Договор с самозанятым: шпаргалка для бухгалтера и руководителя

Рассказываем, как начислять налоги, взносы и учитывать расходы заказчику, который заключил договор с самозанятым.
4,3 тыс.
Договор с самозанятым: шпаргалка для бухгалтера и руководителя
Иллюстрация: bublikhaus/reepik
Скачать

Кто такие самозанятые

Определения «самозанятых» в законе нет. В широком смысле это форма занятости, при которой физлицо получает доход от своей профессиональной деятельности, например оказания услуг или работ, продажи товаров собственного производства, при этом у него нет работодателя и наемных работников. 

Как стать самозанятым, кто вправе применять спецрежим, а кто — нет, мы писали в отдельной статье «Как оформить самозанятость и сколько платить налогов»

Дальше расскажем, как ООО и ИП работать с самозанятыми.

С какими самозанятыми нельзя заключать договоры

Самозанятому нельзя оказывать услуги и выполнять работы, если его заказчик:

  • работодатель — то есть сотрудник может быть самозанятым, но заключить с ним договор работодатель не сможет, например взять в аренду автомобиль; 

  • бывший работодатель, у которого самозанятый или ИП трудился меньше двух лет назад. Если про шло больше двух лет, то с бывшими сотрудниками можно заключать гражданско-правовые договоры.

Некоторые компании переводят в плательщики НПД действующих сотрудников. ФНС давно выработала алгоритм работы с возможной налоговой оптимизацией, когда работников подменяют самозанятыми (письмо УФНС по Московской области от 27.07.2020 № 10-17/051757@).

Сведения, которые в онлайн-режиме поступают от плательщиков НПД, сопоставляют с данными их бывших работодателей. Программа анализирует динамику страховых выплат, среднесписочную численность, персональную историю трудоустройства самозанятого, источники и суммы его доходов.

Если программа обнаружит нарушения, ИФНС проверит таких работодателей вместе с трудинспекцией. Штраф — до 200 тысяч рублей.

Какие документы нужны для работы с самозанятыми

Работу с самозанятым гражданином оформляют с учетом гражданского законодательства (п. 1 ст. 158, п. 1 ст. 161 ГК, п. 1 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). 

Договор с самозанятым

Договор с самозанятым может быть как в письменной форме, так и в виде оферты. Можно даже заключить договор в электронном виде.

Новый договор не нужно перезаключать, если самозанятым стал индивидуальный предприниматель, у которого был действующий договор с организацией или другим ИП. Исключение — существенно изменились условия договора.

Например, в договоре с ИП стоимость товаров, работ, услуг установили с НДС, тогда нужно заключить допсоглашение. В допсоглашении прописывают, что поставщик либо исполнитель стал плательщиком налога на профессиональный доход.

Образец договора с самозанятым.

Шаблон договора с самозанятым.

Если компания заключает договор с самозанятым — иностранцем, она обязана уведомить Главное управление по вопросам миграции МВД не позднее 3 рабочих дней с даты, когда заключила такой договор.

Чек

Чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль или УСН, нужен чек из приложения «Мой налог», который выдал самозанятый. Чек самозанятый отправляет заказчику в момент получения от него оплаты за работы или услуги. 

В чеке должны быть указаны:

  • ИНН самозанятого гражданина; 

  • наименование услуги; 

  • работы либо товара; 

  • сумма расчета.

Электронный чек плательщика НПД можно хранить как в электронном виде, так и распечатать (ч. 2, 4, 5 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). 

Желательно прописать в договоре обязанность самозанятого выдать чек и заранее сообщить об утрате статуса плательщика НПД.

Акт об оказании  услуг, выполнении работ 

Нужен, чтобы подтвердить расходы, дату и факт их исполнения.

Как проверить статус самозанятого

Компании и ИП, которые работают или планируют работать с самозанятыми, должны проверять их статус: является ли гражданин самозанятым на момент оплаты по договору или уже потерял статус (письмо ФНС от 05.06.2019 № СД-4-3/10848). Проверка поможет правильно рассчитать налоги и взносы по таким договорам .

Для проверки статуса у самозанятого нужно запросить специальную справку у самозанятого из приложения «Мой налог». Еще проверить статус самозанятого можно в сервисе на сайте ФНС. Для этого вводят ИНН физлица и указывают дату, на которую нужно проверить статус.

Нужно ли платить НДФЛ и взносы по договору с самозанятыми

Обычно компания и ИП, которые планируют работать с самозанятым, оформляет отношения с ним по договору подряда. Компании не исчисляют, не удерживают НДФЛ с самозанятых и не уплачивают страховые взносы (подп. 8 п. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Самозанятый самостоятельно платит налог на профессиональный доход по договорам подряда на выполнение работ и на оказание услуг. 

Как учитывать расходы при расчете налога на прибыль

При расчете налога на прибыль можно учесть приобретенные у плательщиков налога на профессиональный доход:

  • товары, основные средства, материалы и инвентарь;

  • работы и услуги.

Когда плательщик НПД возвращает оплату или аванс, можно уменьшить расходы на такие суммы.

Если компания оплачивает самозанятому компенсации отдельно от вознаграждения по договору, например расходов на проезд или проживание, такие суммы нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Любые расходы, что не входят в вознаграждение, являются личными расходами самозанятого лица. Учитывать подобные выплаты организация не вправе — они не связаны напрямую с ее деятельностью.

Чтобы учесть компенсацию по дополнительным расходам самозанятого лица при расчете налога на прибыль, можно включить такие расходы в сумму вознаграждения, прописав условие в договоре.

Кадровое делопроизводство — это большой объем работы, и у штатного бухгалтера не всегда хватает времени на эти задачи. А ошибки в кадровом учете могут дорого обойтись компании.

Разберемся с кадрами, чтобы у трудинспекции не было оснований для проверок

Вы можете выбрать из перечня услуг только кадровый учет в помощь штатному бухгалтеру, или заказать полное обслуживание компании на аутсорсинге — вместе с налоговым учетом и ведением бухгалтерии

Устали от ошибок кадровика?

Оставьте контакты, мы перезвоним и вместе с экспертами обсудим вашу ситуацию

Как учитывать расходы на УСН

УСН «доходы». Если компания платит налог по УСН с объектом «доходы», покупки у самозанятого учесть нельзя (п. 1 ст. 346.18 НК).

УСН «доходы минус расходы». При упрощенке с объектом «доходы минус расходы» налоговую базу уменьшают приобретенные у плательщиков налога на профессиональный доход:

  • основные средства, материалы и инвентарь;

  • покупная стоимость товаров;

  • вознаграждение исполнителя за работы и услуги, поименованные в статье 346.16 НК.

Когда плательщик НПД возвращает оплату или аванс, расходы можно уменьшить на такие суммы.

Как учесть в бухучете вознаграждение самозанятым

Расчеты по гражданско-правовым договорам с самозанятыми отражают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Корреспондирующий счет нужно определить исходя из характера работ или услуг. Например: 

  • компания приобрела у самозанятого товар — проводка Д 10, 41 К 76.

  • самозанятый оказал услугу компании — Д 20, 25,26 К 76.

  • компания выплатила самозанятому вознаграждение по договору гражданско-правового характера — Дебет 76 Кредит 50, 51, 52.

Не стоит использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — он предназначен для расчетов с сотрудниками. Выплаты самозанятым за оказанные услуги, выполненные работы не относятся к расходам на оплату труда.

Какую отчетность сдавать по НДФЛ и взносам

Организации-заказчики не начисляют НДФЛ и страховые взносы на выплаты самозанятым.

При заполнении 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ учитывать самозанятого не нужно. Есть исключение — самозанятый утратил право применять НПД, но организация-заказчик этого не знала. Тогда возникнет обязанность платить НДФЛ и взносы, поэтому физлицо нужно будет показывать в отчетности по НДФЛ и взносам.

Риски при работе с самозанятыми

Организации выгодно заключать договоры с самозанятыми — не нужно платить НДФЛ и взносы. 

