Открывая собственные филиалы на территории России, многие иностранные компании необходимые документы готовят сами. Из-за чего нередко получают отказы в аккредитации — ведь в этом деле много нюансов. Чтобы избежать таких неприятностей, нужно учитывать не только требования Приказа ФНС об аккредитации филиалов и представительств, но и общие принципы подготовки документов. Какие именно — смотрите далее, в нашем видео.
1. Оригинал или копии
Помните, что для аккредитации подходят только оригиналы документов или же НОТАРИАЛЬНО заверенные копии. Обратите внимание: копии, к которым подшиты нотариально заверенные переводы на русский язык не являются нотариально заверенными копиями. Также как и нотариально заверенные копии с переводом на русский, который не заверил нотариус. Такие документы на проверку не принимаются.
2. Где получить документ
За выдачу выписки и аналогичных документов отвечает регистрационный орган. Как правило, это Министерство юстиции, окружной суд, Регистратор компаний. Но, в Беларуси, например, компанию регистрирует управление юстиции, а выписку выдает городской исполнительный комитет.
Важно! Заполняя заявление на аккредитацию, нужно указывать орган регистрации юридического лица, а не учреждение, которое выдало документ.
Такая же ситуация и с налоговыми бумагами. Они выдаются налоговой службой или Министерством финансов. А может в том же учреждении, которое выдает выписку. Как пример, Азербайджан, в котором эти документы выдаются Министерством налогов.
Заверить копию учредительного документа можно у нотариуса или в регистрирующем органе. К примеру, в Великобритании этим вопросом занимается Регистрационная палата. Выписки и налоговые документы можно найти и на официальном сайте госучреждения. Тогда подлинность данных необходимо заверить у нотариуса.
Важно! Готовя доверенность, обратите внимание на то, какой отдел компании уполномочен ее выдать, а также учитывайте дополнительные нюансы. Например, сколько директоров необходимо для кворума при принятии решения. Это позволит избежать проблем, как с аккредитацией, так и с открытием счета.
3. Сроки выдачи
Подача документа в налоговую службу, с момента его выдачи госучреждением в стране инкорпорации, не может длиться больше года. Этот срок относится к дате выдачи оригинала, а не к дате заверения копии нотариусом.
В срок 12 месяцев предусматривайте также время, необходимое для легализации, транспортировки и перевода документа. Именно поэтому, рекомендуем вам подавать документы со «свежей» датой выдачи.
4. Проверка данных
Наиболее частой причиной отказа в аккредитации являются разночтения в документах. Это может произойти из-за устаревшей информации в одном из документов, а также опечаток и других недочетов. Обязательно учитывайте эти моменты до узаконивания и транспортировки документов в Российскую Федерацию. Мы вам советуем тщательно все проверить и убедиться, что данные целиком и полностью совпадают, вплоть до каждой буквы.
Важно! Чаще всего разночтения встречаются в названии компании, а также информации об ее капитале и нахождении.
5. Легализация документа
Чтобы иностранные документы имели юридическую силу в Российской Федерации, они должны быть узаконены. Если страна — участник Гаагской конвенции — на документах иностранной компании должен быть штамп «Апостиль» с заверенной подписью сотрудника учреждения выдачи документа. В том случае, если компания зарегистрирована в стране-участнице Минской конвенции, или если между ней и Российской Федерацией есть двустороннее соглашение о правовой помощи по гражданским делам, достаточно сделать нотариальное заверение документов. Для всех остальных на документе необходима отметка Министерства иностранных дел страны инкорпорации, а также штамп консульства России в данной стране.
Важно! Настоятельно советуем обращать внимание на действия лица, ответственного за заверение. К примеру, Апостиль может заверить подпись нотариуса, который заверил только перевод документа, а не его содержание. В таком случае, документ не может считаться узаконенным.
6. Перевод документов
Самая частая ошибка, которая встречается из-за переводов — это опечатки. Советуем вам убедиться, что вся информация, а именно название компании и филиала, адреса и паспортные данные во всех переводах указаны одинаково. Обратите внимание: полным считается только тот перевод, в который включен весь текст, а также печати, штампы, марки и прочие элементы с использованием иностранного языка.
Важно! Причиной разночтения может быть то, что разные документы переводили разные переводчики. Поэтому советуем вам поручить перевод всех документов одному специалисту.
7. Заявление на аккредитацию
Заявление необходимо заполнить в соответствии с той информацией, которая указана в остальных документах. Также отметим, что заявление пишется на русском языке. Исключение могут составлять только буквы в номерах иностранных паспортов, почтовых индексах и номерах домов. Они могут быть написаны латиницей.
Перед подачей документов в ФНС необходимо еще раз проверить все документы, чтобы исключить возможные недочеты.
Процесс аккредитации довольно сложный и трудоемкий, ведь документы одного государства могут существенно отличаться от аналогичных документов другого. Такие формальные отличия, а также отсутствие недостаточной регламентации требований к документам, становятся причиной того, что зачастую проверка зависит от позиции проверяющего. Но, многообразная практика подготовки нужных документов и внимательность являются залогом успешного прохождения аккредитации.
Начать дискуссию