Как расходовать наличную выручку

Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" организация наличного денежного обращения на территории РФ возложена на Банк России. Причем эта функция была предусмотрена и ранее (см. Федеральный закон от 02.12.1990 N 394-1). Для этого Банком России было утверждено положение от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Положение).

Это Положение касается любой организации. Ведь, несмотря на развитие безналичных расчетов, совсем обойтись без наличных денег и сегодня организация не может. Небольшие суммы наличных денег всегда есть в кассе организации. А что говорить о магазинах, которые подавляющее количество товаров продают за наличные.

Вот тут и возникает вопрос: на какие цели можно расходовать наличную выручку? Но обо всем по порядку.

Согласно п. 2.2 Положения наличные деньги, принятые в кассу организации, должны сдаваться в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается на каждый календарный год.

Для утверждения этого лимита организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, в двух экземплярах Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу (форма N 0408020, которая приведена в Приложении 1 к Положению). Бланки Расчета для заполнения обычно выдает обслуживающий организацию банк.

Устанавливая лимит, банк на обоих экземплярах Расчета делает запись о величине лимита и заверяет Расчет подписью руководителя и своей печатью. Второй экземпляр Расчета возвращается организации и служит подтверждением установленного лимита остатка кассы и его расходования.

Каждой организации необходимо оформить Расчет на установление лимита остатка кассы и разрешение на расходование наличных денег из выручки.

Но это не означает, что лимит остатка кассы на год - вещь незыблемая. Его можно пересмотреть. По обоснованной просьбе организации, например при увеличении объемов наличной выручки или изменении условий ее сдачи, банк может утвердить новый лимит остатка кассы.

Поскольку организации имеют право открывать несколько счетов в различных банках, то для установления лимита кассы им необходимо обратиться в один из обслуживающих банков по их выбору.

После установления лимита кассы в выбранном организацией банке она должна уведомить об этом другие банки, в которых ей еще открыты счета. В таком случае при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины банки будут руководствоваться этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

Если организация не представит Расчет на установление лимита кассы ни в один из обслуживающих ее банков, лимит остатка кассы будет считаться равным нулю, а вся не сданная в банк денежная наличность - сверхлимитной.

Сверх установленного лимита организация может хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий работникам.

Однако и в этом случае срок нахождения в кассе таких сумм не может превышать трех рабочих дней (включая день получения денег в банке), а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, - пяти дней. По истечении этих сроков не выданные работникам наличные деньги организация обязана сдать в банк для зачисления на счет.

Одним из элементов лимита остатка кассы является установление целей расходования наличных денег, находящихся в кассе.

Надо отметить, что до принятия соответствующих норм Положения схожие по содержанию правила существовали и в ранее действовавшем законодательстве (см., например, п. 23 инструкции Госбанка СССР от 03.12.1986 N 6 "Об организации работы по денежному обращению учреждениями Государственного банка СССР", п. 4 Порядка ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденного Госбанком СССР от 08.08.1991 N 2).

Также в соответствии с разъяснениями ЦБ РФ, действовавшими до 1997 г., разрешалось, например, использовать наличность из кассы для хозяйственных нужд, приобретения ГСМ, но в пределах установленных лимитов расчетов между юридическими лицами в наличной форме (см. п. 2 письма ЦБР от 17.02.1994 N 14-4/35 и п. 14 письма ЦБР от 16.03.1995 N 14-4/95 в первоначальной редакции).

В настоящий момент, как следует из п. 2.7 Положения, предприятия по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков могут расходовать поступающую в их кассу денежную выручку на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории России, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России.

При этом, как указано в этом же пункте, банк ежегодно принимает решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы. Как и лимит остатка кассы, цели расходования остатка кассы подлежат ежегодному пересмотру (переутверждению) банком, обслуживающим организацию. Утверждение и последующий пересмотр этого лимита банк также отражает на обоих экземплярах Расчета, в котором он указывает цели, на которые организация может расходовать наличную выручку.

Следует отметить, что в самом Положении не содержится указаний относительно того, на какие цели могут использоваться средства, находящиеся в кассе. Также нет и законов, которые, например, прямо запрещали бы расходовать наличную выручку на определенные цели. Фактически это означает, что определяющим в установлении возможных направлений расходования наличных денег из кассы является банк, поскольку именно он в конечном итоге утверждает допустимые способы расходования "налички" в Расчете.

Условие о том, что наличные деньги можно расходовать на определенные цели, установлено только в Положении об организации наличного денежного обращения. Но само это Положение не содержит перечня таких целей.

В этой связи необходимо отметить, что последнее время наблюдается тенденция, когда банки запрещают компаниям расходовать средства в кассе на цели иные, чем выплата зарплаты. В отношении всех остальных расходов банки требуют от организации сначала сдать всю наличную выручку в банк, даже если размер этой наличности соответствует установленным для организации лимитам. Затем при необходимости осуществить какие-либо расходы (например, хозяйственные) организации предлагается получить наличные по чеку.

Конечно, банки понять можно. Ведь прием в банк наличных денег и выдача их организациям - процедура платная. За это банк взимает комиссию. Причем минимальная комиссия взимается за выдачу денег на выплату зарплаты, а вот за выдачу наличных на другие цели комиссия повышается существенно. Вот вам и дополнительный источник дохода для банка.

Отказ же от следования указаниям банка и расходование средств из кассы на цели, отличные от установленных им, предполагают риск того, что организацию привлекут к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью с уплатой штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб.

В этой связи обратим внимание на следующие обстоятельства.

Как следует из п. 2.5 Положения, организации вправе хранить в своих кассах наличные при условии, что находящаяся в кассе сумма не превышает установленный для этой организации лимит. Сдавать наличность в банк организации должны только в части, превышающей лимит (п. 2.6 Положения).

Соответственно можно сделать вывод, что банки не могут заставлять организации сдавать наличность в части, не превышающей лимиты. Во-вторых, к сожалению, следует констатировать, что формально банку действительно предоставлена возможность установить выплату заработной платы в качестве единственно возможной цели расходования наличности из кассы. Поскольку, как указано выше, законодательно банк не ограничен, то подобные решения он принимает только по собственному усмотрению либо, как вариант, при наличии соответствующих предписаний от Центрального банка РФ.

В частности, по имеющейся у нас информации, при введении описанных выше "драконовских мер" некоторые банки ссылаются именно на указания ЦБ РФ.

Следовательно, если банк настаивает на установлении только такой цели расходования остатка кассы, то в данном случае, по всей видимости, следует поискать другой банк. В-третьих, необходимо учитывать, что банкам не предоставлено возможности пересматривать цели расходования остатка кассы чаще чем раз в год. В отличие от правил, установленных для лимита остатка кассы, банк производит такой пересмотр ежегодно.

Более того, если читать п. 2.7 Положения более формально, то можно обратить внимание на то, что решение о расходовании денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков на основании письменного заявления организации и представленного Расчета. Иными словами, если банк уже установил для организации возможные цели расходования наличности из кассы, то пересмотреть их он может только в том случае, если сама организация подаст такое заявление.

В-четвертых, на практике неоднозначным является вопрос о том, подпадает ли под действие ст. 15.1 КоАП РФ использование наличности, находящейся в кассе в пределах лимита, но на цели, не установленные банком. Надо отметить, что, несмотря на важность этого вопроса, в судебной практике он подробно не рассматривался.

Нам известен только один пример из судебной практики, когда организации вменялось в вину использование наличности на нужды, не оговоренные в Расчете. Данное дело рассматривал ФАС Уральского округа (см. Постановление от 12.05.2005 N Ф09-1310/03-АК).

Вместе с тем в конце прошлого года бухгалтерское сообщество узнало о появлении Постановления Петербуржского 13-го арбитражного апелляционного суда от 25.12.2006 N А56-25450/2006. Несмотря на то что в правовых базах его до сих пор нет, данное Постановление уже активно обсуждается в СМИ. Судя по этим обсуждениям, в постановлении петербуржских судей рассмотрена ситуация, когда компания использовала кассовую выручку на закупку товара. Поскольку банк не выдавал организации разрешения на использование наличных в этих целях, она была привлечена к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ. Суд апелляционной инстанции признал этот вывод необоснованным.

Мы полагаем, что данный вывод является верным. В статье 15.1 КоАП четко описано, что понимается под нарушением порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

В это понятие входит:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Как видим, нарушение цели расходования остатка кассы в нем не предусмотрено. Следовательно, наказывать по ст. 15.1 КоАП РФ действительно нельзя.