Но есть и определенные риски в такой работе: инспекторы могут заподозрить, что договор с самозанятыми подменяет трудовой договор и доначислить НДФЛ, взносы и штраф.

ФНС обнародовала критерии, по которым будет определять, какие компании незаконно пользуются этим налоговым режимом, чтобы сэкономить (письмо от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@). 

Например, привлекут внимание проверяющих организационная и инфраструктурная зависимость физлица от компании, а также порядок расчетов, аналогичный трудовым отношениям.

1. Организационная зависимость. Это означает, что организация регламентирует и контролирует работу самозанятого. Например:

  • требует от физлица зарегистрироваться в качестве самозанятого;

  • сама распределяет самозанятых по проектам;

  • определяет режим работы самозанятого, в том числе продолжительность его рабочего дня или смены, время отдыха;

  • через своего сотрудника руководит самозанятым и контролирует его работу.

В отношениях между заказчиком и подрядчиком такого быть не должно. Компания в данном случае выступает как заказчик. А самозанятый сам определяет график своей работы и него нет руководителя. Заказчик должен лишь соблюдать срок и порядок приема выполненной работы, но не контролировать работу постоянно.

2. Инфраструктурная зависимость. Налоговикам покажется подозрительным, если самозанятый:

  • работает на территории или в офисе организации;

  • использует ее материалы, инструменты, технику и оборудование, а компания оплачивает расходы, связанные с поездками самозанятого;

  • выполняет не разовую работу конкретного содержания, а постоянную трудовую функцию по определенной должности, профессии, специальности, квалификации — водитель, швея, курьер и т. д.

Странно будет выглядеть, если бухгалтер-самозанятый работает в офисе заказчика и пользуется его компьютером и оргтехникой, а предмет его договора определен трудовой функцией — выполнение работ определенного рода, а не разового задания заказчика.

В договоре должен быть прописан конкретный объем работ. Если компания привлекает самозанятого бухгалтера, написать в договоре «ведение бухгалтерского учета» неправильно. 

В разделе «Предмет договора» можно указать, например: «1.1. В соответствии с настоящим Договором Исполнитель обязуется оказать Заказчику бухгалтерские услуги, указанные в п. 1.2 настоящего Договора (далее — Услуги), а Заказчик обязуется принять и оплатить Услуги Исполнителя».

Далее в п. 1.2 расписывают обязанности  бухгалтера. Возле каждой обязанности нужно прописать сроки выполнения. Например, «Формирование учетной политики предприятия Заказчика в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете. Периодичность оказания Услуги:_____»

3. Порядок расчетов. Налоговая инспекция обратит внимание, если:

  • вознаграждение самозанятым организация перечисляет периодически, например ежемесячно или два раза в месяц, в определенные даты;

  • если в договоре для выплаты вознаграждения установлены те же даты, что для выплаты зарплаты штатным сотрудникам;

  • оплата фиксированная и не зависит от объема выполненных работ.

Сроки расчетов с самозанятым должны соответствовать датам окончания работ и быть зафиксированы в акте выполненных работ. Нельзя прописывать договоре, что плательщик НПД получает деньги дважды в месяц, как и штатные работники.

Выплата вознаграждения в те же сроки, что и зарплата, — это один из признаков трудовых отношений.

Также налоговая может проверить стоимость работ. Если средняя заработная плата в компании 40–60 тысяч рублей, а самозанятый получает — 180–200 тысяч рублей, то, скорей всего, этот факт заинтересует налоговую и она проверит реальность сделки. Ведь все расходы компании должны быть документально обоснованными и экономически оправданными.

