Договор с самозанятым: шпаргалка для бухгалтера и руководителя

Кто такие самозанятые

Определения «самозанятых» в законе нет. В широком смысле это форма занятости, при которой физлицо получает доход от своей профессиональной деятельности, например оказания услуг или работ, продажи товаров собственного производства, при этом у него нет работодателя и наемных работников. 

Как стать самозанятым, кто вправе применять спецрежим, а кто — нет, мы писали в отдельной статье «Как оформить самозанятость и сколько платить налогов». 

Дальше расскажем, как ООО и ИП работать с самозанятыми.

С какими самозанятыми нельзя заключать договоры

Самозанятому нельзя оказывать услуги и выполнять работы, если его заказчик:

• работодатель — то есть сотрудник может быть самозанятым, но заключить с ним договор работодатель не сможет, например взять в аренду автомобиль; 

• бывший работодатель, у которого самозанятый или ИП трудился меньше двух лет назад. Если про шло больше двух лет, то с бывшими сотрудниками можно заключать гражданско-правовые договоры.

Некоторые компании переводят в плательщики НПД действующих сотрудников. ФНС давно выработала алгоритм работы с возможной налоговой оптимизацией, когда работников подменяют самозанятыми (письмо УФНС по Московской области от 27.07.2020 № 10-17/051757@).

Если программа обнаружит нарушения, ИФНС проверит таких работодателей вместе с трудинспекцией. Штраф — до 200 тысяч рублей.

Какие документы нужны для работы с самозанятыми

Работу с самозанятым гражданином оформляют с учетом гражданского законодательства (п. 1 ст. 158, п. 1 ст. 161 ГК, п. 1 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). 

Договор с самозанятым

Договор с самозанятым может быть как в письменной форме, так и в виде оферты. Можно даже заключить договор в электронном виде.

Например, в договоре с ИП стоимость товаров, работ, услуг установили с НДС, тогда нужно заключить допсоглашение. В допсоглашении прописывают, что поставщик либо исполнитель стал плательщиком налога на профессиональный доход.

Образец договора с самозанятым.

Шаблон договора с самозанятым.

Если компания заключает договор с самозанятым — иностранцем, она обязана уведомить Главное управление по вопросам миграции МВД не позднее 3 рабочих дней с даты, когда заключила такой договор.

Чек

Чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль или УСН, нужен чек из приложения «Мой налог», который выдал самозанятый. Чек самозанятый отправляет заказчику в момент получения от него оплаты за работы или услуги. 

В чеке должны быть указаны:

• ИНН самозанятого гражданина; 

• наименование услуги; 

• работы либо товара; 

• сумма расчета.

Электронный чек плательщика НПД можно хранить как в электронном виде, так и распечатать (ч. 2, 4, 5 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). 

Акт об оказании  услуг, выполнении работ 

Нужен, чтобы подтвердить расходы, дату и факт их исполнения.

Как проверить статус самозанятого

Компании и ИП, которые работают или планируют работать с самозанятыми, должны проверять их статус: является ли гражданин самозанятым на момент оплаты по договору или уже потерял статус (письмо ФНС от 05.06.2019 № СД-4-3/10848). Проверка поможет правильно рассчитать налоги и взносы по таким договорам .

Для проверки статуса у самозанятого нужно запросить специальную справку у самозанятого из приложения «Мой налог». Еще проверить статус самозанятого можно в сервисе на сайте ФНС. Для этого вводят ИНН физлица и указывают дату, на которую нужно проверить статус.

Нужно ли платить НДФЛ и взносы по договору с самозанятыми

Обычно компания и ИП, которые планируют работать с самозанятым, оформляет отношения с ним по договору подряда. Компании не исчисляют, не удерживают НДФЛ с самозанятых и не уплачивают страховые взносы (подп. 8 п. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Как учитывать расходы при расчете налога на прибыль

При расчете налога на прибыль можно учесть приобретенные у плательщиков налога на профессиональный доход:

• товары, основные средства, материалы и инвентарь;

• работы и услуги.

Когда плательщик НПД возвращает оплату или аванс, можно уменьшить расходы на такие суммы.

Если компания оплачивает самозанятому компенсации отдельно от вознаграждения по договору, например расходов на проезд или проживание, такие суммы нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Любые расходы, что не входят в вознаграждение, являются личными расходами самозанятого лица. Учитывать подобные выплаты организация не вправе — они не связаны напрямую с ее деятельностью.

Кадровое делопроизводство — это большой объем работы, и у штатного бухгалтера не всегда хватает времени на эти задачи. А ошибки в кадровом учете могут дорого обойтись компании.

Разберемся с кадрами, чтобы у трудинспекции не было оснований для проверок

Вы можете выбрать из перечня услуг только кадровый учет в помощь штатному бухгалтеру, или заказать полное обслуживание компании на аутсорсинге — вместе с налоговым учетом и ведением бухгалтерии

Устали от ошибок кадровика?

Оставьте контакты, мы перезвоним и вместе с экспертами обсудим вашу ситуацию

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Как учитывать расходы на УСН

УСН «доходы». Если компания платит налог по УСН с объектом «доходы», покупки у самозанятого учесть нельзя (п. 1 ст. 346.18 НК).

УСН «доходы минус расходы». При упрощенке с объектом «доходы минус расходы» налоговую базу уменьшают приобретенные у плательщиков налога на профессиональный доход:

• основные средства, материалы и инвентарь;

• покупная стоимость товаров;

• вознаграждение исполнителя за работы и услуги, поименованные в статье 346.16 НК.

Как учесть в бухучете вознаграждение самозанятым

Расчеты по гражданско-правовым договорам с самозанятыми отражают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Корреспондирующий счет нужно определить исходя из характера работ или услуг. Например: 

• компания приобрела у самозанятого товар — проводка Д 10, 41 К 76.

• самозанятый оказал услугу компании — Д 20, 25,26 К 76.

• компания выплатила самозанятому вознаграждение по договору гражданско-правового характера — Дебет 76 Кредит 50, 51, 52.

Не стоит использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — он предназначен для расчетов с сотрудниками. Выплаты самозанятым за оказанные услуги, выполненные работы не относятся к расходам на оплату труда.

Какую отчетность сдавать по НДФЛ и взносам

Организации-заказчики не начисляют НДФЛ и страховые взносы на выплаты самозанятым.

При заполнении 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ учитывать самозанятого не нужно. Есть исключение — самозанятый утратил право применять НПД, но организация-заказчик этого не знала. Тогда возникнет обязанность платить НДФЛ и взносы, поэтому физлицо нужно будет показывать в отчетности по НДФЛ и взносам.

Риски при работе с самозанятыми

Организации выгодно заключать договоры с самозанятыми — не нужно платить НДФЛ и взносы. 

Но есть и определенные риски в такой работе: инспекторы могут заподозрить, что договор с самозанятыми подменяет трудовой договор и доначислить НДФЛ, взносы и штраф.

Например, привлекут внимание проверяющих организационная и инфраструктурная зависимость физлица от компании, а также порядок расчетов, аналогичный трудовым отношениям.

1. Организационная зависимость. Это означает, что организация регламентирует и контролирует работу самозанятого. Например:

• требует от физлица зарегистрироваться в качестве самозанятого;

• сама распределяет самозанятых по проектам;

• определяет режим работы самозанятого, в том числе продолжительность его рабочего дня или смены, время отдыха;

• через своего сотрудника руководит самозанятым и контролирует его работу.

В отношениях между заказчиком и подрядчиком такого быть не должно. Компания в данном случае выступает как заказчик. А самозанятый сам определяет график своей работы и него нет руководителя. Заказчик должен лишь соблюдать срок и порядок приема выполненной работы, но не контролировать работу постоянно.

2. Инфраструктурная зависимость. Налоговикам покажется подозрительным, если самозанятый:

• работает на территории или в офисе организации;

• использует ее материалы, инструменты, технику и оборудование, а компания оплачивает расходы, связанные с поездками самозанятого;

• выполняет не разовую работу конкретного содержания, а постоянную трудовую функцию по определенной должности, профессии, специальности, квалификации — водитель, швея, курьер и т. д.

Странно будет выглядеть, если бухгалтер-самозанятый работает в офисе заказчика и пользуется его компьютером и оргтехникой, а предмет его договора определен трудовой функцией — выполнение работ определенного рода, а не разового задания заказчика.

В договоре должен быть прописан конкретный объем работ. Если компания привлекает самозанятого бухгалтера, написать в договоре «ведение бухгалтерского учета» неправильно. 

В разделе «Предмет договора» можно указать, например: «1.1. В соответствии с настоящим Договором Исполнитель обязуется оказать Заказчику бухгалтерские услуги, указанные в п. 1.2 настоящего Договора (далее — Услуги), а Заказчик обязуется принять и оплатить Услуги Исполнителя».

Далее в п. 1.2 расписывают обязанности  бухгалтера. Возле каждой обязанности нужно прописать сроки выполнения. Например, «Формирование учетной политики предприятия Заказчика в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете. Периодичность оказания Услуги:_____»

3. Порядок расчетов. Налоговая инспекция обратит внимание, если:

• вознаграждение самозанятым организация перечисляет периодически, например ежемесячно или два раза в месяц, в определенные даты;

• если в договоре для выплаты вознаграждения установлены те же даты, что для выплаты зарплаты штатным сотрудникам;

• оплата фиксированная и не зависит от объема выполненных работ.

Сроки расчетов с самозанятым должны соответствовать датам окончания работ и быть зафиксированы в акте выполненных работ. Нельзя прописывать договоре, что плательщик НПД получает деньги дважды в месяц, как и штатные работники.

Также налоговая может проверить стоимость работ. Если средняя заработная плата в компании 40–60 тысяч рублей, а самозанятый получает — 180–200 тысяч рублей, то, скорей всего, этот факт заинтересует налоговую и она проверит реальность сделки. Ведь все расходы компании должны быть документально обоснованными и экономически оправданными.

Защитим бизнес от проверок и претензий ФНС и трудовой инспекции

Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, кадровый и налоговый учет, приведем в порядок документацию и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса

Проверить учет

Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8Jvd1H