

Работодатель отказал сотруднику, и Минтруд считает это правильным.

Дело в том, что до сих пор действует порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу, утвержденный Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1.

В соответствии с абзацем 1 статьи 3 указанного Закона вывозу и пересылке за границу не подлежат трудовые книжки, военные билеты и удостоверения личности.

Таким образом, что отказ работодателя в пересылке трудовой книжки за границу является правомерным.

Об этом пишет Минтруд в письме № 9-1/ООГ-210 от 17.09.2019.

В некоторых компаниях практикуется хранение в личных делах сотрудников копий их документов:

  • паспорта;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • свидетельств о рождении детей;
  • свидетельства о браке;
  • документов об образовании;
  • военного билета.
Роструд, отвечая на вопрос работодателя, отметил, что хранение копий указанных документов сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия.

При отсутствии письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.

Согласно статье 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных.