Первичные документы для перевозки грузов: как выстроить учет в логистике
Чтобы отправить товар покупателю, участникам грузоперевозки понадобится оформить несколько документов. Их состав отличается в зависимости от того, какой груз нужно доставить. Разбираемся, как документально оформить перевозку, чтобы не получить претензию со стороны контролирующих органов.
Система MasterTMS автоматически создает самые необходимые документы для перевозок. Каждый документ можно быстро обновить и прикрепить к заявке — он тут же окажется на руках у перевозчика, водителя и получателя грузов.
Документы, нужные для перевозки любых грузов
Разберем сначала общие виды документов, которые нужны, чтобы перевезти грузы любых видов, в том числе опасные вещества и продукты питания.
Договор.
Если продавец пользуется услугами стороннего грузоперевозчика, нужно заключить договор между всеми сторонами сделки: поставщиком, получателем груза и перевозчиком. Предмет договора — платная услуга грузоперевозки.
В качестве приложения к общему рамочному договору заключается заявка-договор.
Заявка-договор.
Этот документ оформляется между отправителем и перевозчиком и дополняет договор перевозки грузов. В договоре фиксируются общие условия перевозки, в то время заявка-договор включает существенные условия для определенной перевозки. Например, адреса объектов погрузки и выгрузки, характеристики груза и т.д.
Заказ-заявка.
Это документ, который включает сведения о грузоотправителе, получателе груза, самом грузе, сроках погрузки и разгрузки, маршруте перевозки, требованиях к транспортному средству и стоимости перевозки. Это важный документ в логистике, который обязательно должен быть. Он нужен для того, чтобы согласовать и зафиксировать все важные условия конкретной перевозки. Его заключают, если нет общего договора.
Накладная ТОРГ-12.
Подтверждает передачу товара покупателю. В ней обычно указывают все сведения о грузовладельцах и покупателе, а также данные о товаре: его название, количество, стоимость, вес партии. Это первичный документ, на основе которого покупатель принимает товар к учету. Он оформляется в двух экземплярах: один, подписанный покупателем, возвращается продавцу, второй остается у получателя продукции.
Транспортная накладная.
Используется совместно с ТОРГ-12, составляется по форме из приложения № 4 к постановлению Правительства от 21.12.2020 № 2200.
В ней указаны сведения о перевозке: информация о покупателе, продавце, экспедиторе, транспорте, реквизиты договора. Документ оформляется в трех экземплярах для всех участников грузоперевозки. Обычно его создает тот, кто отправляет груз.
Транспортная накладная обязательно быть у водителя в рейсы, без этого документа не обойтись. Аналог бумажной версии ТН — электронная транспортная накладная (ЭТрН). Если у вас в компании использует ее, водителю достаточно иметь QR-код. О цифровых документах в логистике можно почитать здесь. Они заметно упрощают обмен бумагами между сторонами, экономят время и ускоряют процессы.
Товарно-транспортная накладная.
Заменяет ТОРГ-12 и транспортную накладную. Форма ТТН № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата от 01.12.1997 № 78. Документ служит основанием для списания товара со склада продавца и оприходования его на склад получателя.
В некоторых случаях оформлять ТТН обязательно: например, при регистрации и сопровождении перевозки этилового спирта и спиртосодержащей продукции.
Путевой лист.
Содержит информацию о водителе, время начала и окончания рейса, отметки о предрейсовом и послерейсовом осмотре водителей, результаты техосмотра авто при выезде и возвращении. Бланки путевых листов для грузовых и легковых автомобилей приведены в приложении к постановлению Госкомстата № 78.
Сопроводительная ведомость.
Нужна, если товар перевозят в транспортном контейнере. Документ подтверждает, что отправитель загрузил товар в контейнер и передал его экспедитору, а покупатель принял контейнер от логиста и разгрузил тару. Форму ведомости устанавливает приложение № 9 к Правилам перевозок грузов автотранспортом (постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200).
Акт приема-передачи.
Служит подтверждением приемки товара покупателем и отражает состояние товара при приемке. В акте указывают, в каком виде поступила продукция: нарушена ли целостность упаковки и условия перевозки, какова масса и ценность груза. Документ оформляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, другой направляется продавцу.
Доверенность.
Если покупатель доверяет прием груза сотруднику, то на него нужно выписать доверенность на получение товара или ТМЦ по форме М-2 или № М-2а. Можно использовать бланк, который компания составила самостоятельно. В доверенности нужно прописать полномочия сотрудника.
Договор фрахтования и заказ-наряд.
Если экспедитор перевозит груз на арендованном авто, то ему необходимо подписать с арендодателем договор фрахтования, где перевозчик — фрахтователь, а владелец автомобиля — фрахтовщик. Если перевозчик не осуществляет учет груза, то вместо договора можно оформить заказ-наряд на предоставление ТС.
