Как создать идеальную бухгалтерию: работа без авралов, ошибок и штрафов

Как создать идеальную бухгалтерию: работа без авралов, ошибок и штрафов

Бухгалтерия — сердце организации, от ее слаженной работы с другими подразделениями зависит эффективность работы всей компании. На бухгалтерах лежит большая ответственность, им приходится работать с большими объемами документов и данных. Расскажем, как сделать так, чтобы система бухгалтерии работала как швейцарские часы. Статья пригодится как главбуху, так и руководителю, и финансовому директору.

Определитесь с численностью и структурой отдела

Одни из первых вопросов, на которые нужно ответить:

  • Сколько сотрудников взять в бухгалтерию?
  • Сможет ли весь функционал выполнять один главбух, или потребуется несколько специалистов на разные направления (например, поставщики реализация, расчеты, материалы и т. д.)?
  • Сколько таких направлений и функциональных задач?

Самое главное: не всегда количество бухгалтеров в штате прямо пропорционально размеру предприятия. Например, в некоторых случаях вся выручка организации на миллионы рублей может складываться из 2-3 отгрузочных документов, а в других — несколько сотен тысяч по реализации — это сотни накладных.

Также и с начислением заработной платы. По трудоемкости посчитать простой оклад для 100 сотрудников равноценно сложному расчету для 15 человек по тарифам, сменному графику, со множеством коэффициентов и т. д.

Не забывайте и про автоматизацию, если бухгалтер вносит первичку в учетную программу вручную, это занимает больше времени.

Что касается структуры отдела: чаще всего выбирают линейную, вертикальную или функциональную.

При линейной (это самый простой вариант для бухгалтерий численностью 5-8 человек) каждый специалист отвечает за свой участок работы и отчитывается непосредственно перед главбухом.

Вертикальная структура уже предполагает наличие заместителей у руководителя бухгалтерской службы. Каждый из замов курирует свое направление, а им в свою очередь подчиняются рядовые специалисты. Схема аппарата будет выглядеть так:

рлп

Отдел бухгалтерии может включать следующие участки:

  • производственный (калькулирование себестоимости),
  • финансовый (учет движения денежных средств по кассе и банковским счетам),
  • расчетный (начисление зарплаты сотрудникам),
  • налоговый (начисление обязательных платежей и сдача отчетности),
  • материальный (оприходование документов и списание материалов) и т.п.

Функциональная структура используется на крупных производствах или в группах компаний. Бухгалтерия делится на подразделения, каждое из которых ведет одну или несколько юрлиц «от» и «до». И все вместе они в конечном итоге подчиняются главбуху.

С большим объемом финансовых документов бухгалтериям помогает справиться Делис Архив. Специалисты собирают бумажные документы от контрагентов и курьерских служб, контролируют качество документов, полноту и сроки их поступления. Далее отсканируют и добавляют документы в электронный архив или ваше облачное решение.

Взаимозаменяемость — залог бесперебойной работы

Важно организовать работу службы так, чтобы в случае болезни или отпуска кого-либо из сотрудников, другой человек мог оперативно принять его функционал.

Специфика деятельности бухгалтерии такова, что пропуск сроков подачи отчетности или предоставления документов в фискальные органы может стоить компании многомиллионных штрафов. Поэтому заминки и простои в работе — непозволительная роскошь.

Рекомендуем ввести должность заместителя главбуха, чтобы за рядовыми бухгалтерами всегда оставался полный контроль.

В 2020-2021 годах особенно остро вставал проблема замены — сотрудники не только болели, но и вынуждены были оставаться дома на карантине, самоизоляции. Приходилось оперативно перестраивать взаимодействие между ними. А проконтролировать удаленную работу намного сложнее. Поэтому рекомендуем предусмотреть регламент на случай форс-мажора.

К примеру, если часть сотрудников вынуждены будут перейти на работу из дома, то они возьмут на себя функции, которые можно выполнять удаленно, а работники в офисе те, что нужно выполнять «очно». Например, удаленные сотрудники займутся работой с базами, проверкой проводок, разнесением первички, работой в электронными документами.

Офисные сотрудники — пробивают продажи по кассе, принимают документы от курьеров, сотрудников (например, авансовые отчеты), ходят на почту, отвечают на звонки и т.д.

Планируйте задачи наперед

Еще один момент, на который стоит обратить внимание при организации работы бухгалтерии, это планирование задач.

Каждый бухгалтер должен четко знать, какие обязанности за ним закреплены на определенный период, какие отчеты ему нужно сдать и в какие сроки.

Не лишним будет установить распорядок рабочего дня бухгалтерской службы, выделить часы приема по производственным вопросам для остальных работников компании.

Организуйте разумное хранение

Обработка огромного количества бумажных документов — неотъемлемая часть любой бухгалтерии. Однако сразу после обработки от них избавиться не удастся: накладные, акты, справки, расчеты нужно где-то хранить. Через какое-то время они могут понадобиться при проведении налоговых проверок или для сверки с контрагентами.

Самое разумное решение — доверить вопрос хранения специализированным компаниям. Это не только экономит вам место, но и предотвращает вероятность случайного уничтожения документов, их порчи, а также риск разглашения персональных данных, конфиденциальной информации и коммерческой тайны. Профессионально архивные услуги оказывает Делис Архив.

Проводите регулярное обучение

При организации работы отдела важно учитывать необходимость периодического обучения сотрудников, повышения уровня квалификации и рядовых бухгалтеров, и главбуха. Кроме того для отдельных компаний требование о подтверждении квалификации это обязанность.

Например, согласно статьи 195.3 ТК и профстандарта «Бухгалтер» для работы в банке главному бухгалтеру нужно иметь определенное образование и регулярно проходить повышение квалификации.

Требования законодательства, а также правоприменительная практика меняется каждый год, поэтому советуем также сразу заложить в бюджет:

  • обновление 1С и других программ, причем у официальных дилеров и через легальный софт;
  • установку и обновление справочно-правовых систем;
  • затраты на семинары и курсы повышения квалификации сотрудников;
  • проведение аудиторских проверок (чтобы убедиться, что в отчетности содержится достоверная информация).

Не обременяйте бухгалтера лишними задачами

Хотите, чтобы бухгалтерия всегда сдавала отчеты вовремя? Не перегружайте ее дополнительным (не свойственным ей) функционалом. Так, к должностным обязанностям бухгалтера не относится:

  • составление и проверка договоров с контрагентами;
  • подготовка и проверка табелей учета рабочего времени;
  • ведение кадрового учета и делопроизводства;
  • проведение маркетинговых исследований лизинговых и кредитных компаний.

Несмотря на то, что бухгалтеры считаются универсальными специалистами, их компетенции не настолько широкие. Лучше проверку договоров поручить юристу, а подбор и оформление персонала hr или кадровику.

Любая ошибка может стоить организации денег — штрафы за несоблюдение трудового законодательства высокие.

Грамотно выстроенная и слаженно функционирующая система бухгалтерии — это половина успеха бизнеса. Ведь через нее проходят все финансы организации, именно данные бухучета служат основой для формирования управленческих отчетов и составления бюджета.