Защитим бизнес от проверок и претензий ФНС и трудовой инспекции

Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, кадровый и налоговый учет, приведем в порядок документацию и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса

Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8Jvd1H

Комментарии

ヽ( ゚ ∀ ゚ )ノ
Вот это удача! Да это же отличный шанс стать первым, кто !
    Упс, комментировать могут только зарегистрированные пользователи, пожалуйста, .
    Онлайн-кассы

    Все, что вам обязательно нужно знать об онлайн-кассах, чеках и исправлении ошибок в них. Обзор лучших инструкций на «Клерке»

    Проблемы с чеками и работа без онлайн-кассы приводят к серьезным штрафам для бизнеса и головной боли бухгалтера. На «Клерке» есть много полезных инструкций, которые помогут вам не попасть в число нарушителей 54-ФЗ. Собрали подборку таких материалов, чтобы вы работали без ошибок и знали как их исправить без негативных последствий. Пользуйтесь.

    Все, что вам обязательно нужно знать об онлайн-кассах, чеках и исправлении ошибок в них. Обзор лучших инструкций на «Клерке»

    МРОТ вырастет на 18,5%: что нужно сделать до 1 января 2024 года

    Президент Владимир Путин поручил увеличить минимальный размер оплаты труда с 1 января 2024 года. Рассказали, как это скажется на работе: какие документы необходимо составить, что проверить. В статье вы также найдете таблицу с МРОТ на 2024 год по регионам России.

    МРОТ вырастет на 18,5%: что нужно сделать до 1 января 2024 года
    Безлимитная линия, ответы в течение 24 часов Подключить
    НДФЛ

    Путин подписал новые правила по НДФЛ: платить надо два раза в месяц!

    С 2024 года уплата НДФЛ будет идти два раза в месяц платежками со статусом 01, потому что платежки-02 со следующего года отменяются.

    Банки

    Верховный суд: банки не должны вводить заградительную комиссию, которая мешает клиентам проводить операции по счетам

    ВТБ удержал комиссию за перевод физлицу в другой банк в 38 тысяч раз больше, чем за такую же операцию при дистанционном банковском обслуживании. Верховный суд призвал банки «действовать добросовестно».

    Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
    Больничные

    Сотрудник заболел в учебном отпуске: что делать работодателю

    Компания не должна оплачивать пособие по временной нетрудоспособности, если сотрудник заболел во время отпуска. Но если к моменту выхода на работу он не успел выздороветь, то больничный будет выплачиваться в общем порядке.

    Можно ли выписать одну общую счет-фактуру на аванс?

    Добрый день! Уважаемые коллеги ,подскажите, пожалуйста, заказчик перечислил аванс одним платежом сразу за несколько договоров- можно выписать одну общую счет-фактуру на аванс(указав за какие договора) или надо разбивать этот платёж и выписывать несколько сф?

    🔥Пришло информационное письмо из ИФНС, как ответить. Лайфхак от «Клерка»

    Когда у налоговиков нет оснований выставить требования компании, они могут направить информационное письмо или уведомление. Рассказываем, что нужно делать.

    НДФЛ

    ❗️Как платить НДФЛ, взносы и сдавать отчетность по зарплате за декабрь. Забирайте табличку

    По зарплате декабря у бухгалтеров ежегодно возникают вопросы, так как после окончания месяца идет большая череда праздников. Чтобы ничего не забыть мы составили табличку, в которой указали все сроки оплаты налогов и сдачи отчетности.

    ❗️Как платить НДФЛ, взносы и сдавать отчетность по зарплате за декабрь. Забирайте табличку
    155
    Короткие видео на самые актуальные темы

    Подотчетное лицо не имеет право передавать деньги другому подотчетному лицу?

    Добрый день! Помогите, пожалуйста. Сотрудник по 71 счету получил деньги в Ромашке, а передал их сотрудникам ООО Пуговица в подотчет. Главбух говорит, это нормально!!! Подотчетное лицо не имеет право передавать деньги другому подотчетному лицу. Какие ещё аргументы сказать?

    Управленческий учет

    Как и скидку дать, и себя в убыток не загнать?

    В деле стимулирования продаж одним из самых эффективных инструментов является предоставление скидки на продукцию. Но есть нюанс.