Маршрутный лист.
Подтверждает расходы водителя в пути. Например, в него включаются данные о приобретении ГСМ. Также в документе указывают время прибытия водителя к покупателю, время разгрузки и приемки товара. Форма документа законодательно не установлена, ее компания может разработать сама.
Документы, которые нужно оформлять в определенных случаях
Ветпаспорт.
Нужен, если осуществляется перевозка животных, например, крупного рогатого скота. В паспорте прописана порода, окрас и дата рождения, данные о вакцинации и болезнях животного.
Санкнижка на авто.
Необходима, если экспедитор перевозит пищевые продукты. В документе содержатся данные о дезинфекции ТС.
Паспорт безопасности груза.
Грузовладелец составляет этот документ, если нужно доставить опасные вещества: например, взрывчатые, токсичные, инфекционные и т.д. В документе указывают требования к транспортировке, хранению, утилизации такого груза.
Лицензия на перевозку опасных грузов.
Для транспортировки опасных грузов — легковоспламеняющихся, токсичных, радиоактивных, взрывчатых веществ — нужна лицензия. Для ее получения нужно собрать пакет документов и оплатить пошлину.
Упаковочный лист.
Для перевозок внутри страны его оформляют в добровольном порядке, а чтобы перевезти товар через границу, такой документ нужен обязательно. Он содержит детальное описание товаров и их характеристик, данные о количестве ТМЦ, весе товара, числе грузовых мест и других параметров груза.
Грузовой манифест.
Содержит данные о продукции, которые транспортная компания перевозит во время определенного рейса. Если продавец отправляет товар за рубеж, документ проверяют сотрудники таможни. Обычно манифест составляют на языке страны отправления и переводят на английский.
Экспортная декларация.
Нужна для подтверждения законности экспорта российской продукции за рубеж. В ней прописывают сведения об отправителе и получателе, о ТС и о таможенном пункте, который оформляет груз. Правила заполнения документа устанавливает Решение комиссии Таможенного союза от 20.05.2010 № 257.
Какие документы можно оформить в электронном виде
Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931 утвердило право перевозчиков использовать электронные документы для оформления перевозок. Сегодня можно формировать в электронном формате следующие виды документов:
транспортная накладная;
заказ-наряд;
сопроводительная ведомость;
договор фрахтования;
путевой лист;
заказ (заявка).
Для отправки документов перевозчикам необходимо подключиться к госсистеме электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Чтобы это сделать, нужно заключить договор с оператором ЭДО.
Отметим, что ГИС ЭПД позволяет обмениваться только транспортными документами. Чтобы отправлять накладные, счета-фактуры, УПД, нужно использовать обычный сервис ЭДО.
Логистические процессы довольно сложны и содержат огромный объем данных. При этом грузовладельцу важно знать, что происходит с грузом, желательно иметь доступ к данным онлайн, контролировать всю цепочку поставок. Цифровизация помогает упростить работу всем участникам грузоперевозки.
Комплексное решение MasterTMS позволяет организовывать перевозку за пару кликов, работать с контрагентами, создавать документы и отчеты, строить маршруты, следить за передвижениями грузов и контролировать все процессы в одном окне браузера.
Грузовладельцы, подключенные к системе, могут оперативно обмениваться с контрагентами документами, так как работают в единой системе. Благодаря этому соблюдаются сроки по предоставлению документов и ускоряется и движение денег — в среднем, в 2,5 раза. Это позволяет избежать проблем с кассовыми разрывами. Также сокращаются рутинные операции и повышается производительность сотрудников.
Сегодня участники грузоперевозок используют электронные транспортные документы на добровольной основе, но в 2024 году планируется полный переход на электронные документы. Поэтому подключиться к системе ГИС ЭПД и готовиться к использованию электронного документооборота стоит уже сейчас.
Сократите время на оформление документов с помощью системы цифровой логистики MasterTMS. Также с ее помощью вы получите информацию о каждом этапе перевозки, отследите статус своего заказа и получите актуальные данные о состоянии своих грузов в режиме реального времени. Автоматизация процессов и маршрутизация с использованием технологий искусственного интеллекта и машинного обучения позволяет сократить транспортные расходы на 18%.
Система управления грузоперевозками с функциями финмониторинга, учета и управления
Получите продукт, настроенный под ваши потребности:
Реклама: ООО «ТН ЦИФРОВАЯ ЛОГИСТИКА», ИНН: 9702036830, erid: LjN8KJnGH
Если бухгалтеру требуется 20 минут, чтобы проверить УПД, тут что то не так в системе. И никакой ИИ не поможет. Со временем и его загрузят ненужными проверками, что перегорят все транзисторы.