    Как и скидку дать, и себя в убыток не загнать?
    1
    55
    Маркетплейсы

    Покупатели не оплачивают 70% корзин в интернет-магазинах

    Селлеры теряют доходы из-за сформированных, но неоплаченных заказов. Чаще всего покупатели бросают корзины с товарами для садоводства, для детей и с особой маркировкой для взрослых.

    Возврат денежных средств в письме указывать с НДС или без?

    Доброе утро! Скажите пожалуйста, предприятие на УСН, мы оплатили поставщику с НДС, а возврат денежных средств в письме указывать с НДС или без? Помогите пожалуйста разобраться.

    Профессиональная
    переподготовка

    5
    Официальный диплом с занесением в госреестр Рособрнадзора

    🎓Вебинар: Как бухгалтеру на аутсорсе увеличить свой доход в 2024 году. 13 декабря в 15:00 мск!

    Если хотите увеличить свой доход в 2024 году и зарабатывать больше на бухгалтерских услугах, то узнайте, что нужно сделать уже сейчас и как достичь желаемых цифр.

    79

    Приняли закон про два ЕНП-уведомления по НДФЛ. Что еще важно учесть бухгалтерам? Клерк.Премиум № 44/2023

    С 2024 года надо будет два раза в месяц сдавать уведомление по НДФЛ и два раза в месяц платить налог. Опубликован Федеральный закон от 27.11.2023 № 539-ФЗ с поправками в НК РФ. Это самые свежие новости от редакции «Клерка», не могли их не упомянуть. Ну а в сегодняшнем выпуске: график отпусков, все еще воинский учет и риски привлечения самозанятых.

    Приняли закон про два ЕНП-уведомления по НДФЛ. Что еще важно учесть бухгалтерам? Клерк.Премиум № 44/2023
    Лучшие спикеры, новый каждый день
    Аутсорсинг

    Кому нужен аутсорсинг? Почему компании пользуются услугами сторонних исполнителей

    Без рационального распределения средств и оптимизации бизнес-процессов достичь каких-либо результатов пости невозможно. Поэтому собственники отказываются от содержания огромного штата сотрудников и передают задачи сторонним специалистам. Рассказываем, каким компаниям это подходит.

    Кому нужен аутсорсинг? Почему компании пользуются услугами сторонних исполнителей
    36

    Мошенники начали воровать доступ к аккаунтам на Госуслугах

    Злоумышленники придумали, как обходить двухфакторную верификацию на Госуслугах. Они присылают сообщения о взломе аккаунта, а потом звонят и просят назвать коды для «восстановления доступа». Минцифры предупреждает, что сотрудники портала не будут этого делать без заявки от пользователя.

    382
    Подборки онлайн-курсов, вебинаров и инструкций

    Нужно ли делать чеки коррекции, какие?

    Добрый день! Подскажите пожалуйста, на кассе был ошибочно Ффд 1.05..пробили чеки реализации Маркированного товара, естественно вышла ошибка по коду 1162, но ФНС чеки приняла с предупреждением. Исправили ФФД на 1.2. Вопрос, нужно ли делать чеки коррекции и какие? С возврат прихода и опять приход? Чеки же ФНС приняла!

    Кассовые операции

    Изменят порядок ведения кассовых операций бизнеса

    Кроме ПКО и РКО кассир еще будет составлять квитанцию о размене.

    577
    Новые видео от экспертов каждый день

    Налог на сверхприбыль выгодно заплатить до конца ноября

    Закон от 04.08.2023 № 414-ФЗ «О налоге на сверхприбыль» определил механизм windfall tax (дословно можно перевести как «налог на доходы, принесенные ветром» или «налог на неожиданную удачу»). Этот разовый сбор призван решить проблемы с бюджетом, собрав с бизнеса дополнительные деньги.

    Налог на сверхприбыль выгодно заплатить до конца ноября
    Трудовое право

    🌓 За ночную работу положен отгул, если она еще и сверхурочная

    В общем случае при работе по ночам сотрудникам полагается повышенная оплата. Предоставление отгула за работу в ночное время не предусмотрено. Но отгул положен за сверхурочную работу.

    Опытом делятся эксперты-практики, без воды